شرکت چارگون امسال درپنجمین گردهمایی سالانه‌اش با مشتریانش از دو محصول جدید نرم‌افزار کارها و نرم‌افزار جلسات در دیدگاه 5 رونمایی خواهدکرد. شهباز توکلی،مدیر محصول چارگون معتقد است؛ این دو محصول با رویکردی متفاوت از آنچه در نرمافزارهای اتوماسیون اداری دیده شده، قرار است ابزارهایی برای مدیریت بهتر و استفاده بهینه از منابع سازمان باشند.
مدیر محصول چارگون با بیان اینکه امسال دو محصول جدید به اضافه مجموعه‌ای از تغییرات که در نرمافزارهای قبلی ایجاد شده‌اند در گردهمایی سالانه مشتریان رونمایی خواهد شد گفت: همانطورکه می‌دانید ما نزدیک به دو و نیم سال پیش، ما زیرساخت نسل جدید نرم‌افزارهایمان را در قالب دیدگاه 5 معرفی کردیم. بعد از آن تلاش کردیم بر اساس این زیرساخت محصولات جدیدی را به این سبد اضافه کنیم که به عنوان اولین محصول، نرم‌افزار مکاتبات از حوزه اتوماسیون اداری به عنوان پرمخاطب‌ترین نرم‌افزار دیدگاه به این سبد اضافه شد و بعد از آن نرم‌افزار BPMS را به مجموعه افزودیم. امسال ESS (پیشخوان) و نرم‌افزار کارها و جلسات هم به این مجموعه اضافه می‌شوند.
وی ادامه داد: بین تولید نرمافزارهای کارها و نرم‌افزار جلسات و انتقال مکاتبات به دیدگاه 5 تفاوت رویکرد وجود دارد. در انتقال نرم‌افزار مکاتبات از دیدگاه 4 به دیدگاه ۵ روی رابط کاربری وظاهر جدید آن کار کردیم تا بتواند در دیدگاه 5 نیز کار کند؛ اما دو نرم‌افزار کارها و جلسات از ابتدا تحلیل، طراحی و تولید گردیده‌اند به این معنی که این دو نرم‌افزار حاصل عملی کردن ایده های نو و تازه هستند.
نرم‌افزاری برای جلسه نرفتن
توکلی درباره رسالت نرم‌افزار جلسات گفت: با بررسی‌های انجام شده روی مشکلات فرهنگ کاری که در کشورمان داریم به این جمع‌بندی رسیدیم که این نرم‌افزارها را نباید فقط به عنوان ابزاری که قرار است به ما کمک کند تا جلسه‌ای برگزار شود، تولید کنیم.
وی خاطر نشان کرد: به این نکته مهم رسیدیم که آفت فرهنگ کاری در بسیاری از ارگانها، سازمان‌ها و شرکت‌ها، برگزاری بیش از حد جلسات است که معمولا به دلایل مختلف با کمترین بازدهی همراه هستند. یکی ازاین دلایل این است که اصولا ما فکر می‌کنیم بابت هر گفت‌و‌گو و یا موضوعی که در سازمان مطرح می‌شود باید جلسه‌ای برگزار شود، دوم اینکه هر کسی را به ذهنمان می‌رسد که ممکن است حتی یک جمله درباره این موضوع بگوید را به جلسه دعوت می‌کنیم و سوم اینکه این تنظیم جلسات و اعضای آن از منظر تنظیم کننده جلسه صورت می‌گیرد که معمولا هیچ دیدگاهی نسبت به موضوع پیشنهادی و غیره ندارد. حتی ممکن است در این بین، افرادی را که دانش و تخصص کافی نسبت به موضوع داشته‌اند از قلم بیفتند. فرهنگی هم وجود دارد که معمولا افراد برای حضور به جزییات و دستور جلسات فکر نمی‌کنند و بیشتر کنجکاوند تا از اسامی افرادی که در جلسه حضور می‌یابند آگاه شوند، اینها همان دلایلی است که موجب می‌شوند تا جلسات سازمانی با کمترین بازدهی مواجه کند.
