از پراکندگی تا انسجام؛ روایت سفر پنج‌ساله خوشگوار به مدیریت بهینه سازمان 

سفر سازمانی به سوی یکپارچگی و کاهش دغدغه‌های روزمره، داستانی است که در دل مجموعه‌ای بزرگ با بیش از 10 هزار کاربر رقم خورده است. در طول پنج سال گذشته، با استقرار مجموعه‌ای از راهکارهای جامع چارگون شامل منابع انسانی، حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، و اتوماسیون اداری، مدیریتی که پیش‌تر به دلیل پراکندگی و موازی‌کاری‌ها به شدت چالش‌برانگیز بود، دگرگون شد. بهزاد نامدار،مدیر حساب چارگون، تأکید می‌کند که امروز دیگر خبری از نگرانی‌های سابق مربوط به تأخیر در پرداخت‌ها یا سختی اجرای طرح‌های پیچیده سازمانی نیست؛ این تحول، نتیجه‌ی یکپارچه‌سازی و هوشمندسازی فرآیندها با اتکا به فناوری‌های نوین بوده است. 

روزهای دشوار پراکندگی

پیش از این، مدیریت منابع انسانی در این سازمان بزرگ، بیشتر شبیه به تلاش برای هدایت یک ارکستر بود که هر بخش از آن، ساز خود را می‌نواخت. به گفته‌ی بهزاد نامدار، یکی از بزرگترین معضلات، ماهیت جزیره‌ای مدیریت شعب و کارخانه‌ها بود. هر واحد یا شعبه، سیستم و روال خاص خود را دنبال می‌کرد و این پراکندگی، چالش‌های متعددی را به وجود آورده بود. به عنوان مثال، فرآیندهایی که باید یکپارچه پیش می‌رفتند، به شکلی ناهمگون اجرا می‌شدند و این عدم هماهنگی، خود زمینه‌ساز اتلاف وقت و انرژی بود.

بزرگترین بحران روزمره که تنفس مدیریتی را دشوار می‌کرد، مرتبط با حساسیت پرداخت حقوق بود. 

نامدار اشاره می‌کند که چگونه پیش از استقرار سیستم‌های یکپارچه، هر ماه، نگرانی‌هایی پیرامون دقت و به‌موقع بودن پرداخت‌ها وجود داشت. او می‌گوید: «ما دغدغه این را داشتیم که آیا می‌توانیم حقوق‌ها را به‌موقع پرداخت کنیم یا خیر. وقتی همه چیز دستی یا در سیستم‌های مجزا تعریف شده باشد، خطای انسانی و تأخیر اجتناب‌ناپذیر است.» این وضعیت، فشار مضاعفی بر بخش‌های مرتبط وارد می‌آورد و تمرکز مجموعه را از اهداف اصلی دور می‌ساخت.»

نامدار همچنین نقش همکاری نزدیک تیم‌های خوشگوار را در موفقیت پروژه تعیین‌کننده می‌داند و تأکید می‌کند که تعامل مستمر، همراهی عملیاتی و مشارکت فعال کاربران این شرکت در فرآیند راه‌اندازی، نقش مهمی در ران شدن موفق سیستم‌ها و تثبیت آن‌ها در سطح کل سازمان داشته است.

استقرار همزمان: آغاز یک دگردیسی

نقطه عطف این پروژه، تصمیم شرکت خوشگوار برای استقرار هم‌زمان چند سامانه کلیدی چارگون بود؛ تصمیمی که با هدف پایان دادن به پراکندگی اطلاعات و ایجاد انسجام میان حوزه‌های حضور و غیاب، منابع انسانی و حقوق و دستمزد اتخاذ شد. این استقرار یکپارچه، در مدت کوتاهی اثرات خود را نشان داد و زمینه مدیریت متمرکز فرآیندهای منابع انسانی را در سطح کل کشور فراهم کرد.

بهزاد نامدار، مدیر پروژه چارگون، در تشریح نتایج این اقدام می‌گوید:

«بزرگ‌ترین دستاورد این پروژه، ایجاد یکپارچگی سراسری در شرکت خوشگوار بود. پیش از این، هر بخش به‌صورت جداگانه فعالیت می‌کرد و انتقال اطلاعات میان واحدها با دشواری انجام می‌شد، اما با استقرار سامانه‌های چارگون، داده‌ها از مبدأ تا مقصد در یک بستر واحد و منسجم قرار گرفتند.»

وی ادامه می‌دهد که این یکپارچگی، نه‌تنها سرعت و دقت فرآیندها را افزایش داد، بلکه امکان اعمال قوانین یکسان را برای تمامی شعب و کارخانه‌های خوشگوار در سراسر کشور فراهم کرد؛ موضوعی که نقش مهمی در رضایت مدیران و کاربران نهایی سیستم داشته است.

