افزایش حجم اسناد و عملیات مالی، کوچک‌ترین خطا را به ریسک بزرگ و دردسر برای حسابرسی تبدیل میکند. مدیریت سنتی بودجه با فرایندهای دستی و پراکنده، شفافیت و پاسخ‌گویی را سخت و تهیه گزارش‌ها را زمان‌بر میکند. نرمافزار بودجه و اعتبارات دیدگاه چارگون تمام مراحل مهم بودجه، از موافقتنامه و تخصیص تا تأمین اعتبار و دریافت وجه و گزارش‌گیری را کاملاً سیستمی، ساده و قابل رهگیری میکند.
گاهی نبود تصویر دقیق از وضعیت بودجه، تصمیم‌های مالی را دشوار و پراشتباه میکند. این نرمافزار با ارائه گزارشهای جامع و تحلیلی به شما قدرت سیاست‌گذاری مالی هدفمند، اصلاح روند مصرف و تصمیم‌گیری آگاهانه را میدهد.
شفافیت مالی خواسته همه است؛ اما در سازمان‌های بزرگ، همواره ثبت و رهگیری دقیق عملیات و اعتبارها به مانعی جدی بدل میشود. چارگون تمام عملیات بودجهای و اعتباری را متمرکز، قابل ردگیری و بر پایه استانداردهای حسابداری تعهدی ثبت میکند تا هیچ نقطه کوری باقی نماند.
در فرایندهای مالی، ورود دستی اطلاعات و پردازش غیرسیستمی، منبع اصلی خطا و اتلاف زمان است. این نرمافزار، اسناد حسابداری را خودکار صادر میکند، ورود اطلاعات را یکپارچه و داده‌های تکراری را حذف میکند تا سرعت و دقت در ثبت مالی به بالاترین حد برسد.
یکی از نگرانی‌های همیشگی بخش مالی، اشتباه در انتخاب ردیف اعتبار و ثبت هزینه است. با چارگون، مکانیزم‌های هوشمند و خط اعتباری کنترل‌شده، از خطاهای انسانی و مغایرت‌های بودجهای تا حد زیادی پیشگیری و امنیت عملکرد مالی تضمین میشود.
تهیه سوابق مصرف و تخصیص اعتبار برای مراجع رسمی، فرصتی برای اثبات شفافیت اما معمولاً چالشی جدی است. این نرمافزار گزارشهای مصوب و تفصیلی را به سرعت استخراج کرده و سوابق را دقیقاً مطابق استانداردهای نهادهای نظارتی ارائه میدهد.
حساسیت داده‌های مالی و دغدغه افشای ناخواسته اطلاعات، همیشه وجود دارد. با قابلیت تعریف دقیق سطوح دسترسی براساس نقش، عملیات و پارامترهای سازمانی، امنیت داده‌ها افزایش یافته و اشتراک‌گذاری ناخواسته اطلاعات عملاً ناممکن میشود.
ثبات ساختار بودجهای در کنار نیاز به تغییرات و اصلاح، دغدغه هر سازمان اقتصادی است. تعریف ساختار چندسطحی برای برنامهها، طرحها و فصل‌های هزینه به شکل منعطف و متناسب با واقعیت هر مجموعه، باعث میشود سازگاری با شرایط جدید به راحتی انجام شود.
نبود اطلاعات به‌روز در مورد مانده اعتبار، گاهی هزینه‌های غیرمجاز و چالش‌های پاسخ‌گویی ایجاد میکند. این نرمافزار، با پایش لحظه‌ای مصرف، هشدار عبور از سقف اعتبار و گزارش‌گیری از محل مصرف، کنترل مالی را همیشه در دسترس نگه می‌دارد.
تیم چارگون، با تجربه پیاده‌سازی در سازمان‌های متنوع، در تمامی مراحل استقرار کنار شماست تا ساختاری بهینه و متناسب با فرایندها طراحی و راه‌اندازی شود؛ تا از همان روز اول، بالاترین بهره‌وری و ارزش افزوده مالی را تجربه کنید.
در این نرمافزار می‌توان ساختار بودجهای را دقیقاً بر اساس استانداردهای سازمان برنامه و بودجه و نیازهای داخلی هر مجموعه تعریف کرد. هزینه‌ها و اعتبارات به تفکیک جاری و تملک، برنامه و طرح، فعالیت و پروژه، فصل هزینه، سرمایه، ردیف بودجه و دیگر پارامترها، در یک ساختار پویا و انعطاف‌پذیر دسته‌بندی می‌شوند. امکان تعریف پارامترها به‌صورت یک‌سطحی یا چندسطحی، دقت تخصیص اعتبار، سهولت گزارش‌گیری و بهبود پاسخ‌گویی به مراجع نظارتی را تضمین میکند.
این نرمافزار تمام رویدادها و عملیات‌های اعتباری، از موافقت‌نامه‌ها تا تخصیص اعتبار، تأمین اعتبار، پرداخت و ثبت تعهدات قطعی یا غیرقطعی را در یک محیط پویا و قابل رهگیری ذخیره میکند. با قابلیت تعریف پارامترها و انواع عملیات مالی، سازمان میتواند ساختار اختصاصی خود را طراحی و تمام سوابق مالی را دقیق و منظم نگهداری کند. این رویکرد، ردیابی و تطبیق داده‌ها را ساده‌تر میکند.
