ماموریت‌های کاری کارکنان سازمان مانند سفرهای هیئت‌ها یا شرکت در کنفرانس‌ها، مفید بودن دستگاه‌های تلفن همراه را ثابت می‌کنند. این دستگاه‌ها به شما امکان می‌دهد برخی از وظایف روزانه خود را از راه دور و بدون نیاز به محل کارتان، انجام دهید. درست است که یک کارمند بیشتر وقت خود را در دفتر کار می‌گذراند اما حتما شرایطی پیش می‌آید که نیاز است وظایف خود را جایی غیر از دفتر کارش پیگیری و انجام دهد.
دورکاری و آینده BPMS موبایل
در کنار این موضوع می‌دانیم که مشاغل خاصی وجود دارند که از شراط آنها حضور در محل‌ها مختلف غیر از دفتر محل کار می‌باشد. مانند بازرسان معاونت درمان دانشگاه‌های علوم پزشکی که قسمت قابل توجه از زمان کاری خود را در بیمارستان‌های مختلف سپری می‌کنند.
از طرفی در شرایط جاری جهان و همه‌گیری کویید ۱۹ بسیاری از کارمندان دورکار شده‌اند. در این حالت دسترسی موبایل به سیستم مدیریت فرایند (BPMS) سازمان بسیار ارزشمند است. در ادامه به کارکرد این ابزار در چند تجربه می‌پردازیم.
BPMS موبایل در صنعت ساخت و ساز
افرادی که مسئولیت نظارت مستقیم بر پروژه‌های عمرانی را بر عهده دارند به عنوان مثال مهندسان ساخت و ساز، اغلب مجبورند در مکان پروژه‌های مختلف کار کنند و وظیفه آنها نظارت مستقیم بر پیشرفت کار است.
در همین حال آنها به دسترسی به اسناد خاص، برنامه‌ها، مشخصات فنی و … نیاز دارند. علاوه بر این، ویژگی حرفه آنها نیاز به حرکت در اطراف محل ساخت و ساز دارد. چگونه در این حالت آنها می‌توانند مدیریت کار مؤثر را انجام دهند؟ هم به اطلاعات دسترسی داشته باشند و فعالیت‌هایی که باید در خصوص فرآیندهای مختلف انجام دهند؟
لپ‌تاپ ممکن است ایده‌ی خوبی به نظر برسد و عملکرد فوق‌العاده ای را ارائه دهد، اما در طولانی مدت موثر نیست. این روزها باتری‌های لپ‌تاپ و نت بوک می‌توانند ۲ تا ۶ ساعت دوام بیاورند. بدون شک برای یک روز کاری استاندارد ۸ ساعته خیلی کوتاه است. همچنین، هنگام کار در یک مکان ساختمانی، جستجوی سوکت برق یک ایده‌ی کاملا بی‌معنی است و حمل باتری‌های پشتیبان هم منطقی نیست.
حتی اگر بتوان سنگینی و قیمت سرسام آور آنها به راحتی گذشت، در محیط‌های پر از گرد و غبار و سایر آلاینده‌‌های کوچک، لپ‌تاپ‌های معمولی به مشکل می‌خورند و سیستم‌‌های مختلف آنها منجر به از کار افتادگی و یا آسیب شدید می‌شوند. بنابراین به جای آنها می‌توان از موبایل و تبلت‌ها استفاده کرد. در حال حاضر اندازه‌ی اکثر آنها حدود ۱۰ اینچ است، تقریبا ۶۰۰ گرم وزن دارند و عملکرد خوبی ارائه می‌دهند که امکان ارائه‌ی طرح‌های پیچیده‌تری را نیز دارند.
در مقایسه، وزن متوسط لپ‌تاپ از ۱ تا ۴ کیلو است که باعث میشود حمل آنها به مدت ۸ ساعت به راحتی انجام نشود. به علاوه تبلت‌ها از نظر زمان عملکرد بهتر هستند زیرا متوسط طول عمر باتری آنها ۱۰ ساعت است.
در آخر، باید توجه داشت که موبایل‌ها و تبلت‌ها سیستم خنک کننده ندارند. بنابراین، سخت‌افزار آنها توسط گرد و غبار و سایر آلودگی‌ها آسیب نمی‌بینند. به همین دلیل کارمندان مرتبط با صنعت ساختمان واقعا از حضور این ابزارها در وظایف روزانه‌ی خود خوشحال خواهند بود. آنها در دسترس‌تر، عمومی‌تر و سبک‌تر هستند. هر زمان که نیاز به اسکن فاکتور یا بررسی مشخصات باشد، این کار توسط تبلت خیلی سریع انجام میشود. لازم به ذکر است که دوربین‌‌‌ها و میکروفون‌های موجود در تبلت‌ها معمولا بهتر از آن‌هایی هستند که در نوت‌بوک‌ها استفاده می‌شوند.
