اسناد، حافظه زنده و سرمایه دانشی هر سازماناند. در طول حیات یک مجموعه، حجم فراوانی از اطلاعات پرسنلی، تصمیمهای مدیریتی، قراردادها، مکاتبات و مستندات تخصصی ایجاد میشود که تاریخچه و تجربه سازمان را میسازد. نرمافزار اسناد دیدگاه راهی است برای ایجاد انسجام، کاهش اتلاف منابع و افزایش بهرهوری. حتی در سازمانهایی که مجبور به نگهداری نسخه فیزیکی هستند، ثبت دیجیتال اسناد همچنان ضروری است. این نرمافزار با نسخهگذاری هوشمند، ثبت تاریخچه تغییرات و چرخه عمر اسناد، آرشیوی سبک، امن و بهروز ایجاد میکند.
نرمافزار اسناد دیدگاه برای سازگاری با ساختارها و شیوههای متنوع مستندسازی در انواع سازمانها، از شرکتهای خصوصی تا نهادهای دولتی و پروژهمحور طراحی شده است. پیکربندی پوشهها، قالبها و سطوح دسترسی، انعطاف ایجاد میکند تا نرمافزار با رویهها و فرهنگ اطلاعاتی هر سازمان تطبیق یابد و نیازهای اختصاصی آن را پاسخ دهد.
استقرار بر پایه تحلیل و بومیسازی
فرایند استقرار نرمافزار اسناد دیدگاه با تحلیل دقیق ساختار اطلاعات سازمان، طبقهبندی اسناد و فرآیندهای داخلی آغاز میشود. تیم استقرار چارگون با همکاری کارشناسان سازمان، مدل پوشهها، الگوهای سند و سطوح دسترسی را دقیقاً متناسب با نیازهای واقعی سازمان طراحی و پیادهسازی میکند تا بهترین عملکرد و بیشترین کارایی ایجاد شود.
پشتیبانی تخصصی و همراهی مداوم
پس از راهاندازی سیستم، تیم پشتیبانی چارگون از طریق سامانه تیکت، تماس تلفنی و ارتباط آنلاین، بهصورت مداوم در کنار سازمان باقی میماند. تیم چارگون با تسلط کامل بر مسائل فنی و عملیاتی حوزه مدیریت اسناد، به پرسشها و مشکلات کاربران بهسرعت و بهصورت مؤثر پاسخ میدهد و تضمین میکند که اختلالات در کوتاهترین زمان ممکن برطرف شوند.
توسعه مداوم با نگاه به نیازهای واقعی
تیم توسعه نرمافزار اسناد با تکیه بر تجربه میدانی در سازمانهای بزرگ و دریافت بازخوردهای مداوم از کاربران، پیوسته در حال ارتقا قابلیتها، بهبود عملکرد و تطبیق با جدیدترین فناوریهاست. این رویکرد پویا باعث میشود نرمافزار در هر مقطع بتواند نیازهای روز و چالشهای واقعی مدیریت اطلاعات را پاسخ دهد.
گردآوری و یکپارچهسازی اسناد
برای پایان دادن به پراکندگی اطلاعات در پوشهها، نرمافزارها و قالبهای مختلف، این سامانه، اسناد را متمرکز گردآوری میکند. فرایند شامل دیجیتالسازی اسناد کاغذی با اسکن و تبدیل به فرمتهای استاندارد مانند PDF قابل جستوجو یا Excel است. همچنین، یکپارچهسازی دادهها از سایر نرمافزارها، چه دورهای و چه لحظهای از طریق API، انتقال دقیق و بهروز اطلاعات را تضمین میکند.
ثبت و تولید اسناد
علاوه بر گردآوری اطلاعات، ثبت اسناد مرتبط با دیگر نرمافزارهای دیدگاه - مانند مکاتبات، جلسات و پرسنلی - میتواند بهصورت خودکار، با گردش کار یا بهصورت دستی انجام شود. این سامانه امکان تولید مستقیم اسناد را نیز فراهم کرده؛ چه با گردش کار چندمرحلهای و چه با ثبت سریع، تا تمامی نیازهای ساده یا پیچیده در مدیریت اسناد در یک بستر یکپارچه برآورده شود.
ساختار و سازماندهی اسناد
با تنوع و حجم بالای اسناد در سازمانها، داشتن محیطی منظم و در دسترس ضروری است. نرمافزار اسناد دیدگاه با ساختار درختی قابل تنظیم، امکان ایجاد پوشهها و زیرپوشههای چندسطحی را فراهم میکند تا اسناد بهصورت متمرکز و منسجم نگهداری شوند. این ساختار انعطافپذیر، هم قابلیت سفارشیسازی کامل دارد و هم زمینه را برای دستهبندی دقیق و یافتن سریع اطلاعات مهیا میکند.
