انجمن خیریه حمایت از بیماران مبتلا به سرطان ” آرین” از سال ۱۳۹۰ در قالب یک سازمان غیرانتفاعی- غیردولتی تأسیس شد. این انجمن به یاد مرحوم آرین مسقطی آملی با انگیزه والای کمک به هم‌نوع فعالیت همه‌جانبه خود را جهت حمایت از بیماران مبتلا بـه سرطان و خانواده‌های آنان آغاز کرد. این انجمن برای سهولت در فرآیند پذیرش مددجو و تشکیل و اصلاح پرونده‌ها تصمیم به همکاری با شرکت چارگون گرفت. استقرار نرم افزار BPMS و استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندهای دیدگاه 5 تحول بزرگی در این نهاد بود.
چالش تیم چارگون در استقرار نرم افزار BPMS در انجمن آرین
تیم فنی چارگون چالش مهمی برای همکاری با انجمن خیریه آرین و استقرار نرم افزار BPMS در این نهاد داشت. فرآیند پذیرش مددجو شامل سه فرآیند پذیرش مددجوی جدید، اصلاح پرونده مددجویان و اعلام فوت مددجو است. تیم چارگون به دلیل مشابه بودن روال تکمیل و تأیید اطلاعات در سه فرآیند گفته شده، تصمیم بر تجمیع فرآیندها گرفته شد که موجب تسریع پیاده‌سازی فرآیندها شد.
در گذشته پرونده مددجویان در انجمن آرین به صورت کاغذی و فیزیکی نگهداری می‌شد. این امر باعث زمان‌بر شدن تشکیل و اصلاح پرونده افراد شده بود. تیم فنی چارگون با استقرار نرم افزار BPMS و با استفاده از فرآیند پذیرش مددجو و تشکیل و اصلاح پرونده ضمن حذف کاغذ از مراحل مختلف اجرای فرآیند، افزایش سرعت و دقت را به دنبال داشته است.
اهمیت نرم افزار BPMS و سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار یک رویکرد مدیریتی نوین به منظور همسوسازی فعالیت‌های سازمان برای جلب رضایت مشتری است. هدف آن بهبود مستمر فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شود. یک فرآیند کسب‌وکار شامل شبکه به‌هم پیوسته‌ای از فعالیت‌ها است که توسط مجریان مرتبط اجرا می‌شوند. برخی کارکردهای مهم سیستم BPMS شامل موارد زیر است:
- شناسایی فرآیندهای موجود سازمانی، بازمهندسی و طراحی فرآیند مطلوب برای پیاده‌سازی مکانیزه؛
- مدل‌سازی فرآیند با شناخت زوایای مختلف فرآیند بازمهندسی شده؛
- پیاده‌سازی فرآیند با انتخاب ابزارهای نرم‌افزاری مناسب برای اجرای مطلوب فرآیند؛
- نظارت و کنترل اجرای فرآیند.
