برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟ + مدل‌ها و ابزارها

برنامه ریزی منابع انسانی Human Resource Planning با مخفف HRP یک فرایند استراتژیک و از مهم‌ترین اقداماتی است که در مدیریت منابع انسانی انجام می‌شود. ارزیابی وضعیت کارکنان، بررسی کمبود منابع انسانی در سطوح مختلف و استخدام نیروی متناسب با نیاز هر سازمان و کسب‌وکار در حیطه کاری برنامه ریزی منابع انسانی قرار می‌گیرد.

این برنامه‌ریزی کمک می‌کند تا بر اساس اطلاعاتی که از اهداف، برنامه‌ها، نقاط ضعف و قدرت، چالش‌ها و توانمندی‌ها و همچنین نرخ خروج کارکنان در یک سازمان وجود دارد، نیاز به نیروی انسانی در ماه‌ها و سال‌های آینده برآورد و شیوه جذب و استخدام آنها تعیین شود.

در برنامه ریزی منابع انسانی به ایجاد هماهنگی کارکنان با اهداف سازمان اهمیت زیادی داده می‌شود. با توجه به تغییرات مداوم بازارهای جهانی، پیشرفت تکنولوژی و گسترش و تغییر توانمندی‌‌های مورد نیاز در بازار کار، وظیفه مدیریت منابع انسانی است که برنامه‌ریزی درستی در راستای موفقیت بیشتر سازمان و کسب‌وکار را داشته باشد.

این برنامه‌ریزی تضمین‌کننده تداوم و حضور استعداهای مناسب با مهارت‌های مناسب، در زمان مناسب و در جایگاه‌های شغلی مناسب است.

به کمک برنامه ریزی نیروی انسانی می‌توان بخش‌های قابل بهبود هر کسب‌وکار را شناسایی کرد و اقدامات لازم جهت ارتقای آن را انجام داد. این برنامه‌ریزی پیش‌نیاز فرایند جذب و استخدام است و نقشه راه مفید و مؤثری برای واحد منابع انسانی و مدیران سازمان خواهد بود.

در ادامه این نوشته به اهداف، اصول تحلیلی، محدودیت‌ها، مراحل، مدل‌ها، انواع و ابزار مختلف مؤثر بر برنامه ریزی منابع انسانی می‌پردازیم.

برنامه ریزی منابع انسانی به چه پرسش‌هایی پاسخ می‌دهد؟

کارشناسان منابع انسانی با کمک گرفتن از اهداف و استراتژی‌های سازمان، تعداد کارکنان و میزان مهارت آنها، جایگاه‌های مختلف شغلی موجود در سازمان، موقعیت‌های رشد، نقاط ضعف و قوت و وضعیت بازار حاکم بر فضای هر سازمان، صنعت و کسب‌وکار به پرسش‌های زیر پاسخ می‌دهند:

1. سازمان برای دستیابی به اهداف خود به چند نفر نیاز دارد؟
2. این افراد باید چه مهارت‌ها، قابلیت‌ها و توانایی‌هایی داشته باشند؟
3. این افراد یا منابع انسانی از چه راه‌هایی تأمین خواهند شد؟

هدف برنامه ریزی منابع انسانی

نیروی انسانی ارزشمندترین سرمایه هر سازمان است که در دستیابی به اهداف سازمان بیشترین نقش را دارد.

هدف از این برنامه ریزی در منابع انسانی بهره‌مندی از مزایای استخدام نیروهای مناسب و ماهر در هر جایگاه شغلی است که به عبارت دیگر استفاده بهینه از توانایی کارکنان در نیل به اهداف استراتژیک سازمانی است. برخی از این مزایای بهینه عبارتند از:

• بهبود و افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان
• بالا بردن کیفیت محصولات و خدمات
• گسترش روحیه کار تیمی و همدلی در سازمان
• تحقق اهداف سازمانی که به درآمد بیشتر و رشد و توسعه منجر خواهد شد
• افزایش سطح مهارت کارکنان و قابلیت حل مسئله بیشتر و قوی‌تر در آنها
• انعطاف‌پذیری و سازگاری بیشتر در تغییرات بازار
• ایجاد مزیت رقابتی در سازمان
• کاهش هزینه‌های مربوط به نیروی کار
• کاهش نرخ خروج از سازمان و ترک خدمت
• پرورش نیروی انسانی متعهد و افزایش رضایتمندی کارکنان

اصول تحلیلی برنامه ریزی منابع انسانی در سازمان

این برنامه‌ریزی بر پایه دو اصل تحلیلی استوار است.

