هیچ دارایی گم نمی‌شود، هیچ اطلاعاتی دیر نمی‌رسد. نرمافزار مدیریت اموال دیدگاه، گردش اطلاعات را بین تمام واحدها سریع و بی‌وقفه میکند، استهلاک را خودکار حساب میکند و مغایرت‌ها را همان لحظه به شما هشدار می‌دهد. همه اینها در یک پلتفرم ساده، یکپارچه و مطابق قوانین، که سرعت و دقت را هم‌زمان به مدیریت اموال می‌بخشد.
تمام مراحل از ثبت تا خروج دارایی شفاف و مستند ثبت میشود و امکان پیگیری هر رویداد در هر زمان فراهم است؛ این شفافیت، مغایرت‌ها را کاهش می‌دهد.
محاسبات بهصورت دقیق و مبتنی بر ماده ۱۴۹ قانون انجام میشود تا بستن سال مالی و حسابرسی بدون خطا و مغایرت پیش برود و ریسک‌های مالی کاهش پیدا کند.
اتصال با نرمافزارهای مالی، انبار و منابع انسانی باعث میشود یک‌بار اطلاعات ثبت و در تمام واحدهای مرتبط بهصورت خودکار و هماهنگ به‌روزرسانی شود.
هر دارایی با یک برچسب اختصاصی قابل شناسایی و ردیابی است. این کار ریسک گم‌شدن و استفاده غیرمجاز از اموال را کاهش می‌دهد.
از تحویل و انتقال تا اسقاط و خروج موقت، همه عملیات‌ها در سیستم ثبت و در صورت نیاز بهصورت خودکار اجرا میشود تا زمان و انرژی کمتری مصرف شود.
اپلیکیشن «جمعدار همراه» امکان بازرسی و صورت‌برداری لحظه‌ای دارایی‌ها را فراهم میکند تا مغایرت‌ها زودتر کشف و رفع شوند.
دسترسی کاربران طبق ساختار سازمان و سطح اختیارات تعریف میشود تا امنیت داده‌ها و دقت اطلاعات تضمین شود.
نمای کلی و جزئی اموال، شامل وضعیت ریالی و تعدادی و اموال بدون استفاده، در یک صفحه ارائه میشود تا مدیران بر پایه داده واقعی تصمیم بگیرند.
مدیریت مؤثر دارایی‌ها زمانی ممکن است که هم دسته‌بندی اصولی و هم ثبت کامل آنها صورت گیرد. سیستم امکان گروه‌بندی اموال بر اساس نوع یا قوانین استهلاک را فراهم میکند تا فرآیند مدیریت هدفمند شود. در کنار این، تمام اموال سازمان - از تجهیزات کوچک اداری تا ساختمان‌ها و زمین‌ها - بهصورت یکپارچه ثبت و نگهداری می‌شوند. اینها باعث میشود مدیران بتوانند به سرعت دارایی‌ها را شناسایی، وضعیت‌شان را بررسی و بر اساس دسته‌بندی دقیق، تصمیم‌گیری‌های مدیریتی یا مالی انجام دهند.
شناخت دقیق موقعیت و شرایط هر دارایی، شالوده مدیریت درست اموال است. این نرمافزار بهطور مداوم آخرین وضعیت مکانی و فیزیکی هر دارایی را ثبت و قابل مشاهده میکند تا هیچ ابهامی در محل یا شرایط نگهداری باقی نماند. با قابلیت جمع‌داری از طریق موبایل، صورت‌برداری دارایی‌ها بسیار سریع انجام و هر مغایرت همان لحظه اصلاح و به سیستم اصلی ارسال میشود. این روند باعث میشود اطلاعات همواره به‌روز، دقیق و قابل اتکا باشد و نیروی انسانی از کارهای دوباره و کاغذ‌بازی خلاص شود.
چه دارایی‌ها درون یک واحد سازمانی جابه‌جا و چه بین واحدها، انبارها یا مسئولان مختلف منتقل شوند، سیستم همه این تغییرات را بهطور کامل ثبت میکند. این ثبت شامل جزئیات زمان، مکان، مسئولیت و مقصد دارایی است و در گزارشهای مدیریتی قابل پیگیری خواهد بود. با چنین ردیابی دقیق، هرگونه مغایرت یا سوال درباره مسیر دارایی به سرعت پاسخ داده میشود و عملیات جابه‌جایی، شفاف، کنترل‌شده و قابل مستندسازی باقی می‌ماند.
