نرم افزار حسابداری که استفاده می‌کنید، بیشتر از آنچه فکر می‌کنید اهمیت دارد. نرم‌افزار مناسب به شما کمک می‌کند، داده‌های مالی مهم در کسب‌وکارتان را ردیابی کنید، حساب مالیات‌هایتان را داشته باشید و به موقع به کارمندان خود پرداخت کنید.
انتخاب نرم‌افزار نادرست می‌تواند شما را به عقب براند و رشد طولانی‌مدت شما را محدود کند. چه خودتان حسابداری را مدیریت کنید و چه شخصی را استخدام کنید تا این کار را برای شما انجام دهد، برای رشد در کنار کسب‌وکارتان به یک راه‌حل انعطاف‌پذیر نیاز دارید.
نرم افزار حسابداری چیست؟
سیستم حسابداری برنامه‌ای است که به صاحبان مشاغل، حسابداران و حسابرسان کمک می‌کند تا تراکنش‌های مالی یک شرکت را مدیریت کنند. یک نرم‌افزار مناسب حسابداری کار ردیابی، سازماندهی و تجزیه و تحلیل داده‌های مالی را آسان‌تر می‌کند.
ویژگی‌ها و سطح سفارشی‌سازی برنامه حسابداری مالی به کسب‌وکار شما و نوع نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید بستگی دارد. کسب‌وکارها و مشاغل کوچک ممکن است بتوانند از راه‌حل‌های کلی و یکسان استفاده کنند، در حالی که سازمان‌های دولتی احتمالاً به سیستم پیچیده‌تری نیاز خواهند داشت.
نرم افزار حسابداری چگونه می‌تواند به کسب‌وکار شما کمک کند؟
نرم افزار حسابداری شرکتی مناسب می‌تواند فرآیندهای تجاری‌تان را ساده و شما را برای فصل مالیات آماده کند. اگر مطمئن نیستید که کسب‌وکار شما به برنامه حسابداری نیاز دارد یا نه، در این مقاله شما را راهنمایی می‌کنیم:
- امور مالی کسب‌وکار را خودکار کنید. سیستم حسابداری می‌تواند به شما کمک کند امور مالی کسب‌وکار خود را خودکار کنید و خطای انسانی را که با وارد کردن دستی داده‌ها به وجود می‌آید حذف کنید.
- از هر کجا به داده‌های خود دسترسی داشته باشید. با نرم افزار مبتنی بر ابر، تا زمانی که اتصال Wi-Fi داشته باشید، می‌توانید از هر جایی به داده‌های مالی خود دسترسی داشته باشید.
- جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات. برنامه حسابداری مبتنی بر فضای ابری به‌طور منظم از اطلاعات شما نسخه پشتیبان تهیه می‌کند، بنابراین شما هرگز نگران از دست دادن داده‌ها نباشید.
- یکپارچه شدن با نرم افزارهای دیگر. اکثر نرم افزارهای حسابداری با نرم افزارهای محبوب دیگر، مانند برنامه‌هایی برای ردیابی هزینه‌ها و نرم افزارهای CRM، ادغام می‌شوند.
- مالیات خود را ثبت کنید. سیستم حسابداری مناسب، ثبت مالیات سه ماهه و سالانه را آسان‌تر می‌کند. از نرم افزار برای همکاری با حسابدار خود و پیگیری میزان بدهی کسب‌وکارتان استفاده کنید.
بهترین نرم افزار حسابداری که باید در نظر گرفته شود
همان‌طور که انواع مختلف برنامه حسابداری را بررسی می‌کنید، به سرعت متوجه خواهید شد که بهترین سیستم حسابداری وجود ندارد. اما انواع خاصی از نرم‌افزارهای حسابداری نسبت به سایرین برای کسب‌وکار شما مناسب‌تر خواهند بود.
ویژگی‌های نرم افزار حسابداری
هر نرم‌افزاری که استفاده می‌کنید باید شامل ویژگی‌های اساسی حسابداری مانند دفتر کل، تطبیق حساب‌ها، حساب‌های پرداختنی و حساب‌های دریافتنی باشد. بیایید در ادامه به ویژگی‌های دیگری که می‌توانید از یک سیستم حسابداری انتظار داشته باشید، نگاهی می‌اندازیم.
– صورت‌حساب
صورت‌حساب برای اکثر کسب‌وکارها یک عنصر اصلی است، بنابراین یکی از ویژگی‌هایی است که اکثر نرم افزارهای حسابداری ارائه می‌دهند. یک فاکتور اصلی باید اطلاعات مشتری، مبلغ بدهی و تاریخ سررسید را مشخص کند.
