بسیاری از شرکت‌های عظیم جهان برای افزایش بهره‌وری خود از راهکارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند. اما این سؤال برای مدیران و صاحبان کسب و کارهای کوچک و متوسط وجود دارد که آیا این نرم افزار برای آنها هم مناسب است؟ در ادامه به این سؤال پاسخ می‌دهیم و مزایای اتوماسیون اداری برای مشاغل کوچک را برمی‌شماریم.
مشاغل کوچک به چه کسب و کارهایی گفته می‌شود؟
کسب و کارهای کوچک و متوسط یا SMEها به آن دسته از کسب و کارهایی گفته می‌شود که درآمد، دارایی‌ها و تعداد کارکنانشان زیر یک آستانه مشخص قرار دارد. در کشورهای مختلف تعریف متفاوتی برای شرکت‌های متوسط و کوچک وجود دارد. شاخص‌های خاصی هم برای اندازه آنها باید رعایت شود و گاهی صنعت و زمینه فعالیت شرکت هم در نظر گرفته می‌شود. با این وجود معمولاً SMEها (Small and Medium-sized Enterprises) به کسب و کارهایی گفته می‌شود که از 30 تا 250 نفر پرسنل دارند.
کسب و کارهای متوسط و کوچک در اقتصاد یک کشور بسیار تأثیرگذار هستند. تعداد آنها هم معمولا بسیار بیشتر از شرکت‌های بزرگ است. آنها افراد زیادی را استخدام می‌کنند و به نوعی ماهیت کارآفرینی دارند و به ایجاد نوآوری کمک می‌کنند. در هر صنعت و حوزه‌ای شرکت‌های متوسط و کوچک حضور دارند. اما اغلب در صنایعی هستند که می‌توان با نیروی انسانی کمتر و سرمایه‌گذاری اولیه کمتری در آنها فعالیت کرد.
نیازهای کسب و کارهای متوسط و کوچک در اتوماسیون چیست؟
اتوماسیون اداری چارگون چه در فرآیندهای تولید، چه در خدمات و چه در فرآیندهای اداری برای بهبود عملکرد شرکت‌های متوسط و کوچک ظرفیت بالایی دارد. با این حال قبل از آنکه کاربرد اتوماسیون کسب و کار چارگون در این کسب و کارها را شرح دهیم، ابتدا به بررسی نیازهای آنها می‌پردازیم. برخی از نیازهای کسب و کارهای متوسط و کوچک که با اتوماسیون مرتبط است، عبارتند از:
– راهکارهای پردازش ابری
راهکارهای پردازی ابری موجب کم شدن هزینه‌های شرکت‌ها می‌شود. چرا که دیگر به تهیه تجهیزات IT خیلی نیاز نخواهند داشت. در سیستم‌های ابری آنها ناچار نیستند زیرساخت‌های گسترده‌ای برای فعالیت‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات خود ایجاد و نگهداری کنند. به این شکل برای آنها این فرصت پیش می‌آید که بدون سرمایه‌گذاری فراوان، حجم زیادی از فعالیت‌های خود را مکانیزه کنند. فعالیت‌هایی مثل ارتباطات، امور مالی و مدیریت مشتریان که تحت وب و به کمک پردازش ابری قابل مدیریت است.
– جمع‌آوری داده‌های سازمانی
کسب و کارهای متوسط و کوچک هم به به جمع‌آوری داده‌های سازمانی احتیاج دارند. با کمک تجزیه و تحلیل این داده آنها می‌توانند از شرایط شرکت خود درک بهتری پیدا کنند. چنین دیدگاه و اطلاعاتی به مدیران این توانایی را می‌دهد که نسبت به نحوه رفتار مشتریان و آنچه که نیاز دارند، درک بهتری داشته باشند. از این طریق آنها متوجه می‌شوند که باید بر روی کدام‌یک از فعالیت‌ها و فرآیندهای کسب و کار خود متمرکز شوند تا بازدهی شرکت خود را بالا ببرند.
