مقایسه سامانه اتوماسیون اداری هوشمند با RPA و هایپراتوماسیون در روند توسعه نرم‌افزارهای سازمانی اهمیت زیادی دارد. نیازهای متفاوت فرایندی، اهمیت هماهنگی با فناوری‌های روز بیش از گذشته نمایان کرده است. فناوری‌های جدیدی توسط تحلیل‌گران و فروشندگان نرم افزار اتوماسیون توسعه داده شده‌اند. در نتیجه هنگام انتخاب سیستم اتوماسیون اداری، گزینه‌های بسیار زیادی وجود دارند. اتوماسیون اداری هوشمند، RPA و هایپراتوماسیون از این جمله هستند.
حرکت سریع همگام با فناوری از طرف بازار برای تولیدکنندگان نرم‌افزار الزام‌آور شده است. در این شرایط نرم افزارهای اتوماسیون با درخواست کاربران برای ارائه مزایای فناوری‌های جدید روبه‌رو هستند. در راستای آشنایی با این فناوری‌های روز، اتوماسیون اداری هوشمند، RPA و هایپراتوماسیون را بررسی کرده‌ایم.
اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) چیست؟
هدف اتوماسیون فرآیند رباتیک (Robotic Process Automation) بهبود فرآیند‌های کسب‌وکار در سازمان‌ها است. RPA یک فناوری نوظهور است که با استفاده از آن می‌توان وظایف تکراری با حجم زیاد اما کم‌ارزش را به صورت خودکار انجام داد.
این فناوری از ربات‌ها یا فرایندهای رباتیک استفاده می‌کند. ربات‌ها در این فناوری به عنوان عوامل نرم‌افزاری تعریف می‌شوند. یعنی فرایندهای رباتیک یا ربات‌ها دقیقاً مانند یک شخص با برنامه‌ها تعامل دارند. بدون تعریف رابط‌های برنامه‌نویسی خاص، یک تحلیلگر فرآیند می‌تواند تعیین کند که یک فرآیند از کدام بخش‌های برنامه استفاده کند. در معماری فرایند رباتیک، ربات به نحوی طراحی میشود که تغییرات را طبق مجموعه‌ای از قوانین اجرا کند.
این سیستم بر اساس برنامه‌های ویندوز، صفحات وب، برنامه‌های اصلی یا حتی اپلیکیشن‌های موبایل، عمل می‌کند. در واقع ربات‌ها از قوانین مشخصی برای تعامل با هر یک از این برنامه‌ها پیروی می‌کنند. گاهی هم، قواعد ساده‌ای مانند ایجاد و ارسال گزارش‌ها همراه سایر قوانین پیچیده استفاده می‌شوند.
– مثال استفاده اتوماسیون فرآیند رباتیک در مدیریت کسب و کار
مراحل RPA شامل ارزیابی فیلدهای خاص در برنامه و سپس پیروی از آن قوانین مانند بررسی موجودی و غیره است. مثلاً اگر موجودی کمتر از مقدار معینی بود، یک ایمیل هشدار صادر می‌کند. در غیر این صورت ربات می‌تواند تراکنش را پردازش کند و انتقال را به مکان درج شده در سفارش آغاز نماید.
این معماری به عنوان پایه‌ای عمل می‌کند که اتوماسیون هوشمند و هایپر اتوماسیون (Hyper automation) بر روی آن ساخته شوند. سازمان معمولاً به پلتفرم RPA نیاز دارد. با کمک پلتفرم RPA امکان تعامل با برنامه‌ها بدون برنامه‌نویسی جداگانه فراهم میشود.
بدون RPA، ارتباطات خودکار به بسیاری از اتصال‌دهنده‌های جدید نیاز دارد. IA یا همان اتوماسیون هوشمند داده‌ها را از سیستم‌ها و فرایندهای مختلف دریافت می‌کند. سپس اقداماتی را برای پردازش آنها آغاز می‌کند.