مدیرمحصول چارگون تاکید کرد: با بررسی مجموعه‌ای از شواهد به این نتیجه رسیدیم که باید نرم‌افزاری را تولید کنیم که نه تنها جلسات را مدیریت می‌کند و امکان تشکیل جلسه می‌دهد؛ بلکه فضایی را ایجاد کند که در آن، افراد جلسات خود را تشکیل ندهند!
وی با اشاره به مزیت‌های نرم‌افزار جلسات دیدگاه 5 یادآورشد: این نرم‌افزار کمک می‌کند تا بررسی شود آیا لازم است درباره یک موضوع جلسه تشکیل شود و یا اینکه می‌توان این موضوع را در فضایی تعاملی بررسی کرد؛ ضمن اینکه حاضران و مدعوین جلسه را ارزیابی کرد. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا اگر قراراست در جلسه ای شرکت کنید، پیش از جلسه از موضوع آن آگاه شوید و ببیند که آیا اصلا نسبت به موضوع آگاهی دارید یا نه. در چنین فضایی ممکن است یک نفر درباره صورت جلسه یک اظهار نظر کوتاه و کلی داشته باشد که می‌تواند درهمین فضای تعاملی نرم‌افزار، آن را مطرح کند و دیگر وقتی را برای حضور در جلسه صرف نکند. این یکی از مزیت‌های مهم این نرم‌افزار این است که بوسیله آن سازمان‌ها می‌توانند بازدهی نیروهای کلیدی سازمان خود را بالاتر ببرند. در این فضا افراد می‌توانند با دانش و آگاهی که نسبت به دیگران دارند پیشنهاد بدهد تا افراد متخصص‌تری به جلسه دعوت شوند. مستندات مربوط به جلسات را قبل ازتشکیل جلسه باهم به اشتراک بگذارند تا افراد با دیدگاه بازتر و آگاهتری نسبت به دستور کار جلسه در آن شرکت کنند و همان جا بتوانند یک جلسه را با حداکثر بازدهی برگزار کنند.
توکلی با بیان اینکه در تولید این محصول با چالش‌هایی مواجه بودیم که با بررسی و تحقیق توانستیم آنها را مرتفع کنیم تصریح کرد: اولین هزینه‌ای که بابت مدیریت ریسک بازار به ذهنمان رسید این بود که با وجود موج گسترده استفاده از موبایل‌ها، تبلت‌ها و … اگر فقط نسخه وب این نرم‌افزار به بازار عرضه شود، محکوم به شکست است و ما باید نسخه اپلیکشن موبایلی آن را هم همزمان به بازار عرضه کنیم.
وی ادامه داد: از طرف دیگر خودمان را مقید می‌دانستیم که این اپلیکشن را کاملا استاندارد ارائه کنیم ؛به همین دلیل به یکسری مزیت‌هایی در نرم‌افزار فکرکردیم که آنها به پربازده شدن آن کمک کند. مثلا دبیر جلسه بتواند همزمان صداها را ضبط کند، عکس بگیرد و آن را به دستور جلسه متصل کند، بتواند در حین برگزاری، صورت جلسه را آماده کند و بلافاصله بعد از اتمام جلسه آن را منتشر و نظرات بقیه حضار را تهیه کند. این نرم‌افزار با مجموعه‌ای از امکانات خود این مزیت را در اختیار سازمان‌ها و ارگانها قرار می‌دهد تا بتوانند یک جلسه را با کمترین هزینه از نظر نیروی انسانی و سرمایه مالی برگزار کنند و در عین حال بتوانند به بیشترین بازدهی دست پیدا کنند.
توکلی یادآورشد: با توجه به اینکه دیدگاه یک راه کار به هم‌پیوسته نرم‌افزاری است و نرمافزارهای مختلفی در حوزه‌های مالی، اداری، منابع انسانی را شامل می‌شود، از نظرما کاملا عملی است که در آینده‌آی نزدیک بتوانیم گزارشات ترکیبی بین سیستمی را به مدیران ارائه کنیم تا بتوانند ببینند که هزینه‌های برگزاری این جلسات در بخش‌های مختلف اعم از هزینه نفر-ساعت کارکرد نیروی انسانی چقدر بوده است؛ و آیا نتایج برگزاری این جلسه ارزش هزینه انجام شده را دارد یا خیر.