– قابلیت رشد سریع
کسب و کارهای متوسط و کوچک برای رشد و پیشرفت اشتیاق و ظرفیت بسیار بالایی دارند و بقای آنها در بلندمدت به میزان رشدشان وابسته است. اما نداشتن فرآیندهای منظم و پراکندگی کارها، این امر را با مشکل مواجه می‌کند. از این رو به ابزارهای احتیاج دارند که فرآیندهای کاریشان را استاندارد و خودکارسازی کنند. اتوماسیون اداری برای مشاغل کوچک این امکان را فراهم می‌کند.
– امکان انجام کارها با گوشی هوشمند
امروزه موبایل‌ها به یک ابزار مهم برای ارتباطات فردی تبدیل شده‌اند. به همین علت کسب و کارها ترجیح می‌دهند تا این قابلیت را در دسترس مدیران و کارکنان قرار بدهند تا بتوانند کارها را به کمک تلفن هوشمند پیگیری کنند. همچنین این شرکت‌ها نیاز دارند تا بتوانند خدمات خود به مشتریان را به کمک موبایل انجام دهند، چرا که کاربران هم عادت دارند که بتوانند فقط با چند کلیک ساده روی موبایل یا یک سایت، خدماتی که نیاز دارند را دریافت کنند.
– امکان دورکاری به کمک اتوماسیون اداری برای مشاغل کوچک
کسب و کارهای متوسط و کوچک با استفاده از نیروی دورکار علاوه بر اینکه می‌توانند از افراد متخصص در حوزه‌های مختلف و در نقاط گوناگون بهره‌مند شوند، هزینه به‌کارگیری آنها را هم کاهش دهند. این کسب و کارها همچنین می‌توانند به جای استخدام نیروی تمام‌وقت و دائمی، نیروی پاره‌وقت استخدام کنند و با توجه به نیازها و پروژه‌های خود افراد موردنیازشان را جذب کنند.
– بهبود همکاری میان کارکنان
برای آنکه کسب و کارهای متوسط و کوچک از کسب موفقیت در پروژه‌های خود اطمینان پیدا کنند باید بتوانند تا علاوه بر تعیین کردن مسئولیت هر کدام از اعضای تیم، بین آنها هماهنگی و همکاری خوبی ایجاد کنند. در حقیقت اعضای تیم هر شرکتی باید بتوانند با آگاهی از روند پروژه و وضعیت آن، اطلاعات لازم را با همدیگر در میان بگذارند و برای انجام وظایف با یکدیگر هماهنگ باشند.
– کاهش هزینه نیروی انسانی
کسب و کارهای متوسط و کوچک برای استخدام کارکنان هزینه زیادی را صرف می‌کنند تا فعالیت‌های فشرده و زمان‌بر خود را انجام دهند، در حالی که برای کسب و کارشان ارزش زیادی اضافه نمی‌کنند. بهتر است این کسب و کارها تعداد کارکنان موردنیاز برای انجام این فعالیت‌ها را کمتر کنند تا سودآوری بیشتری داشته باشند.
– تخصیص بهتر منابع، یکی از مزایای اتوماسیون اداری برای مشاغل کوچک
کسب و کارهای متوسط و کوچک باید بتوانند با انجام تجزیه و تحلیل‌های لازم، منابع خود را به بهترین شکل تخصیص دهند. برای مثال باید بتوانند برای هر پروژه و فعالیت خود، فقط تعداد افرادی را که نیاز است اختصاص دهند، نه بیشتر و نه کمتر. از این رو به ابزاری نیاز دارند که بتوانند با کمک آن بر وضعیت هر فعالیت نظارت کنند و تعداد نیرو و منابع لازم برای انجام آنها را تعیین کنند.