علاوه بر این، برخی از نرم‌افزارها ویژگی‌های پیشرفته صورت‌حساب زیر را ارائه می‌دهند:
- امکان ایجاد فاکتورهای نشان‌دار با استفاده از لوگو، رنگ‌ها و فونت‌های شرکت شما
- گزینه‌های پرداخت متعدد، مانند کارت‌های اعتباری، کارت‌های نقدی، پی‌پال و چک‌های الکترونیکی
- یادآوری پرداخت خودکار در صورت تأخیر مشتری در پرداخت
- امکان شارژ مشتریان به ارز خانگی آنها
- امکان تنظیم پرداخت مکرر برای مشتریانی که دارای قرارداد هستند
– فرایند پرداخت
سیستم حسابداری شما باید راهی آسان برای پرداخت آنلاین مشتریان فراهم کند. اکثر نرم افزارها به مشتریان اجازه می‌دهند با اسکن یک کد QR یا کلیک کردن روی یک دکمه، پرداخت را انجام دهند.
باید گزینه‌ای برای تنظیم پرداخت‌های مکرر به صورت هفتگی یا ماهانه برای مشتریان دائمی وجود داشته باشد. پس از اینکه مشتری پرداخت کرد، نرم‌افزار شما باید به‌طور خودکار این پرداخت را ردیابی و تطبیق دهد.
به علاوه، این نرم‌افزار باید مشاهده گزارش‌های دقیق در مورد پرداخت‌های مشتری را برای شما آسان کند. این گزارش‌ها به شما کمک می‌کند بفهمید که مشتریانتان ترجیح می‌دهند چگونه پرداخت کنند و سایر روندهای پرداخت را بشناسند.
– مدیریت حقوق و دستمزد
وقتی نوبت به اجرای حقوق و دستمزد می‌رسد، نیازهای شرکت‌ها به تعداد کارمندان و انواع مزایایی که ارائه می‌دهند بستگی دارد. به‌طور کلی، نرم‌افزاری که استفاده می‌کنید باید محاسبه کند که چه میزان به کارمندان خود بدهکار هستید، چند نفر کارمند ساعتی دارید، چند نفر کارمند حقوق‌بگیر دارید و یا ترکیبی از این دو.
نرم‌افزار باید فرایندهای مختلف پرداخت، غرامت و مزایا را مدیریت کند. بیشتر کارمندان ترجیح می‌دهند چک‌هایشان به‌طور خودکار به حساب بانکی‌شان واریز شود، بنابراین هر نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید باید پرداخت سپرده‌های مستقیم کارمندانتان را انجام دهد. این نرم‌افزار همچنین باید مالیات‌ها را محاسبه کرده و فرم‌های مربوطه را گزارش دهد. این فرایند از طریق یکپارچه شدن با نرم افزار حقوق و دستمزد نیز امکان‌پذیر است و با سرعت و راحتی بیشتری انجام می‌گیرد.
– حساب‌های پرداختنی
به عنوان یک صاحب کسب‌وکار، باید هزینه‌های خود و میزان بدهی کسب‌وکارتان به فروشندگان و تأمین‌کنندگان را پیگیری کنید. سیستم حسابداری مناسب با ویژگی‌های صورت‌حساب، سفارشات خرید و توانایی پرداخت فاکتورهای فروشنده به شما کمک می‌کند تا این کار را انجام دهید.
– ERP
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) یک ویژگی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند اطلاعات را جمع‌آوری و سازماندهی کنند تا بتوانند کارآمدتر عمل کنند. این نرم افزار از عملیات حسابداری، تولید، بازاریابی و منابع انسانی پشتیبانی می‌کند.
ERP (Enterprise Resource Planning) یک راه‌حل واحد برای مدیریت بخش‌ها و فرآیندهای مختلف در کسب‌وکار شما ارائه می‌دهد. این ویژگی به شرکت‌های بزرگ‌تر کمک می‌کند تا واحد‌ها را تجزیه و تقسیم‌بندی کنند و شفافیت را افزایش دهند.
– مدیریت موجودی
اگر کسب‌وکار شما کالا و محصولات می‌فروشد، باید موجودی خود را پیگیری کنید. ویژگی ردیابی موجودی می‌تواند سطوح موجودی را کنترل کند و به شما بگوید که چه زمانی باید اقلام خاص را دوباره سفارش دهید.
نرم افزار حسابداری همچنین می‌تواند اطلاعات مربوط به هر یک از محصولات شما را ردیابی کند. این امر شامل SKUها، تصاویر محصول، قیمت و مقدار می‌شود.