اصل اول: تحلیل تقاضای منابع انسانی

به معنای تعداد کارکنانی است که دارای مهارت‌ها و قابلیت‌های مناسب و کافی هستند و آمادگی دارند تا در سطوح و بخش‌های مختلف جایگاه‌های شغلی جابه‌جایی داشته باشند.

اصل دوم: تحلیل عرضه منابع انسانی

به معنای نیاز آینده سازمان برای داشتن کارکنان و جذب مهارت‌ها و قابلیت‌های بیشتر است. در این تحلیل اهداف و برنامه‌های استراتژیک سازمان به منظور توسعه یا محدود کردن فعالیت‌های مختلف تعیین‌کننده هستند.

نتیجه این تحلیل‌ها به دو حالت ممکن خواهد بود.

حالت اول: سازمان نیروی انسانی مازاد دارد.

حالت دوم: سازمان به نیروی انسانی بیشتری نیاز دارد.

راهکار مناسب در مورد نیروی مازاد با متوقف کردن استخدام‌ها، برکناری کارکنان موقت و پاره‌وقت، تشویق به بازنشستگی پیش از موعد و .. خواهد بود.

در مورد نیاز سازمان به نیروی بیشتر نیز با استخدام کارکنان جدید، فراخوانی کارکنان قبلی سازمان، افزایش موقت ساعات کاری همراه با افزایش دستمزدها و برون‌سپاری برخی از پروژه‌ها راه‌حل مسئله به وجود آمده به سادگی امکان‌پذیر می‌شود.

در مجموع می‌توان گفت نتیجه برنامه ریزی منابع انسانی وجود کارکنانی مناسب و متناسب با نیاز سازمان است.

محدودیت‌های برنامه ریزی منابع انسانی

تدوین برنامه برای مدیریت منابع انسانی به فاکتورهایی بستگی دارد که ممکن است در تمام سازمان‌ها و کسب‌وکارها وجود نداشته باشند یا دچار نقصان و کمبود باشند. همچنان مدیرانی در سازمان‌ها وجود دارند که از اهمیت نقش منابع انسانی مطلع نیستند یا در برابر آزادی عمل دادن به بخش منابع انسانی مقاومت می‌کنند. در هر صورت ممکن است محدودیت‌هایی برای برنامه‌ریزی‌های منابع انسانی در سازمان به وجود آید. محدودیت‌های داخلی و خارجی دیگری نیز در مسیر تنظیم یک برنامه موفق و جامع وجود دارد. سه مورد اصلی ایجاد محدودیت عبارتند از:

• نیاز به منابع مختلف مانند زمان، پول، نیروی انسانی
• سختی پیش‌بینی رویدادهای آینده مثل تعطیلات غیرمترقبه و تغییر سیاست‌های سازمانی
• نارضایتی کارکنان از اجرای برخی سیاست‌های سخت‌گیرانه

عوامل مؤثر در برنامه ریزی مدیریت منابع انسانی

با توجه به تنوع روش‌های برنامه‌ریزی عواملی در سازمان وجود دارند که خط مشی هر برنامه را تعیین می‌کنند. در یک برنامه جامع و مؤثر منابع انسانی موارد زیر در نظر گرفته می‌شوند.

• استراتژی‌های کلان سازمانی
• شناخت کامل از چرخه‌های رشد سازمانی
• آگاهی از عدم قطعیت حاکم بر محیط و مهارت واکنش سریع به تغییرات
• بهره‌گیری از تکنولوژی در جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مربوط به منابع انسانی سازمان
• افزایش سازگاری با تغییرات ناگهانی و انعطاف‌پذیری سازمان
• آگاهی و نظارت هدفمند از رویدادهای بازار کار

مراحل برنامه ریزی منابع انسانی

یک برنامه‌ریزی اصولی و مؤثر برای مدیریت منابع انسانی با رعایت مراحل زیر امکان‌پذیر خواهد بود.

