اهمیت نرم افزار حسابداری مالی نکته‌ای است که مدیران کسب و کارها بر آن تاکید دارند. حدود 53 درصد از مدیران عامل و مدیران ارشد مالی مشاغل کوچک در ایالات متحده، به شدت به ادغام نرم افزار حسابداری در عملیات مالی و تجاری خود نیاز دارند. براساس این پژوهش در دنیای نرم افزار و فناوری، هر کسب و کاری در جست‌وجوی نرم افزار حسابداری مالی یکپارچه است که بتواند تمامی عملیات حسابداری خود را به نحو احسن مدیریت کند.
طبق آمار به اشتراک گذاشته شده توسط متخصصان امور مالی در ایالات متحده، پنج مزیت قابل توجه از ادغام نرم افزار حسابداری مالی در عملیات حسابداری وجود دارد که به موارد زیر منجر می‌شود:
- اجتناب از خطاهای دستی پرهزینه تا 44٪
- بهبود تصمیمات و عملیات مدیریت جریان نقدی تا 31٪
- ردیابی متمرکز فاکتورها و داده‌ها 38٪ افزایش یافته است
- فناوری سیستماتیک و کارآمد که منجر به وقت آزاد برای حسابدار شد
- بهبود گزارش‌گیری و ردیابی لحظه‌ای فاکتور و پرداخت‌ها تا 65٪
علاوه بر آن، بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک نیز اشاره کردند که نرم افزار حسابداری مالی به دلیل ویژگی‌های تعبیه شده آن که استفاده از نرم افزار را آسان می‌کند، راه‌حل یکپارچه‌ای را برای صاحبان مشاغل ارائه می‌دهد.
نرم افزار حسابداری مالی برای یک کسب و کار کوچک چه می‌کند؟
نرم افزار حسابداری امکانات متعددی مانند مدیریت امور مالی کسب و کار و ردیابی حساب‌های دریافتنی و پرداختنی برای مدیران فراهم می‌کند. درک سودآوری به‌طور واضح و آماده‌سازی برای فصل مالیاتی صاحبان مشاغل کوچک از قابلیت‌های هم این سامانه است. بسترهای نرم‌افزاری امروزه امکانات بسیار زیادی برای مدیریت فرایندهای کسب و کارها در ابعاد کوچک و متوسط فراهم می‌کنند. با این حال مشاغل کوچک زمان کافی برای ردیابی صورت‌حساب‌ها و پرداخت‌ها، مدیریت عملیات نقدی یا تطبیق تفاوت‌های حسابرسی ندارند.
با پیشرفت زمان و رشد تجارت، حسابداری بسیار پیچیده‌تر می‌شود. به همین دلیل است که کسب و کارهای کوچک به راه‌حل حسابداری یک مرحله‌ای نیاز دارند که بتواند کلیه عملیات حسابداری آنها را به صورت روان، دقیق و کارآمد انجام دهد. بر اساس قابلیت‌ها، امکانات و محدوده قیمت، نرم افزارهای حسابداری مختلفی برای کسب و کارهای کوچک موجود است. پارامترهای اساسی که به صاحب کسب و کار کمک می‌کند تا نرم افزار حسابداری را انتخاب کند، نوع صنعت و تعداد کارکنانی است که با آنها کار می‌کنند.
همچنین به کسب و کارهای کوچک توصیه می‌شود در مورد نرم افزار حسابداری شرکتی مورد نظرشان تحقیق کنند. بررسی این نرم‌افزارها بر اساس هزینه، سهولت استفاده، مقیاس‌پذیری، ادغام و ویژگی‌ها به انتخاب بهتر کمک می‌کند. بسیاری از نرم افزارهای حسابداری انعطاف‌پذیر هستند و سبک کسب و کار را شکل می‌دهند. این سیستم‌ها گزارش‌های دقیقی را در صورت نیاز ارائه می‌کنند.
از آنجایی که نرم‌افزار حسابداری می‌تواند گستره‌ای از مزایای بی‌پایان را فراهم کند، ایجاد درک درستی از عملیات و عملکردهای آن برای مشاغل کوچک نیز بسیار مهم است. در این مقاله، به نقش مهم نرم افزارهای حسابداری در انجام وظایف حسابرسی و فعالیت‌های مالی کسب و کارهای کوچک می‌پردازیم.
نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری ابزار یا راه‌حلی است که توسط حسابداران، متخصصان حسابرسی و صاحبان مشاغل کوچک برای پردازش تراکنش‌های مالی و مدیریت حساب‌ها استفاده می‌شود. این نرم افزار به شما کمک می‌کند جریان پول را ثبت و وضعیت مالی کسب و کار را بررسی کنید. چنین سیستمی شامل بخش‌ها و ماژول‌های مختلفی است. این ماژول‌ها به بخش‌های خاص فرآیند حسابرسی می‌پردازد و وظایفش را بر اساس آن انجام می‌دهد.
ماژول‌های اصلی را می‌توان به صورت زیر توصیف کرد:
- دفتر کل برای ثبت و طبقه‌بندی معامله در سوابق شرکت‌ها
- حساب‌های دریافتنی برای تمام پولی که هنوز از بدهکاران در تجارت دریافت نشده است
- حساب‌های پرداختنی برای تمام پولی که تجارت به طلبکار بدهکار است و هنوز پرداخت نشده است
- سفارش خرید برای نگه داشتن سابقه تمام سفارشات موجودی در کسب و کار
- سفارش فروش برای ثبت تمام سفارشات دریافت شده توسط مشتریان در تجارت
- حسابداری برای نگهداری پرونده از کلیه پرداخت‌ها و مجموعه‌های پرداخت‌شده و کسب‌شده توسط تجارت
علاوه بر ماژول‌های اصلی، نرم افزار حسابداری مالی از امکانات دیگری نیز ارائه می‌دهد که می‌توانند بر اساس نیاز و مشخصات تجاری شما اضافه شوند. این ماژول‌ها را می‌توان به صورت زیر طبقه‌بندی کرد:
- ارزیابی گزارش‌ها: برای چاپ داده‌های مالی بر اساس بخش‌های مختلف کسب و کار
- حقوق و دستمزد: برای پیگیری حقوق و دستمزد کارکنان و مالیات‌های مربوطه
- حسابرسی هزینه‌ها: برای رسیدگی به هزینه‌های مربوط به فعالیت‌های کارمند
چرا کسب و کارهای کوچک به نرم افزار حسابداری مالی نیاز دارند؟
هر کسب و کار کوچک به صورت روزمره به چندین مورد برای مدیریت و تکمیل فعالیت‌هایش نیاز دارد. از خرید تا فروش، امور مالی گرفته تا حسابداری، وظایف بسیاری در انتظار صاحب یک کسب و کار کوچک است. در این بین، یادداشت ریز جزئیات برای آنها غیرممکن می‌شود، به ویژه در حسابداری، جایی که هر معامله نقش مهمی در مدیریت عملیات تجاری ایفا می‌کند.
به همین دلیل است که نیاز به نرم افزار حسابداری مطرح می‌شود چرا که به شما کمک می‌کند تا در زمان صرفه‌جویی کنید و وظایف حسابداری را بدون خطا، دقیق و کارآمد انجام دهید.
در اینجا نگاهی به پنج نکته می‌اندازیم که نیاز به نرم افزار حسابداری شرکتی را در کسب‌وکارهای کوچک ایجاد می‌کند و به شما نشان می‌دهد که چگونه می‌توانید با توجه به جنبه‌های مختلف در زمان، کار و هزینه صرفه‌جویی کنید:
- غلبه بر سوابق دستی
- سهولت در حفظ معاملات
- تهیه گزارش و صورت‌های مالی
- طبقه‌بندی هزینه‌ها و درآمدها
- افزایش کارآیی
غلبه بر فعالیت‌های دستی
نرم افزار حسابداری مالی با وارد کردن مستقیم داده‌ها و تراکنش‌ها به شما کمک می‌کند بر فعالیت‌های دستی غلبه کنید. همچنین به شما این امکان را می‌دهد که روزانه به‌روزرسانی همه تراکنش‌ها و یک داشبورد به‌روز شده را دریافت کنید که در زمان واقعی به معیارهای مهم شما نگاه می‌کند.
سهولت در حفظ معاملات
نرم افزار حسابداری به شما کمک می‌کند تا از ویژگی فید بانک برای اتصال حساب‌های بانک تجاری و کارت اعتباری خود استفاده کنید. به جای کپی و انتقال داده‌ها از یک صفحه گسترده به یک صفحه گسترده دیگر، همه اطلاعات تراکنش را در یک جا دریافت می‌کنید. علاوه بر این، شما همچنین متوجه می‌شوید که چه چیزی هزینه می‌شود و چه چیزی وارد کسب‌وکار می‌شود و از کجا می‌توانید به همه اطلاعات دسترسی داشته باشید.