اتوماسیون اداری برای مشاغل کوچک چه خدماتی ارائه می‌دهد؟
اتوماسیون اداری می‌تواند با قابلیت‌هایی همچون تحت وب بودن، گردآوری و ثبت داده‌های سازمان و فرآیندهای آن در پایگاه‌های داده متمرکز، تشویق استانداردسازی فرآیندهای سازمان، ارائه نسخه موبایل، ابزارهای مدیریت کارها و وظایف، کاهش خطاهای انسانی و افزایش امنیت داده‌ها، بهبود استفاده از منابع و موارد بسیار دیگر، نیازهایی که برای کسب و کارهای متوسط و کوچک مطرح کردیم رفع کند. در ادامه به برخی از قابلیت‌های اتوماسیون اداری برای مشاغل کوچک می‌پردازیم:
– بهبود پشتیبانی از مشتریان، مهم‌ترین ویژگی اتوماسیون اداری برای مشاغل کوچک
کسب و کارهای متوسط و کوچک اغلب از ایمیل و پیام برای ایجاد ارتباط با مشتریانشان استفاده می‌کنند. با این شیوه ممکن است بسیاری از پیام‌ها نادیده گرفته شود و یا کیفیت پاسخگویی به مشتریان پایین بیاید. اتوماسیون اداری چارگون امکان مدیریت پست‌های الکترونیک را به کمک سامانه اتوماسیون ایجاد کرده است. بنابراین بدون نیاز به هیچ نرم افزار دیگری می‌توانید ایمیل‌های خودتان را در سامانه چارگون مدیریت کنید. امکان پیگیری و مدیریت مکاتبات در این اتوماسیون وجود دارد و به کسب و کارهای متوسط و کوچک این اجازه را می‌دهد که با جلب رضایت مشتریان، روند رشد و شکوفایی کسب و کارشان را سرعت ببخشند.
– نظارت بر کارها و وظایف
اتوماسیون اداری چارگون با زیرسیستم کارها و وظایف به کسب و کارها کمک می‌کند تا وظایف هر کدام از کارمندان را فقط با ثبت کردن در سیستم اتوماسیون اداری به او بسپارند. همچنین می‌توانند تنها با ارسال پیامکی به فرد، وظایف او را مشخص کنند. این قابلیت به مدیران و صاحبان مشاغل این امکان را می‌دهد تا وظایف کارکنان را بهتر مدیریت کنند و بر انجام آنها نظارت بیشتری داشته باشند.
– برنامه‌ریزی جلسات
چه صاحب یک کسب و کار بزرگ باشید یا متوسط یا کوچک، مدیریت برنامه‌ها و جلسات سازمانی برایتان موضوعی چالش‌برانگیز خواهد بود. نرم افزار جلسات دیدگاه که زیرسیستم نرم افزار اتوماسیون اداری چارگون قرار دارد این امکان را به شما می‌دهد تا علاوه بر تعریف انواع رویدادهای سازمانی، برای آنها یادآوری تنظیم و به افراد مرتبط اطلاع‌رسانی کنید. به این شکل امکان مدیریت سریع و دقیق زمان برای شما وجود خواهد داشت.
– تسهیل مدیریت دانش
مدیریت دانش در هر شرکت و به اشتراک‌گذاری آن در میان کارکنان برای موفقیت تمامی کسب و کارها ضروری است. اتوماسیون اداری چارگون، قابلیت گردآوری و به اشتراک‌گذاری مستندات مربوط به دانش و تجربه شرکت را در اختیارتان می‌گذارد. همچنین با استفاده از سامانه تبادل فایل می‌توانید اطلاعات موردنیاز را در فرمت‌های گوناگون با کراکنان در میان بگذارید.
– امکان پیگیری کارها با تلفن هوشمند
اتوماسیون اداری چارگون با ارائه یک نسخه موبایل این امکان را به شما می‌دهد تا از هر نقطه و هر مکانی که هستید به سادگی به کارتابل اتوماسیون خود دسترسی داشته باشید و کارها و مسئولیت‌های خود را به نحو احسن انجام دهید.
