شرکت سیمان کارون از جمله مجموعه‌های پیشرو و باسابقه در حوزه‌ی صنعت و معدن ایران است که نقشی کلیدی در تأمین مصالح بنیادین کشور دارد. این شرکت علاوه بر بهره‌برداری از چندین معدن فعال، در زمینه‌ی تولید بتن آماده و سازه‌های بتنی نیز فعالیت گسترده‌ای انجام می‌دهد و به دلیل همین تنوع عملیاتی، نیاز به یک زیرساخت ارتباطی یکپارچه و دقیق در آن کاملاً محسوس بود.
به گفته‌ی محمد بوداغی، مدیر پروژه استقرار سامانه مکاتبات در شرکت سیمان کارون، چالش اصلی مکانیزاسیون در این مجموعه، گستردگی کاربران در سطح معادن و دفاتر و تعاملات متنوع با سازمان‌های بالادستی و مشتریان بود. او در توضیح این موضوع می‌گوید: «بخش بزرگی از نیروهای سیمان کارون در حوزه‌ی تولید و معدن فعالیت دارند، اما ارتباطات اداری‌شان با ستاد و واحدهای مالی و فنی بسیار زیاد و پراکنده بود. شرکت قبلاً از نرم‌افزار دیگری برای مکاتبات استفاده می‌کرد، اما آن سیستم بیشتر برای واحدهای خدماتی طراحی شده بود و در محیط صنعتی جواب نمی‌داد. ما تصمیم گرفتیم گردش کار را با نیازهای واقعی‌شان بازطراحی کنیم تا ادبیات اداری و عملیاتی شرکت در یک بستر واحد قرار گیرد.»
در ادامه و بر پایه‌ی همین نیاز، چارگون با هدف رفع چالش‌های ارتباطی و ایجاد ساختار منسجم اداری، همکاری خود را با شرکت سیمان کارون آغاز کرد.
نتیجه‌ی این همکاری، استقرار موفق نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در خردادماه ۱۴۰۴ بود؛ پروژه‌ای که با دقت فنی و برنامه‌ریزی دقیق اجرا شد و اکنون به‌عنوان یکی از نمونه‌های موفق دیجیتالی‌سازی فرآیندهای اداری در صنعت و معدن کشور شناخته می‌شود.
آغاز پروژه با برنامه‌ریزی دقیق و رویکرد فنی منسجم
ی فشرده آغاز شد و طبق پیش‌بینی اولیه، در همان بازه زمانی نیز با موفقیت کامل به پایان رسید.
بوداغی در این خصوص می‌گوید: «ما از روز اول می‌دانستیم که محیط اداری شرکت سیمان کارون با توجه به گستردگی صنعتی و ساختار خاصشان، نیازمند دقت و انضباط ویژه‌ای است. به همین خاطر قبل از هر اقدام فنی، با تیم اداری و مدیران‌شان جلسات مفصل تحلیل و مستندسازی فرآیندها برگزار کردیم. آن‌جا مشخص شد که چالش اصلی این مجموعه، پراکندگی اطلاعات و کندی گردش مکاتبات بین واحدهای ستادی، تولید و معدن است. با طراحی دقیق مدل گردش کار و بازنگری فرآیندهای قبلی، توانستیم پایه‌های یک ساختار منسجم اداری را بنا کنیم.»
بوداغی با تأکید بر اینکه در این پروژه تمرکز اصلی بر روی بخش‌های ستادی و اداری شرکت قرار داشت، اضافه می‌کند: «در این بخش حدود ۱۰۰ نفر از کارکنان شامل مدیران ارشد، کارشناسان واحدها و اعضای دبیرخانه‌ها به‌عنوان کاربران اصلی سامانه انتخاب شدند. این گروه، هسته‌ی تبادلات رسمی و اداری سازمان را شکل می‌دهند و هدف از استقرار سامانه، ایجاد هماهنگی کامل در جریان مکاتبات آن‌ها بود.»
چالش اصلی؛ انتقال بی‌نقص سوابق گذشته و حفظ تاریخچه سازمانی
به گفته‌ی مدیر پروژه، انتقال اطلاعات از نرم‌افزار قبلی به دیدگاه بزرگ‌ترین چالش فنی تیم چارگون بود. حجم بالایی از نامه‌ها، مستندات و داده‌های رسمی شرکت باید بدون هیچ نقصی به سامانه جدید منتقل می‌شد تا کاربران از روز نخست بتوانند کار خود را ادامه دهند.
