بودجه‌بندی صرفاً متعادل کردن هزینه‌های شما با درآمد شماست. اگر درآمد و هزینه تعادل نداشته باشند و شما بیشتر از آنچه که پول دارید خرج کنید، برایتان مشکل ایجاد خواهد شد. بسیاری از مردم و سازمان‌ها متوجه نمی‌شوند که بیشتر از درآمدشان خرج می‌کنند. این باعث می‌شود که هر سال به تدریج بودجه و اعتبارات آنها دچار کمبود شود و در پرداخت هزینه‌های خود با مشکل روبه‌رو شوند.
[aparat id=’rbhlmx9′]
اگر برای انجام همه کارهایی که می‌خواهید انجام دهید پول کافی ندارید، می‌توانید از این فرآیند برنامه‌ریزی برای اولویت‌بندی هزینه‌های خود استفاده کنید. به این ترتیب پول خود را بر روی مواردی متمرکز می‌کنید که برای شما مهم‌تر هستند.
تعریف بودجه و اعتبارات چیست؟
برای پاسخ به سؤال بودجه چیست، باید بگوییم بودجه برآوردی از درآمد و هزینه‌ها در یک دوره زمانی مشخص در آینده است و معمولاً به صورت دوره‌ای تنظیم و ارزیابی می‌شود. بودجه را می‌توان برای یک فرد، گروهی از مردم، یک تجارت، یک دولت یا تقریباً هر چیز دیگری که پول می‌آورد و خرج می‌کند تهیه کرد.
به مقدار پولی که برای هر موضوع تعیین می‌شود میزان اعتبار آن می‌گویند. ایجاد این برنامه هزینه به شما امکان می‌دهد از قبل تعیین کنید که آیا برای انجام کارهایی که باید انجام دهید یا می‌خواهید انجام دهید پول کافی خواهید داشت یا خیر. زمانی که یک شرکت یا سازمان بودجه‌بندی خود را به درستی انجام دهد، می‌تواند برنامه‌ریزی کند و مطمئن شود که درآمدی برای جبران هزینه‌ها دارد.
چرا بودجه‌بندی مهم است؟
بعد از پاسخ به سؤال بودجه چیست، به چرایی اهمیت آن می‌پردازیم. از آن جایی که بودجه‌بندی به شما این امکان را می‌دهد که برای پول خود یک برنامه هزینه ایجاد کنید، تضمین می‌کند که همیشه پول کافی برای چیزهایی که نیاز دارید و چیزهایی که برای شما مهم هستند در اختیار داشته باشید. تمام شرکت‌ها و سازمان‌ها دارای چندین موضوع هزینه هستند که باید به طور مداوم پرداخت کنند – روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی، سالانه یا موارد دیگر – تا اهداف خود را محقق نموده و مأموریت خود را انجام دهند.
بودجه برای اطمینان از پرداخت این هزینه‌ها مهم است و با رعایت آن سازمان می‌تواند از هرگونه بدهی بیشتر جلوگیری کند. علاوه بر این، بودجه‌بندی می‌تواند به شما کمک کند تصمیمات مالی بهتری بگیرید. برای شرایط اضطراری آماده شوید، از بدهی خارج شوید و از همه مهم‌تر روی اهداف بلندمدت مالی خود متمرکز بمانید.
دلایل اهمیت بودجه‌ریزی
دلایل متعددی برای اهمیت بودجه و بودجه‌ریزی وجود دارد، دلیل اصلی این کار اما ریشه در علم اقتصاد دارد. بحث بودجه از گذشته تاکنون با پول، منابع مالی و نحوه هزینه‌کرد آن مرتبط بوده و در فهم بهتر فرآیندهای اقتصادی نقش به‌سزایی ایفا کرده است. با این وجود، علاوه بر این جنبه‌ها، دلایل دیگری نیز برای تدوین بودجه وجود دارند که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:
– تخصیص منابع کمیاب
یکی از اولین آموزه‌های علم اقتصاد بحث کمیابی منابع از یک طرف و نامحدود بودن نیازها از طرف دیگر است. تخصیص بهینه منابع به نیازهای بی‌پایان با هدف کسب حداکثر رضایت، از مفاهیم بنیادی این علم به حساب می‌آید.
