پیدا کردن شرکای تجاری و عقد قرارداد یکی از مهم‌ترین بخش‌های تجارت است. در واقع هیچ سازمانی نمی‌تواند بدون همکاری با سایر شرکت‌ها به کسب‌وکار خود ادامه دهد و همکاری با کسب‌وکارهای دیگر هم نیازمند عقد قرارداد است. با این حال باید بدانید، پس از انعقاد قرارداد باید به فکر مدیریت و پیگیری روند انجام مراحل قراردادهای سازمان خود باشید. به همین دلیل در این مطلب شما را با مدیریت قرارداد و بهترین نرم افزار مدیریت قراردادها ایرانی فعال در این حوزه آشنا می‌کنیم.
مدیریت قراردادها
نظارت بر قراردادها و پیگیری آن‌ها یکی از مهم‌ترین فعالیت‌ها در هر سازمان است. این فرایند شامل:
- تهیه و تنظیم قرارداد
- اجرای قرارداد
- ارزیابی قرارداد
- نظارت بر فرایند انجام قرارداد
- پیگیری امور مربوط به قرارداد
و مواردی از این قبیل است. انجام صحیح این امور باعث کاهش هزینه‌های غیرضروری، کاهش خطا، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش سود سازمان خواهد شد.
به همین دلیل تقریباً تمام سازمان‌ها، شخص یا اشخاصی را با هدف بررسی امور پیمان (قراردادها) استخدام می‌کنند. لازم به ذکر است هرچه سازمان بزرگ‌تر باشد، تعداد قراردادهای منعقدشده در آن هم افزایش می‌یابد؛ در نتیجه گاهی اوقات به جای یک یا چند نفر، یک تیم کامل تحت عنوان واحد امور پیمان و قراردادها در یک سازمان استخدام می‌شوند.
از خرید و فروش تا اجاره و سرمایه‌گذاری
مهم نیست سازمان شما در چه زمینه‌ای فعالیت دارد، عقد قرارداد یکی از الزامات شما خواهد بود. هرگونه فعالیت رسمی مانند خرید مواد اولیه، فروش تولیدات نهایی، اجاره دفتر، خرید کارخانه، سرمایه‌گذاری در سایر کسب‌وکارها و… همگی با عقد قرارداد همراه هستند. به همین دلیل گاهی اوقات تعداد قراردادهای یک سازمان بسیار زیاد می‌شود. تعدد قراردادها در طولانی‌مدت باعث دشوار شدن فرایند مدیریت آن‌ها می‌شود.
سازمان‌ها باید برای مدیریت قراردادهای خود برنامه‌ریزی کنند، چرا که با این کار می‌توانند به مزایایی مانند افزایش کارایی عملیات‌ها، افزایش شفافیت قراردادها، کاهش هزینه‌های غیرضروری و افزایش میزان پیروی از قوانین دست پیدا کنند. به همین دلیل، مدیریت قراردادها یکی از فرایندهای مهم در سازمان‌های بزرگ محسوب می‌شود.
گردش کار سفارشی و شخصی‌سازی
در گذشته، سازمان‌ها مجبور بودند افراد مختلفی را برای بررسی و مدیریت قراردادهای خود استخدام کنند. استخدام و دستمزد این افراد، هزینه‌های قابل توجهی را (به‌خصوص در شرکت‌های بزرگ) به سازمان‌ها تحمیل می‌کرد. در حالی که در سال‌های اخیر نرم‌افزارهای متعددی برای مدیریت قراردادها طراحی و تدوین شده‌اند. نرم افزار مدیریت قراردادها دیدگاه یکی از بهترین نمونه‌های ایرانی است که در این حوزه فعالیت می‌کند. کاربران این نرم‌افزار می‌توانند ویژگی‌های آن را با نیازهای سازمان خود سازگار کنند و نهایت بهره را از نسخه شخصی‌سازی‌شده و سفارشی آن ببرند.
اطمینان از به حداکثر رساندن کارایی
با کمک نرم افزار مدیریت قراردادها دیدگاه چارگون بخش‌های زیادی از فرایند مدیریت امور پیمان به صورت اتوماتیک انجام می‌شود. خودکار شدن این فرایند، باعث افزایش سرعت و دقت در ثبت امور قراردادها و کاهش خطای انسانی می‌شود و افزایش سرعت و بی‌نیاز شدن از کنترل مجدد داده‌ها هم، باعث افزایش کارایی واحد امور پیمان در سازمان خواهد شد. به همین دلیل، حتی با وجود کمتر شدن تعداد کارکنان تیم امور پیمان، کارایی این تیم نه تنها کاهش پیدا نمی‌کند؛ بلکه در صورت استفاده صحیح از این نرم‌افزار، می‌توان کارایی تیم را تا حد زیادی افزایش داد.
