رخدادها (Event) در یک نقطه از چرخه فرآیند اتفاق می‌افتند و در مدلسازی فرآیندهای کسب و کار با استفاده از زبان مدلسازی BPMN با علائمی به شکل دایره نمایش داده می‌شوند.
رخدادها بر حسب محل وقوع در فرآیند به ۳ دسته رخدادهای آغازین (Start Event)، رخدادهای میانی (Intermediate Event) و رخدادهای پایانی (End Event) تقسیم می‌شوند.
هر رخداد نشان‌دهنده واقعه یا اتفاقی در طول اجرای فرآیند کسب‌وکار است و اتفاقات دیگری مانند شروع فرآیند، ایجاد وقفه در فرآیند، تبادل اطلاعات بین فرآیندها و … را به دنبال دارد.
نقش «رخدادها» در BPMN
رخدادهای BPMN یا منتظر وقوع رخداد خاصی می‌مانند یا باعث وقوع رخداد خاصی می‌شوند. به این دلیل که رخدادها می‌توانند به عنوان یک نقطه مهم بر فرآیندهای کسب وکار تاثیر بگذارند، نقش مهمی در مدلسازی فرآیندها دارند.
اهمیت رخدادها در بعضی از فرآیندها آنقدر مهم است که بدون آن‌ها این گروه از فرآیندها ماهیت خود را از دست می‌دهند. فرآیندهایی مانند کالیبراسیون تجهیزات آزمایشگاهی، Artwork، زنجیره درخواست تا خرید کالا از جمله این فرآیندها هستند.
در BPMN رخدادهای ذیل وجود دارد که بسته به نوع آن‌ها می‌توانند در شروع، میانه و انتهای فرآیند قرار گیرند. بعضی از آن‌ها نیز این شرایط را دارند که در مرز فعالیت‌ها (Task) و زیرفرآیندها (Subprocess) قرار بگیرند.
فرآیندهای تعریف شده در زبان BPMN عبارت‌اند از:
- رخداد بدون نوع (None)
- رخداد پیام (Message)
- رخداد زمانسنج (Timer)
- رخداد سیگنال (Signal)
- رخداد مشروط (Conditional)
- رخداد خطا (Error)
- رخداد چندگانه (Multiple)
- رخداد موازی چندگانه (Parallel Multiple)
- رخداد پیوند (Link)
- رخداد جبران (Compensation)
- رخداد تشدید (Escalation)
- رخداد خاتمه (Termination)
- رخداد لغو (Cancel)
جدول رخدادهای BPMN
اهمیت رخدادها (Events) در مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار به حدی است که یکی از شاخص‌های ارزیابی نرم‌افزار BPMS میزان و روش پشتیبانی آن‌ها از رخدادهاست. هر چه یک BPMS تعداد بیشتری از این رخدادها را به روش صحیح پشتیبانی کند قادر به مکانیزاسیون صحیح فرآیندهای بیشتری خواهد بود. برای تشریح بهتر موضوع به جایگاه یکی از مرسوم‌ترین رخدادها بیشتر می‌پردازیم.
اهمیت یکپارچگی و ارتباط بین فرآیندهای کسب و کار
یکپارچگی و ارتباط بین فرآیندهای کسب و کار ابتدایی‌ترین ارزش مورد انتظار از یک نرم‌افزار BPMS است. اگر یک سازمان با استفاده از BPMS فرآیندهای خود را مکانیزه کند؛ اما فرآیندها هیچ‌گونه ارتباط و یکپارچگی با هم نداشته باشند، سازمان به آن‌چه که از یک BPMS مناسب انتظار دارد، دست نیافته است.
زمانی یک سازمان در مکانیزاسیون فرایندهای کسب‌وکار موفق است که بتواند ارتباط بین فرآیندها را هم مکانیزه کند. BPMN برای نمایش ارتباط بین فرآیندها از رخدادهای پیام (Message) و سیگنال (Signal) استفاده می‌کند.
اگر سازمانی از یک نرم‌افزار BPMS استفاده کند که توانایی پشتیبانی از این دو رخداد بسیار مهم را نداشته باشد ناگزیرباید از یکپارچگی فرآیندها صرف‌نظر کند.
ممکن است حتی BPMS به روش‌های اشتباهی رخدادهای BPMN را پیاده سازی کند. به عنوان نمونه از ارسال ایمیل یا ارسال پیامک به عنوان رخداد Message استفاده کند. این تفسیر و پیاده‌سازی با روح BPMN و کاری که نشانه پیام باید انجام دهد کاملا مغایرت دارد.
در ذیل نمونه‌ای از فرآیندهای مرتبط با درخواست خودرو از واحد نقلیه در یک سازمان که توسط نرم‌افزار BPMS دیدگاه پیاده‌سازی شده است را مشاهده می‌کنید. در صورتی که امکان استفاده از «رخداد پیام» وجود نداشت این فرآیندها به نحو مطلوب و مناسب سازمان قابل پیاده‌سازی نبود.
فرآیند درخواست خودرو
در این شرایط سازمان یا باید قسمتی از فرآیند را به صورت انسانی پیش می‌برد یا ناگزیر بود فرآیند را به صورت پیچیده‌ای مدلسازی و مکانیزه کند.
به مثال دیگری توجه کنید. در فرآیند ارزیابی عملکرد در صورتی که امکان استفاده از رخداد مرزی زمانسج (Boundry Timer) وجود نداشته باشد، در پیاده‌سازی فرایند امکان تعریف سررسید روی هیچ فعالیتی را نخواهید داشت؛ همچنین اگر امکان استفاده از رخداد لینک در BPMS وجود نداشته باشد ناگزیر به طراحی فرآیندها به صورت پیچیده و درهم خواهید بود.
فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان
پیاده‌سازی فرآیندهایی مثل ارزیابی عملکرد زمانی موفق خواهند بود که امکان استفاده از المان‌های مربوط به زماسنج هم به صورت میانی و هم به صورت مرزی وجود داشته باشد.
یکی از نقاط ضعفی که معمولا در نسخ رایگان و متن باز (Open Source) یک BPMS مانند پروسس میکر (ProcessMaker) مشاهده می‌شود محدود بودن رخدادهای قابل پشتیبانی است. بنابراین هر سازمانی که از این گروه BPMS استفاده می‌کند، ناگزیر است هزینه‌های توسعه این سیستم‌ها را متقبل شود یا در مکانیزاسیون فرآیندهای کسب و کارش از مزیت استفاده از«رخدادها» بگذرد.
اهمیت رخدادها در مدیریت فرآیندهای کسب و کار تا این حد است که نمی‌توان به هدف نهایی از مکانیزاسیون فرآیندهای کسب و کار بدون استفاده ازآنها دست یافت.
استفاده از نرم‌افزار BPMS که رخدادهای بیشتری از BPMN را پشتیبانی کند به سازمان‌ها این قابلیت را می‌دهد که بتوانند فرآیندهای سازمان را آنگونه که باید مکانیزه کنند نه آنگونه که مجبور هستند.
درخواست دموی نرم‌افزار BPMS دیدگاه
