هزینه‌های سازمان به دو دسته تقسیم می‌شوند هزینه عملیاتی Operating Expense و غیرعملیاتی.
هزینه عملیاتی که به صورت اختصاری OpEx نیز نوشته می‌شود به معنای تمام مخارج عملیاتی به جز بهای تمام شده کالای فروخته‌شده در یک فعالیت تجاری و شامل هزینه‌هایی است که برای ایجاد و تولید محصول صرف می‌گردد. معمولاً اهداف بنگاه‌های اقتصادی بر مبنای بهره‌وری بیشتر در ازای هزینه‌های عملیاتی است. حقوق، اجاره‌بها، بیمه، استهلاک تجهیزات و ملزومات و تمامی هزینه‌هایی که شامل دستمزد، هزینه‌های اداری، بیمه‌ای و مالیاتی می‌شوند در این دسته از مخارج قرار می‌گیرند. افزایش بهره‌وری زمانی صورت می‌گیرد که هزینه‌ها بدون کاهش کیفیت عملیات و محصولات کاهش داشته باشند.
مخارج عملیاتی در مدیریت امور مالی و تصمیم‌گیری‌های تجاری اهمیت فراوانی دارند. این هزینه‌ها از جمله مواردی هستند که به طور روزمره و دائمی باید صرف شوند تا یک فعالیت اقتصادی و کسب‌وکار به بقای خود ادامه دهد. در ادامه برخی از این هزینه‌ها آورده می‌شوند:
- دستمزد و مزایای کارکنان
- اجاره و خدمات آب و برق
- مواد خام و موجودی
- نگهداری و تعمیر
- بازاریابی و تبلیغات
تعریف هزینه عملیاتی
یک بنگاه اقتصادی به صورت شرکت یا سازمان یا هر کسب‌وکاری برای ادامه فعالیت تجاری و خدماتی خود هزینه‌هایی را متحمل می‌شود که در لیست سود و زیان شرکت به عنوان هزینه‌های عملیاتی ثبت می‌شوند. به عبارت دیگر میتوان گفت هزینه‌های عملیاتی شامل مخارجی است که روزانه، ماهیانه یا سالیانه برای نگهداری و مدیریت شرکت به مصرف می‌رسند. این هزینه‌ها معمولاً عبارتند از:
- هزینه بازاریابی و فروش: شامل مخارج تبلیغات، نمایشگاه‌ها، توزیع محصولات، پشتیبانی مشتریان و فروشندگان
- هزینه بهای تمام شده کالا یا خدمت فروخته شده: شامل مخارج خرید و تهیه مواد اولیه، منابع انسانی، حمل و نقل و بسته‌بندی محصولات
- هزینه حقوق و دستمزد: شامل هزینه پرداخت حقوق، مزایا، پاداش، بیمه و مالیات به کارکنان شرکت
- هزینه تحقیق و توسعه: شامل مخارج مربوط به انجام پژوهش، طراحی و توسعه یا بهبود ارتقای خدمات و محصولات
- هزینه‌های اداری: شامل هزینه‌های اجاره، آب، برق، تلفن، اینترنت، تجهیزات اداری، تعمیر و نگهداری، حسابداری، حقوقی و مشاوره
باید در نظر داشت که این هزینه‌ها شامل هزینه‌های سرمایه‌ای نمی‌شوند.
انواع هزینه‌های عملیاتی
هزینه‌های عملیاتی به سه دسته ثابت و متغیر و نیمه‌متغیر تقسیم‌بندی می‌شوند.
هزینه ثابت با کاهش و افزایش بهره‌وری تغییر نمی‌کند. مثل اجاره‌بهای محل کار که در یک سال مالی ثابت است. هزینه‌های ثابت مخارجی هستند که تولید یا فروش محصولات بر آنها تأثیری نخواهد داشت و در طول زمان معین تقریباً ثابت باقی می‌مانند.
هزینه متغیر با افزایش و کاهش تولید دچار نوسان می‌شود. مواد اولیه برای تولید محصول در این دسته از هزینه‌ها قرار می‌گیرند.
هزینه نیمه‌متغیر ماهیتی ترکیبی دارند. حقوق و مزایای کارکنان مثال مناسبی برای این دسته از هزینه‌ها است. حقوق کارکنان یک هزینه ثابت برای امور مالی محسوب می‌شود، اما هزینه اضافه‌کاری کارکنان این فاکتور پرداختی را تبدیل به یک وضعیت متغیر می‌کند، هزینه‌هایی که نمی‌توان آنها را در دسته هزینه‌های ثابت یا متغیر قرار داد در این دسته قرار می‌گیرند.