حقوق و دستمزد: پایان دغدغه روز اول ماه

یکی از مهم‌ترین نتایج این تحول دیجیتال در شرکت خوشگوار، ایجاد اطمینان کامل در فرآیند پرداخت حقوق و دستمزد بود. بهزاد نامدار، در تشریح این دستاورد می‌گوید:

«در نتیجه اتصال مستقیم سامانه حضور و غیاب به سیستم حقوق و دستمزد، فرآیند پرداخت حقوق در شرکت خوشگوار به ثبات کامل رسیده و دغدغه تأخیر در پرداخت، به‌طور کامل برطرف شده است.»

او توضیح می‌دهد که حذف ورود مجدد داده‌ها و یکپارچه‌سازی اطلاعات پرسنلی، این امکان را برای شرکت خوشگوار فراهم کرده تا حتی فرآیندهای پیچیده منابع انسانی نیز با دقت بالا و بدون ایجاد اختلال در زمان‌بندی پرداخت‌ها اجرا شود؛ موضوعی که طی سال‌های گذشته به رضایت بالای مدیران و کارکنان این شرکت انجامیده است.

اجرای همزمان طرح‌های بزرگ، معجزه اتوماسیون

استقرار سامانه‌های چارگون در شرکت خوشگوار، صرفاً به سامان‌دهی امور روزمره محدود نماند، بلکه زیرساختی ایجاد کرد که اجرای پروژه‌های بزرگ و پیچیده منابع انسانی را نیز امکان‌پذیر ساخت. بهزاد نامدار، مدیر پروژه شرکت چارگون، در تشریح یکی از نمونه‌های شاخص این یکپارچگی توضیح می‌دهد:

«در جریان استقرار سیستم‌ها در شرکت خوشگوار، این امکان فراهم شد که طرح طبقه‌بندی مشاغل به‌صورت هم‌زمان در سامانه‌ها پیاده‌سازی شود و حقوق و مزایای همان ماه نیز بر اساس ساختار جدید محاسبه و پرداخت شود.»

به گفته نامدار، اجرای هم‌زمان چنین فرآیندهایی در ساختارهای جزیره‌ای عملاً با ریسک بالا و پیچیدگی‌های فراوان همراه است، اما یکپارچگی داده‌ها و اتصال لحظه‌ای سامانه‌های منابع انسانی، حضور و غیاب و حقوق و دستمزد در خوشگوار، این قابلیت را ایجاد کرد که تغییرات ابتدا در سیستم شبیه‌سازی شده و سپس بدون وقفه در فرآیند پرداخت حقوق اعمال شوند؛ دستاوردی که رضایت بالای مدیران و کارکنان این شرکت را به همراه داشته است.

از ثبت اطلاعات تا اتوماسیون اداری، روایتی از 10۰۰۰ کاربر

با توجه به مقیاس گسترده فعالیت‌های شرکت خوشگوار و مدیریت بیش از10هزار کاربر و پرسنل در سراسر کشور، ادامه فرآیندها به شیوه‌های سنتی عملاً امکان‌پذیر نبود. استقرار اتوماسیون اداری چارگون در این مجموعه، نقش مؤثری در کاهش چشمگیر حجم مکاتبات کاغذی و فعالیت‌های تکراری ایفا کرد و زمینه‌ساز سامان‌دهی فرآیندهای اداری در سطح کل سازمان شد.

بهزاد نامدار، مدیر پروژه از سمت شرکت چارگون، در توضیح آثار این تحول می‌گوید:

«در شرکت خوشگوار، با استقرار سامانه‌های اتوماسیون اداری، تمرکز از انجام امور اداری زمان‌بر و فرسایشی به سمت فعالیت‌های ارزش‌آفرین‌تر سازمانی منتقل شد و فرآیندها به شکلی روان‌تر و انسانی‌تر پیش رفت.»

به گفته نامدار، این تغییرات به‌تدریج و در بازه‌ای حدود پنج سال به ثبات کامل رسید و امروز به‌عنوان یک رویه جاری و پایدار در شرکت خوشگوار مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ رویه‌ای که نقش مهمی در افزایش بهره‌وری و رضایت کاربران نهایی داشته است.

تجربه این سازمان نشان می‌دهد که چگونه انتخاب ابزار مناسب و استراتژی پیاده‌سازی صحیح، می‌تواند چالش‌های ساختاری و روزمره را به فرصت‌هایی برای رشد تبدیل کند. امروز، به جای نگرانی از عدم هماهنگی بین شعب یا تأخیر در پرداخت‌ها، مجموعه‌ای با ثبات و متمرکز بر اهداف اصلی خود فعالیت می‌کند. داستان چارگون در این مجموعه، داستانی است از تبدیل پیچیدگی‌های اداری به سادگی‌های مدیریتی با کمک فناوری و نگاهی انسانی به فرآیندها.