وقتی عمر مفید یک دارایی به پایان می‌رسد یا استفاده از آن دیگر به‌صرفه نیست، لازم است فرآیندهای اسقاط، فروش یا حتی اهدا به سازمان‌های دیگر بهصورت دقیق ثبت و مدیریت شوند. نرمافزار علاوه بر این، امکان ثبت واگذاری اموال بهصورت امانی یا دریافت آنها از دیگر سازمان‌ها را فراهم میکند. به این ترتیب، هر تغییر در مالکیت یا وضعیت استفاده اموال کاملاً مستندسازی شده و تأثیر مالی آن نیز در سیستم شفاف است.
هر سازمان برای اجرای عملیات اموال، روال‌ها و فرآیندهای مشخص خود را دارد. نرمافزار این روال‌ها را قابل ثبت و اجرای خودکار کرده است تا کارها دقیق و بدون انحراف انجام شوند. در کنار آن، سیستم امکان تعریف چندین مرحله تأیید برای درخواست‌های مرتبط را ارائه می‌دهد؛ بنابراین قبل از اجرای هر عملیات، مجوزهای لازم از واحد مربوطه دریافت میشود. این ترکیب باعث میشود فرآیندها هم سریع‌تر پیش بروند و هم امنیت و دقت اجرا حفظ شود.
مدیریت مالی دارایی‌ها بدون محاسبه دقیق استهلاک و اتصال به سیستم حسابداری ناقص است. این نرمافزار می‌تواند استهلاک را به روش‌های مستقیم یا نزولی، بر اساس دوره‌های دلخواه سازمان محاسبه کند و نتایج آن را آماده ارسال به بخش حسابداری نماید. ارتباط سیستمی با نرمافزارهای مالی داخلی یا خارجی باعث میشود اطلاعات استهلاک، فروش یا سایر تغییرات ارزش دارایی به شکل یکپارچه و بدون خطا منتقل شود.
بخشی از اموال سازمان از طریق انبار وارد میشود و لازم است اطلاعات کامل ریالی و تعدادی آنها در سیستم اموال ثبت شود. از سوی دیگر، تغییر جایگاه یا قطع همکاری پرسنل می‌تواند وضعیت اموالی که در اختیارشان است را تغییر دهد. نرمافزار مدیریت اموال دیدگاه این دو حوزه را الزاماً مرتبط نگه می‌دارد و هر تغییر در انبار یا بخش منابع انسانی بهطور خودکار در وضعیت اموال اعمال میشود تا هماهنگی بین بخش‌ها حفظ شود.
برای تصمیم‌گیری راهبردی درباره دارایی‌ها، داشتن اطلاعات دقیق و در دسترس ضروری است. این نرمافزار با قابلیت گزارش‌گیری جامع، داده‌هایی کامل درباره روند استهلاک، عملکرد و تأثیرات مالی ارائه می‌دهد. داشبورد مدیریتی این داده‌ها را به شکل گرافیکی و خلاصه‌شده در یک نما به مدیران نشان می‌دهد تا در کمترین زمان بتوانند وضعیت ریالی و تعدادی اموال را ارزیابی کرده و تصمیمات لازم را بگیرند.
در بسیاری از سازمان‌ها، اطلاعات دارایی‌ها پراکنده و ناقص است. معمولاً مشخص نیست هر دارایی دقیقاً در کجا قرار دارد، چه کسی مسئول آن است و در چه شرایطی نگهداری میشود. این ابهام می‌تواند منجر به تأخیر در پاسخ‌گویی، عدم هماهنگی بین واحدها و حتی بروز تخلفات یا سوء‌استفاده از دارایی‌ها شود. نبود یک تصویر کامل و آنی از وضعیت اموال، کنترل و تصمیم‌گیری را به فرآیندی زمان‌بر و پرریسک تبدیل میکند.
نرمافزار مدیریت اموال دیدگاه با ثبت دقیق مکان استقرار، مشخصات کامل، وضعیت فعلی و فرد مسئول هر دارایی، یک پایگاه اطلاعاتی متمرکز ایجاد میکند. این پایگاه نه‌تنها بهصورت لحظه‌ای به‌روز میشود، بلکه قابلیت گزارش‌گیری و مشاهده سریع از طریق داشبوردهای مدیریتی را هم فراهم میکند. مدیران می‌توانند در هر لحظه و از هر مکان، تصویری واضح و به‌روز از وضعیت کلی اموال داشته باشند.
وقتی هر واحد سازمانی داده‌های مربوط به یک دارایی را بهصورت مستقل و در فرم‌ها یا نرمافزارهای غیرمرتبط وارد میکند، تداخل و مغایرت‌های اطلاعاتی اجتناب‌ناپذیر است. علاوه بر اتلاف وقت برای تطبیق داده‌ها، این وضعیت هزینه‌های مالی و نیروی انسانی را افزایش داده و می‌تواند منجر به ثبت چندباره یک دارایی یا از قلم افتادن دارایی دیگر شود.
