همکاری چارگون با اداره کل ورزش و جوانان استان زنجان در مکانیزه کردن فرآیندهای لجستیک از تیرماه 1400، روال‌های اداری این مجموعه را به سمت بهینه شدن پیش برد. در جریان همکاری چارگون با این اداره فرآیند درخواست کالا از انبار، شارژ انبار و درخواست خرید کالا به صورت مکانیزه درآمد. نرم افزار های راهکار لجستیک دیدگاه به مکانیزه شدن بخشی از فرآیندهای مالی این اداره هم کمک کرد.
در این پروژه همکاری، نرم افزازهای لجستیک، منابع انسانی و اتوماسیون اداری دیدگاه در اداره کل ورزش و جوانان استان زنجان به بهره‌برداری رسید. به این ترتیب با انعقاد قرارداد همکاری چارگون و اداره کل ورزش و جوانان زنجان، 300 پرسنل این سازمان به جمع میلیونی کاربران نرم افزارهای دیدگاه اضافه شدند.
فرآیندهای اجرا شده در حین همکاری چارگون با اداره کل ورزش و جوانان استان زنجان
پس از آغاز همکاری شرکت چارگون و این مجموعه، تیم فنی فرآیندهایی را برای اجرای این پروژه طی کرد. برخی از این فرآیندها عبارتند از:
- فرآیند درخواست کالا از انبار
- شارژ انبار
- درخواست خرید کالا
- درخواست خرید خدمت به تفکیک اداری، فنی و آی تی
- فرآیند سفارش خرید مطابق با آیین‌نامه معاملات
مشکلات این مجموعه پیش از همکاری با شرکت چارگون
قبل از همکاری چارگون با اداره اداره کل ورزش و جوانان استان زنجان، نرم‌افزارهای مدیریت اموال و انبار در این نهاد، به صورت جزیره‌ای استفاده می‌شدند. فرآیندهای خرید و تدارکات نیز قبلاً در این مجموعه به صورت دستی پیگیری می‌شدند. همچنین در برخی موارد به دلیل عدم یکپارچگی داده‌های سازمان تهیه گزارشات جامع برای مدیران اداره امکان‌پذیر نبود. این اداره تا قبل از شروع همکاری با چارگون و بهره‌مندی از نرم افزارهای دیدگاه با این مشکلات و چالش‌ها مواجه بود. در ادامه به برخی دیگر از این مشکلات اشاره می‌کنیم:
- نداشتن داده‌های منسجم
- نبود امکان گزارش‌گیری در لحظه از داده‌های انبار و اموال و خرید
- عدم نظارت واحد مالی به خریدهای انجام شده و نیاز واقعی برای خرید
تیم فنی چارگون با ایجاد یکپارچگی و سیستماتیک کردن تمامی فرآیندها و اعطای دسترسی نظارتی به مدیران مربوطه و همچنین سیستماتیک کردن فرآیندها که به صرفه‌جویی در زمان و انرژی منجر شد، موفق شدند مشکلات این مجموعه را حل کنند.