همچنین می‌توانید از برنامه حسابداری برای ایجاد لیست قیمت‌های سفارشی استفاده کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید به مشتریانی که محصولات شما را به صورت عمده سفارش می‌دهند، تخفیف بدهید.
هزینه نرم افزار حسابداری چقدر است؟
قیمت ماهانه یا سالانه سیستم حسابداری شما به اندازه کسب‌وکار شما، تعداد کاربرانی که نیاز به دسترسی دارند و سطح سفارشی‌سازی مورد نیاز بستگی دارد. به عنوان مثال، اگر شما یک فرد انفرادی یا صاحب کسب‌وکار کوچک هستید، برنامه حسابداری می‌تواند هزینه بسیار کمتری در ماه برایتان داشته باشد. همچنین ممکن است از نرم افزاری بهره‌مند شوید که یک نسخه رایگان با عملکرد محدود ارائه می‌دهد.
از سوی دیگر، شرکت‌های بزرگ‌تر با نیازهای حسابداری پیچیده‌تر ناچارند برای یک نرم افزار حسابداری با کارآیی بالاتر و بهتر، هزینه بیشتری را پرداخت کنند.
همچنین باید برای هر کاربری که به سیستم حسابداری مورداستفاده‌تان اضافه می‌کنید، هزینه پرداخت کنید. از آنجایی که برنامه حسابداری تنها در صورتی مفید است که کارکنان شما بدانند چگونه از آن استفاده کنند، ممکن است لازم باشد برای آموزش کارکنان خود نیز هزینه اضافی بپردازید.
چگونه نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب‌وکار خود را انتخاب کنید
سیستم حسابداری شما عملکرد مالی کسب‌وکارتان را ردیابی می‌کند، بنابراین با دقت انتخاب کنید. در ادامه چند نکته وجود دارد که باید هنگام انتخاب نرم افزار مناسب حسابداری در نظر داشته باشید.
– یکپارچه‌سازی بانک‌ها
قبل از سرمایه‌گذاری در برنامه حسابداری، مطمئن شوید که با حساب بانکی شما یکپارچه شده است. اگر نرم‌افزار با حساب بانکی شما سازگار باشد، به‌طور خودکار تراکنش‌های جدید را دانلود می‌کند و در وقت شما صرفه‌جویی می‌کند.
– نیازهای کسب‌وکار شما
هنگامی که در حال ارزیابی روش حسابداری به‌خصوص حسابداری تعهدی هستید، ابتدا نیازهای کسب‌وکار خود را در نظر بگیرید. یک فریلنسر بدون کارمند نیازهای متفاوتی نسبت به یک کسب‌وکار چند صد میلیون تومانی دارد، بنابراین اندازه کسب‌وکار خود را در نظر بگیرید.
به دنبال نرم‌افزاری باشید که برای صنعت خاص شما نیز طراحی شده باشد. برای مثال، نرم افزار حسابداری مالی چارگون نشان داده است که به دلیل ویژگی‌های پیشرفته صورت‌حساب، گزینه‌ای عالی برای کسب‌وکارهای بزرگ است. برخی از نرم‌افزارها نیز برای شرکت‌هایی در صنایع تولیدی، خرده‌فروشی یا رستوران طراحی شده‌اند.
– بودجه کسب‌وکار
در نظر بگیرید که چقدر می‌توانید برای نرم افزار حسابداری هزینه کنید. خوشبختانه، بسیاری از نرم افزارها، به‌ویژه راه‌حل‌های مبتنی بر ابر، مقرون‌به‌صرفه هستند و می‌توانند تقریباً هر بودجه‌ای را پوشش دهند. بسیاری از نرم افزارها با یک آزمایش رایگان ارائه می‌شوند تا بتوانید این احساس را داشته باشید که آیا این برنامه برای کسب‌وکار شما مناسب است یا نه.
– نرم افزار مبتنی بر ابر
ایده خوبی است که از نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر استفاده کنید. نرم افزارهای مبتنی بر ابر را می‌توان از هر مکانی در دسترس داشته باشید و از امنیت داخلی زیادی برای جلوگیری از از دست رفتن داده‌ها برخوردارند. به علاوه، نرم‌افزار مبتنی بر ابر معمولاً ارزان‌تر است، زیرا نیازی به پرداخت هزینه اولیه یا سرورهای اضافی برای نگهداری داده‌های خود ندارید.
– راحتی در استفاده
اگر یک حسابدار برای مدیریت امور مالی کسب‌وکار خود استخدام می‌کنید، سهولت استفاده ممکن است برای شما مهم نباشد. اما اگر به تنهایی کار حسابداری را انجام می‌دهید، یک برنامه حسابداری می‌خواهید که از نظر بصری مناسب و برای استفاده آسان باشد.