دیدگاه با ایجاد یکپارچگی کامل میان سیستمهای مالی، انبار و منابع انسانی، جریان اطلاعات را یک‌باره و بی‌وقفه میان تمام بخش‌ها منتقل میکند. کافی‌ست یک‌بار داده‌ها در سیستم ثبت شوند تا بهصورت خودکار و هماهنگ در تمام ماژول‌های مرتبط به‌روزرسانی شوند. این رویکرد، خطاهای انسانی را کاهش داده و فرآیندهای بین واحدی را روان و سریع پیش می‌برد.
بسیاری از سازمان‌ها همچنان جمع‌داری و صورت‌برداری اموال را با فرم‌های کاغذی یا روش‌های دستی انجام می‌دهند. این کار علاوه بر طولانی بودن، خطاهای انسانی زیادی دارد و باعث میشود مغایرت‌ها خیلی دیر شناسایی شوند. در این فاصله، نبود هماهنگی بین داده واقعی و داده ثبت‌شده می‌تواند به مشکلات حسابرسی، شکاف امنیتی یا حتی از دست رفتن اموال منجر شود.
«جمعدار همراه» دیدگاه، امکان صورت‌برداری اموال با استفاده از موبایل را فراهم میکند. این اپلیکیشن با اتصال مستقیم به پایگاه داده اموال، داده‌ها را بهصورت آنی به‌روزرسانی و بررسی میکند. مغایرت‌ها همان لحظه شناسایی و گزارش می‌شوند تا تیم‌ها بتوانند سریع واکنش نشان دهند. این روش، زمان و هزینه جمع‌داری را کاهش داده و دقت فرآیند را چند برابر میکند.
وقتی هر واحد سازمانی مانند مالی، انبار یا منابع انسانی، اطلاعات مربوط به یک دارایی را بهطور مجزا و بدون هماهنگی ثبت میکند، اختلاف در ارقام و گزارشها اجتناب‌ناپذیر است. این ناهماهنگی باعث میشود حسابرسی‌ها طولانی و پرهزینه شوند، تصمیم‌گیری‌ها با داده‌های ناقص انجام شود و در مواقع حساس، سازمان نتواند به سرعت پاسخ دهد.
دیدگاه با استفاده از ساختار پایگاه متمرکز اطلاعات، همه داده‌ها را همگام و یکسان نگاه می‌دارد. هر آسیبی به هماهنگی داده‌ها فوراً شناسایی و اصلاح میشود. این رویکرد نه‌تنها فرآیند حسابرسی را به‌شدت آسان میکند، بلکه به مدیران این امکان را می‌دهد با داده‌های کاملاً هماهنگ و واقعی تصمیم‌گیری کنند.
ثبت اسناد مالی مرتبط با اموال و محاسبه استهلاک به روش‌های دستی و خارج از سیستم، علاوه بر وقت‌گیر بودن، ریسک بالایی از نظر خطا دارد. یک اشتباه کوچک در فرمول محاسبه یا ثبت دستی می‌تواند منجر به مغایرت در دفاتر مالی، اشکال در بستن سال مالی و حتی جریمه‌های قانونی شود. در بسیاری از سازمان‌ها این کار باید برای صدها یا هزاران دارایی تکرار شود، که فشار کاری و احتمال خطا را چند برابر میکند.
نرمافزار مدیریت اموال دیدگاه، استهلاک را بر اساس ماده ۱۴۹ قانون مالیاتها و روش‌های استاندارد، بهصورت خودکار محاسبه و اسناد حسابداری مرتبط را ثبت میکند. این فرآیند علاوه بر افزایش دقت و سرعت، تضمین میکند که تمام محاسبات با آخرین الزامات قانونی سازگار باشند. به این ترتیب، هم ریسک مالی کاهش می‌یابد و هم زمان تیم مالی صرف تحلیل و تصمیم‌گیری میشود، نه کارهای تکراری.
ورود یک دارایی به سازمان می‌تواند از مسیرهای مختلفی مانند فاکتور خرید، تحویل از انبار یا دریافت امانی انجام شود. در این مرحله، تمامی اطلاعات پایه شامل مشخصات کالا، قیمت، محل تحویل، تأمین‌کننده، مرکز هزینه و وضعیت اولیه دارایی بهطور کامل در سیستم ثبت میشود تا مبنایی دقیق و قابل‌اعتماد برای مدیریت‌های بعدی، ردیابی و کنترل بهینه دارایی فراهم شود.