این اصل، از مدیریت دخل و خرج در زندگی شخصی گرفته تا برنامه‌ریزی مالی شرکت‌ها و دولت، همواره اعتبار خود را حفظ کرده است. هرچند این موضوع یکی از دلایل اصلی برای تدوین بودجه است، اما این توانایی بودجه‌ریزی به این معنا است که چگونه منابع کمیاب به نحوی تخصیص یابند تا هم اولویت‌ها در نظر گرفته شود و هم اهداف مورد نظر با کیفیت مطلوب محقق شوند.
– برنامه‌ریزی
یکی از وظایف اساسی بودجه‌ریزی است که شامل تدوین برنامه‌ها و اهداف بلندمدت، کوتاه‌مدت و میان‌مدت می‌شود. در این فرآیند، برای هر هدف و برنامه خاص، منابع مشخصی در نظر گرفته می‌شود و سپس روند پیشرفت برنامه به دقت رصد و پایش می‌گردد. در سطح دولت یا سازمان‌ها معمولاً برنامه‌ریزی براساس دوره یک ساله اجرا می‌شود. این بازه‌های زمانی می‌تواند شش ماهه، سه ماهه یا حتی یک ماهه و کمتر از آن نیز باشد.
– نظارت
تدوین بودجه باعث می‌شود به شیوه‌ای بهتر و قابل اندازه‌گیری‌تر میزان دستیابی به شاخص‌های عملیاتی و بلندمدت را رصد و ارزیابی کنیم. این فرآیند نظارت به ما کمک می‌کند تا در طول اجرای برنامه‌ها، نقاط انحراف از برنامه را سریعاً شناسایی و برای رفع و بهبود آنها اقدام نماییم. با تدوین بودجه به شیوه‌ای مناسب، می‌توان بهترین نظارت را بر روند اجرای برنامه‌ها داشت.
– هماهنگی
تدوین بودجه به ایجاد هماهنگی بین اجزاء و ساختار یک برنامه کمک بزرگی می‌کند. این کار همچنین باعث هم‌راستا شدن اهداف فردی و گروهی و در یک کلام، ایجاد وحدت در فرماندهی می‌شود. این ویژگی به‌ویژه در بودجه‌های دولتی از اهمیت بالایی برخوردار است.
– ارزیابی نتایج
برای ارزیابی نتایج وضعیت پیشرفت پروژه‌ها و برنامه‌ها، لازم است یک برنامه زمانی مشخص و بودجه‌ای تدوین شود. برنامه‌ریزی و تدوین بودجه تا حد زیادی این امکان را فراهم می‌کنند که میزان دستیابی به اهداف و شاخص‌های تعیین شده را به دقت مورد بررسی قرار داده و عملکرد را سنجید.
نقش نرم افزار بودجه و اعتبارات در مدیریت هزینه‌های سازمانی
نرم‌افزار بودجه و اعتبارات در واقع ابزاری برای مدیریت هزینه‌های سازمانی است که می‌تواند به حفظ بودجه شما از خطاهای انسانی کمک کند.
با افزایش موضوعات هزینه‌ای سازمان و ردیف‌های بودجه‌ای که به هر موضوع اختصاص داده شده است. همچنین به واسطه درخواست‌های زیادی که در طول یک دوره مالی برای پرداخت به واحد اعتبارات سازمان ارسال می‌شود، مدیریت هزینه کار دشواری می‌شود. بسیار مشاهده شده بودجه‌ای که برای موضوعی خاص اختصاص یافته بوده به دلیل اشتباه انسانی صرف موضوع دیگری شده است. نهایتاً سازمان برای تأمین هزینه‌های مربوط به آن موضوع با مشکل روبه‌رو شده است. یک نرم‌افزار مناسب به شما کمک می‌کند تا بتوانید گزارشات دقیق و در لحظه از نحوه عملکرد بودجه‌تان تهیه نموده و در راستای آن تصمیم‌گیری‌های بهتری داشته باشید.
