ردیابی ورودی‌ها و خروجی‌های حساب‌های شما برای کسب‌وکارتان ضروری است. این امر تضمین می‌کند که همه افراد دستمزد مناسب دریافت می‌کنند، نشان می‌دهد که کسب‌وکار شما کجا در حال رشد است، و به مدیریت هزینه‌ها در تیم‌هایتان هنگام سرمایه‌گذاری در آینده کمک می‌کند. بنابراین، هنگام انتخاب روش حسابداری، دانستن اینکه هر روش چگونه کار می‌کند، چه مزایایی دارد و چگونه با اهداف رشد شما همسو می‌شود، بسیار مهم است. حسابداری تعهدی یکی از روش‌های اصلی است که برای ردیابی درآمد و مدیریت پرداخت‌ها در کسب‌وکارهای بزرگ‌تر استفاده می‌شود.
[aparat id=’c8RF4′]
با این حال، در نگاه اول، ممکن است برای استارت‌آپ‌ها یا شرکت‌های کوچک‌تر گیج‌کننده و بیش از حد پیچیده به نظر برسد. با این وجود، با برخی توضیحات، شرکت‌ها در هر اندازه می‌توانند به راحتی از این روش حسابداری برای توجیه و ارزیابی اقدامات انجام شده برای رشد کسب‌وکار استفاده کنند.
اگر می‌خواهید بدانید از کجا شروع کنید، این مقاله به شما کمک می‌کند. این مقاله شرح عمیقی از معنای حسابداری تعهدی و مزایای آن برای شما و کسب‌وکارتان ارائه می‌دهد. بنابراین، به شما پیشنهاد می‌کنیم تا پایان مقاله با ما همراه باشید.
حسابداری تعهدی چیست؟
هنگام پیگیری درآمد کسب‌وکار با استفاده از سوابق حسابداری تعهدی، کسب‌وکارها باید به تراکنش‌های ورودی و هزینه‌های تجاری خروجی هنگامی که صورت‌حساب می‌شوند، توجه کنند.
این روش حسابداری، زمانی را که پرداخت‌ها انجام می‌شود یا پول در حساب مربوطه قرار می‌گیرد، در نظر نمی‌گیرد. در عوض، بر زمان تصمیم‌گیری تمرکز می‌کند، حتی اگر پرداخت‌ها برای مشتریان و کسب‌وکارها زمان می‌برد.
بنابراین، به جرأت می‌توان گفت؛ که این شیوه تضمین می‌کند که پس از توافق، پرداخت‌ها انجام شود.
به عنوان مثال، هنگامی که یک تأمین‌کننده برای کسب‌وکار شما فاکتور می‌کند، سوابق حسابداری تعهدی هزینه خروجی را در همان روز نشان می‌دهد. با این حال، ممکن است معامله را در همان روز انجام ندهید. زمانی که پرداخت برای کسب‌وکار شما سررسید می‌شود نیز همین اتفاق می‌افتد. در این روش، به جای ثبت زمان نقل و انتقال پول، زمان جمع‌آوری پرداخت‌ها و درآمدها ثبت می‌شود.
ویژگی‌های کلیدی حسابداری تعهدی
آنچه این روش حسابداری را از سایر مدل‌های حسابداری تجاری متمایز می‌کند، ویژگی‌های بارز و نحوه ساختار آن است. این ویژگی‌ها به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا هزینه‌های ورودی و خروجی را به گونه‌ای درک کنند که برای کسب‌وکارها مفید باشد و با سایر فرآیندهای آنها همسو باشد. این موضوع شامل پیش‌بینی پرداخت‌های مکرر برای صورت‌حساب‌ها یا تأمین‌کنندگان بدون نیاز به ایمیل‌های مکرر برای یادآوری تیم مالی شما است. در زیر، برخی از ویژگی‌های اصلی را با دقت بیشتری بررسی می‌کنیم.
– به عنوان درآمد به‌دست‌آمده ثبت می‌شود
ردیابی درآمد و پرداخت‌ها می‌تواند یک فرآیند پیچیده باشد. بنابراین، بسیاری از کسب‌وکارها دریافته‌اند که ثبت این هزینه‌ها به‌عنوان به‌دست‌آمده یا بدهکار به شرکت، فرآیند را ساده‌تر می‌کند. زمانی که شرکت‌ها فوراً ثبت می‌شوند، می‌توانند تا زمان تکمیل، از یادآوری پرداخت‌هایی که با کدام خدمات یا پروژه‌ها مرتبط است دور بزنند. علاوه بر این، به کسب‌وکارها یک نمای کلی دقیق از امور مالی خود را در هر نقطه ارائه می‌دهد. باید توجه داشته باشید که خرید و فروش چه زمانی اتفاق افتاده است.