ثبت، پیگیری و کنترل مالی قراردادهای پیمانکاری و مشاوره‌ای
استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها دیدگاه چارگون مزایای زیادی را برای سازمان‌ها به همراه می‌آورد. از جمله این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان ثبت و پیگیری قراردادها
- امکان نگهداری سابقه تغییرات قراردادها
- امکان نظارت بر مراحل اجرای مفاد قرارداد
- امکان شماره‌گذاری قراردادها با توجه به نیازهای سازمان
- تسهیل فرایند مدیریت اسناد قراردادها
- امکان ثبت درخواست دریافت و پرداخت با توجه به مفاد قرارداد
- امکان ساختاردهی و دسته‌بندی قراردادهای درآمدی
- امکان نظارت و پیگیری دقیق پرداخت‌ها
- امکان ثبت درخواست علی‌الحساب
- امکان محاسبه دقیق هزینه‌های مرتبط با قراردادها
- امکان محاسبه دقیق مالیات و عوارض قراردادها
- امکان بررسی امور بیمه‌ای قراردادها
وجود چنین امکاناتی در این نرم‌افزار به این معنا است که بخش بزرگی از فعالیت‌های ضروری برای ثبت، پیگیری و کنترل مالی قراردادها توسط این نرم‌افزار انجام خواهد شد.
کنترل جامع مالی و پیگیری فرآیندهای برون‌سپاری
همان‌طور که در بخش قبلی اشاره کردیم، شمار زیادی از امور مالی مربوط به قراردادها از طریق نرم افزار مدیریت قراردادها دیدگاه قابل انجام و پیگیری هستند. همچنین باید به این مورد اشاره کنیم که این نرم‌افزار امکاناتی مانند ارتباط با نرم‌افزار اعتبارات، ارتباط با نرم‌افزار خزانه‌داری و امکان تعریف انواع اسناد اجرایی مانند ابلاغیه و الحاقیه را برای کاربران خود فراهم کرده است. به همین دلیل از این نرم‌افزار برای یکسان‌سازی تمام قراردادهای سازمان استفاده می‌شود. یکسان‌سازی قراردادها در نهایت باعث تسهیل فعالیت‌های مربوط به امور پیمان‌ها و کاهش احتمال رخ دادن خطا خواهد شد.
مدیریت مقیاس‌پذیر
مقیاس‌پذیری یکی از نکاتی است که در این حوزه اهمیت زیادی دارد. مقیاس‌پذیری یعنی نرم‌افزار مذکور قادر باشد هر قراردادی در هر اندازه‌ای را مدیریت کند. اهمیتی ندارد که شما از این نرم‌افزار برای مدیریت قراردادهای کوچک استفاده می‌کنید یا قراردادهای در مقیاس بزرگ، کارایی نرم‌افزار باید برای تمام قراردادها یکسان باشد.
مقیاس‌پذیری یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار مدیریت قراردادها دیدگاه است. به همین دلیل می‌توان این نرم‌افزار را به تمام سازمان‌ها (چه کوچک و نوپا، چه بزرگ و باسابقه) پیشنهاد داد.
مدیریت همه‌جانبه
نرم افزار مدیریت قراردادها دیدگاه امکان مدیریت همه‌جانبه قراردادهای سازمان را برای شما فراهم می‌کند. همان‌طور که پیش از این هم اشاره کردیم، استفاده از این نرم‌افزار مزایایی مانند:
- یکسان‌سازی قراردادها
- مدیریت بهینه قراردادها
- امکان خروجی (گزارش) گرفتن در فرمت‌های Word ،Excel ،PDF
- انجام امور مالی قردادها
- انجام امور بیمه‌ای قراردادها
- انجام فرایند تدوین قراردادها
- خودکارسازی فرایند امضای قراردادها
- امکان برقراری ارتباط با سایر نرم‌افزارهای مرتبط مانند نرم‌افزار خزانه‌داری و اعتبارات
را برای کاربران به همراه دارد. به همین دلیل می‌توان مدیریت همه‌جانبه را به عنوان یکی از ویژگی‌های اصلی این نرم‌افزار عنوان کرد.
کنترل بیشتر روی قراردادها
مدیران سازمان‌ها باید در هر لحظه بتوانند به اطلاعاتی مانند میزان پیشرفت مفاد قرارداد، مبالغ دریافتی و پرداختی مربوط به قرارداد، میزان عمل به تعهدات در طرفین قرارداد و بسیاری موارد دیگر دسترسی داشته باشند. در این صورت می‌توانند کنترل و نظارت بهتر و بیشتری روی قراردادها اعمال کنند و تصمیم‌های بهتری برای مدیریت سازمان بگیرند.
کاربران این نرم‌افزار می‌توانند در هر لحظه، از اطلاعات موردنیاز خود خروجی (در فرمت‌هایWord ،Excel ،PDF) بگیرند و گزارش حاصل را در اختیار ذی‌نفعان و تصمیم گیرندگان سازمان قرار دهند.
یادآوری تضمین
دریافت یا درخواست گواهی حسن انجام کار یکی از اقداماتی است که پس از پایان یافتن قراردادها انجام می‌شود. در واقع زمانی که یک قرارداد به پایان می‌رسد، پیمانکار از کارفرما درخواست می‌کند تا یک گواهی تحت عنوان «گواهی حسن انجام کار» صادر کند و به پیمانکار تحویل دهد. این گواهی اعلام می‌کند که کارفرما از کیفیت انجام پروژه رضایت دارد. از سوی دیگر در زمان عقد قرارداد، تعدادی ضمانت‌نامه از طرف پیمانکار به کارفرما تحویل داده می‌شود و کارفرما می‌تواند در صورت ناراضی بودن از کیفیت انجام پروژه، ضرر و زیان خود را از محل این ضمانت‌نامه‌ها جبران کند.