1. تعیین اهداف سازمان

تعیین اهداف سازمانی و فردی اولین و مهم‌ترین مرحله از برنامه‌ریزی است.

در تعیین اهداف سازمانی باید چشم‌اندازی کل‌نگر وجود داشته باشد که بتوان بر اساس آن ساختاری درست را طراحی کرد. معمولاً اهداف سازمانی در راستای توسعه بیشتر، تقویت روابط مؤثر و مثبت، ایجاد فرهنگ سازمانی سازنده و پیاده‌سازی روشی مؤثر در نگهداشت نیرو خواهد بود.

2. شناسایی ظرفیت فعلی کارکنان سازمان

شامل بررسی و تخمین قابلیت‌های مهارتی، تجربه و علمکرد کارکنان می‌شود.

در این مرحله اطلاعات کامل و دقیقی از وضعیت فعلی کارکنان سازمان تهیه می‌شود که در آن تعداد، نوع و میزان مهارت، تجربه، جایگاه شغلی، نتیجه ارزیابی عملکرد، درآمد و انعطاف‌پذیری کارکنان جهت جابه‌جایی در جایگاه‌های شغلی و سطوح مختلف سازمانی مشخص شده است. برای دستیابی به چنین اطلاعاتی می‌توان از روش‌های مختلف کمک گرفت که برخی از آنها را به شما معرفی می‌کنیم:

• ارزیابی عملکرد کارکنان در یک دوره مشخص
• تحلیل داده‌های سیستم مدیریت اطلاعات منابع انسانی و سیستم‌های دیگر مدیریتی
• آشنایی بیشتر با قابلیت‌های کارکنان از طریق تعامل و گفتگوهای دوستانه
• ارائه پرسش‌نامه‌های ارزیابی مختلف به کارکنان جهت تکمیل

3. ایجاد تعادل بین ظرفیت و نیاز به نیروی انسانی

شناسایی نیاز سازمان به منابع انسانی مختلف و تخمین احتمال وجود افراد حائز ویژگی‌های مورد نیاز برای جذب در سازمان در این مرحله انجام می‌شود.

در این مرحله وضعیت فعلی سازمان در مورد همپوشانی نیاز به منابع انسانی با تعداد و مهارت‌های آنها برآورد می‌شود و پرسش‌هایی مطرح می‌شوند که عبارتند از:

• آیا قابلیت و توانایی کارکنان فعلی سازمان برای دستیابی به اهداف سازمان مناسب و کافی است؟
• آیا کارکنان نیاز به آموزش مهارتی دارند؟
• آیا امکان جابه‌جایی درون‌سازمانی برای کارکنان فعلی و پر کردن جایگاه‌های شغلی خالی با نیروهای مازاد وجود دارد؟
• نیاز به تنظیم برنامه جذب و استخدام برای نیروی جدید ضروری است؟

4. تنظیم برنامه اجرایی

لزوم استخدام نیروی جدید یا افزایش مهارت کارکنان فعلی و انتقال کارکنان مازاد به بخش‌های دیگر سازمانی مطرح می‌شود.

در این مرحله باید در مورد جذب و استخدام نیروی جدید یا مهارت‌آموزی و تغییر جایگاه شغلی کارکنان فعلی به شکلی تصمیم‌گیری شود که نتیجه اثربخش باشد. در صورت وجود مازاد نیروی انسانی، روش‌های مختلفی نظیر تعدیل نیرو، بازنشستگی پیش از موعد یا داوطلبانه و نقل و انتقالات بین بخش‌های مختلف سازمان توصیه و اجرا می‌شود.

5. پیوستگی آموزش و توسعه

راهی جهت صرفه‌جویی و افزایش میزان رضایت کارکنان است.

با آموزش و افزایش مهارت به صورت پیوسته و دوره‌ای می‌توان همگام با پیشرفت تکنولوژی کارکنانی آگاه و توانمند را در سازمان پرورش داد و در کارکنان حس ارزشمندی و رضایتمندی زیادی را به وجود آورد.

6. ارزیابی برنامه‌ریزی

برآورد میزان موفقیت برنامه‌ریزی در افزایش بهره‌وری و پرورش مهارت و افزایش رضایتمندی کارکنان نمود می‌یابد.

