از ساختار چندلایه تا مدیریت متمرکز؛ وزارت ورزش و جوانان و ۵۴ فدراسیون در مسیر یکپارچگی

وزارت ورزش و جوانان به‌عنوان یکی از نهادهای ملی با ساختاری گسترده، چندلایه و پراکنده، همواره با چالش‌های متعددی در حوزه مدیریت فرآیندهای اداری و منابع انسانی مواجه بوده است.

وجود ستاد مرکزی در کنار ۵۴ فدراسیون ورزشی مستقل، تنوع بالای فرآیندها، تعدد کاربران و تفکیک زیرساخت‌ها، مدیریت یکپارچه اطلاعات و مکاتبات اداری را به یکی از دغدغه‌های اصلی این وزارت‌خانه تبدیل کرده بود.

در چنین ساختاری، نیاز به یک بستر نرم‌افزاری پایدار، مقیاس‌پذیر و قابل توسعه بیش از پیش احساس می‌شد؛ بستری که بتواند هم‌زمان پاسخگوی نیازهای ستاد و فدراسیون‌ها باشد و از مدیریت جزیره‌ای فاصله بگیرد.

مقیاس پروژه؛ ۶۵۰۰ کاربر در ساختاری دو‌لایه

در سطح ستاد مرکزی وزارت ورزش و جوانان، حدود ۳۰۰۰ کاربر به‌صورت متمرکز فعالیت دارند. در کنار آن، ۵۴ فدراسیون ورزشی زیرمجموعه نیز هر یک با ساختار اداری مستقل، در مجموع با حدود ۳۳۰۰ کاربر، بر روی زیرساختی مجزا و سرور مستقل فعالیت می‌کنند.

در مجموع، این وزارت‌خانه با حدود ۶۵۰۰ کاربر فعال، با یکی از پیچیده‌ترین سناریوهای سازمانی در سطح ملی روبه‌روست.

آغاز همکاری با چارگون؛ پاسخ به یک نیاز بلندمدت

در پاسخ به این نیازها، همکاری وزارت ورزش و جوانان با شرکت چارگون از سال ۱۳۹۰ آغاز شد؛ همکاری‌ای که به‌تدریج حوزه‌های اتوماسیون اداری، منابع انسانی، مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) و لجستیک را در بر گرفت و به یکی از پروژه‌های باسابقه و راهبردی چارگون تبدیل شد.

تغییر نسل سامانه‌ها؛ تصمیمی فراتر از ارتقای فنی

با رشد حجم کاربران و پیچیدگی ساختار سازمانی، موضوع تغییر نسل سامانه‌ها به یکی از اولویت‌های اصلی وزارت ورزش و جوانان تبدیل شد.

در همین راستا، تغییر نسل اتوماسیون اداری ستاد به نسخه زاگرس در سال ۱۴۰۳ با موفقیت انجام شد؛ اقدامی که مسیر نوسازی زیرساخت‌ها و افزایش کارایی فرآیندهای اداری را هموار کرد.

مجید قبادی، مدیرحساب چارگون در این پروژه، در این‌باره می‌گوید:«وزارت ورزش و جوانان از نظر تعداد کاربران و تنوع ساختار، یکی از پیچیده‌ترین سازمان‌هاست. تغییر نسل به زاگرس، صرفاً یک ارتقای فنی نبود؛ بلکه تصمیمی راهبردی برای ایجاد هماهنگی و انسجام بیشتر بین ستاد و فدراسیون‌ها محسوب می‌شد.»

تحول تدریجی در حوزه منابع انسانی

پس از استقرار موفق اتوماسیون اداری، پروژه تغییر نسل سامانه منابع انسانی نیز از بهمن‌ماه ۱۴۰۴ آغاز شد. این پروژه با رویکردی مرحله‌ای و بدون اختلال در فعالیت‌های جاری در حال اجراست و طبق برنامه، تا پایان سال به‌طور کامل به نسخه زاگروس مهاجرت خواهد کرد.

قبادی در این خصوص توضیح می‌دهد: «در حوزه منابع انسانی، حساسیت داده‌ها و تنوع فرآیندها بالاست. در حوزه منابع انسانی، حساسیت داده‌ها و تنوع فرآیندها بسیار بالاست. ما از ابتدا تلاش کردیم مهاجرت به زاگرس بدون اختلال در فعالیت‌های جاری انجام شود و در عین حال، بستر یکپارچه‌ای برای مدیریت اطلاعات پرسنلی، احکام و فرآیندهای مرتبط فراهم شود.»

استقرار هم‌زمان در ۵۴ فدراسیون ورزشی

گام بعدی این تحول، تغییر نسل اتوماسیون اداری ۵۴ فدراسیون ورزشی بود که از بهمن‌ماه ۱۴۰۴ آغاز شد.

در حال حاضر، کارشناسان چارگون به‌صورت حضوری در فدراسیون‌ها حضور دارند و فرآیند استقرار نسخه زاگروس، آموزش کاربران و انتقال سیستم‌ها را به‌صورت گام‌به‌گام اجرا می‌کنند

قبادی در این خصوص می‌گوید: «استقرار هم‌زمان در ۵۴ فدراسیون، از نظر اجرایی پروژه کوچکی نیست. حضور حضوری کارشناسان ما کمک کرد تا انتقال سیستم، آموزش کاربران و پاسخ به دغدغه‌های فدراسیون‌ها با اطمینان و سرعت بیشتری انجام شود.»

نتیجه؛ حرکت از پراکندگی به انسجام اداری

امروز وزارت ورزش و جوانان با تکیه بر نسخه زاگرس، از زیرساختی یکپارچه و ملی برای مدیریت مکاتبات، منابع انسانی و فرآیندهای سازمانی در سطح ستاد و فدراسیون‌ها بهره‌مند است؛ زیرساختی که انسجام اداری، بهره‌وری سازمانی و هماهنگی بین واحدها را به‌طور محسوسی ارتقا داده است.