نرم افزار مدیریت قراردادها دیدگاه با یادآوری مهلت درخواست گواهی حسن انجام کار و زمان آزادسازی ضمانت‌نامه‌ها، اطمینان حاصل می‌کند که این بخش از فرایند پایان قرارداد به‌موقع و به درستی انجام می‌شود.
کاهش ریسک‌های تجاری
هر انسانی ممکن است در طول سال‌های فعالیت خود در یک سازمان، دچار خطا شود و تبعات حاصل از این خطاها هم ممکن است سبک یا سنگین باشند. مدیریت قراردادها یکی از اموری است که معمولاً رخ دادن خطا در هر یک از مراحل آن، سازمان‌های دو طرف قرارداد را با مشکلات زیادی مواجه می‌کند. به همین دلیل بهتر است تا جای ممکن از ایجاد هرگونه اشتباهی جلوگیری کرد.
نرم افزار مدیریت قراردادها دیدگاه، ریسک خطاهای کنترلی را تا حد زیادی کم می‌کند، چرا که بسیاری از محاسبات و فرایندها را به صورت خودکار انجام می‌دهد. به عنوان مثال، زمانی که یک فرد در سازمان مشغول تهیه یک ابلاغیه است، ممکن است شماره سند آن را در دفاتر سازمان اشتباه درج کند. چنین اشتباهی می‌تواند باعث سردرگم شدن سایر پرسنل شود یا حتی باعث شود که ابلاغیه مذکور با ابلاغیه قبلی یا بعدی که الزاماً درباره یک موضوع هم نیستند، اشتباه گرفته شود. این در حالی است که این نرم‌افزار، امکان تهیه و تدوین ابلاغیه‌های مرتبط با هر قرارداد را دارد. در حالت کلی، خودکارسازی و یکسان‌سازی فرایندها که دو مورد از مهم‌ترین ویژگی‌های این نرم‌افزار هستند در بلندمدت ریسک رخ دادن خطاهای این چنینی را به شدت کاهش می‌دهند و سازمان را از پرداخت هرنوع هزینه‌ای برای جبران اشتباهات احتمالی، بی‌نیاز می‌کنند.
بهبود انطباق‌پذیری
نرم افزار مدیریت قراردادها دیدگاه امکان انطابق‌پذیری با شرایط هر سازمانی را دارد. کافی است مسائل و نیازهای خود را با پشتیبان (ادمین) نرم‌افزار مطرح کنید تا اطلاعات لازم در اختیار شما گذاشته شود. در واقع انعطاف‌پذیری و امکان شخصی‌سازی نرم‌افزار، دو مورد از مزایای آن محسوب می‌شوند و باعث علاقه‌مندی هرچه بیشتر کاربران این نرم‌افزار به کار با آن شده‌اند.
ساده‌سازی چرخه عمر قراردادها
همان‌طور که در مقاله مدیریت قراردادها چیست توضیح دادیم، هر قرارداد دارای یک چرخه عمر است. این چرخه دارای مراحل زیر است:
- نیازسنجی
- مذاکره
- امضا
- شروع
- عملیاتی شدن
- تجدیدنظر
- اتمام قرارداد
با توجه به مطالبی که پیش از این عنوان کردیم، می‌توان به این نکته رسید که این نرم‌افزار در مراحل امضا، شروع، عملیاتی شدن و تجدیدنظر، کاربرد قابل توجهی خواهد داشت. به عنوان مثال، امضا گرفتن از صاحبان امضا در شرکت‌ها می‌تواند به یکی از مشکلات اساسی تبدیل شود به خصوص اگر صاحبین امضا در سازمان حضور فیزیکی نداشته باشند. این کار در نرم‌افزار مدیریت قراردادها دیدگاه چارگون به صورت غیرحضوری انجام می‌شود. همچنین امکان بررسی میزان پیشرفت مفاد قرارداد در این نرم‌افزار، به مدیران سازمان اجازه می‌دهد تا تصمیم‌های مهمی مانند اعمال هرگونه تجدیدنظر در قرارداد را راحت‌تر اتخاذ کنند.
کلام آخر
هیچ سازمانی را نمی‌توان یافت که بدون عقد قرارداد فعالیت خود را آغاز کند. مدیریت قراردادها یکی از فرایندهای مهم و ضروری در هر سازمانی است. بهتر است زمانی که تعداد قراردادها زیاد می‌شود، برای جلوگیری از هرگونه اشتباه و افزایش کارایی سازمان از نرم‌افزارهای مدیریت قرارداد استفاده کرد. نرم افزار مدیریت قراردادها دیدگاه یکی از بهترین نمونه‌های داخلی در این حوزه است. در این مطلب سعی کردیم شما را با ویژگی‌ها و امکانات این نرم‌افزار آشنا کنیم.