– منطبق بر پرداخت به فاکتورها
پس از انجام پرداخت‌ها، این فاکتورها با فاکتورهای قبلی مطابقت داده می‌شوند تا اطمینان حاصل شود که حساب همه چیز وجود دارد. در اینجاست که اگر شخصی فاکتورهای پرداخت نشده را پیگیری نکند، کلاهبرداری یا مسائلی از این دست ممکن است رخ دهد. با این حال، هنگامی که رسیدها مدیریت و سازماندهی می‌شوند، تمام پروژه‌ها و کارهای تکمیل شده با تطبیق آنها با درآمد ورودی مربوطه پرداخت می‌شود و به تیم مالی شما کمک می‌کند تا برای حسابرسی آماده شود.
– پرداخت‌های جاری را تأیید می‌کند
اگر بخواهید در پایان هر ماه حساب را متعادل نگه دارید، نگه داشتن حساب برای مشاغل بزرگ می‌تواند دشوار باشد. اغلب، آنچه باید پرداخت شود، حتی پس از تکمیل پروژه‌ها یا خرید، انجام نمی‌شود. تأیید پرداخت‌های انباشته به ردیابی تمام خدمات پرداخت‌نشده در ماهی که هنگام تعادل حساب صورت‌حساب شده‌اند، کمک می‌کند.
– هزینه‌ها را در مقاطع زمانی خاص اندازه‌گیری می‌کند
زمانی که می‌خواهید تأثیر یک کمپین جدید یا تغییری را که در خدمات خود ایجاد کرده‌اید ببینید، حسابداری تعهدی به نشان دادن پاسخ فوری مشتریان کمک می‌کند. اگرچه ممکن است پولی که به حساب شما می‌رسد بیشتر زمان ببرد، اما نشان داده می‌شود که این خریدها در یک دوره خاص انجام شده است. سپس می‌تواند با اقدامات دیگری که در همان دوره در سراسر تجارت شما اتفاق می‌افتد، مرتبط شود و نحوه ارتباط آنها با یکدیگر را تشخیص دهد.
مزایای حسابداری تعهدی برای رشد کسب‌وکار
اگرچه ممکن است کمی طول بکشد که به آن عادت کنید، اما استفاده از حسابداری تعهدی برای کسب‌وکار شما می‌تواند مفید باشد. این روش بسته به نیازها و ترجیحات کسب‌وکار شما، می‌تواند به استراتژی‌هایتان نیز کمک کند و در برنامه‌ریزی و اجرای اهداف حسابداری از شما حمایت کند. علاوه بر این، می‌توانید تلاش های خود را با استفاده از یک نرم افزار مدیریت هزینه که مناسب کسب‌وکار شما است، افزایش دهید.
– ردیابی KPIها را آسان‌تر می‌کند
داشتن سوابق حساب‌های شما که در آن پرداخت‌ها مربوط به زمانی است که در ابتدا انجام شده‌اند نه زمانی که انتقال پول اتفاق افتاده است، می‌تواند به ردیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد کمک کند.
اگر موفقیت کمپین خود را بر اساس درآمد کلی در آن دوره اندازه‌گیری کنید یا به دنبال افزایش میانگین ارزش سفارش مشتری خود باشید، حسابداری تعهدی به شما نشان می‌دهد که چقدر با این معیارها موفق بوده‌اید.
توانایی ردیابی KPIهای خود احتمالاً با تجزیه و تحلیل مجموعه‌ای از داده‌ها، به راحتی نشان می‌دهد که چه کاری را به خوبی انجام می‌دهید و حتی زمانی که کسب‌وکارتان نیاز به تغییرات دارد به شما اخطار می‌دهد. این روش همچنین می‌تواند زمینه‌هایی از کسب‌وکار شما را برای سرمایه‌گذاری و گسترش آن برای ایجاد رشد بیشتر پیشنهاد کند. به همین ترتیب، توجه به مسائل مربوط به KPIهای شما می‌تواند بر بخش‌هایی که نیاز به بهبود دارد و برای بهبود تجربیات مشتری تلاش می‌کند، تأکید کند. توجه به این موارد می‌تواند نحوه رشد کسب‌وکار شما را هدایت و موفقیت کسب‌وکارتان را تضمین کند.
