اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS چه نسبتی با هم دارند؟

اهمیت توجه به نسبت اتوماسیون اداری با BPMS در انگیزه‌ای است که مدیران فناوری اطلاعات برای پوشش‌ حداکثری فرآیندهای سازمانی با روش‌های مکانیزه نرم‌افزاری دارند. در طول سه دهه رشد و توسعه فناوری اطلاعات اینکه اتوماسیون اداری چیست تعیین‌کننده امکانات نرم‌افزاری برای اتوماتیک کردن فرآیندهای سازمان‌ها بوده است.

توسعه فناوری امروز اما راهی به سوی مفاهیم هوشمندتر مانند هایپراتوماسیون گشوده که دستیابی به آن بدون توجه به اینکه نسبت اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS چیست؟ ممکن نیست.

اتوماسیون اداری چیست؟

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به پدیده‌ای آشنا در ساختار اداری شرکت‌ها و سازمان‌های ایرانی تبدیل شده‌اند؛ به طوری که انجام فرآیند مکاتبات سازمانی صرفاً از طریق کارتابل کاغذی نامه‌ها و بدون بهترین سیستم اتوماسیون اداری به تاریخ پیوسته است.

در روند توسعه‌ی سیستم‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی، اکنون توجه به سیستم BPMS و نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار با انگیزه‌ی پوشش‌ فرآیندهای سازمانی افزایش یافته است؛ به طوری که بحث درباره‌ی انتخاب میان اتوماسیون اداری یا سیستم BPMS در حوزه‌ی فعالان فناوری اطلاعات بسیار مطرح است و اظهارنظر‌های گوناگونی درباره‌ی آن می‌شود. در این مقاله تلاش کرده‌ایم تا با توضیح کارکردها و عملکرد هر یک از این سیستم‌ها، نسبت میان دو راهکار نرم‌‌افزاری یادشده را بررسی کنیم.

 سیستم اتوماسیون اداری چه کارکردی دارد؟

تأثیر اصلی و مهم اتوماسیون اداری در تحول سیستم اداری ایجاد فرآیندهای مکانیزه است. مکانیزه کردن سیستم اداری با جایگزینی فرآیندهای دستی در مکاتبات اداری، مصرف کاغذ را به صفر می‌رساند. این یعنی امکان مدیریت بهتر چرخه‌های اداری را فراهم می‌کند. ارجاع دستی و پستی کاملاً حذف می‌شود و این مسئله تسریع فرآیندهای کاری سازمان‌ها را به دنبال دارد. بایگانی‌های کاغذی در شرکت‌ها و سازمان‌ها حذف می‌شوند و تنها با چند کلیک ساده می‌توان به سابقه سال‌های گذشته دست پیدا کرد.

نرم‌افزارهایی که پیگیری فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری را به‌صورت مکانیزه فراهم می‌کنند، اتوماسیون اداری نامیده می‌شوند که اغلب با سیستم‌هایی چون دریافت و ارسال فکس، پیامک و ایمیل مرتبط هستند و سیستم کارتابل کاغذی و بایگانی را از امور روزمره‌ی اداری حذف کرده‌اند. برخی کارکرد‌های مهم این سیستم‌ها به شرح زیر است:

• تنظیم، ارسال و گردش نامه‌ها و مکاتبات مطابق دستورالعمل‌های اداری
• پیاده‌سازی معماری دبیرخانه‌های سازمانی و دفاتر اندیکاتور
• ایجاد محدوده‌ی دسترسی مطابق با قوانین اسناد محرمانه‌ی سازمانی

سیستم اتوماسیون اداری چارگون یکی از نخستین سیستم‌هایی بود که در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه طراحی و پیاده‌سازی شده است. این سیستم در سال 1378 به عنوان یکی از اولین نرم‌افزارهای سازمانی تحت وب کار خود را آغاز کرد.

