برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا ERP چیست؟ و چگونه می‌توان از آن استفاده کرد؟

امروزه اکثر سازمان‌ها و شرکت‌های تجاری از سیستم ERP استفاده می‌کنند و نتایج مثبت آن، اهمیت و تأثیر چشمگیر این سیستم را نشان می‌دهد. ERP فرآیندی است که می‌تواند تمام بخش‌های اصلی فعالیت‌های تجاری شما را به صورت یکپارچه تبدیل به فرآیندی دیجیتال کند. مفهوم برنامه‌ریزی منابع سازمانی به خوبی نشان می‌دهد که این سیستم در مسیرهای مختلف، سازمان را یاری می‌کند. به همین دلیل حسابداران خبره در سازمان‌های بزرگ، ERP را در تمامی بخش‌های سازمان به کار می‌گیرند. در این مقاله، به شما می‌گوییم ERP چیست و استفاده از آن چه مزایا و معایبی به همراه دارد. همچنین کمک خواهیم کرد تا در انتخاب سیستم مناسب برای سازمان خود، بهترین نرم افزار ERP را برگزینید.

ERP چیست؟

پیش از بررسی مفهوم  Enterprise resource planningکه به اختصار ERP نامیده می‌شود، اجازه دهید ابتدا اندکی در مورد تاریخچه این موضوع صحبت کنیم.

تاریخچه ERP چیست؟

برنامه‌های کاربردی تجاری کامپیوتری در حوزه حسابداری و مالی نخستین بار در دهه ۱۹۶۰ با استفاده از رایانه‌های بزرگ پدیدار شدند. این برنامه‌های پیشگام، در مقایسه با فرآیندهای دستی، سریع‌تر و دقیق‌تر بودند؛ اما همچنان با هزینه‌های بالا، محدودیت‌های عملکردی و کندی روبه‌رو بودند. این نواقص منجر به توسعه راه‌حل‌های اختصاصی و مستقل مانند پردازش سفارش‌های فروش و برنامه‌ریزی نیازمندی‌های تولید (MRP) شدند.

در اواخر دهه ۱۹۹۰، ERP به‌عنوان یک مفهوم جدید معرفی شد. این سیستم با ترکیب قابلیت‌های MRP II، منابع انسانی، حسابداری پروژه و گزارش‌گیری کاربر نهایی، تحولی اساسی در بخش فناوری ایجاد کرد و به طیف وسیع‌تری از صنایع خدمات ارائه داد.

اوایل قرن بیست و یکم، با سرعت گرفتن اینترنت و معرفی ابزارهای توسعه جدید، مجموعه‌های ERP نیز متحول شدند. معرفی نرم‌افزارهای مبتنی بر مرورگر، راه را برای نرم‌افزارهای ابری ERP هموار کرد. این پیشرفت نه تنها دامنه، بلکه عملکرد راه‌حل‌های ERP را هم گسترش داد.

سیستم ERP چیست؟

اجازه دهید به سؤال سیستم ERP چیست، پاسخی شفاف بدهیم. در پاسخ به این سؤال باید گفت EPR (برنامه‌ریزی منابع سازمان) یک نرم‌افزار جامع است که با یکپارچگی و در نهایت بهینه کردن هر فرایند در کسب‌وکار به کار می‌رود. این سیستم شامل ماژول‌های مختلفی مانند حسابداری، مدیریت موجودی، مدیریت سرمایه انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، ردیابی سفارش‌ها و برنامه‌ریزی تولید است. هدف اصلی ERP ارائه اطلاعات به‌روز و دقیق برای تصمیم‌گیری بهتر و ارتقای کارایی عملیاتی سازمان‌ها است.

نرم افزار ERP با تکیه بر یک پایگاه داده اشتراکی، امکان دسترسی و تبادل سریع و دقیق اطلاعات بین واحدهای مختلف سازمان را فراهم می‌کند. این ویژگی باعث خودکارسازی و یکپارچه‌سازی گردش کاری، پیگیری و تحلیل عملیات و تسریع فرآیندهای تصمیم‌گیری می‌شود. از طریق این سیستم، یکپارچگی اطلاعات بین بخش‌های مختلف مانند منابع انسانی، مالی، فروش و غیره به وجود می‌آید و با حذف نیاز به ورود اطلاعات تکراری، زمان و هزینه‌های اجرایی به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد.