با تمام آن‌چه گفته شد مهندس ساختمانی یا هر شخص دیگری که باید در یک مکان دور از دفتر کار فعالیت کند و از برنامه‌های اداری استفاده کنند، می‌تواند به لپ‌تاپ، کامپیوتر یا حتی تمام مدارک موجود در دفتر دسترسی پیدا کند. یک تبلت یا موبایل با دسترسی به یک سیستم BPMS کارآمد به کارکنان اجازه می‌دهد تا ۸۰% کارهایی را که باید در دفتر تکمیل شود، انجام دهند. بررسی مشخصات، ایجاد و پیوست گزارش‌های ساخت و ارسال اسکن و موارد دیگر برای ایشان امکانپذیر است. شاید فقط باید نرم‌افزار مناسب BPMS را پیدا کنید تا گردش کار در سازمان برای شما یا کارمندانتان راحت‌تر شود.
BPMS موبایل و ارزیابی خرید
BPMS موبایل می‌تواند در بخش خرده فروشی، به ویژه در فرآیند ارزیابی خرید بسیار مفید باشد. یک شرکت متخصصینی را استخدام می‌کند که هدف آنها بررسی کیفیت خدمات ارائه شده در فروشگاه‌های شرکت است و این شخص به عنوان یک خریدار به فروشگاه می‌رود تا عملکرد کارکنان را ارزیابی کند و یک آزمون با اهداف از پیش تعیین شده انجام میشود. او باید تمام اطلاعات کسب شده را مطابق یک فرم استاندارد در سیستم ثبت نماید.
این روش اغلب در صنعت پوشاک، مراکز خرید، سالن‌های بدن‌سازی و هر جایی که خدمات به مشتری بسیار مهم است استفاده میشود. پس از ارزیابی خدمات مشتری، این متخصص باید به یک سری سوالات در مورد کیفیت خدمات پاسخ دهد. برای حفظ عینیت و قابلیت اطمینان، بیشتر آنها فقط با “بله” یا “خیر” پاسخ داده می‌شوند.
بنابراین آنها می‌توانند از راه دور از اپلیکیشن BPMS تلفن همراه استفاده کنند. تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها با استفاده از یک برنامه BPMS همراه اجازه می‌دهد تا بلافاصله پس از خروج از فروشگاه این کار را انجام دهند. اگر بازرس بخواهند به روشی سنتی ارزیابی را انجام دهد، باید فرم کاغذی را پر کند و بعد از حضور در محل کار آنها را وارد سیستم اطلاعاتی یا همان BPMS وارد کند. این امر به زمان و تلاش بیشتری نیاز دارد و برخی از جزئیات ممکن است در این فرآیند از دست رود.
نظرسنجی‌‌ها فقط بخشی از یک بازرسی است. شواهد به همان اندازه مهم هستند. تصاویر، ضبط‌های صوتی و ویدئویی هنگام ارزیابی از یک فروشگاه ارزش زیادی دارند. آنها قضاوت بازرس را ثابت می‌کنند و ضبط این موارد فقط توسط دستگاه‌های تلفن همراه امکان پذیر است. حال فکر کنید که همان لحظه پس از ثبت یک تصویر امکان این وجود داشته باشد که آن تصویر را به فرم BPMS پیوست کنید.
فرآیندهایی که در دستگاه‌های تلفن همراه اجرا میشود، جهشی بزرگ از نظر کیفیت در محیط کار است و همچنین صرفه‌جویی در وقت و هزینه را تضمین می‌کند. تحت شرایط خاص، استفاده از تبلت یا تلفن هوشمند یک راه حل بهینه است که عملکرد مورد نیاز و روشی کاربرپسند را برای رسیدگی به امور سازمان فراهم می‌کند.
همان‌طور که در مثال‌های بالا نشان داده شده است، گاهی اوقات لپ‌تاپ‌ها نمی‌توانند به طور کارآمد نیازهای کارمندان را در یک محل کار خاص برآورده کنند. آنها در استفاده روزمره بسیار ساده هستند و خیلی از نیازمندیهای را به روشی کاربرپسند محقق نمی‌کنند.
در همین حال، تبلت‌ها و تلفن‌های هوشمند کوچکتر هستند و عملکرد کافی را برای انجام فرآیندهای سازمانی ارائه می‌دهند. از این ابزارهای همراه با یک سیستم کارآمد BPMS که از طریق تلفن همراه نیز در دسترس باشد، می‌توان به عنوان یک ابزار اصلی در محل کار استفاده کرد. بنابراین، با توجه به سهولت و سرعت استفاده از تبلت‌ها و تلفن‌های هوشمند، می‌توان انتظار داشت که در آینده‌ی نزدیک آنها به یکی از ابزارهای روزمره در سازمان تبدیل شوند و BPMS موبایل نیز همراه این روند خواهد بود.