در بسیاری از سازمانها، جستجو برای پیدا کردن مکاتبهها یا اطلاع از وضعیت یک نامه به کاری زمانبر و گیجکننده تبدیل شده است. پراکندگی اسناد، تأخیر در پاسخدهی و نگرانی بابت امنیت یا از دست رفتن اطلاعات، روند همکاری را کند میکند. نرمافزار مکاتبات اداری دیدگاه چارگون، یکی از ماژولهای اتوماسیون اداری، این فرآیندهای پیچیده را به شکلی ساختارمند، یکپارچه و امن سامان میدهد تا مکاتبهها همیشه شفاف، قابل دسترس و قابل پیگیری باقی بمانند و سرعت و اطمینان سازمان در انجام امور، افزایش پیدا کند.
نرمافزار مکاتبات دیدگاه حاصل نزدیک به سه دهه تجربه عملیاتی در انواع سازمانهای دولتی و خصوصی است و براساس همین تجربه، به گونهای منعطف طراحی شده که بتواند انواع روالهای متنوع مکاتباتی را در هر سازمان کوچک، متوسط و بزرگ اجرا کند.
توسعه و بهروزرسانی مداوم
این نرمافزار با تکیه بر یک تیم توسعه حرفهای و باتجربه، هر روز کاملتر و مجهزتر میشود؛ چه در طراحی ظاهری و چه در ارائه امکانات جدید و کاربردی، بهروزرسانیها همیشگی است و همیشه با آخرین فناوری روز دنیا حرکت میکند.
تعهد در استقرار موفق
مدل استقرار اختصاصی و متعهدانه چارگون باعث میشود از ابتدا تا اطمینان کامل از عملیاتی شدن سیستم، در کنار شما باشیم؛ از مرحله تحلیل روال مکاتباتی، جمعآوری و ورود اطلاعات و آموزش کاربران بهصورت حضوری و آنلاین تا زمان پیادهسازی نهایی.
پشتیبانی حرفهای و همیشه در دسترس
خدمات چارگون با آغاز بهکار نرمافزار تمام نمیشود. تیم پشتیبانی هر روز کاری از طریق سامانه تیکتینگ، تلفن، حضوری و ریموت همراه شماست تا هر مشکلی را در کمترین زمان برطرف کند.
امکانات نرمافزار مکاتبات اداری دیدگاه
مدیریت چندکارتابل شخصی
هر کاربر فضای اختصاصی خود را دارد و میتواند چند نامه و کارتابل را همزمان و بدون سردرگمی مدیریت کند. همه این امکانات نهتنها روی دسکتاپ، بلکه با نسخه موبایل (اندروید، iOS) و نسخه پیشرفته وب (PWA) همیشه در دسترس است.
نمایش و نوشتار هوشمند
با کمک هوش مصنوعی، محتوای مهم نامهها بهصورت خلاصه نمایش داده میشود تا بدون نیاز به خواندن کامل متن تصمیم بگیرید. همزمان سیستم هوشمند تشخیص میدهد پیشنویس شما داخلی است یا صادره تا مسیر ثبت کوتاهتر شود.
دستهبندی و اقدام خودکار
نامههای جدید میتوانند بهصورت دستی یا خودکار دستهبندی شوند، برخی اقدامات مثل ارجاع یا اختتام نیز اتوماتیک انجام میشود. بایگانی شخصی و سازمانی با برچسبگذاری و جستوجوی پیشرفته، همراه با گزارشها و رهگیری دقیق، کنترل کامل را در اختیار شما میگذارد.
الگوها و فرمهای سفارشی
میتوانید هر تعداد الگوی نامه یا فرم دلخواه را بدون نصب Word تعریف کنید و فرمهای ثبت نامه را دقیقاً مطابق نیاز سازمان تغییر دهید تا روند نگارش و ثبت سریعتر و یکدست پیش برود.
تأیید، امضا و ارجاع هماهنگ
چند کاربر میتوانند همزمان یک نامه را تأیید یا امضا کنند، یادداشتهای موردنیاز را اضافه کرده و عملیات ارجاع را بهصورت تیمی انجام دهند. امکان تعریف چند امضا برای هر کاربر نیز جریان کار را روانتر میکند.
بازسازی و چاپ منعطف
با چند کلیک از یک نامه یا پیشنویس قدیمی نسخه جدید بسازید و آن را با انواع فرمتها، همراه یا بدون نام گیرنده و حتی بهصورت چاپ گروهی آماده کنید.
زیرساخت منعطف دبیرخانه
چه ساختار یکپارچه داشته باشید چه چند واحد یا سرور مستقل، نرمافزار امکان مدیریت همزمان و یکپارچه مکاتبات را با اندیکاتورهای سفارشی فراهم میکند.