نرمافزار با کنترل لحظه‌ای مانده اعتبار و ثبت تغییرات، جلوی مصرف بیش از سقف مصوب را میگیرد. در صورت فراتر رفتن هزینه یا تأمین اعتبار از بودجه پیش‌بینی‌شده، سیستم هشدار داده یا روند را متوقف میکند. این قابلیت، امنیت مالی سازمان را تقویت و انطباق با الزامات حسابرسی را حفظ میکند.
اسناد حسابداری مربوط به رویدادهای بودجهای بر اساس الگوهای قابل تنظیم به‌طور خودکار صادر می‌شوند. این فرآیند، ورود مجدد داده‌ها و خطاهای انسانی را کاهش میدهد، زمان پردازش را کوتاه میکند و صحت ثبت اسناد مالی را تضمین میکند. کارشناسان مالی نیز می‌توانند زمان بیشتری را صرف تحلیل و گزارش‌گیری کنند.
اعتبارات مصوب به واحدهای زیرمجموعه ابلاغ و مبالغ تخصیص‌یافته همراه با عملکرد مصرف به‌طور کامل ثبت میشود. گزارشهای تجمعی و تفصیلی تنها با چند کلیک و بدون ابزار جانبی تهیه شده و وضعیت هر بخش به روشنی در اختیار مدیران قرار میگیرد. این شفافیت، پایش و تصمیم‌گیری را بهبود میدهد.
کاربران می‌توانند فیلدهای اطلاعاتی ویژه خود را برای هر پارامتر یا عملیات اعتباری تعریف و ذخیره کنند. این انعطاف، امکان ثبت داده‌های خاص و تخصصی را فراهم کرده و تحلیل و مستندسازی دقیق‌تر اطلاعات را امکان‌پذیر میکند. نتیجه آن، گزارش‌گیری هوشمند و پاسخ‌گویی سریع‌تر به مراجع نظارتی است.
دسترسی هم‌زمان به مانده بودجه و اعتبارات در هر محل، همراه با تولید گزارشهای مصوب یا سفارشی، روند تحلیل و پاسخ‌گویی را سریع و دقیق میکند. این ابزار، اطلاعات را به تفکیک واحد، نوع هزینه یا محل اعتبار ارائه داده و تصمیم‌سازی را ساده میکند.
با ایجاد ارتباط منطقی بین پارامترهای بودجهای و نمایش مسیرهای مجاز تأمین اعتبار، این قابلیت احتمال انتخاب اشتباه محل بودجه را کاهش میدهد. نتیجه آن، جلوگیری از مغایرت‌های هزینه‌ای و رعایت کامل الزامات مالی است.
امکان تعریف دقیق سطوح دسترسی بر اساس نقش کاربر، نوع عملیات و پارامترهای سازمانی، امنیت داده‌های اعتباری را تضمین میکند. این کنترل، از خطاهای ثبت، دسترسی غیرمجاز و مغایرت عملکردی جلوگیری میکند و عملیات را دقیق و ایمن نگه می‌دارد.
خیلی وقت‌ها بودجهای که اول سال برنامه‌ریزی میشود، تا آخر سال یا به‌صورت کامل خرج نمیشود یا دقیقاً مشخص نیست چطور مصرف شده است. نبود یک تصویر شفاف از مانده اعتبار جاری، برنامه‌ریزی دقیق مالی را سخت و تصمیم‌گیری درباره هزینه‌ها را دچار ابهام میکند.
داشبورد مانده اعتبار جاری مصرف‌نشده راهی برای داشتن یک نمای واضح و لحظه‌ای از وضعیت اعتبارهای نقدی سازمان است. این داشبورد به مدیران این فرصت را میدهد تا دقیقاً بدانند چقدر بودجه در اختیار دارند و در کدام بخش‌ها هنوز مصرف نشده است. استفاده از داشبورد باعث میشود همیشه بتوان روند خرج بودجه را کنترل کرد، خرج‌های غیرضروری را کاهش داد و در ماه‌های پایانی سال هم هیچ فرصت مالی از دست نرود. با این نگاه، روند برنامه‌ریزی مالی پیوسته ساده‌تر و مطمئن‌تر خواهد بود.
در پروژه‌های عمرانی یا خرید تجهیزات بزرگ، همیشه بخشی از اعتبارها جا می‌ماند یا مصرف نمیشود و گاهی مدیران از وضعیت آن بی‌خبر می‌مانند. این موضوع میتواند جلوی عملیاتی شدن پروژه‌های مهم را بگیرد یا زمان‌بندی اجرای طرحها را با مشکل مواجه کند.