تهیه گزارش و صورت‌های مالی
نرم افزار حسابداری می‌تواند به شما کمک کند تا گزارش‌ها و صورت‌های مالی مختلف ایجاد کنید چرا که صاحبان مشاغل کوچک برای توسعه و پیشرفت در آینده کاریشان به درخواست سرمایه از سرمایه‌گذاران نیاز دارند.
تهیه صورت سود و زیان و ترازنامه به صورت دستی خسته‌کننده است. با این حال، با نرم افزار حسابداری، می‌توانید اطلاعات دقیقی به دست آورید و فعالیت تراکنش‌های ماه‌ها و سال‌های قبل را با ماه‌های فعلی خود بر اساس رشد، روند فروش و سایر معیارهای کلیدی خود مقایسه کنید. نرم افزار حسابداری مالی همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا تصمیمات مالی آگاهانه و عملی مناسب برای تجارت‌تان بگیرید.
طبقه‌بندی هزینه‌ها و درآمدها
نرم افزار حسابداری با طبقه‌بندی هزینه‌ها و برنامه‌ریزی صورت‌حساب‌ها، چه نیاز به پرداخت آنلاین، چه از طریق چک، کارت اعتباری یا نقدی، شتاب را حفظ می‌کند.
این امر باعث صرفه‌جویی در زمان در مدیریت گردش‌های پولی حسابتان می‌شود. همچنین با استفاده از نرم افزار حسابداری، شما می‌توانید پرداخت‌های خود را که به صورت نقدی / چک دریافت کرده‌اید ثبت کنید، بر اساس تاریخ فاکتورهایتان را ایجاد و ارسال و اعلان‌ها را دریافت کنید تا چیزی را از دست ندهید.
کارایی را افزایش می‌دهد
با خلاصه کردن تمام نیازها، نرم افزار حسابداری به شما کمک می‌کند تا کارهای خسته‌کننده و تکراری حسابداری را خودکار کنید تا دقت داده‌ها افزایش یابد و حسابداری شما را کارآمد و بدون خطا نگه دارد. با سپردن تمام کارهای خود به نرم افزار حسابداری، می‌توانید روی کارهای مهم‌تری که نیاز به توجه بی‌دریغ شما دارند تمرکز کنید.
به‌طور کلی، نرم افزار حسابداری درست‌ترین کار را برای صاحبان مشاغل کوچک انجام می‌دهد تا آنها حساب‌ها و هزینه‌ها را ردیابی کنند، برای مالیات آماده شوند و تمام امور مالی را زیر نظر داشته باشند.
نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک چه ویژگی‌های برجسته‌ای دارد؟
اکنون که با چیستی نرم افزار حسابداری آشنا شده‌ایم و اینکه چرا کسب و کارهای کوچک به آن نیاز دارند، دانستن طیف گسترده‌ای از فعالیت‌های نرم افزار حسابداری برای ثبت تصویر مالی کل کسب و کار بسیار مهم است. در اینجا به هفت ویژگی برتر نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک نگاهی می‌اندازیم:
- دفتر کل
- حساب‌های پرداختنی و دریافتنی
- ویژگی پیوندهای بانکی
- ویژگی آشتی
- ویژگی حقوق و دستمزد کارکنان، مدیریت زمان و هزینه
- ویژگی صورت‌های درآمد
- مدیریت موجودی
دفتر کل
نرم افزار حسابداری مالی یک پلتفرم کاربردی برای ارائه و مدیریت تمام نیازهای حسابداری شما فراهم می‌کند. شما با استفاده از این نرم افزار می‌توانید تراکنش‌های وارد شده به دفتر کل را در زمان واقعی به‌روزرسانی و مشاهده کنید، از جمله درآمد، دستمزد، هزینه، دارایی‌ها، بدهی و حقوق صاحبان سهام.