تا قبل از آن زمان قریب به اتفاق سیستم‌های سازمانی و نرم افزارهای مالی اداری به صورت اپلیکیشن‌های ویندوزی در بازار ایران ارائه شده بود. به عبارت دیگر پیاده‌سازی یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، در اواخر دهه 70 تجربه جدیدی برای سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی به شمار می‌آمد.

همین تازگی در کنار دغدغه‌های امنیتی سازمان‌ها کار را برای تیم جوان چارگون سخت کرده بود. اما مزایای بی‌شمار فناوری‌های تحت وب در کنار ایده‌های خلاقانه برنامه‌نویسان دیدگاه، جایگاه سیستم اتوماسیون اداری چارگون را در حوزه فناوری اطلاعات کشور تثبیت کرد.

سیستم BPMS چیست و چه کارکردی دارد؟

 اهمیت نرم افزار BPMS و سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار یک رویکرد مدیریتی نوین به منظور همسوسازی فعالیت‌های سازمان برای جلب رضایت مشتری است و هدف آن بهبود مستمر فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شود. یک فرآیند کسب‌وکار شامل شبکه به‌هم پیوسته‌ای از فعالیت‌ها است که توسط مجریان مرتبط اجرا می‌شوند. برخی کارکردهای مهم سیستم BPMS شامل موارد زیر است:

• شناسایی فرآیندهای موجود سازمانی، بازمهندسی و طراحی فرآیند مطلوب برای پیاده‌سازی مکانیزه؛
• مدل‌سازی فرآیند با شناخت زوایای مختلف فرآیند بازمهندسی شده؛
• پیاده‌سازی فرآیند با انتخاب ابزارهای نرم‌افزاری مناسب برای اجرای مطلوب فرآیند؛
• نظارت و کنترل اجرای فرآیند.

تفاوت اتوماسیون اداری با BPMS چیست؟

اتوماسیون اداری برای بهبود تعاملات اداری و مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی به کار می‌رود. اتوماسیون اداری اغلب به عنوان یک مجموعه نرم افزاری ارائه می‌شود. این مجموعه معمولاً در همه رده‌های سازمانی از مدیران ارشد تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی و ارباب‌رجوع به طور جدی به کار می‌رود. ضریب نفوذ بالای نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها نشان‌دهنده اهمیت و کارایی بالای این سیستم در مکانیزه کردن روال‌های دستی و بهبود مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.

سیستم‌های اتوماسیون اداری مطابق با فرآیندهای ویژه‌ی مکاتبات اداری در سازمان‌های ایرانی توسعه داده شده‌اند و پیچیدگی‌ و حالت‌های خاص در فرآیند اداری این سازمان‌ها را پشتیبانی می‌کنند. این سیستم‌ها در شرایط خاصی مانند سازمان‌های زیرمجموعه‌، دبیرخانه‌های متعدد را به هم متصل می‌کنند و فرآیندهایی را که نقش‌های آن از قبل تعیین نشده است به شیوه‌ی کارآمدی پشتیبانی می‌‌کنند.

نرم افزار اتوماسیون اداری سازمان را از کارتابل کاغذی بی‌نیاز می‌کند؛ اما در مقابل این مزیت‌ها قابلیت گردش خودکار ندارد و اگر گیرندگان مراحل مختلف فرآیند در یک سازمان از قبل پیش‌بینی شده باشند، نرم افزار BPMS در آن سازمان عملکرد بهتری خواهد داشت. نرم افزار BPMS براساس ساختار فرآیندمحور خود و نیز ابزارهایی مانند فرم‌ساز و گزارش‌ساز، فرآیندهای خودکار اداری را راحت‌تر پوشش می‌دهد؛ ولی امکان پشتیبانی از فرآیندهایی را که نقش‌های مشخص ندارند، دارا نیست و با تغییر در ساختار یک فرآیند گاهی مدل‌های داده‌ای نیز تغییر خواهد کرد؛ لذا سازمان به تیمی تخصصی برای پیاده‌سازی فرآیندها نیاز خواهد داشت.