امکانات شاخص نرم افزار اعتبارات در سازمانهای دولتی چیست؟
این نرم‌افزار هم در سازمانهای دولتی و هم خصوصی کاربرد دارد. در سازمانهای دولتی این مفاهیم پیچیده‌تر است. آنها هر ساله موافقت‌نامه‌ای را با دولت به تصویب می‌رسانند که می‌توانند در نرم افزار اعتبارات ما موافقت‌نامه‌های خود را برای هر سال مالی تعریف کرده و از آن تأمین اعتبار داشته باشند. همچنین اگر در یک دوره مالی این موافقت‌نامه دستخوش تغییر شود می‌توانند اصلاحیه‌های مربوطه را در آن ثبت نموده و محل‌های اعتباری خودشان را تغییر دهند.
از آنجایی که دولت باید مدیریت بودجه انجام دهد و کمبود بودجه‌های خود را مدیریت کند لذا تخصیص اعتبار معمولاً به صورت دوره‌ای برای سازمان‌ها انجام می‌شود. سازمانهای دولتی می‌توانند میزان تخصیص‌های هر دوره خود را در نرم افزار اعتبارات ثبت نمایند. ثبت درخواست وجه‌ها و دریافت وجه‌هایی که سازمان در فواصل زمانی مختلف دارد نیز امکان‌پذیر است و می‌توانند در سیستم اعتبارات دیدگاه آنها را متناسب با اینکه از چه برنامه و چه فصلی و چه محل اعتباری هستند، ثبت نمایند.
مزیت‌های نرم افزار بودجه و اعتبارات چارگون
سازمان‌ها در سیستم ما می‌توانند عملیات تأمین اعتبار خود را انجام دهند. بابت تنخواه‌ها، پیش‌پرداخت‌ها، علی‌الحساب‌ها یا هزینه‌های قطعی که در طول یک دوره مالی صورت می‌گیرد تأمین اعتبار داشته باشند و آنها را تعهد پرداخت نموده و یا در زمان سررسید پرداخت، می‌توانند آنها را از محل تعهد شده تأمین اعتبار کنند. همه‌ی این موارد بخشی از گام‌های اصلی هستند که در یک سیستم اعتبارات می‌تواند ثبت شود که هم برای بودجه هزینه‌ای و هم بودجه سرمایه‌ای قابل استفاده است.
قابلیت اصلی این سیستم این است که به سازمان این امکان را می‌دهد که مدیریت مانده اعتبار داشته باشد. اگر سازمان در محل اعتباری بیش از حد مصوب در حال هزینه کردن است هشدار می‌دهد که در این محل اعتبار بیشتر از این مقدار نمی‌توانید مصرف داشته باشید و مسئول اعتبارات را از منفی شدن اعتبار آگاه می‌سازد تا اقدامات لازم را به انجام رساند.
گزارشاتی که می‌توان به صورت کاملاً سفارشی شده برای هر سازمانی تعریف شود از دیگر مزایای این نرم‌افزار است. این گزارشات در بررسی عملکرد نسبت به منابع، برنامه‌ها، فصولات و مراکز هزینه و نهایتاً گرفتن تصمیمات مدیریتی بسیار اهمیت دارند.
زیرسیستم‌های نرم افزار بودجه و اعتبارات چارگون
در خصوص زیرسیستم‌های نرم‌افزار اعتبارات چارگون می‌توان به دو ماژول عاملین مالی و درآمد اشاره نمود. ماژول عاملین که معمولاً در دستگاه‌های دولتی وجود دارد جهت مدیریت فرآیند پرداخت تنخواه به عامل و همچنین فرآیند تسویه تنخواه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
معمولاً در سازمانهای بزرگ یا سازمانی‌هایی که از نظر جغرافیایی پراکندگی دارند افرادی به عنوان عامل مالی تعیین می‌شوند. آنها از ستاد تنخواه گرفته و از آن جهت تأمین هزینه‌های حوزه تحت پوشش خود استفاده می‌نمایند. عاملین وظیفه دارند تنخواه‌های دریافتی خود را با ارائه اسناد هزینه با ستاد تسویه نمایند.
یک سازمان دولتی موظف است مطابق با بودجه مصوب هزینه‌های خود را انجام دهد. زمانی که تأمین اعتبارها توسط ستاد انجام می‌شود و ستاد خودش این مصرف را انجام می‌دهد این موضوع توسط ستاد کنترل می‌شود. اما زمانی که این وظیفه به عامل‌ها سپرده می‌شود این نگرانی وجود دارد که عامل تنخواه را در محل اشتباهی مصرف نماید.
