از برنامه‌ریزی تا پیگیری

برای ایجاد جلسه در نرم‌افزار دیدگاه، پس از ثبت اطلاعات پایه (مانند عنوان، هدف و مکان)، سیستم به طور هوشمند تقویم مدعوین را بررسی و بهترین زمان بدون تداخل را پیشنهاد می‌دهد. همچنین بر اساس سوابق، افراد کلیدی را برای دعوت معرفی می‌کند. پس از انتخاب مدعوین و تایید نهایی، رویداد جلسه به صورت خودکار در تقویم کاری آن‌ها ثبت می‌شود تا هماهنگی‌ها به آسانی انجام گیرد.

هم‌زمان با ثبت جلسه، دعوت‌نامه به‌صورت سیستمی ارسال می‌شود. مدعوین می‌توانند با مراجعه به تقویم یا از طریق اعلان‌ها و پیامک، وضعیت حضور خود را مشخص کنند (تأیید، عدم حضور یا رد).

در ادامه، مالک یا دبیر جلسه می‌توانند دستور جلسه را تنظیم کرده و مستندات مرتبط را به آن پیوست کنند، این مستندات ممکن است شامل فایل‌ها، سوابق جلسات پیشین یا اسناد دریافتی از نرم‌افزارهای دیگر مانند مکاتبات و مدیریت اسناد باشند. سیستم امکان تعریف خروجی برای هر بند دستور جلسه و تعیین مسئول آن را نیز فراهم کرده است.

در حین برگزاری جلسه، ابزارهای یکپارچه‌ای برای مدیریت آن در دسترس است. دبیر جلسه حضور و غیاب را دیجیتالی ثبت کرده و همه اعضا نیز به دستور جلسه دسترسی آنلاین دارند تا مباحث به شکل مؤثر دنبال شود. برای اینکه نکته‌ای از قلم نیفتد، می‌توان با اپلیکیشن موبایل، صدا را ضبط و فایل‌های تصویری یا اسناد مرتبط را به صورت‌جلسه پیوست کرد. این ویژگی منحصربه‌فرد، به ثبت دقیق تصمیمات کمک زیادی می‌کند.

در حین یا پایان جلسه، تصمیمات و خروجی‌ها برای هر بند دستور جلسه به‌صورت فرم ساخت‌یافته ثبت می‌شوند. سپس از طریق الگو، صورت‌جلسه به‌صورت خودکار تولید می‌شود و پس از بررسی و ویرایش، می‌تواند به‌صورت سیستمی امضا و ثبت نهایی شود. صورت‌جلسه نهایی امکان تبدیل به سند در نرم‌افزار مدیریت اسناد یا نامه در مکاتبات را دارد.

در پایان جلسه، برگزارکننده یا دبیر جلسه می‌تواند خروجی‌ها و مصوبات را به اقدامات قابل پیگیری تبدیل کند. هر خروجی می‌تواند دارای مسئول، مهلت انجام و وضعیت پیگیری باشد. این اقدامات در کارتابل اختصاصی افراد مسئول قرار می‌گیرند تا از طریق همان محیط دیدگاه، روند انجام یا تکمیل‌شدن آنها به‌صورت یکپارچه قابل مشاهده و گزارش‌گیری باشد.