ارزیابی برنامه‌ریزی یک پروژه مقطعی و یک‌باره نیست بلکه باید به صورت مداوم به صورت چرخه‌هایی مؤثر در جریان باشد تا با بروز هر گونه تغییر در استراتژی سازمان بتوان میزان اثربخشی برنامه‌ریزی‌ها را ارزیابی و مورد بررسی قرار داد.

مدل‌های متداول برنامه ریزی منابع انسانی

در برنامه ریزی و مدیریت منابع انسانی مدل‌های مختلفی را با توجه به شرایط می‌توان پیاده‌سازی کرد. در ادامه به برخی از این مدل‌ها اشاره مختصری خواهد شد اما تنوع و تعدد این مدل‌ها بیش از موارد مطرح شده است.

• مدل زنجیره ارزش

از شناخته‌شده‌ترین مدل‌هاست که در آن تمام عملکردهای منابع انسانی به دو دسته تقسیم می‌شوند. فعالیت‌های منابع انسانی و نتایج منابع انسانی. فعالیت‌های منابع انسانی در برگیرنده اقدامات روزمره در این بخش نظیر استخدام، پرداخت حقوق و دستمزد و … می‌شود. فعالیت‌های منابع انسانی نیز تمامی اقداماتی که منجر به کاهش هزینه‌ها و افزایش کیفیت و سرعت دستیابی به نتایج باشد را تحت پوشش قرار می‌دهد.

• مدل هاروارد

مدلی جامع در مدیریت منابع انسانی است که تعامل بین شرایط محیطی و منافع ذی‌نفعان را بهبود می‌بخشد و به توسعه اهداف منابع انسانی کمک می‌کند. مدل هاروارد مطرح می‌کند که رهبران منابع انسانی زمانی بر مشکلات غلبه کرده‌اند که تمام اقدامات آنها در راستای رشد و رفاه کارکنان باشد.

• مدل 8 جعبه

پاول بوسلی این مدل را پیشنهاد داده و در آن عوامل خارجی و داخلی متعددی را در نظر می‌گیرد. این عوامل عبارتند از شرایط بازار، شرایط جمعیتی، اهداف اصلی منابع انسانی، شرایط عمومی سازمانی، شرایط جمعیتی سازمانی، شیوه‌ها و استراتژی منابع انسانی و اهداف نهایی کسب‌وکار. در این مدل مطرح می‌شود که اگر بازار با کمبود مهارت‌های خاصی مواجه باشد بر استراتژی و نحوه استخدام نیروی واجد شرایط تأثیرگذار خواهد بود.

• مدل 5 پی (Five P)

در این مدل پنج فاکتور اصلی که با حرف P شروع می‌شوند برای مدیریت برنامه‌ریزی در نظر گرفته می‌شوند. این پنج فاکتور عبارتند از : اهداف (Purpose)، اصول (Principles)، فرایندها (Process)، افراد (People) و عملکرد (Performance).

• مدل استاندارد علیت

این مدل یکی از معروف‌ترین مدل‌های برنامه ریزی منابع انسانی Standard Casual Model of HRM است که یک زنجیره علّی را نشان می‌دهد. این زنجیره با استراتژی کسب‌وکار شروع و با حلقه‌هایی از فرایندهای منابع انسانی به بهبود عملکرد مالی منتج می‌شود.

انواع برنامه ریزی منابع انسانی

هر سازمان با توجه به شرایطی که دارد می‌تواند از یک یا ترکیبی از مدل‌های برنامه ریزی منابع انسانی در راستای رسیدن به اهداف خود استفاده کند. در یک تقسیم‌بندی می‌توان برنامه‌ریزی‌های منابع انسانی را به دو دسته خرد و کلان تقسیم کرد. هر کدام از این دو دسته دارای ویژگی و اهداف خاصی هستند.

• برنامه ریزی منابع انسانی در مقیاس کلان

این برنامه‌ریزی به هماهنگ‌سازی نیروی انسانی با استراتژی‌های کلی و مأموریت اصلی سازمان اختصاص دارد. اهداف این نوع برنامه‌ریزی بر استخدام، ارزیابی عملکرد، پاداش و جریمه و ارتباط و تعاملات سازمانی اثرگذار خواهد بود. به این برنامه‌ریزی طراحی و توسعه سازمان نیز گفته می‌شود که فرایندهای مربوط به سیاست‌های مدیریت کارمندان و تأثیر آنها بر مدیریت منابع انسانی را بررسی می‌کند.