ویژگی‌های زیرسیستم عاملین از راهکار حسابداری مالی دیدگاه
ما در نرم‌افزار عاملین سعی کردیم این دغدغه را به گونه‌ای پوشش دهیم که دقیقاً سازمان برای عاملش تعیین می‌کند که تنخواه برای چه محل اعتباری باید مصرف شود و تمام فصل‌ها، برنامه‌ها و جزئیات مصرف هزینه را برای عامل تعیین می‌کند و عامل موظف است دقیقا آن بودجه را برای همان محل مصرف کند و اسناد هزینه که می‌فرستد دقیقاً برای همان موضوعات هزینه باشند. در این سیستم عامل‌ها هزینه‌های خود را ثبت کرده و اسناد هزینه را به صورت سیستمی برای ستاد ارسال می‌کنند. یک گردش کار منظم بین عامل و ستاد تعریف می‌شود و چرخه پرداخت تنخواه و تسویه تنخواه در این نرم‌افزار مدیریت می‌شود. همچنین ارائه گزارشات لحظه‌ای از مصرف تنخواه و مانده تنخواه عاملین از دیگر مزیت‌های اصلی نرم افزار عاملین ما است.
نرم‌افزار درآمد از راهکار حسابداری مالی دیدگاه
نرم‌افزار بعدی که زیرمجموعه نرم‌افزار اعتبارات می‌شود نرم‌افزار درآمد است که درآمدهای سازمانی را مدیریت می‌کند. سازمان‌ها معمولاً با این مشکل روبه‌رو هستند که پول‌هایی در حسابشان واریز می‌شود که اطلاع ندارند از کجا و از سمت چه کسی واریز شده است. این بلاتکلیفی تا زمانی که واریزکننده اعلام واریزی داشته باشد برای سازمان وجود دارد.
ما سعی کردیم امکان تعریف شناسه واریز را در سیستم پیاده کنیم. سازمان‌ها می‌توانند شناسه واریز درآمدی خودشان را مطابق با الگوی موردنظر تعریف کنند. با اختصاص شناسه واریز به وصولی‌ها، سیستم می‌تواند بگوید این پرداخت توسط چه شخصی و برای چه موضوعی واریز شده. سازمان‌ها می‌توانند شناسایی درآمدهای خودشان را انجام دهند. همچنین می‌توانند در سیستم درآمدها پیش‌بینی اولیه درآمدشان را ثبت کنند. شناسایی درآمد و تحقق درآمدهای خود را در بازه‌های زمانی مختلف وارد نمایند و گزارش‌های درآمدی مورد نظر خود را داشته باشند و می‌توانند با پیش‌بینی خود مقایسه کنند.
ارتباط نرم افزار اعتبارات با سایر نرم‌افزارها
یکی از قابلیت‌های نرم افزار اعتبارات ما قابلیت اتصال آن با سیستم حقوق و دستمزد است. این امکان را می‌دهد که تأمین اعتبار سند حقوق را که یک کار بسیار پیچیده و زمان‌بر در سازمان است به راحتی انجام دهند. در نظام تعهدی صدور سند حقوق به واسطه این که آرتیکل های زیادی دارد و باید تمام محل‌های اعتباریش مشخص شود یک کار پیچیده است. ما با امکان تولید سند اتوماتیک که در نرم افزار اعتبارات داریم می‌توانیم بسته به محل اعتبار تعیین شده در اعتبارات به راحتی سند اتوماتیک برای حسابداری ارسال نماییم.
بخش دیگر بحث اتصال سیستم اعتبارات به سیستم خرید تدارکات و سیستم قراردادها است. هر سازمانی در طول دوره مالی قراردادها یا خریدهای متنوعی انجام می‌دهند که لازم است قبل از این که خرید انجام شود یا قراردادی بسته شود تعهدهای اولیه بابت تأمین اعتبار آن گرفته شود.
سیستم اعتبارات می‌تواند از طریق اتصال با سیستم قراردادها و خرید ابتدا بسته به نیاز سازمان یک خرید یا قرارداد را تعهد به پرداخت نماید. نهایتاً در زمانی که صورت وضعیت برای پرداخت دریافت می‌نماید آن هزینه‌ها را از محل تعهد شده تأمین اعتبار نماید.
[faq-schema id=”50096″]