این سیستم، نرم‌افزاری انعطاف‌پذیر و فرآیندگرا بوده و می‌تواند بر اساس نیازهای خاص هر سازمان تنظیم و پیکربندی شود. پیاده‌سازی ERP به صورت‌های مختلفی از جمله استقرار در محل، ابری یا ترکیبی از هر دو انجام می‌شود که نسخه‌های ابری به‌ویژه برای کسب‌وکارهای کوچک مزیت بزرگی محسوب می‌شوند. برخی از نسل‌های پیشرفته‌تر ERP نیز از تکنولوژی‌هایی مانند هوش مصنوعی (AI)، اینترنت اشیا (IoT) و تحلیل پیشرفته برای تقویت تحول دیجیتال استفاده می‌کنند.

در نهایت، سیستم ERP با بهبود مدیریت منابع، کنترل خطاها و ارتقای کیفیت خدمات، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا در بازار جهانی رقابت‌پذیری بیشتری داشته باشند و با اطمینان بیشتری به بازگشت سرمایه مناسب دست یابند. این سیستم با فراهم کردن امکان مدیریت بهتر ارتباط با مشتریان و کاهش زمان پردازش و تحویل سفارش‌ها، مسیری هموارتر برای موفقیت کسب‌وکارها در دنیای امروز فراهم می‌آورد.

هدف از به کار بردن ERP چیست؟

در پاسخ به سؤال هدف از به کار بردن EPR چیست، باید گفت با توجه به این که به کار بردن نرم افزارهای ERP بر اساس نیازها و الزامات خاص هر سازمان صورت می‌گیرد، این سیستم در پیگیری فرآیندهای داخلی سازمان و تعامل با مشتریان بسیار مؤثر است. بنابراین اهداف اصلی سیستم‌های ERP عبارتند از:

• نظارت کامل بر فرآیندهای کسب‌وکار سازمان به سریع‌ترین و کاراترین حالت ممکن
• ارتقای بهره‌وری منابع سازمان، به‌ویژه سرمایه انسانی که باعث خودکارسازی و ساده کردن وظایف روزمره کارمندان می‌شود و این امر به افزایش شفافیت در سراسر کسب‌وکار می‌انجامد.
• یکپارچه‌سازی داده‌های ارزشمند بخش‌های مختلف سازمان و استفاده از آن‌ها برای اهداف مدیریتی و ارزیابی
• تبادل اطلاعات مفید سیستم ERP با سایر راهکارهای سازمانی و تقویت سیستم‌های اطلاعات مدیریت، که باعث آزاد شدن زمان تصمیم‌گیرندگان برای پرداختن به موضوعات مهم‌تری مانند کارآمدتر کردن نیروی کار و بهبود حاشیه سود می‌شود.

برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) با هدف پشتیبانی از عملیات‌های کلیدی مختلف طراحی شده است و به این ترتیب همه اطلاعات و داده‌های به کار رفته در یک سیستم را به صورت واحد و یکجا جمع‌آوری می‌کند. همچنین استفاده از پایگاه داده مشترک برای ذخیره‌سازی داده‌های کسب‌شده از ماژول‌های مختلف، یکی از عوامل کلیدی در بیشتر راهکارهای ERP است.

این سیستم امکان مدیریت ملزومات مختلف سیستم‌های اطلاعاتی کسب‌وکار را فراهم می‌کند و به عنوان سیستم اصلی و اساسی سازمان در نظر گرفته می‌شود. همچنین این سیستم‌ها با یکپارچه‌سازی و بهینه‌سازی داده‌ها و فرآیندهای مختلف سازمان، بهبود کارایی و بهره‌وری را در تمامی سطوح سازمانی تضمین می‌کنند.

