نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسبوکار یا همان BPMS به عنوان یک ابزار یا راهکار به معنای واقعی برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسبوکار سازمان است. این نرم‌افزار چابکی را فراهم می‌آورد و به سازمان اجازه می‌دهد بتواند عملیات سازمان را با اهداف راهبردی، هم‌راستا نماید. در ادامه ۷ قدم برای انتخاب BPMS را شرح می‌دهیم.
در چند سال گذشته، علاقه‌ی سازمان‌ها به راه‌اندازی BPM به عنوان بستر مطلوب برای خودکارسازی و مدیریت فرآیندهای مهم کسبوکار در سازمان افزایش یافته است. بنابراین اهمیت انتخاب یک BPMS مناسب برای یک سازمان از توجه بالایی برخوردار است.
معیارهای انتخاب BPMS
برای انتخاب یک سیستم فرایند کسب و کار معیارهای زیادی وجود دارد که به برخی از آنها باید توجه بیشتری شود. در ادامه به این مزایا اشاره می‌کنیم:
تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسبوکار خودتان
منظور از فرآیند کسبوکار مجموعه‌ای از فعالیت‌های روزمره کسبوکار هستند. بدون داشتن فرآیندهای تجاری منظم، دستیابی به اهداف کسب و کار غیرممکن است. فرایندهای داخلی در سازمان‌ها به‌طور قابل توجهی متفاوت است. بیشتر نرمافزارهای BPMS در بازار بر روی دیدگاههای رایج تأکید دارند و راه‌حل‌های خاص برای فرآیندهای خاص ارائه نمیکنند. بنابراین برای انتخاب BPMS مناسب، اولین گام این است که فرایند کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل کنید. اگر در فرآیندهای خود هیچ مشکلی وجود نداشته باشد، نرم افزار BPMS می‌تواند شکاف بین اقدام‌کنندگان و پیگیری فرآیندها را میسر کند.
شناسایی ویژگی‌های ضروری که نرم‌افزار باید دارا باشد
هنگام انتخاب BPMS مناسب لازم است ویژگی‌های ضروری را مشخص کنید. برای مثال سطح سفارشی‌سازی موردنیاز خود را تعیین کنید، باید قادر باشد مشتریان، تأمین‌کنندگان و سایر اعضای خارج از سازمان را برای ارتباط با شما از طریق سیستم فعال کند و مجهز به ارائه گزارش تحلیلی باشد. همچنین یک نرم افزار با یک رابط کاربری قابل سفارشی‌سازی انتخاب کنید که می‌تواند تمام یا چند سیستم موجود را با هم ادغام کند.
مشخصات محصول
ویژگی‌های نرم افزار BPMS از نظر توانایی محصول برای حل مشکل مشتری بسیار مهم هستند. یک نرم‌افزار BPMS سازمانی ممکن است تمام ویژگی‌های خرد و ریز را داشته باشد اما اگر نتواند مشکل مؤثر مشتری را حل کند، محصول اساساً ناقص است. بنابراین برای انتخاب نرم‌افزار باید به ویژگی‌های محصول توجه کرد.
یک نرم افزار BPMS باید دارای ظرفیت کافی برای ارائه دانش و اطلاعات در سراسر سازمان باشد. این ویژگی پاسخ‌های سریع برای جمع‌آوری تمام داده‌های سازمان را فراهم می‌کند. همچنین به دلیل رشد گوشی‌های هوشمند و تبلت‌ها، در دنیای امروز، BPM موبایل یک معیار مهم است. هنگام انتخاب BPMS مناسب بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنید که حتماً یک رابط کاربر پسند داشته باشد و بتواند ارتباطات بین دپارتمان‌ها را روی انواع ابزارهای هوشمند مهیا نماید. امنیت باید اولین و مهم‌ترین اولویت در انتخاب BPMS مناسب باشد. نرم‌افزار باید به اندازه کافی برای حفظ اطلاعات، داده‌ها و سایر اسناد محرمانه هر سازمان امن باشد. یعنی باید داده‌های شما را از خطر هک شدن، نفوذ داده‌های مجازی و … محافظت کند.
جست‌وجو برای ارائه قابل اعتماد
هنگامی که فروشنده ترجیحی را انتخاب کردید، مطمئن شوید که برای رسیدن به بهترین معامله، به مدت طولانی تحقیق و بررسی کرده‌اید. شما باید ارتباط هر یک از این موارد را به چالش بکشید، تجزیه و تحلیل کنید و مطمئن شوید که بهترین ارزش را برای سرمایه‌گذاری خود به دست آورده‌اید و در عین حال مقرون‌به‌صرفه‌تر نیز هست. استفاده از سیستم‌های متن باز که توسط ارائه‌کننده واقعی پشتیبانی نمی‌شود، ریسک شما را افزایش خواهد داد.
هنگام کار با دمو یا نسخه آزمایشی فعال باشید و محصول را با توجه به نیازهایتان ارزیابی کنید
برنامه‌ریزی برای اجرای دمو و مشارکت در آن با سؤالات آماده شده مهم‌ترین گام در انتخاب BPMS مناسب است. تنها در طی کار با نسخه دمو یا نسخه نمایشی است که می‌توانید دریابید محصول چه کارهایی می‌تواند انجام دهد و واقعاً احساس کنید که آیا انتخاب مناسبی برای کسب و کار شما هست یا خیر.
مشکل را در چند کلمه توضیح دهید و اجازه دهید ارائه‌کننده به شما نشان دهند که چگونه محصول آنها می‌تواند یا نمی‌تواند نیازهای شما را برآورده کند. همچنین می‌توانید بازدهی نرم‌افزار را در موارد مشابه با سازمان خود و یا مشتریان دیگری در همین صنعت بررسی و مشاهده کنید.
پیاده‌سازی مدل
هنگامی که همه اجزای اصلی خود را در اختیار دارید، زمان آن فرارسیده است که پروژه آزمایشی را برای ارزیابی ارزش BPM برای کسبوکار خود شروع کنید. مهم است که شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را که باید تحت تأثیر آنها قرار دهید شناسایی کنید و مطمئن شوید که نرم‌افزار آنها را آگاهانه ردیابی و بهبود می‌بخشد. در پایان آزمایش، باید نتایج مفصلی را مرور کرده و از آن به عنوان ورودی برای پرونده تجاری استفاده کنید.
اگر برخی از مراحل ذکر شده در بالا را دنبال کنید، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که اولین گام شما موفقیت‌آمیز بوده و به میزان قابل توجهی از ریسک را از بین برده‌اید. در همین حال به دنبال فرآیندهای بیشتری باشید که بتواند به‌طور خودکار به صرفه‌جویی قابل توجهی برسید.
BPMS دیدگاه ابزاری برای شروع مکانیزاسیون فرآیندهای سازمانی و انجام وظایفی که از طریق فرآیندهای مختلف به کاربر اختصاص داده است. در کارتابل BPMS دیدگاه مجموعه‌ای از قابلیت‌ها برای کاربر در نظر گرفته شده است تا ایشان با استفاده از آنها بتواند به سهولت فعالیت‌های گوناگون که از فرآیندهای متنوع سازمانی به ایشان محول شده است را سازمان‌دهی کند. در صورت تمایل می‌توانید از نزدیک با این نرم‌افزار آشنا شوید. فقط کافی است این فرم را تکمیل کنید.