بوداغی در توضیح بیشتر این موضوع می‌گوید: «شرکت قبلاً از محصول نرم‌افزاری با تجربه دیگری استفاده می‌کرد و هزاران نامه و سند آن‌ها در آن محیط ثبت شده بود. ما باید همه‌چیز را، از موضوعات تا پیوست‌ها و سوابق گردش، به‌صورت کامل منتقل و بازسازی ساختاری می‌کردیم. این کار واقعاً حساس بود چون هر اشتباه کوچک می‌توانست باعث از بین رفتن بخشی از تاریخ اداری شرکت شود. تیم فنی ما چند مرحله تست انتقال انجام داد تا مطمئن شود هیچ داده‌ای نادیده نمانده. بعد از نهایی‌شدن فرایند انتقال، وقتی مدیران دیدند همه سوابق‌شان دقیقاً سرِ جای خود است، همان لحظه اعتمادشان به سیستم جدید کامل شد.»
نتیجه‌ی این اقدام فنی، دو دستاورد مهم داشت: ارتباطات اداری شرکت سیمان کارون بدون هیچ وقفه‌ای ادامه پیدا کرد و هیچ‌گونه اختلالی در گردش مکاتبات به وجود نیامد. علاوه بر این، کاربران از همان روز اول توانستند به تمامی اسناد و نامه‌های گذشته خود در سامانه جدید دسترسی داشته باشند، بدون آن‌که وقفه‌ای در تداوم اطلاعات‌شان احساس کنند.
مراحل اجرایی و تضمین پذیرش کاربران
بوداغی در مورد روند استقرار نرم‌افزار توضیح می‌دهد: «بعد از تحلیل و طراحی فرآیندها، ما مرحله‌ی پیکربندی و سفارشی‌سازی سیستم را آغاز کردیم. ساختار سازمانی‌شان را در سامانه ایجاد کردیم، نقش‌ها و دسترسی‌ها را با دقت تنظیم نمودیم و امضاهای دیجیتال رسمی را بارگذاری کردیم. سپس دوره‌های آموزشی متنوعی برگزار کردیم تا کاربران از روز اول بتوانند با اطمینان از سیستم استفاده کنند. در چند روز اول هم با آن‌ها همراه بودیم تا مطمئن شویم فرآیندها درست اجرا می‌شود.»
به گفته‌ی مدیر پروژه، در مدت کوتاهی پس از راه‌اندازی، تیم اداری شرکت سیمان کارون موفق شد گردش مکاتبات را تا ۸۵ درصد سریع‌تر از قبل انجام دهد و فرآیند ارجاع، تأیید و پاسخ به نامه‌ها از چند روز به چند ساعت کاهش یافت.
بوداغی در توضیح بیشتر می‌گوید: «شاهد بودیم که سیستم جدید چقدر در تسریع کارهای روزانه اثر گذاشت. قبلاً ممکن بود یک نامه داخلی سه روز در مسیر گردش بماند، اما حالا همان فرآیند در کمتر از نیم روز انجام می‌شود. کاربران می‌گویند حالا نه‌تنها سرعت پاسخ‌ها بیشتر شده، بلکه دقت در کنترل سوابق و بایگانی نیز بالا رفته است.»
نتیجه پروژه؛ از نظم اداری تا تحول دیجیتال صنعتی
با اجرای این پروژه، چارگون بار دیگر توان فنی و دقت عملیاتی خود را در پیاده‌سازی نرم‌افزارهای سازمانی برای صنایع مادر کشور اثبات کرد؛ اقدامی که گامی مؤثر در مسیر تحول دیجیتال و بهره‌وری ارتباطات اداری در بخش صنعت و معدن ایران به شمار می‌رود.
بوداغی در پایان می‌گوید: «سیمان کارون برای ما یک تجربه خاص بود؛ محیط صنعتی، تعدد واحدها، حجم کار بالا و حساسیت عملیاتی باعث شد این پروژه از نظر فنی و اجرایی یکی از دقیق‌ترین کارهای ما باشد. اما نتیجه واقعاً رضایت‌بخش بود. حالا مدیران مجموعه نه‌تنها از سرعت و نظم جدید راضی‌اند، بلکه احساس می‌کنند بخشی از هویت اداری‌شان در بستر دیجیتالی تثبیت شده است.»
- زمان مطالعه: 6 دقیقه
- بازدید مقاله: 56 بازدید
- اشتراک‌گذاری:
- https://chargoon.com/?p=68571