حساب‌های پرداختنی و دریافتنی
نرم افزار حسابداری به شما کمک می‌کند تا پرداخت‌ها به فروشندگان و بستانکاران را ردیابی، دسته‌بندی و خودکار کنید. این ویژگی به شما امکان می‌دهد تا زمان‌بندی ایجاد کنید و فاکتورها را بر اساس تاریخ‌ها و یادآوری‌های خودکار مشتری برای پرداخت‌های دیرهنگام پیگیری و سفارشی کنید. همچنین به شما کمک می‌کند تا برای پرداخت‌های فاکتوری طلبکاران، یادآوری ایجاد کنید تا هیچ مهلتی را از دست ندهید.
قابلیت پیوندهای بانکی
یکی دیگر از ویژگی‌هایی که نرم‌افزار حسابداری به کسب‌وکار ارائه می‌کند، پیوند دادن حساب بانکی کسب‌وکار برای پیگیری و انجام پرداخت‌ها در زمان موعد است. همچنین می‌تواند داده‌های مالی مورد نیاز برای انجام اهداف تجاری مختلف را وارد کند.
ویژگی تطبیق و اصلاح
تطبیق ویژگی مهمی است که نرم افزار حسابداری در اختیار کسب و کار قرار می‌دهد. هنگام مقایسه سوابق داخلی مؤسسات یا منابع مالی، هر گونه تفاوت را می‌توان بر اساس پول خرج شده تطبیق داد.
حقوق و دستمزد کارکنان، ویژگی مدیریت زمان و هزینه
نرم افزار حسابداری مالی به شما این امکان را می‌دهد تا مدیریت کارمندان در رابطه با محاسبه دستمزد متغیری که به آنها بدهکار هستید، را در دست بگیرید. همچنین انواع مختلف برنامه‌های پرداختی که یک کسب و کار دنبال می‌کند و کل غرامت را تنظیم کنید.
ویژگی صورت‌های درآمد
نرم افزار حسابداری تهیه کلیه صورت‌های مربوط به حسابرسی از جمله صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد را بر عهده دارد. همچنین، اگر کسب و کار کوچک شما نیاز به یک صورت‌حساب سفارشی بر اساس تعداد روز، ماه یا سال خاص دارد، نرم افزار حسابداری به شما کمک می‌کند.
مدیریت موجودی
اگر شما یک کسب‌وکار کوچک هستید که با محصولات سروکار دارید، ویژگی مدیریت موجودی نرم افزار حسابداری واقعاً از بسیاری جهات به هدف شما کمک می‌کند. به کمک این نرم افزار همچنین می‌توانید همه چیز را از ردیابی سطوح و روند موجودی تا ثبت سفارش خودکار و سفارش مجدد اقلام انجام دهید.
نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک چه وظایف مهمی را انجام می‌دهد؟
نرم افزار حسابداری مالی به عنوان یک “ابزار شگفت‌انگیز” برای مشاغل کوچک عمل می‌کند. کارکردهای زیر را می‌توان به عنوان هدف اصلی وجود نرم افزار حسابداری و اینکه این نرم افزار چه هدفی را برای مشاغل کوچک انجام می‌دهد ذکر کرد. در اینجا نگاهی به شش عملکرد یا نقش کلیدی نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک می‌اندازیم:
- مدیریت خودکار دفتر حساب
- دسترسی در هر زمان و هر مکان
- مدیریت حساب‌های دریافتنی و پرداختنی
- مدیریت خرید و فروش انعطاف‌پذیر
- پشتیبانی استانداردهای جهانی حسابداری
- سهولت در بودجه‌بندی و پیش‌بینی
مدیریت خودکار دفتر حساب
نرم افزار حسابداری دقت کامل را از ابتدا تا انتها تضمین می‌کند و ورود دستی داده‌ها را به حداقل می‌رساند. در مقابل، باعث افزایش کارایی دفتر حساب می‌شود. نقش نرم افزار حسابداری کشف ویژگی‌ها و درک رفتار شما برای ارائه نتایج واقعی بدون هیچ زحمتی است.
در نتیجه، ورود دستی داده‌ها را به حداقل می‌رساند و با کمک مدیریت خودکار دفتر حساب، کسب و کارهای کوچک می‌توانند کاملاً به نرم افزار حسابداری تکیه و بر وظایف اصلی خود تمرکز کنند.