پشتیبانی از قالبهای متنوع اسناد با مدل دادهای
برای مدیریت اسناد با ساختارهای متفاوت، نرمافزار اسناد از مدل دادهای استفاده میکند که به سازمانها امکان میدهد قالبهای اختصاصی خود را طراحی و اضافه کنند. این ویژگی باعث میشود اسناد با فرمتها و ساختارهای مختلف بهدرستی مدیریت شوند و در عین حال انعطافپذیری بالایی برای توسعه یا تغییر قالبها در آینده وجود داشته باشد.
امنیت اسناد
برای حفاظت از اطلاعات حساس، این سامانه با مکانیزمهای کنترل دسترسی چندلایه، امکان مدیریت دقیق مجوزها برای پوشهها و اسناد را فراهم میکند تا تنها افراد مجاز به بخشهای مشخصی از محتوای سازمان دسترسی داشته باشند. این رویکرد امنیت را در تمام سطوح حفظ کرده و در کنار سازماندهی منسجم، از بروز دسترسیهای ناخواسته و نفوذهای غیرمجاز جلوگیری میکند.
نمایش بیشتر
امکانات نرمافزار اسناد دیدگاه چارگون
دیجیتالسازی پیشرفته اسناد کاغذی
امکان اسکن و تبدیل اسناد به فرمتهای استاندارد مانند PDF جستوجوپذیر یا Excel، همراه با کنترل کیفیت و ورود دقیق اطلاعات توسط پیمانکاران متخصص.
یکپارچهسازی با سیستمهای دیگر
انتقال اسناد از سایر نرمافزارها بهصورت خودکار از طریق API یا دورهای با ورودی/خروجی فایل، برای ایجاد مخزن یکپارچه و بهروز.
ساختار پوشهبندی درختی چندسطحی
سازماندهی اسناد در پوشهها و زیرپوشههای قابلسفارشیسازی، با کنترل دقیق دسترسی به هر بخش و فایل.
قالبسازی با مدل دادهای
امکان طراحی و استفاده از قالبهای اختصاصی برای انواع اسناد با ساختارها و فرمتهای متفاوت در یک سیستم واحد.
مدیریت چرخه حیات سند
پشتیبانی کامل از تاریخ انقضا، نسخهگذاری، انتقال به بایگانی راکد و امحاء خودکار، برای نگهداری فقط اسناد معتبر.
ثبت مستقیم یا با گردش کار
ایجاد اسناد بهصورت سریع یا از طریق فرآیند چندمرحلهای با تأیید و بازبینی، متناسب با پیچیدگی کار.
اتصال به سایر نرمافزارهای دیدگاه
امکان انتخاب و فراخوانی یا پیوستکردن اسناد بین نرمافزارهای مختلف دیدگاه مانند مکاتبات، جلسات و پرسنلی.
نسخه موبایل برای دسترسی سریع
ارائه اپلیکیشن موبایل برای مشاهده، جستوجو و دریافت اسناد در هر زمان و مکان، مناسب برای مدیران و کارکنان دورکار.
قابلیت ساخت Data Warehouse اختصاصی
ایجاد مخزن دادهای اختصاصی و امن برای هر سازمان، با ذخیرهسازی متمرکز و ساختیافته همه اطلاعات اسناد و امکان تهیه گزارشهای BI بر اساس دادههای واقعی و بهروز.
بهرهگیری از هوش مصنوعی AI
تحلیل هوشمند دادههای اسناد با استفاده از فناوری AI برای بهبود جستوجو، دستهبندی و استخراج اطلاعات ارزشمند.
مدیریت مستندات؛ بدون نیاز به سرور در نرم افزار ابری آوات رایگان شروع کنید
مدیریت چرخه حیات اسناد
مدیریت بازه اعتبار اسناد (تاریخ انقضا)
بسیاری از اسناد تنها برای مدت مشخصی اعتبار دارند. در این نرمافزار میتوان تاریخ انقضای سند را هنگام ثبت یا از طریق الگو تعیین کرد. با رسیدن این تاریخ، سند بهصورت خودکار از چرخه انتشار خارج میشود یا هشدار لازم به مدیر مسئول ارسال خواهد شد. این قابلیت تضمین میکند که کاربران همواره به محتوای معتبر و بهروز دسترسی داشته باشند.