– به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا آماده شود
دانستن اینکه چه پرداخت‌هایی باید وارد شوند و از حساب‌های شما خارج شوند، می‌تواند به پیش‌بینی جریان نقدی کسب‌وکارتان در ماه‌های بعد کمک کند. همچنین، این امر، همراه با ارتباطات بی‌عیب‌ونقص بین اعضای تیم، همه را در جریان نگه می‌دارد و از افت قابل توجه در پس‌انداز کلی جلوگیری می‌کند. حسابداری تعهدی همچنین صورت‌حساب‌ها، دستمزدها و هزینه‌های مکرر را پیش‌بینی می‌کند.
پیش‌بینی و آماده‌سازی جریان نقدی آینده به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا بر اساس استراتژی‌های جدید عمل کند یا روی اقدامات رشد سرمایه‌گذاری کند. به عنوان مثال، ممکن است بدانید که درآمد شما در ماه جاری به دلیل خریدهای زیاد در ماه قبل به میزان قابل توجهی افزایش می‌یابد. با استفاده از این اطلاعات، می‌توانید تعیین کنید که برای معرفی ویژگی‌های جدید چه زمانی مناسب است و یا بیشتر روی ابزارهایی برای رشد تجارت الکترونیک خود هزینه کنید.
– با مقررات مالی همسو می‌شود
همان‌طور که تجارت شما رشد می‌کند، باید استانداردها و مقررات مالی بیشتری را رعایت کنید. مدل‌های حسابداری تعهدی طبق اصول پذیرفته‌شده حسابداری باید باشد، بنابراین وجود این قالب در اوایل راه‌تان می‌تواند چالش‌های مالی را برای رشد کسب‌وکار شما کاهش دهد. علاوه بر این، با رشد کسب‌وکارتان مجبور به تغییر سبک حسابداری خود نمی‌شوید، بنابراین می‌توانید به جای آن از روش‌های حسابداری تعهدی خود استفاده کنید.
پیروی از الزامات مقررات مالی با حذف محدودیت‌های نظارتی به رشد کسب‌وکار شما کمک می‌کند. همان‌طور که برای کمپین‌ها و استراتژی‌های مختلف برای گسترش کسب‌وکار خود برنامه‌ریزی می‌کنید، می‌توانید بدون تطبیق با سبک حسابداری جدید، بر روی مشتریان و درآمد خود تمرکز کنید.
– با بودجه‌بندی کار می‌کند
با نظارت بر هزینه‌ها و درآمد با استفاده از این روش حسابداری، می‌توانید به راحتی آنها در بودجه خود نگه دارید. علاوه بر این، تضمین می‌کند که پروژه‌های شما مقرون به صرفه هستند و هزینه‌های اضافی را از هزینه‌های پیش‌بینی نشده حذف می‌کند.
از سوی دیگر، با دریافت درآمد بیشتر، کسب‌وکار شما می‌تواند بودجه را برای تشویق رشد افزایش دهد. این مسئله به بخش‌های شما ایده‌ای از استراتژی‌های ممکن می‌دهد و به آنها کمک می‌کند تا اقدامات خود را برای ایجاد رشد پایدار اولویت‌بندی و ارزیابی کنند.
– حسابداری تعهدی شفاف‌تر است
برخلاف روش حسابداری نقدی که فقط معاملات را همان‌طور که اتفاق می‌افتد نشان می‌دهد – نه آن‌طور که در شرف وقوع هستند – حسابداری تعهدی بسیار شفاف‌تر است زیرا حساب‌های یک کسب‌وکار را آن‌طور که در شرف وقوع هستند یا واقعاً هستند، نشان می‌دهد و منعکس‌کننده تمام پولی است که به زودی وارد خواهد شد و همچنین تمام پرداخت‌هایی که به زودی انجام خواهند شد.
در نتیجه، این روش تصویر بسیار واضح‌تری از سلامت مالی یک شرکت در هر زمان به رهبران کسب‌وکار ارائه می‌دهد.
– برنامه‌ریزی استراتژیک را ساده می‌کند
از آنجایی که حسابداری تعهدی منعکس‌کننده برخی از فعالیت‌های جریان نقدی آتی است، برنامه‌ریزی استراتژیک بسیار بهتری را ممکن می‌سازد.
با استفاده از این روش حسابداری مالی، صاحبان مشاغل می‌توانند به سرعت تشخیص دهند که چه زمانی ممکن است کمبود جریان نقدی در شرف وقوع باشد یا چه زمانی یک هجوم نقدی در راه است. در نتیجه، این روش به شما این امکان را می‌دهد تا برای جلوگیری از بحران‌های ناشی از کمبودهای پیش‌بینی‌نشده، برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید و برای استفاده حداکثری از درآمدهای بادآورده آینده آماده باشید.