دسترسی در هر زمان و هر مکان
مانند هر سازمان بزرگی، هر کسب‌وکار کوچک نیز مشتاق است که کسب‌وکار خود را به صورت تصاعدی گسترش دهد. برای دستیابی به این هدف، آنها تمایل دارند با سرمایه‌گذاران و سهامداران زیادی ملاقات کنند که ممکن است نیاز به دسترسی به داده‌ها و سوابق شرکت داشته باشند. اگر جلسات در داخل شرکت باشد، سوابق به راحتی قابل دسترسی هستند.
اما ممکن است موارد متعددی وجود داشته باشد که شما نیاز به دسترسی به این اطلاعات در دفتر خود داشته باشید و ممکن است در آن لحظه دچار وحشت شوید. به همین دلیل است که دسترسی از راه دور به داده‌ها ضروری شده است و نرم افزار حسابداری این قابلیت دسترسی از راه دور را در اختیار شما قرار می‌دهد تا اطلاعات مورد نظر را به دست آورید.
علاوه بر این، نرم افزار حسابداری همچنین به شما کمک می‌کند تا کنترل‌های خاصی را بر اساس مشخصات کاربران تعریف کنید تا از هر نوع نقض داده جلوگیری کنید.
مدیریت حساب‌های دریافتنی و پرداختنی
حساب‌های دریافتنی و پرداختنی بخش مهمی از فرآیند حسابداری را تشکیل می‌دهند. این چرخه در طول سال تکرار و تکرار می‌شود. حساب‌های دریافتنی به مبلغی اطلاق می‌شود که یک شرکت حق دارد از بدهکاران خود دریافت کند و حساب‌های پرداختنی به مبلغی اطلاق می‌شود که شرکت باید به طلبکاران خود بپردازد.
از آنجایی که هر دو اصطلاح در زمینه خرید و فروش اعتباری کالا و خدمات استفاده می‌شود، مدیریت کل آن به بخش مهمی از هر کسب و کار کوچک تبدیل می‌شود. با کمک نرم افزار حسابداری، مدیریت بدهی و بدهکاران راحت‌تر می‌شود، این نرم افزار می‌تواند جریان نقدی شما را در حد مطلوب نگه دارد و حساب‌های دریافتنی و پرداختنی را به صورت دقیق مدیریت کند.
نرم افزار حسابداری مالی همچنین به شما کمک می‌کند فاکتورها و حقوق پرداختی را به ترتیب زمانی ردیابی کنید و اعلان‌ها را به افراد مربوطه ارسال کنید، که باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه برای کارمندانی می‌شود که قبلاً این کارها را به صورت دستی انجام می‌دادند.
مدیریت خرید و فروش انعطاف‌پذیر
هر کسب و کار کوچک متفاوت از دیگری است! نرم افزار حسابداری به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا ویژگی‌ها را بر اساس نیازهای خود پیکربندی کنند و فرآیند تراکنش یکپارچه را ایجاد کنند.
نرم افزار حسابداری به کسب و کارها این امکان را می‌دهد تا برنامه خود را مطابق با نیازشان سفارشی کنند و نرم افزار دقیق “طراحی شده برای شما” را در اختیارشان قرار دهند.
کسب‌وکارهای کوچک از این مزایا استفاده می‌کنند و به حداکثر سطحی می‌رسند که راه‌حل‌های نرم‌افزاری خاص و دقیق را در اختیارشان قرار می‌دهد.
پشتیبانی استانداردهای حسابداری جهانی
نرم افزار حسابداری مالی دارای ویژگی‌هایی است که در بازار جهانی و مطابق با استانداردهای جهانی حسابداری مالی قابل قبول است. صرف نظر از ارز، انطباق یا زبان، نرم افزار حسابداری عملکردی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بر اساس نیازهای تجاری خود بسازید.
تمام اقدامات خاص طبق قانون کشور انجام می‌دهد و به شما انعطاف‌پذیری می‌دهد تا گزینه‌های سفارشی را برای انتخاب یک زبان از پیش تعریف شده بر اساس مناسب بودن ارائه دهید.
سهولت در بودجه‌بندی و پیش‌بینی
بودجه‌بندی و پیش‌بینی، عملکرد مهم دیگری در سیستم حسابداری است که عملکرد مالی سال جاری کسب‌وکارهای کوچک را محاسبه و تفسیر می‌کند.
بر اساس نتایج فعلی، کسب‌وکارهای کوچک در موقعیتی هستند که بودجه سال آینده را تخمین بزنند، که به آنها کمک می‌کند تا اهداف فروش عملی و خوش‌بینانه خود را تعیین کنند.