افزایش هزینه عملیاتی
افزایش این هزینه به معنای سود و درآمد نهایی کمتر برای یک مجموعه اقتصادی است. مخارج عملیاتی بیشترین سهم را در هزینه‌های یک شرکت دارند. به منظور کاهش این هزینه‌ها میتوان راهکارهای متفاوتی را در نظر گرفت. برون‌سپاری یا امکان دورکاری برای کارکنان در موارد بسیاری موجب کاهش این هزینه‌ها می‌شود، چون نیاز شرکت به تأمین مکان فیزیکی و در نتیجه میزان اجاره‌بها و تأمین تجهیزات را کاهش می‌دهد. اما در هر صورت باید اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت را در نظر گرفت و رشد پیوسته درآمد را با هر اقدام مدیریتی تضمین کرد.
مدیریت هزینه عملیاتی
بررسی و یافتن راهکارهایی برای کاهش هزینه عملیاتی از مواردی است که بر عهده مدیران گذاشته شده تا به کمک آن در میدان رقابت با شرکت‌های دیگر حاضر شوند. مخارج مربوط به عملیات ضروری و اجتناب‌ناپذیر هستند. کاهش این مخارج نیاز به دقت نظر بالایی دارد، چون ممکن است یکپارچگی و کیفیت عملیات را به خطر بیندازد. اگر راهکارهای مدیریتی به راهکار مناسبی در تظیم هزینه‌ها دست یابند، میتوان با افزایش بهره‌وری به نتایج بسیار مطلوبی دست یافت.
مدیریت مالی در هزینه‌ها
بنگاه‌های اقتصادی ملزم به ثبت و نگهداری سابقه مخارج عملیاتی و غیرعملیاتی هستند. این هزینه‌ها به شکل مشخص و متفاوتی در دفاتر حسابداری ثبت می‌شوند و به مدیران و تحلیلگران اجاره می‌دهند تا چگونگی تبدیل مخارج به درآمد را در شرکت مشخص کنند و میزان موفقیت و سودآوری آنها را تخمین بزنند.
هدف اصلی هر کسب‌وکار افزایش سود است. سود از طریق درآمد به دست می‌آید و در محاسبه آن مخارج از درآمد کسر می‌شود. کاهش مخارج آسان‌ترین راه برای افزایش درآمد و سود است. در این روش مدیریت، باید در نظر داشت که کاهش هزینه‌ها ممکن است در کوتاه‌مدت تأثیر مثبت داشته باشد اما باید عواقب بلندمدت آن نیز در نظر گرفته شود تا رشد همیشگی شرکت و کسب‌وکار تضمین شود.
روش مالیاتی هزینه عملیاتی
خدمات درآمد داخلی IRS به کسب‌وکارها اجازه داده تا در کسب سود از هزینه‌های عملیاتی صرف نظر کنند. قانون امور مالیاتی هزینه‌های عملیاتی را به دو دسته عادی و ضروری تقسیم می‌کند. در نهایت میتوان گفت که کسب‌وکارها مجاز هستند تا این دسته از هزینه‌ها را از لیست مخارج سال مالی خود حذف کنند.
تأثیر هزینه عملیاتی بر سودآوری
این هزینه‌ها بر سودآوری مجموعه تأثیر بسیار زیادی دارند. یعنی هر چه هزینه‌های عملیاتی کمتر باشند، سود خالص بیشتری برای فعالیت اقتصادی به دست خواهد آمد. به همین منظور مدیران و صاحبان کسب‌وکارها همیشه به دنبال راه‌هایی برای کاهش هزینه‌های عملیاتی هستند، بدون اینکه با افت کیفیت محصولات و خدمات مواجه شوند. جهت کاهش این هزینه‌ها توصیه‌های کلی وجود دارد که پیاده‌سازی آنها منجر به موفقیت بیشتر خواهد شد. این توصیه‌ها عبارتند از:
- تحلیل هزینه و فایده در ارزیابی بازدهی سرمایه‌گذاری‌ها و پروژه‌ها
- انتخاب تأمین‌کنندگان و شرکای تجاری منصف و متناسب با نیاز مجموعه
- تنظیم بودجه و برنامه‌ریزی دقیق مالی
- فرهنگ صرفه‌جویی و کاهش هدررفت در شرکت
- بازبینی و کنترل مداوم هزینه‌ها و ارائه گزارش‌های منظم مالی
- به‌کارگیری تکنولوژی و اتوماسیون‌های مناسب در افزایش بهره‌وری و مدیریت منابع انسانی
راهکار مالی دیدگاه
یکی از مهم‌ترین مواردی که بر کاهش میزان هزینه‌های عملیاتی تأثیر مستقیم و غیرمستقیم خواهد داشت، استفاده از تکنولوژی و خودکارسازی فرایندهاست که به کمک راهکار مالی دیدگاه امکان‌پذیر است. این راهکار مجموعه‌ای از نرم افزارهای مدیریت مالی است که بستری یکپارچه برای تمامی فرایندهای امور مالی سازمان فراهم می‌کند. این یکپارچگی منجر به ایجاد شرایط و محیط کاری کاملاً متصل می‌شود و تبادل اطلاعات میان تمامی بخش‌های یک سازمان و کسب‌وکار برقرار می‌شود. نرم افزارهای موجود در این مجموعه عبارتند از نرم افزار حسابداری شرکتی، سرویس حسابداری تجمیعی، نرم افزار خزانه‌داری، نرم افزار بودجه و اعتبارات، نرم افزار قراردادها، نرم افزار بهای تمام شده، نرم افزار حسابداری دولتی، نرم افزار عاملین و نرم افزار درآمد.