• برنامه ریزی منابع انسانی در مقیاس خرد

استراتژی‌های برنامه‌ریزی در مقیاس کلان در برنامه‌ریزی در مقیاس خرد به اجرا درمی‌آیند. به عبارت دیگر شیوه‌ها و مسیرهای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان در این نوع برنامه‌ریزی توسعه می‌یابند. برای توضیح بیشتر باید گفت که در این برنامه‌ریزی کارشناسان منابع انسانی از تعداد کافی کارکنان، میزان تسلط و مهارت‌های کافی و اشتغال آنها در جایگاه‌های شغلی کاملاً منطبق بر توانایی نیروی انسانی اطمینان حاصل می‌کنند.

ابزار برنامه ریزی منابع انسانی

ابزار مختلفی در مراحل مختلف این فرایند قابل استفاده هستند که در تحلیل وضعیت فعلی کارکنان و تغیین نیازهای آتی آنها کمک‌کننده هستند. برخی از مهم‌ترین این ابزارها عبارتند از:

• تحلیل سوات (SWOT)

این تحلیل از کنار هم قرار گرفتن اولین حروف انگلیسی Strengths، Weaknesses، Opportunities و Threats نام گرفته است. با یافتن نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها می‌توان به ارزیابی و تحلیل مناسبی از وضعیت موجود دست یافت.

• چارت سازمانی (Organizational Chart)

نموداری بصری از سلسله‌مراتب یا ساختار مدیریتی و پرسنلی یک سازمان است که نقش‌ها و مسئولیت‌های تمام افراد و کارکنان را نیز مشخص می‌کند.

• ماتریس واگذاری مسئولیت (RACI Matrix)

نموداری برای مشخص کردن نقش‌ها و مسئولیت‌های سازمان و پروژه‌ها است.

• ماتریس پتانسیل و عملکرد (Performance-Potential Matrix)

جدولی شامل 9 قسمت است که به پیشرفت کارکنان و میزان موفقیت آنها می‌پردازد.

• برنامه‌ریزی سناریویی (Scenario Planning)

در این برنامه‌ریزی به رویدادهای قابل پیش‌بینی و غیرقابل پیش‌بینی پرداخته می‌شود. پیشرفت‌هایی که در دستیابی به اهداف کسب‌وکار مؤثر خواهند بود، تغییرات سیاسی و اجتماعی و اقتصادی و حوادث طبیعی شناسایی می‌شوند و تمهیدات و اقداماتی جهت پیش‌گیری از آثار منفی آنها در سازمان و کسب‌وکار در پیش گرفته می‌شود.

• چارت جانشینی (Replacement Chart)

نموداری مشابه چارت سازمانی است که در آن گزینه‌های احتمالی برای جایگاه شغلی کارکنانی با نقش کلیدی که بازنشسته یا منتقل می‌شوند یا به هر دلیلی در آن جایگاه نخواهند بود، در نظر گرفته می‌شود.

سخن پایانی

مدیران بسیاری از سازمان‌ها هنوز با مزایای برنامه ریزی منابع انسانی آشنا نشده‌اند و این بخش‌ از فعالیت‌‌های سازمانی را امری هزینه‌بر و غیرضروری می‌دانند، درحالی‌که برنامه ریزی منابع انسانی در بلندمدت یک سرمایه‌گذاری بسیار اثربخش به شمار می‌رود. در برنامه‌ریزی سازمانی مؤثر و مفید، نیروهای متخصص در سازمان باقی می‌مانند و به رشد و توسعه سازمان کمک می‌کنند. با افزایش وفاداری و ماندگاری کارکنان در سازمان از هزینه‌های مربوط به فرایند جذب و استخدام کاسته خواهد شد.

در مجموع می‌توان گفت برنامه ریزی منابع انسانی یکی از مسئولیت‌های مهم در سازمان است که تمامی تدارکات و تمهیدات مورد نیاز در تأمین مهارت و منابع انسانی را پیش‌بینی می‌کند تا یک سازمان قابلیت دستیابی به اهداف خود را در اختیار داشته باشد.