مسئله‌ی اصلی در عدم اقبال به بهره‌گیری از نرم افزار BPMS این است که از بُعد هزینه‌های مالی و منابع‌ انسانی، پیاده‌سازی ساختار کامل مکاتبات اداری براساس BPMS به ویژه در سازمان‌های بزرگ مقرون‌به‌صرفه نیست.

نرم افزار BPMS در سازمان‌های ایزومحور که فرم‌های مشخصی برای روال اداری تعریف کرده‌اند و سیستم گردش نامه‌ها هم در قالب فرآیند پیگیری می‌شود، بهینه‌تر عمل می‌کند؛ اما سازمان‌هایی که گردش نامه در آن‌ها محوریت دارد و ساختار اداری به نحوی است که برای همه‌ی حالات ارجاع نامه، فرآیند تعریف شده وجود ندارد و اشخاص در لحظه نسبت به وضعیت مرحله‌ی بعد نامه تصمیم می‌گیرند، بهتر است از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده شود.

یک BPMS هوشمند درواقع از منظر عملیاتی و واقع‌بینانه به بهینه‌سازی فرآیندها نگریسته و برای بهبود مجموعه‌ای از فرآیندهای بهینه شده سازمان تلاش می‌کند. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) قابلیت‌های مختلفی را ارائه می‌دهد که سازمان‌ها می‌توانند برای رفع نیازهای مختلفی که شامل چندین فرآیند حوزه کسب‌و‌کار است، استفاده کنند. یک سازمان هنگام انتخاب BPMS باید در شناسایی مهم‌ترین ویژگی‌‌های همسو با نیازهای خاص کسب‌وکار خود کوشا باشد.

یک برنامه BPM شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا فرآیند بیشتری را با کیفیت بالاتر، ضایعات کمتر و تلاش کمتر انجام دهند. این امر خصوصاً برای شرکت‌های نوپا و سایر شرکت‌هایی که بودجه محدودی دارند و باید سریع به سوددهی برسند، سودمند است. مزایای خاص BPM برای شرکت‌ها به موارد زیر تقسیم می‌شود:

• بهره‌وری

بسیاری از فرآیندها اغلب به دلیل تعدادی از عوامل مانند تلاش دستی، انتقال ضعیف بین دپارتمان‌ها و عدم توانایی بر نظارت مؤثر بر پیشرفت کلی، مملو از موارد زائد است. روشن کردن فرآیندهای جدید به شرکت‌ها کمک می‌کند تا ناکارآمدی‌ها را به نفع خط اصلی تشخیص دهند و از بین ببرند.

• اثربخشی

هنگامی که یک فرآیند کارآمدتر شد، می‌توان از BPM برای مؤثرتر کردن فرآیند استفاده کرد. از جمله مزایای بیشتر اثربخشی فرآیند، توانایی مدیریت سریع و توانایی تصمیم‌گیری بهتر، آگاهانه‌تر و توانایی اجرای مداوم است که برای ارائه تجربه بهتر مشتری بسیار مهم است. هنگامی که همه فرآیندها به طور مؤثر در حال اجرا هستند و با استراتژی‌ها و اهداف شرکت سازگار هستند، شرکت‌ها سودآورتر و رقابت‌پذیرتر می‌شوند.

• چابکی

در دنیای تجارت فوق‌العاده رقابتی امروز، نیاز به چابکی یک شرکت بیش از هر زمان دیگری حیاتی است. در حقیقت شرکت‌هایی با فرآیندهای منسوخ و انعطاف‌پذیر از قافله عقب مانده‌اند. نیاز به تغییر می‌تواند تقریباً از هرجایی، هم در داخل سازمان و هم در خارج از سازمان ایجاد شود. فرصت‌های جدید ممکن است برای استفاده از آن‌ها نیاز به تغییر داشته باشند. شرکای تجاری یا مشتریان جدید ممکن است نیاز به تغییر داشته باشد تا روش دیگری برای انجام کسب‌وکار داشته باشند. فراموش نکنید مقررات بین‌المللی ممکن است یک شرکت را ملزم به تغییر روند کار خود کند.