– مدیریت فرآیندها
کسب و کارهای متوسط و کوچک می‌توانند به کمک اتوماسیون اداری به فرآیندهای تکراری و روزمره‌ای خود پایان دهند. نرم افزار مدیریت فرایند و سیستم BPMS از این طریق جلوی اتلاف وقت کارکنان و هزینه زیاد برای شرکت را می‌گیرد. همچنین شما می‌توانید به کمک نرم افزار مدیریت فرآیندهای چارگون، همه فرآیندهای خود را استاندارد و مدل‌سازی کنید. این ابزار کمک می‌کند سرعت و کیفیت انجام آنها را بدون نگرانی از خطاهای انسانی بالا ببرید.
– تسهیل کار از راه دور از قابلیت‌های اتوماسیون اداری برای مشاغل کوچک
اتوماسیون اداری فرآیندهای داخلی را آسان می‌کند تا کارمندان برای انجام وظایفشان به حضور در یک مکان نیاز نداشته باشند. حتی بعضی از کسب و کارها می‌توانند فعالیت‌های خود را به صورت کاملاً مجازی انجام دهند و هزینه‌های اضافی را کاهش دهند.
– کاهش خطای انسانی
اتوماسیون اداری چارگون به کسب و کارها کمک می‌کند تا در انجام فعالیت‌هایشان دقت بیشتری داشته باشند. به عنوان مثال از ارسال صورتحسابها تا پردازش سفارش‌ها و مدیریت موجودی، به کمک اتوماسیون اداری می‌توانید خطاهای پرهزینه را کاهش دهید. خطاهایی که ناشی از فرآیندهای دستی مثل ثبت و انتقال اطلاعات میان نرم افزارهای سازمان ناشی می‌شوند. با خودکارسازی فرآیندهای کاری شرکت، می‌توانید مطمئن شوید که کارکنان از قوانین موجود در سازمان پیروی می‌کنند.
– افزایش بهره‌وری کارکنان
اتوماسیون اداری چارگون کسب و کارهای متوسط و کوچک را تشویق می‌کند تا بیشتر بر کیفیت کار کارکنانشان تمرکز داشته باشند تا کمیت آنها و به این شکل از نیروی انسانی خود برای تقویت شرکت به بهترین شکل استفاده کنند. در واقع خودکراسازی وظایف با نرم افزار اتوماسیون اداری چارگون این اجازه را به شما می‌دهد که منابع خود را به کارهای تکراری اختصاص ندهید تا کارمندان بتوانند بیشتر بر روی نوآوری و ابتکارات تمرکز داشته باشند.
– بهبود عملکرد واحد منابع انسانی
کم بودن تعداد کارکنان کسب و کارهای متوسط و کوچک (کمتر از 250 نفر) موجب می‌شود تا تعهد و عملکرد آنها در موفقیت سازمان بسیار تأثیرگذار باشد. در حقیقت، مسئولیت اصلی توسعه و ارائه محصولات یا خدمات کسب و کارهای متوسط و کوچک بر دوش تعداد کمی از افراد است و از این رو، انتخاب درست آنان و ارزیابی دقیق از عملکردشان، از اهمیت بسیاری برخوردار است. اتوماسیون اداری چارگون با خودکارسازی فرآیندهای واحد منابع انسانی در این شرکت‌ها این امکان را در اختیار آنها می‌گذارد تا داوطلبان شغلی مناسب را آسان‌تر و بهتر شناسایی و عملکردشان را بهتر ارزیابی کنند.
– خودکارسازی فرآیندهای مالی
اتوماسیون تحت وب چارگون، این اجازه را به کسب و کارهای متوسط و کوچک می‌دهد تا فرآیندها و امور مالی خود همچون صدور صورتحسابها، پرداخت حقوق کارکنان و خرید ملزومات شرکت را به صورت الکترونیکی و خودکار انجام دهند. این موضوع موجب کاهش نیاز به نیروی انسانی و همچنین کاهش احتمال خطای انسانی هنگام پردازش دستی این فرآیندها می‌شود. بنابراین اتوماسیون اداری برای مشاغل کوچک با خودکارسازی فرآیندهای مالی موجب بهبود مدیریت مالی و کاهش هزینه‌ها در کسب و کارشان شود.
[faq-schema id=”51182″]