مزایای استفاده از ERP در کسب‌وکار چیست؟

در واقع استفاده از این روش مزایای بسیاری برای سازمان‌ها دارد که می‌تواند مسیر رشد و پیشرفت شرکت‌ها را تسهیل کند. این مزایا عبارتند از:

• یکپارچگی فرآیندها

سیستم‌های ERP امکان مدیریت یکپارچه فرآیندهای سازمانی را فراهم می‌کنند که این عامل، هماهنگی و انسجام در تصمیم‌گیری‌ها و عملکرد سازمان را به دنبال دارد.

• افزایش کارایی

با بهینه‌سازی و خودکارسازی فرآیندها، زمان و منابع موردنیاز برای انجام وظایف کاهش می‌یابد و در نهایت کارایی را بهبود می‌بخشد.

• دسترسی به دامنه اطلاعات وسیع‌تر

سیستم‌های ERP اطلاعات مربوط به بخش‌ها و فرآیندهای مختلف سازمان را در یک پلتفرم مشترک جمع‌آوری و ارائه می‌کنند که باعث افزایش دقت و اعتبار اطلاعات می‌شود.

• تصمیم‌گیری بهتر

با دسترسی به داده‌ها و گزارش‌های به‌روز و تحلیل‌پذیر، مدیران سازمان می‌توانند تصمیمات بهتری اتخاذ کنند و استراتژی‌های کسب‌وکار را بهبود بخشند.

• کاهش هزینه‌ها

افزایش بهره‌وری که در نهایت باعث کاهش اشتباهات می‌شود در این موضوع نقش دارد. کاهش اشتباهات در نهایت به کاهش هزینه‌ها می‌انجامد.

• پیشگیری از اشتباهات

این سیستم‌ها با فراهم کردن دسترسی دقیق به داده‌ها و کنترل فرآیندها، به پیشگیری از اشتباهات و مشکلات کمک می‌کنند.

• تطابق با مقررات

سیستم‌های ERP به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با مقررات و استانداردهای صنعتی تطابق داشته باشند.

• اطلاعات به‌روز و همگرا

تغییرات در یک بخش از سازمان به طور خودکار در سایر بخش‌ها نیز منعکس می‌شود که باعث به‌روزرسانی مداوم اطلاعات می‌شود.

• افزایش تعامل و ارتباط

با بهبود دسترسی به اطلاعات و افزایش تعاملات درون‌سازمانی، همکاری و اشتراک دانش افزایش می‌یابد.

• ارتقای تجربه مشتری

با استفاده از این سیستم می‌توان اطلاعات مشتری‌ها را به‌روز نگه‌داشت و در نهایت خدمت‌رسانی را بهتر کرد.

• کاهش هزینه‌های مرتبط با فناوری اطلاعات

استفاده از سیستم‌های ERP منجر به کاهش هزینه‌های مربوط به سفارشی‌سازی نرم‌افزارهای کاربردی و آموزش کاربران می‌شود.

• بهبود مدیریت زنجیره تأمین

سیستم‌های ERP با بهبود فرآیندهای مرتبط با تأمین و توزیع کالاها و محصولات، مدیریت زنجیره تأمین را بهبود می‌بخشند.

• رشد کسب‌وکار از طریق مدیریت بهتر فرآیندها

با مدیریت بهتر فرآیندهای پیچیده کسب‌وکار، رشد و توسعه سازمان تسهیل می‌شود.

• کاهش ریسک‌های کسب‌وکار

سیستم‌های ERP با جمع‌آوری داده‌ها و فراهم کردن اطلاعات بهتر، به کاهش ریسک‌های کسب‌وکار کمک می‌کنند.

• نوآوری در کسب‌وکار

این سیستم‌ها به عنوان یک کاتالیزور برای نوآوری در فرآیندها و فعالیت‌های سازمانی عمل می‌کنند.

• هوش کسب‌وکار بهینه

با تحلیل داده‌ها و ارائه اطلاعات ارزشمند، سیستم‌های ERP به بهبود هوش کسب‌وکار کمک می‌کنند.

این مزایا تنها بخشی از فواید استفاده از سیستم‌های ERP هستند که می‌توانند به سازمان‌ها در بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری کمک کنند.