به گفته وی، راهکارهای مدیریتی که با استفاده از نرم‌افزار جلسات دیدگاه 5 در دسترس مدیران قرار می‌گیرد می‌تواند تحول شگرفی در حوزه جلسات و مدیریت هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها ایجاد کند.
نرم‌افزارکارها؛ تابلوی آگاهی بخش برای مدیران
مدیر محصول چارگون درباره نرم‌افزار کارها، دیگر محصول جدید چارگون نیز گفت: این نرم‌افزار قرار است فضایی را در سازمان ایجاد کند که افراد متناسب با وظایفی که به عهده می‌گیرند بتوانند تیم‌های خود را تشکیل دهند، تیم‌هایی که حتا ممکن است افرادی از نقاط مختلف سازمان و با تخصص‌های مختلف عضو آن شوند و در نهایت با کمک این نرم‌افزار بتوانند به هدفی که تعیین شده است دست پیدا کنند.
وی ادامه داد: روند کاری که در نرم‌افزار کارها دیده شده، فرآیند بسیار مدرنی است به طوریکه به جای ساختار مدیریت پروژهای، ساختاری شبیه شبکه‌های اجتماعی با رویکرد سازمانی دارد. مثلا فرض کنید قرار است پروژهای را انجام دهیم، با استفاده از نرم‌افزار کارها می‌توانیم پروژه را در مراحل مختلف و بین تیم‌های مختلف تقسیم کنیم. در این ساختار وظایف هر تیم مشخص می‌شود و هر کس می‌تواند متناسب با تخصصش در هر تیم عضو شده و برای انجام هرکاری در آن داوطلب شود.
به گفته توکلی، نرم‌افزار کارها در هر سازمان، تابلویی است در مقابل همه مدیران سازمانی که می‌توانند از میزان پیشرفت پروژه ، آگاهی داشته باشند.
گفتمان سازمانی، فرهنگی اثربخش
مدیر محصول چارگون تصریح کرد: نکته مهمی که به عنوان یک نیازمندی در نرم‌افزارجلسات و نرم‌افزار کارها مطرح شد این بود که ساختاری را ایجاد کنیم که به وسیله آن بتوان گفتمان سازمانی ایجاد کرد. برای این منظور ماژول جدیدی به عنوان یک ماژول زیرساختی طراحی و در دیدگاه ۵ تولید گردید که می‌توان به وسیله آن در مورد هر مقوله‌ای، فضایی برای گفتمان سازمانی ایجاد کرد.
توکلی یادآورشد: ما نمی‌توانیم خودمان را از ترند جهانی که در تولید نرم افزار است جدا کنیم . بعد از شبکه‌های اجتماعی و اپلیکشن‌های متفاوت، گوشی‌های هوشمند و … که موجب شده افراد علاقه به ارتباط مداوم و مستمر پیدا کنند، تلاش داریم از این امکان ارتباطاتی موجود استفاده کنیم تا با ایجاد فضای گفتمان بین افراد بردارهای آنان را با یکدیگر همسو کرده و سطح اثربخشی افراد را در سازمان ارتقا دهیم.
وی اضافه کرد: ممکن است که فرهنگ کاری کشور ما هنوز به این سو نرفته است؛ اما فکر می‌کنم این چالشی بود که 16 سال پیش هم در زمان ارائه نرم‌آفزارهای نحت وب با آن مواجه بودیم. این برای ما خوشحال کننده است که چارگون همیشه تولید کننده امواج مثبت در فضای نرمافزارهای سازمانی است. یک روز ما اتوماسیون اداری تحت وب و بعد از آن اپلیکیشن روی موبایل را تولید کرده و راه را برای تولیدات سایر شرکت‌ها و بهره‌برداری از فضای ایجاد شده باز کردیم به همین دلیل مطمئنم که این امکانات جدید؛ فرهنگ کاری سازمان‌ّها را تغییر خواهد داد و بزودی شاهد آن خواهیم بود که وجود محیط گفتمان جزو نیازمندی‌های اساسی سازمان‌ها شود.