معایب حسابداری تعهدی
این روش حسابداری هم مزایا و هم معایبی را ارائه می‌دهد. مهم است که از هر دوی آنها آگاه باشید تا اطمینان حاصل کنید که از این روش حسابداری بالقوه قدرتمند حداکثر استفاده را می‌کنید. هم‌زمان از کسب‌وکار خود در برابر هر گونه مسائل محافظت می‌کنید. در ادامه به برخی از معایب این روش اشاره می‌کنیم:
– می‌تواند چالش‌برانگیز باشد
حسابداری نقدی ساده است: مخارج را در حین خروج و درآمد به محض ورود ثبت کنید. از سوی دیگر، حسابداری تعهدی چندان ساده نیست. چندین قواعد وجود دارد که باید رعایت شوند. یک فرآیند منسجم باید برای تعیین زمان و نحوه ثبت انواع خاصی از هزینه‌ها و درآمد ایجاد شود. علاوه بر این، در هنگام استفاده از این روش، تکمیل فرم‌های مالیاتی می‌تواند کمی پیچیده‌تر باشد.
بسیاری از این قوانین و رویه‌ها توسط اصول پذیرفته شده حسابداری مشخص شده است. با این حال، درک، دنبال کردن و پیاده‌سازی در کسب‌وکار خود می‌تواند پیچیده باشد. یک حسابدار حرفه‌ای می‌تواند اطمینان حاصل کند که استانداردهای مناسب را برای نرم افزار حسابداری مالی حفظ کند.
– تغییر به حسابداری تعهدی ممکن است دشوار باشد
اگر در حال حاضر از یک روش حسابداری متفاوت در کسب‌وکار خود استفاده می‌کنید، تغییر به این روش می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. به عنوان مثال، وجود مسائل مربوط به جریان نقدینگی می‌تواند این چالش را تشدید کند.
همان‌طور که گفته شد، بهبود جریان نقدی و شفافیت دلایل مهمی هستند که چرا کسب‌وکارها باید از روش تعهدی استفاده کنند.
– می‌تواند شما را در برابر کلاهبرداری آسیب‌پذیر کند
اگر به تنهایی یا با چند کارمند پشتیبان امور مالی، کسب‌وکار خود را مدیریت می‌کنید، روش حسابداری تعهدی می‌تواند کسب‌وکار شما را در معرض احتمال کلاهبرداری قرار دهد. برای محافظت از شرکت خود در برابر تقلب‌های داخلی و اطمینان از اینکه صورت‌های مالی شما همیشه دقیق هستند، وجود سیستم‌های کنترل مناسب ضروری است. به‌خصوص اگر در ارزیابی دفاتر شرکت و درک این روش احساس راحتی نمی‌کنید.
نکته: برون‌سپاری حسابداری و ایجاد تفکیک فوری وظایف حسابداری، یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای پیشی گرفتن از تقلب است. در حقیقت مهم‌ترین روش برای جلوگیری از تقلب از رویه استاندارد حسابداری، تفکیک وظایف است.
سخن آخر
اگر کسب‌وکار شما به آینده نگاه می‌کند و به دنبال روش حسابداری است که برای شما مناسب است، حسابداری تعهدی می‌تواند راه‌حل شما باشد. این روش جدول زمانی دقیق خرید و فروش را با ویژگی‌هایی ارائه می‌دهد که به سوابق مالی شما کمک می‌کند تا با فرآیندهای تجاری شما هماهنگ شوند. همچنین به کسب‌وکارتان اجازه می‌دهد تا رشد را مطابق با حساب‌های شما آغاز و از آن حمایت کند.
اگرچه حسابداری تعهدی از بیرون می‌تواند دلهره‌آور به نظر برسد، اما زمانی که حساب‌های خود را به این سبک جدید منتقل می‌کنید، استفاده از آن شهودی می‌شود. با تمرین بیشتر تطبیق فاکتورها با پول ورودی و پیگیری هزینه‌های خروجی در ماه‌های بعد، کسب‌وکار شما می‌تواند از اطلاعات مهم برای اجرای موفقیت‌آمیز خود بهره‌مند شود. همراه با چشم‌انداز و استراتژی‌های شما، این می‌تواند به رشد کسب‌وکار منجر شود.
[faq-schema id=”52162″]