البته ممکن است در ابتدا منحنی یادگیری وجود داشته باشد، بنابراین به دنبال شرکت‌هایی باشید که آموزش و پشتیبانی بیشتری ارائه می‌دهند. سایت چارگون برای آموزش نحوه استفاده از نرم افزار حسابداری مالی خود همواره آماده خدمت به مشتریانش است.
– مقیاس‌پذیری
اگر در حال حاضر نیازهای تجاری محدودی دارید، برنامه حسابداری رایگان یا کم‌هزینه ممکن است برای شرکت شما خوب کار کند. اما مهم است که هنگام انتخاب برنامه حسابداری نگاهی بلندمدت به کسب‌وکار خود داشته باشید. به جای انتخاب ارزان‌ترین نرم‌افزار ممکن، به دنبال گزینه‌ای مقیاس‌پذیر باشید.
مزایا و معایب نرم افزار حسابداری
در ادامه چند فاکتور ضروری برای ارزیابی سیستم حسابداری آورده شده است.
مزایا
دقت: هر زمان که به وارد کردن دستی داده‌ها اعتماد کنید، احتمال خطای انسانی وجود دارد. سیستم حسابداری به بانک شما متصل می‌شود و معمولاً تراکنش‌های شما را به صورت خودکار دسته‌بندی می‌کند. این ویژگی به اطمینان از دقت در سوابق مالی شما کمک می‌کند.
خودکارسازی: یکی از مهم‌ترین مزایای برنامه حسابداری این است که به شما امکان می‌دهد امور مالی خود را خودکار کنید. با استفاده از هوش مصنوعی، این نرم‌افزار می‌تواند معاملات را ثبت و تطبیق دهد و گزارش‌های مالی تهیه کند. این امر کارهای تکراری را حذف می‌کند، بنابراین شما می‌توانید روی سایر جنبه‌های کسب‌وکار خود تمرکز کنید.
هزینه نسبتاً کم: استخدام یک حسابدار می‌تواند گران باشد، اما اکثر نرم افزارهای حسابداری مقرون به صرفه هستند. در برخی موارد، یک راه‌حل رایگان ممکن است نیازهای شما را برآورده کند. اگر به روشی کم‌هزینه برای پیگیری امور مالی کسب‌وکار خود نیاز دارید، پیدا کردن برنامه حسابداری مناسب مکانی عالی برای شروع است.
صورت‌حساب ساده: اگر به شدت به صورت‌حساب مشتریان متکی هستید، سیستم حسابداری مناسب می‌تواند در زمان صرفه‌جویی کند. به عنوان مثال، نرم افزار حسابداری چارگون به شما امکان می‌دهد در عرض چند دقیقه صورت‌حساب ایجاد و حتی یادآورهای پرداخت خودکار را تنظیم کنید.
همکاری: اکثر برنامه‌های حسابداری به شما امکان دسترسی خارجی به حسابدار خود را می‌دهند. این امر باعث صرفه‌جویی در زمان فصل مالیات می‌شود و پرداخت مالیات‌ها را در طول سال برای شما آسان‌تر می‌کند.
معایب
مشکلات فنی: برای اکثر مردم، بزرگ‌ترین نقطه ضعف در برخورد با برنامه‌های کامپیوتری، مسائل فنی گاه به گاه است. به همین دلیل استفاده از نرم‌افزارهای مبتنی بر ابر که می‌توانید از هر جایی به آن دسترسی داشته باشید، ایده خوبی است. حتی اگر مشکلی در لپ‌تاپ شما وجود داشته باشد، همچنان می‌توانید به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشید.
پتانسیل کلاهبرداری: نرم افزارهای مبتنی بر فضای ابری مزایای زیادی دارند، اما فرصت‌های بیشتری را برای هکرها فراهم می‌کنند. اگر مراقب نباشید، هکرها ممکن است فرصتی برای دسترسی به اطلاعات مالی کسب‌وکار شما داشته باشند. کارمندانی که دسترسی دارند نیز می‌توانند اطلاعات حساس یا پول را قبل از اینکه متوجه شوید، سرقت کنند.
سخن آخر
هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، مانند هر چیز دیگری، نکات مثبت و منفی وجود دارد. با این حال، برنامه حسابداری می‌تواند دقت مالی و دیده شدن کسب‌وکار شما را بهبود ببخشد و می‌تواند زمان شما را برای کارهای خلاقانه و سودآورتر آزاد کند.