این راهکار جامع مبتنی بر وب امکان استفاده از محصولات متنوع و متعدد را با توجه به نیاز سازمانی، حوزه فعالیت و درک درست فرایندهای جاری در هر کدام از این موارد را فراهم می‌کند. در کل میتوان گفت که این راهکار به کاربران کمک می‌کند تا اطلاعات مالی خود را به صورت دقیق و سریع در اختیار داشته باشند و فعالیت‌های مالی را تا حد بسیار زیادی بهبود می‌بخشد.
تفاوت هزینه عملیاتی و غیرعملیاتی
هزینه غیرعملیاتی به هر هزینه‌ای گفته می‌شود که ارتباط مستقیمی با عملیات و مأموریت اصلی کسب‌وکار نداشته باشد. هزینه‌های بهره یا استقراض و زیان در اثر واگذاری دارایی‌ها از متداول‌ترین هزینه‌های غیرعملیاتی هستند. در برخی از عملیات حسابداری هزینه‌های غیرعملیاتی در بررسی عملکرد کسب‌وکار حذف می‌شود و اثرات تأمین مالی و سایر موارد نامربوط به هزینه‌ها در محاسبات نادیده گرفته می‌شوند.
تفاوت هزینه عملیاتی با هزینه سرمایه
هزینه غیرعملیاتی یا هزینه سرمایه‌ای مبلغی است که برای به دست آوردن دارایی ثابت مثل خرید و نگهداری املاک، وسایل نقلیه و تجهیزات در یک بنگاه اقتصادی هزینه می‌شود. در بررسی عملکرد یک کسب‌وکار هزینه‌های غیرعملیاتی در نظر گرفته نمی‌شوند. موارد تأمین مالی و موارد دیگری که در دسته هزینه‌های غیرعملیاتی قرار می‌گیرند در عملکرد سازمان در نظر گرفته نمی‌شوند. اما هزینه‌های عملیاتی نشان‌دهنده عملکرد مثبت یا منفی یک کسب‌وکار هستند.
سخن پایانی
هزینه عملیاتی یکی از اصلی‌ترین فاکتورهای درآمد عملیاتی است و نشان‌دهنده عملکرد اقتصادی یک سازمان و شرکت است. درآمد عملیاتی از کم کردن هزینه‌های عملیاتی از فروش کلی به دست می‌آید. به این ترتیب هر چه هزینه‌های عملیاتی کمتری وجود داشته باشد درآمد عملیاتی بالاتر می‌شود و بهره‌وری و کارایی بیشتری در سازمان و کسب‌وکار وجود خواهد داشت. این مخارج در صورت‌حساب‌های سود و زیاد ثبت می‌شوند و با هزینه‌های سرمایه‌ای تفاوت دارند اما بخش مهمی از مخارج شرکت را تشکیل می‌دهند.
انواع هزینه‌های عملیاتی به دسته ثابت و متغیر و نیمه‌متغیر دسته‌بندی می‌شوند. به دلیل اهمیت بالایی که این هزینه‌ها در تعیین میزان سودآوری هر بنگاه اقتصادی دارند ثبت و محاسبه آنها با کمک نرم افزارهای مخصوص حسابداری و مالی انجام می‌شود تا بتوان گزارش لحظه‌ای از فرایندهای مالی جاری در سازمان را در اختیار داشت. این گزارش‌ها به مدیران آگاهی و بینش کافی برای اتخاذ تصمیمات مهم را می‌دهد و مسیر دستیابی به اهداف و رشد اقتصادی را آسان‌تر می‌کند. همچنین افزایش دقت و سرعت و کاهش نیاز به منابع انسانی را نیز در پی خواهد داشت.