پس از ثبت اولیه، دارایی به واحد سازمانی مربوط، مکان مشخص یا شخص تحویل‌گیرنده اختصاص داده میشود. این فرآیند بهصورت رسمی در سیستم ثبت میشود تا مسئولیت هر مال و محل دقیق استقرار آن در سازمان شفاف باشد.
پس از تحویل، دارایی وارد چرخه عملیاتی سازمان میشود و در مأموریت‌ها، پروژه‌ها و فعالیت‌های روزمره نقش‌آفرینی میکند. طول این مرحله بسته به نوع و کاربری دارایی، شرایط نگهداری، میزان استفاده و برنامه‌ریزی‌های سازمان متفاوت است. ثبت و پایش دقیق عملکرد در این دوره، از کاهش بهره‌وری جلوگیری کرده و استفاده بهینه از سرمایه‌های سازمان را تضمین میکند.
در طول دوره بهره‌برداری، دارایی‌ها ممکن است بر اساس نیازهای سازمانی، به واحدهای مختلف منتقل شوند. این جابه‌جایی‌ها می‌تواند با هدف بهینه‌سازی بهره‌وری، استفاده مؤثر از منابع یا پاسخ سریع به تغییرات عملیاتی انجام گیرد. برای حفظ شفافیت و کنترل کامل، لازم است تمامی جزئیات هر جابه‌جایی بهصورت رسمی در سیستم ثبت شود تا امکان ردیابی دقیق و مدیریت معتبر دارایی‌ها در طول عمر آن فراهم باشد.
در بازه‌های زمانی مشخص، فرآیند جمع‌داری و بازرسی اموال انجام میشود. در این مرحله، دارایی بهطور فیزیکی بررسی و اطلاعات مربوط به محل و وضعیت آن ثبت میشود. هرگونه مغایرت میان داده‌های واقعی و اطلاعات ثبت‌شده در سیستم شناسایی و ثبت میشود.
دارایی‌های سرمایه‌ای با گذشت زمان و استفاده، کاهش ارزش یافته و مشمول استهلاک می‌شوند. محاسبه استهلاک بر اساس روش‌های استاندارد مورد تأیید قوانین مالیاتی انجام شده و نتایج آن در قالب اسناد حسابداری در سیستم مالی ثبت می‌گردد. این مرحله برای مدیریت دقیق دارایی‌ها، پاسخ‌گویی به حسابرسان، رعایت الزامات قانونی و بستن سال مالی اهمیت بالایی دارد و به شفافیت و اعتبار داده‌های مالی سازمان کمک میکند.
پس از اتمام عمر مفید یا زمانی که دیگر نیازی به دارایی وجود ندارد، تصمیماتی مانند اسقاط و ثبت به‌عنوان مستهلک، فروش یا مزایده، اهدای دارایی یا واگذاری آن به سازمان دیگر گرفته میشود. تمامی این اقدامات مطابق مقررات سازمان و با ثبت مستند در سیستم انجام می‌شوند تا روند قابل پیگیری باشد.
در نهایت، وقتی دارایی دیگر قابل استفاده نباشد یا نگهداری آن توجیه نداشته باشد، از فهرست اموال سازمان خارج میشود. در این مرحله، اطلاعات فیزیکی، سوابق جابه‌جایی و جزئیات مالی آن در سیستم به‌روزرسانی و ثبت نهایی میشود. این فرآیند خروج رسمی دارایی از چرخه بهره‌برداری را ثبت کرده و به شفافیت سوابق، دقت گزارشهای مالی و تصمیم‌گیری برای جایگزینی یا سرمایه‌گذاری بعدی کمک میکند.
چارگون، با رویکردی همراهانه در استقرار نرمافزار، تجربه‌ای روان و بدون پیچیدگی را برای مشتریان فراهم میکند. از آغاز کار تا بهره‌برداری کامل، تیم چارگون در هر مرحله در کنار سازمان‌ها ایستاده است تا مطمئن شود نرمافزار به‌درستی در خدمت اهداف و نیازهای آنها قرار گیرد.
پس از استقرار، پشتیبانی چارگون همواره با ارائه پاسخ‌های سریع و خدمات بی‌وقفه ادامه دارد. این تعهد به همراهی و اطمینان خاطر، فضایی ایجاد میکند که مشتریان بتوانند با آرامش بر توسعه و بهبود سازمان خود تمرکز کنند.
مشاهده و تحویل کالاهای غیرمصرفی
طراحی فرآیندهای تعمیر و نگهداری اموال
صدور و ارسال اسناد اموال
به‌روزرسانی خودکار مسئولیت دارایی‌ها هنگام جابه‌جایی یا قطع همکاری