اتوماسیون اداری هوشمند (Intelligent Automation) چیست؟
اتوماسیون شناختی یا همان اتوماسیون اداری هوشمند (IA)، هوش مصنوعی را با قابلیت‌های تعاملی اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) پیوند می‌دهد. هوش مصنوعی این چند مفهوم را به هم مرتبط می‌کند به نحوی که شامل فکر کردن و انجام دادن باشند.
می‌دانیم که قبلاً سیستم مدیریت فرایند و نرم افزار BPMS به مدیران نشان داده بود که اجرای خودکار فرایندهای تکراری چقدر می‌تواند کارآمد و مفید باشد. فرایند رباتیک در اجرای فرایندها عالی عمل می‌کند. فراهم کردن چندین قابلیت هم‌زمان برای مدیریت کارها از طریق اعمال قوانین از مزایای اتوماسیون اداری هوشمند است.
اما برخی از جنبه‌های اجرای کار وجود دارد که قبل از انجام عمل نیاز به تفکر دارد. بخشی از این کار فکری شامل خواندن اسناد و استفاده از توانایی تشخیص برای جمع‌آوری داده‌ها است. عملیات به شکلی است که رایانه‌ها بتوانند از اطلاعات اسناد استفاده کنند. بعد از آن باید از پردازش هوشمند سند (IDP) برای درک نوع سند استفاده کرد تا پردازش آن به درستی انجام شود. مثال این فناوری تشخیص نوری کاراکتر (OCR) است.
– مثال اهمیت درک و پردازش هوشمند اسناد
هر متخصصی که درگیر پردازش فاکتورها باشد به شما می‌گوید که اغلب شرکت‌ها فرمت خاص خود را برای ارسال فاکتور به مشتریان دارند. این روش غیراستاندارد ارسال فاکتورها، شرکت‌ها را مجبور به افزایش هزینه منابع انسانی کرده است. در واقع شرکت‌ها افرادی را برای خواندن تصاویر اسناد و تایپ اطلاعات در سیستم‌های مالی حسابداری استخدام می‌کنند.
بسته به تعداد فاکتورها، این ممکن است به منابع زیادی در داخل سازمان نیاز داشته باشد. با ساختن اتوماسیون هوشمند، خواندن و درک اسناد با استفاده از IDP و سپس پردازش نتایج با RPA اتوماتیک میشود. در این حالت شرکت می‌تواند هزینه نفر ساعت زیادی را صرفه‌جویی کند. به عنوان مثال هزینه‌ای که برای حقوق و مزایای افرادی که اطلاعات فاکتورها را در سیستم وارد می‌کنند، صرف میشود.
کاربرد اتوماسیون هوشمند در پردازش زبان طبیعی (NLP)
علاوه بر پردازش صورت‌حساب، از اتوماسیون هوشمند می‌توان برای تعامل با پلتفرم پردازش زبان طبیعی (NLP) نیز استفاده کرد. فرآیندی خودکار که می‌تواند ایمیل‌ها را بخواند و پاسخ دهد. در واقع سؤالاتی که از تیم پشتیبانی پرسیده می‌شوند را درک کند و پاسخ دهد. اتوماسیون هوشمند در طراحی ربات گفتگوی زنده برای تعامل با مشتریان هم کاربرد دارد. اثر مهم آن کاهش شدید هزینه‌های ارتباط با مشتری در سازمان‌هاست.
معمولاً تصمیمات پشتیبانی در بخش تفکر اتوماسیون هوشمند ارائه میشود. اما انجام کار یک جزء مهم است که نمی‌توان آن را نادیده گرفت. RPA و AI با هم ترکیبی قانع‌کننده از استخراج اطلاعات و تجزیه و تحلیل داده‌ها با استفاده از الگوریتم‌های قدرتمند ارائه می‌دهند.
با قابلیت‌های ارائه‌شده توسط RPA، هوش مصنوعی به اتصالات ویژه به سیستم‌های پایگاه داده نیاز دارد. این اتصالات به جمع‌آوری داده‌های مورد نیاز برای ارزیابی کمک می‌کنند. همچنین با تسهیل برنامه‌نویسی رابط (API) موجب عملیاتی شدن تصمیمات هوش مصنوعی می‌شوند. بدون شک، اتوماسیون هوشمند با سرعت زیادی در آیند توسعه می‌يابد.