معایب استفاده از ERP چیست؟

نرم‌افزارهای ERP به عنوان ابزاری حیاتی برای کسب‌وکارها و مدیریت منابع سازمانی، به‌خصوص در بخش‌های مدیریت مالی به کار می‌روند. این نرم‌افزارها به کسب‌وکارها در جمع‌آوری و مدیریت حجم زیادی از داده‌ها، بهینه‌سازی فرآیندها و پاسخگویی به تقاضاهای مصرف‌کنندگان کمک می‌کنند. با این حال، استفاده از این سیستم‌ها معایبی نیز دارد که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم:

• هزینه‌های بالا: اجرای یک سیستم ERP می‌تواند هزینه‌های اولیه زیادی داشته باشد، از جمله هزینه‌های مربوط به نرم‌افزار، سخت‌افزار، آموزش کارکنان و نگهداری سیستم، بنابراین لازم است نیازسنجی دقیقی انجام شود.
• پیاده‌سازی دشوار: فرآیند پیاده‌سازی ERP پیچیده و زمان‌بر است و به برنامه‌ریزی دقیق و هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان نیاز دارد. این امر ممکن است باعث اختلال در عملیات روزانه شود.
• مدیریت تغییرات: پیاده‌سازی ERP نیازمند مدیریت تغییرات گسترده در سازمان است. تغییرات در فرآیندهای کاری و سیستم‌های فعلی باید به دقت مدیریت شوند تا مقاومت کارکنان کاهش یابد و پذیرش سیستم جدید تسهیل شود.
• نیاز به ماژول‌های اضافی: ماژول‌های اصلی ERP ممکن است نتوانند تمام نیازهای خاص یک سازمان را برآورده کنند. در نتیجه، سازمان‌ها ممکن است نیاز به افزودن ماژول‌های تخصصی برای بخش‌هایی مانند زنجیره تأمین یا مدیریت ارتباط با مشتری داشته باشند.

ویژگی‌های نرم افزار‌هایERP  چیست؟

سیستم‌های ERP دارای ماژول‌های متفاوتی هستند. معمولاً در ابتدای کار، ماژول‌های ابتدایی در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌گیرند. هر کسب‌وکار با گذر زمان می‌تواند ماژول‌های مورد نیاز خود را افزایش دهد. بنابراین باید در نظر داشت این نرم‌افزارها علاوه بر داشتن یک پایگاه داده مرکزی، مجموعه‌ای از ابزارها و ویژگی‌های مختلف را برای بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی ارائه می‌دهند. برخی از این ویژگی‌ها و ماژول‌ها عبارتند از:

• حسابداری و مدیریت مالی: مدیریت دقیق امور مالی و حسابداری با دسترسی آسان به داده‌های مالی در یک سیستم متمرکز
• تدارکات و کنترل زنجیره تأمین: بهبود فرآیندهای تأمین و توزیع با مدیریت بهتر زنجیره تأمین
• مدیریت تولید: کنترل و نظارت بر فرآیندهای تولید به منظور افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها
• مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM): بهبود ارتباط با مشتریان و افزایش رضایت آن‌ها از طریق اطلاعات دقیق و به‌روز
• مدیریت سفارش‌ها و ارسال: مدیریت بهتر سفارش‌ها از ثبت تا ارسال و تحویل به مشتری

علاوه بر این ابزارها، سیستم‌های ERP پیشرفته امکاناتی در زمینه‌های زیر نیز ارائه می‌دهند:

• تجارت الکترونیک: پشتیبانی از فرایندهای تجارت الکترونیک و فروش آنلاین
• اتوماسیون خدمات حرفه‌ای: بهبود کارایی و دقت در ارائه خدمات حرفه‌ای
• مدیریت منابع انسانی (HR): مدیریت جامع منابع انسانی از استخدام تا بازنشستگی

همچنین سیستم‌های ERP می‌توانند به قابلیت‌هایی برای تحلیل کسب‌وکار و هوش تجاری مجهز باشند. این قابلیت‌ها شامل داشبوردهای مدیریتی برای دسترسی و کنترل ساده‌تر، یکپارچه‌سازی و اتوماسیون گردش کارها و تولید گزارش‌های جامع و تحلیلی هستند. این ویژگی‌ها و ماژول‌ها، سیستم‌های ERP را به یک ابزار ضروری برای مدیریت منابع و بهبود کارایی در سازمان‌ها تبدیل کرده‌اند.