داشبورد مانده اعتبار تملک مصرف‌نشده کمک میکند همیشه وضعیت اعتبارهای باقی‌مانده مربوط به پروژه‌ها را به شکلی شفاف و لحظه‌ای بررسی کنید. وقتی اطلاعات کافی و واضح جلو چشم مدیران باشد، اولویت‌دهی پروژه‌ها ساده‌تر میشود و می‌توان به‌سرعت درباره اختصاص اعتبار برای هر بخش تصمیم گرفت. این داشبورد کمک میکند جلوی هدررفت بودجه گرفته شود، منابع بهتر استفاده شوند و پروژه‌های کلیدی در زمان مناسب به نتیجه برسند.
در بخش مالی سازمان، همیشه یکپارچه نبودن اطلاعات تعهدات مالی باعث میشود مدیران برای برنامه‌ریزی دچار سردرگمی شوند. اگر داده دقیق از حجم تعهدات و محل مصرف آن‌ها وجود نداشته باشد، احتمال خرج شدن منابع در بخش‌های کم‌اهمیت و از دست رفتن فرصت‌های مهم زیاد میشود.
داشبورد تحلیل مبالغ موافقتنامه جاری این مشکل را حل میکند و وضعیت همه تعهدات مالی را به‌طور شفاف و قابل پیگیری نشان میدهد. این داشبورد کمک میکند مدیران به‌راحتی تحلیل کنند که منابع به کجا تخصیص داده شده و چقدر از آن هنوز پایدار مانده است. با این ابزار، تصمیم‌گیری درباره هزینه‌کردها و پیش‌بینی دقیق‌تر آینده مالی سازمان ممکن میشود و مدیریت مالی با اطمینان بالاتری انجام میگیرد.
در اجرای پروژه‌های عمرانی یا خرید دارایی، کمبود اطلاعات شفاف درباره میزان تعهدات مالی مشکلات زیادی به همراه دارد. گاهی تصمیم‌گیری برای ادامه یا توقف پروژه‌ها به دلیل ناقص بودن اطلاعات دچار مشکل میشود و زمان و هزینه اضافه به سازمان تحمیل خواهد شد.
داشبورد تحلیل مبالغ موافقتنامه تملک امکان مشاهده دقیق تعهدات مالی ثبت‌شده در هر پروژه عمرانی و دارایی را در هر لحظه در اختیار مدیران می‌گذارد. با این داشبورد، ارزیابی روند مصرف اعتبارات و تخصیص منابع به پروژه‌ها سرعت میگیرد و سازمان میتواند با خیال راحت‌تر منابع را جابه‌جا کند یا درباره اجرای پروژه‌های جدید تصمیم بگیرد. همین باعث میشود جلوی وقفه یا تأخیرهای مالی گرفته شود و روند توسعه عمرانی سازمان با نظم و شفافیت بیشتری دنبال شود.
گاهی پیش می‌آید که بخش زیادی از بودجه تخصیص‌یافته یا خرج نشده یا در برنامه مناسب هزینه نشده است و همین باعث عقب افتادن کارهای اصلی میشود. نبود اطلاعات لحظه‌ای درباره میزان بودجه مصرف‌شده و باقی‌مانده، کنترل مالی برنامهها را سخت میکند و توزیع درست منابع با مشکل روبه‌رو میشود.
داشبورد تحلیل مبالغ تخصیص‌یافته جاری، امکان مشاهده دقیق وضعیت هزینه‌کرد هر برنامه را فراهم میکند و می‌توان در یک نگاه فهمید چه بخشی از بودجه مصرف شده و چه میزان هنوز باقی مانده است. این داشبورد به مدیران فرصت میدهد تصمیمات مالی مهم را دقیق‌تر و راحت‌تر بگیرند، خرج‌های بی‌برنامه را کنترل کنند و روند اجرای برنامه‌های کلیدی را بهبود دهند. به این شکل، فرایند مدیریت بودجه هدفمندتر پیش می‌رود و مانع از هدررفت منابع میشود.
پیاده‌سازی نرمافزار با یک تیم مجرب، براساس شناخت واقعیت‌های عملیاتی هر سازمان انجام میشود. تحلیل دقیق نیازها و ساختار، مشاوره تخصصی و پیشنهاد بهترین مدل اجرا و سپس آموزش جامع کاربرها تا بهره‌برداری کامل نرمافزار در دستور کار قرار دارد. پشتیبانی فنی و مشاوره‌ای دائمی پس از استقرار تضمین میکند هر گونه چالش یا نیاز جدید با سرعت و دقت پاسخ داده شود و نرمافزار همواره در بالاترین سطح عملکرد باقی بماند.
انتقال مستقیم داده‌های حقوق به نرمافزار بودجه برای تأمین اعتبار حقوق و مزایا
هماهنگ‌سازی فرآیند خرید با بخش اعتبارات، تضمین تأمین صحیح اعتبار قبل از انجام معامله
ثبت و کنترل قراردادها در ارتباط کامل با بودجه
دریافت خودکار اطلاعات رویدادهای بودجهای و صدور اسناد حسابداری مرتبط به‌صورت سیستمی
اتصال نامه‌ها و درخواست‌های مالی (مانند موافقتنامه یا تأمین اعتبار) به سوابق بودجهای