استقرار مکاتبات 5 دیدگاه در شرکت کشت و صنعت نیشکر امیرکبیر تحول اساسی و بنیادینی در این مجموعه ایجاد کرد. این سازمان با حدود 300 کاربر در سال 1400 ملزم به ارتقا نسل 5 نرم افزار مکاتبات دیدگاه شد. از این رو همکاران بخش فنی چارگون برای تغییر نسل نرم افزار مکاتبات این شرکت در این نهاد حضور یافتند و فرآیندهای اصلاح و بهینه‌سازی این نرم افزار را اجرا کردند.
فرآیندهای اجرا شده در استقرار مکاتبات 5 دیدگاه در شرکت کشت و صنعت نیشکر امیرکبیر
تیم فنی چارگون برای استقرار مکاتبات 5 دیدگاه در این شرکت فرآیندهایی را پیاده‌سازی کردند. در ادامه به برخی از این فرآیندها اشاره می‌کنیم:
- متمرکز سازی دبیرخانه‌ها
- حذف دفاتر اندیکاتور مجزا برای هر واحد و مدیریت مکاتبات با یک اندیکاتور مشخص
- گردش فرم‌ها در سیستم و حذف گردش فیزیکی
مشکلات شرکت کشت و صنعت نیشکر امیرکبیر پیش از تغییر نسل نرم افزار مکاتبات دیدگاه
تیم فنی چارگون هنگام استقرار مکاتبات 5 دیدگاه در این شرکت با چالش‌هایی مثل به‌روزرسانی و ارتقا آفیس‌ها و نسخه ویندوز برخی کلاینت‌ها مواجه شدند. در عین حال این اصلاحات و بهبود فرآیندها و استقرار مکاتبات 5 دیدگاه در شرایطی صورت گرفت که پیش از آن شرکت کشت و صنعت نیشکر امیرکبیر با مشکلات و چالش‌های بسیاری مواجه بود که آنها را ملزم به تغییر و بهینه‌سازی کرد. برخی از این مشکلات عبارتند از:
- گردش تمامی نامه‌ها به صورت فیزیکی انجام می‌شد.
- هر نامه به ازای هر گردش در واحد، مجدداً ثبت می‌شد و پیگیری نامه از طریق شماره برای واحدها کار دشواری بود.
- حذف کاغذ و مدیریت هزینه کاغذ به دلیل تعدد رونوشت‌های افراد داخل شرکت
راهکارهای تیم چارگون برای رفع مشکلات سازمان امور مالیاتی
شرکت چارگون موفق شد با ارائه راهکارها و راه‌حل‌ها و استقرار نرم افزار مکاتبات دیدگاه، مشکلات شرکت را حل کنند. همکاران چارگون با به‌کارگیری مراحل زیر موفق به حل این مشکلات شدند. این راهکارها عبارتند از:
- حذف تعدد ثبت نامه در هر واحد توسط مسئولین دفاتر
- پیگیری سریع‌تر و راحت‌تر برای مدیران
- حذف گردش مکاتبات به صورت دستی در بین واحدها
- حذف حضور نفر در بین واحدها به علت فواصل ساختمان‌ها و سرعت بالا در انجام ثبت، گردش و رویت نامه‌ها