نحوه انتخاب سیستم ERP مناسب چیست؟

برای انتخاب نرم افزار ERP که برای کسب‌وکار شما مناسب باشد، ابتدا باید اهداف و انتظاراتتان را مشخص کنید. همچنین لازم است افرادی که از سیستم استفاده می‌کنند و از آن منتفع می‌شوند، در فرآیند انتخاب و پیاده‌سازی مشارکت داشته باشند. در صورت نداشتن آشنایی کافی، می‌توانید از شرکت‌های سازنده نرم‌افزار، اطلاعات بیشتری بخواهید و از مشاوران و متخصصان این حوزه کمک بگیرید.

برای ارزیابی بهتر گزینه‌های موجود، تهیه یک چک‌لیست شامل مواردی مانند پشتیبانی فنی، فرآیندهای حل مشکل و هزینه‌ها می‌تواند مفید باشد. در این راستا، نکات زیر را در نظر بگیرید:

• بازه زمانی

مشخص کنید پیاده‌سازی سیستم ERP چقدر زمان خواهد برد و برنامه زمان‌بندی دقیق آن چگونه است. در این مراحل، منابع لازم و احتمالات بروز اختلالات را بررسی کنید.

• شخصی‌سازی

میزان سازگاری سیستم با نیازهای کسب‌وکار خود را بررسی کنید و ببینید چه زمانی باید از ماژول‌ها و منابع موجود استفاده کرد.

• مدیریت پروژه

نحوه مدیریت پروژه توسط سرویس‌دهنده، وجود یک رابط مشخص و نقش اعضای تیم در پیاده‌سازی سیستم را مشخص کنید. همچنین در صورت بروز مشکل، پاسخگویی و زمان‌بندی فرایند حل مشکلات را بررسی کنید.

• کاربردپذیری

بررسی کنید که استفاده از سیستم تا چه اندازه برای کاربران با نقش‌های مختلف آسان و قابل درک است تا از تطبیق‌پذیری کاربران اطمینان حاصل کنید.

• هزینه‌ها

ساختار هزینه‌های اشتراک، هزینه‌های پیش‌پرداخت و ماهیانه و نحوه به‌روزرسانی این هزینه‌ها را مشخص کنید. همچنین، هزینه‌های اضافی مربوط به پیاده‌سازی و هزینه‌هایی که ممکن است در طول پروژه ایجاد شوند را بررسی کنید.

• انتقال داده‌ها

بررسی کنید که انتقال داده‌های موجود به سیستم جدید چگونه انجام خواهد شد و سازمان چه نقشی در این فرآیند خواهد داشت. همچنین به پیچیدگی‌های انتقال داده‌ها، پاکسازی و حذف داده‌های منقضی‌شده توجه کنید.

با در نظر گرفتن این نکات و بررسی تفاوت‌های بین سیستم‌های ERP ابری و محلی، می‌توانید تصمیم بهتری برای انتخاب سیستم ERP مناسب کسب‌وکارتان بگیرید. سیستم‌های ERP ابری به دلیل دسترسی آسان و مسئولیت نگهداری توسط عرضه‌کننده محبوبیت دارند؛ در حالی که سیستم‌های محلی نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه و نگهداری داخلی دارند. مطمئن شوید که سیستم انتخابی قابلیت مقیاس‌پذیری و سفارشی‌سازی مطابق با نیازهای آینده کسب‌وکارتان را دارد.

سخن پایانی

در این مقاله به سؤال ERP چیست پاسخ دادیم. این فناوری برای شرکت‌های متوسط و بزرگ که در زمینه‌های حسابداری، فروش، تدارکات، منابع انسانی و حسابداری مدیریت فعالیت می‌کنند و به دنبال کاهش هزینه‌های مالکیت و ارائه امنیت اطلاعات با بالاترین استانداردها هستند، کاربرد زیادی خواهد داشت. با توجه به نکاتی که در این مطلب ذکر شد شما می‌توانید نرم افزار ERP مناسب برای کسب‌وکار خود را به راحتی انتخاب کنید.