هایپر اتوماسیون چیست؟
این روزها برای متخصصان فرایند و مدیران فناوری اطلاعات تازگی ندارد که با سؤال از هایپراتوماسیون چه می‌دانید؟ مواجه شوند. اغلب کاربران سیستم‌های اطلاعاتی، هنگامی که در مورد هایپراتوماسیون Hyperautomation صحبت میشود، به مفهوم اتوماسیون هوشمند و توسعه آن به برنامه‌های اضافی فکر می‌کنند.
روند جدید شامل توسعه ترکیب RPA با ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) است. به این ترکیب هوش مصنوعی و تجزیه و تحلیل هم اضافه میشود. ترکیب این فناوری‌ها چارچوب پردازش گردش کار ایجاد می‌کنند. این چارچوب، تصمیم‌گیری و تحلیل الگوریتم‌های هوش مصنوعی را امکان‌پذیر می‌کند. این عملیات در حین جمع‌آوری داده‌ها در مورد کسب‌وکارها، هایپراتوماسیون نامیده میشود.
هایپراتوماسیون با تعامل پیچیده‌تری با فناوری‌های هوش مصنوعی مختلف مانند OCR ،IDP و NLP تکمیل میشود. زیرا آنها با داده‌های شرکت و ابرداده‌ها در مورد نحوه مسیریابی شرکت و پردازش اطلاعات در تعامل هستند.
اهمیت اتوماسیون اداری در دوقلوی دیجیتال سازمان (DTO)
هدف اصلی ایجاد دوقلوی دیجیتال سازمان (Digital Twin of an Organization) بهبود عملیات است. اینکه مدیران بتوانند از مدل‌سازی اضافی برای بهبود عملیات پشتیبانی کنند. به عنوان مثال، مسئولیت جمع‌آوری داده‌ها در مورد قیمت‌گذاری و فروش برعهده دوقلوی دیجیتال سازمان خواهد بود. DTO برای مدل‌سازی تأثیر مدیریت سود در بازارهای خاص کاربرد دارد.
این مدل بر اساس داده‌های تاریخی قبلی قابل تدوین است. DTO می‌تواند بر تغییرات قیمت‌گذاری در لجستیک، هزینه‌های انبارداری و هزینه‌های پرسنل در بخش حمل و نقل تاثیر بگذارد. الزامات تغییر زنجیره تأمین و سودآوری نهایی هم از آن متأثر می‌شوند. در واقع اتوماسیون اداری هوشمند در زمان واقعی در کل شرکت هماهنگ میشود.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری هوشمند با استفاده از دوقلوی دیجیتال سازمان (DTO) به صورت خودکار بازخوردهای متناوب ارائه می‌دهند. در نتیجه این بازخوردها هر زمان که نیاز باشد نرم افزار اتوماسیون اداری تنظیمات جدید انجام می‌دهد. مثلاً حضور پرسنل برای شیفت‌های متعدد بر اساس بازخورد عملکرد برنامه‌ریزی میشود.
فناوری‌های جدید اتوماسیون این تغییرات را در سیستم‌های مختلف پیاده‌سازی می‌کند. به نحوی که همه چیز در زمان واقعی پیگیری شود. در این چشم‌انداز، اتوماسیون هوشمند در آینده نه چندان دور سازمان‌ها و صنایع بزرگ را به لحاظ نحوه مدیریت کسب و کار متحول خواهد کرد.
مقاله‌های مرتبط :
اتوماسیون اداری هوشمند در نسبت با RPA و هایپراتوماسیون
نقش نرم افزار BPMS در روندهای جدید اتوماسیون اداری
معماری جدید زاگرس و نسل جدید نرم‌افزارهای دیدگاه
اتوماسیون اداری هوشمند چقدر میتونه در ادارات ایرانی جایگاه داشته باشه؟ چقدر شرکت‌ها به سمت هوشمندسازی رفتن. اصلا این صنعت با مشکلات زیرساختی متعدد میتونه با موج های فناوری جهانی پیش بره؟
اینا سوالات مهمی هستن که باید بهشون پاسخ داد.