ارتباطات مکمل درونسازمانی
علاوه بر نامه، پیام داخلی برای ارتباط سریع موجود است و امکان اتصال مکاتبات به پرونده پرسنلی، جلسات، اسناد مرتبط و سایر نرمافزارهای دیدگاه وجود دارد تا اطلاعات در یک بستر یکپارچه باقی بماند.
یکپارچگی با سیستمهای خارجی
مکاتبات شما میتواند از طریق فکس، ایمیل یا بسترهای تبادل الکترونیک (ECE) ارسال و دریافت شود. با APIهای باز و استاندارد، هر نرمافزار خارجی بهراحتی متصل میشود. همچنین همه اطلاعات و مکاتبات گذشته از سیستمهای قبلی وارد میشوند تا هیچ سابقهای از دست نرود.
کنترل مدیریتی پیشرفته
از حجم نامهها تا سرعت پاسخگویی کاربران، همه شاخصها روی داشبورد مدیریتی قابل تحلیل است. هر تغییر روی نامه یا ضمیمه ثبت میشود و هوش مصنوعی با خلاصهسازی و پاسخگویی سریع، مدیریت را آسانتر میکند.
مدیریت مکاتبات؛ بدون نیاز به سرور در نرمافزار ابری آوات رایگان شروع کنید
خدمات استقرار و پشتیبانی
فرایند استقرار نرمافزار دیدگاه فراتر از یک نصب ساده است. تیم استقرار چارگون مسیر راهاندازی را قدمبهقدم همراه شما پیش میبرد؛ از تحلیل دقیق روالهای مکاتباتی در تمام بخشها و جمعآوری اطلاعات گرفته تا ورود دادهها و آموزش کامل کاربران (حضوری یا آنلاین) تا زمان عملیاتی شدن تمام فرایندها، همواره در کنار شما و سازمانتان هستند.
بعد از استقرار هم پشتیبانی واقعی تازه شروع میشود؛ کارشناسان پشتیبانی چارگون بهصورت تماموقت و حرفهای، چه از طریق سامانه آنلاین تیکتینگ، چه تماس تلفنی، چه حضوری یا ریموت، آماده پاسخگویی و رفع هر دغدغه و نیاز جدید سازمان شما هستند. به همه مدیران و کاربران آموزش عملی داده میشود تا مطمئن شوید از تمام قابلیتهای نرمافزار سریع و مؤثر بهرهمند میشوید.
ارتباط نرمافزار مکاتبات اداری دیدگاه با سایر نرمافزارها
نرمافزار اسناد
ذخیره و بایگانی تمام مکاتبات و ضمائم در یک محل، دسترسی سریع و یکپارچه به همه اسناد.
نرمافزار BPMS
ورود مستقیم نامهها به فرآیندهای کاری، حذف مراحل تکراری و سرعت در انجام کار.
نرمافزار جلسات
دسترسی به مصوبات و مکاتبات جلسات در یک بستر مشترک و پیگیری آسان تصمیمها.
نرمافزار پرسنلی
ثبت خودکار نامههای مرتبط با کارکنان در پرونده پرسنلی و دسترسی فوری به سوابق.
نرمافزار کارها
تبدیل مکاتبات به وظایف اجرایی و اطمینان از انجام هر اقدام.
دیدگاه من
نمایش همه مکاتبات و کارها در داشبورد شخصی، پیگیری یکجا و بدون سردرگمی.
اتصال API
اتصال امن به سیستمهای داخلی و خارجی، تبادل و انتقال داده بدون محدودیت.
برای یک انتخاب هوشمندانه، همه جوانب را بررسی کنید
چه خدماتی پس از تهیه نرم افزار مکاتبات اداری ارائه میشود؟
پس از تهیه نرمافزار، تیم پشتیبانی چارگون خدماتی شامل نصب و راهاندازی، آموزش کاربران، پشتیبانی فنی و بهروزرسانیهای دورهای نرمافزار را ارائه میدهد.
چگونه میتوانم با تیم پشتیبانی چارگون تماس بگیرم؟
میتوانید از طریق شماره تماس، ایمیل یا پورتال پشتیبانی آنلاین با تیم پشتیبانی چارگون در ارتباط باشید.
فرآیند استقرار نرم افزار مکاتبات اداری چگونه است؟
فرآیند استقرار شامل مراحل تحلیل نیازها، طراحی و پیادهسازی نرمافزار، تست و ارزیابی و نهایتاً آموزش کاربران و تحویل نهایی است.
چه مدت زمانی برای استقرار نرم افزار مکاتبات اداری نیاز است؟
مدت زمان استقرار بستگی به پیچیدگی و حجم نیازهای سازمان دارد، اما معمولاً بین چند هفته تا چند ماه متغیر است.
آیا نرم افزار مکاتبات اداری با سیستمهای دیگر قابل یکپارچهسازی است؟
بله، این نرم افزار قابلیت یکپارچهسازی با نرم افزار جلسات، اسناد و... را دارد و میتواند با سیستمهای موجود در سازمان شما هماهنگ شود.