نسخهگذاری اسناد
هر زمان که لازم باشد سندی بازبینی، اصلاح یا بهروزرسانی شود، قابلیت نسخهگذاری این امکان را فراهم میکند. این کار میتواند بهصورت مستقیم یا از طریق گردش پیشسند انجام شود. نسخههای قبلی در تاریخچه باقی میمانند و در هر زمان میتوان نسخه اصلی را برای انتشار انتخاب کرد. این ویژگی باعث میشود فرایند اصلاح و انتشار اسناد در سازمان ساختاریافته، شفاف و مطابق با ضوابط انجام شود.
بایگانی راکد
برخی اسناد ممکن است دیگر در فرایندهای جاری سازمان کاربردی نداشته باشند، اما همچنان نگهداری آنها برای سوابق ضروری باشد. این اسناد پس از پایان اعتبار میتوانند به «بایگانی راکد» منتقل شوند. در این حالت، سند از دسترس عملیاتی خارج شده و تنها در بایگانی قابل مشاهده است. این قابلیت، آرشیوی دقیق و قابلاعتماد ایجاد میکند و از تداخل اسناد غیرجاری با اسناد فعال جلوگیری میکند.
امحاء اسناد
امحاء، آخرین گام در چرخه حیات سند است و زمانی بهکار میرود که نگهداری سند دیگر ضرورتی ندارد. تاریخ امحاء میتواند هنگام ثبت سند یا از طریق الگوی از پیش تعیینشده مشخص شود. با رسیدن این تاریخ، سند بهطور خودکار از چرخه انتشار خارج شده یا با ارسال هشدار به مدیر مربوطه، فرآیند حذف آن آغاز میشود. این قابلیت، حجم اطلاعات غیرضروری را کاهش داده و فضای اطلاعاتی سازمان را همواره بهینه و سازمانیافته نگه میدارد.
خدمات استقرار و پشتیبانی
چارگون، با رویکردی همراهانه در استقرار نرمافزار، تجربهای روان و بدون پیچیدگی را برای مشتریان فراهم میکند. از آغاز کار تا بهرهبرداری کامل، تیم چارگون در هر مرحله در کنار سازمانها ایستاده است تا مطمئن شود نرمافزار بهدرستی در خدمت اهداف و نیازهای آنها قرار گیرد. پس از استقرار، پشتیبانی چارگون همواره با ارائه پاسخهای سریع و خدمات بیوقفه ادامه دارد. این تعهد به همراهی و اطمینان خاطر، فضایی ایجاد میکند که مشتریان بتوانند با آرامش بر توسعه و بهبود سازمان خود تمرکز کنند.
ارتباط نرمافزار اسناد دیدگاه با سایر نرمافزارها
نرمافزار مکاتبات اداری
نامههای ثبتشده در «مکاتبات» میتوانند به سند رسمی در «اسناد» تبدیل و بهعنوان پیوست استفاده شوند.
نرمافزار جلسات
صورتجلسههای ثبتشده در «جلسات» میتوانند به سند رسمی در «اسناد» تبدیل و در بایگانی ذخیره شوند.
نرمافزار پرسنلی
احکام پرسنلی به سند رسمی در «اسناد» تبدیل و بایگانی میشوند.
نرمافزار BPMS
خروجی فرآیندهای BPMS به سند رسمی در «اسناد» تبدیل و ثبت میشوند.
برای یک انتخاب هوشمندانه، همه جوانب را بررسی کنید
چه خدماتی پس از تهیه نرم افزار اسناد ارائه میشود؟
پس از تهیه نرمافزار، تیم پشتیبانی چارگون خدماتی شامل نصب و راهاندازی، آموزش کاربران، پشتیبانی فنی و بهروزرسانیهای دورهای نرمافزار را ارائه میدهد.
چگونه میتوانم با تیم پشتیبانی چارگون تماس بگیرم؟
میتوانید از طریق شماره تماس، ایمیل یا پورتال پشتیبانی آنلاین با تیم پشتیبانی چارگون در ارتباط باشید.
فرآیند استقرار نرم افزار اسناد چگونه است؟
فرآیند استقرار شامل مراحل تحلیل نیازها، طراحی و پیادهسازی نرمافزار، تست و ارزیابی و نهایتاً آموزش کاربران و تحویل نهایی است.
چه مدت زمانی برای استقرار نرم افزار اسناد نیاز است؟
مدت زمان استقرار بستگی به پیچیدگی و حجم نیازهای سازمان دارد، اما معمولاً بین چند هفته تا چند ماه متغیر است.
آیا نرم افزار اسناد با سیستمهای دیگر قابل یکپارچهسازی است؟
بله، این نرم افزار قابلیت یکپارچهسازی با نرم افزار جلسات، مکاتبات اداری و... را دارد و میتواند با سیستمهای موجود در سازمان شما هماهنگ شود.