ATS مخفف Applicant Tracking System و در واقع یک نرم افزار به منظور بررسی و ارزیابی رزومه و اطلاعات مربوط به متقاضیان یک شغل است. در این نرم افزار از معیارهای مشخص برای بررسی رزومه و تأیید شایستگی متقاضیان استفاده می‌شود. پردازش خودکار اطلاعات، وظیفه اصلی این نرم افزار است که کمک می‌کند تا کمترین میزان خطا و قضاوت شخصی در فرایند استخدام یک متقاضی پیاده‌سازی شود.
سیستم ردیابی متقاضی یکی از راهکارهای بهبود فعالیت‌های منابع انسانی است. با پیشرفت تکنولوژی و افزایش داده‌های سازمانی، استخدام نیروی مناسب، تبدیل به یکی از کلیدی‌ترین فعالیت‌های فرایند جذب و استخدام در منابع انسانی شده است. ATS به ردیابی و ارزیابی رزومه کارجویان می‌پردازد و عملیات استخدام را مدیریت می‌کند.
در گذشته از روش‌های سنتی و دستی برای این‌کار استفاده می‌شد که معمولاً شامل فرم‌ها و پرونده‌های کاغذی و دفترچه‌هایی از اطلاعات ثبت‌شده مختلف بود.
در حال حاضر بهینه‌ترین روش استخدامی استفاده از امکانات هوش مصنوعی است. هوش مصنوعی با قابلیت‌های فراوانی که دارد، می‌تواند بسیاری از امور جمع‌آوری اطلاعات و ارزیابی‌های اولیه را در فرایند استخدام مدیریت کند. اولین مرحله از فرایند استخدام از ابتدا شامل مواردی است که عبارتند از ثبت‌نام اولیه، ارسال رزومه کاری و تحصیلی و تکمیل فرم‌های سازمانی. به این ترتیب کارکنان منابع انسانی می‌توانند به سوابق و اطلاعات کارجویان دسترسی داشته باشند.
مزایای ATS
نرم افزارهایی که به صورت تخصصی برای پیگیری متقاضیان طراحی می‌شوند، مزیت‌ها و ویژگی‌هایی دارند که برخی از مهم‌ترین آنها عبارتند از:
- کاهش هزینه‌های جذب و استخدام نیروی کار
- افزایش کیفیت تصمیم‌گیری مدیریتی
- حذف و کاهش مصرف کاغذ و کمک به حفظ محیط‌زیست
- کاهش و حذف خطای انسانی در روند بررسی‌های استخدامی
- جلوگیری از اتلاف وقت و انرژی
- یکپارچه‌سازی و متمرکزسازی تمامی نیازها در یک نرم افزار جامع
- غربالگری و ارزیابی سریع وضعیت و مهارت‌های متقاضیان
- حذف فرایندهای تکراری
- امکان دسترسی و تبادل اطلاعات سریع و صریح در بخش منابع انسانی
- بهبود روند ارسال درخواست و آگاهی از نتیجه درخواست شغلی برای متقاضیان
معایب ATS
جذب و استخدام منابع انسانی یک فرایند حرفه‌ای و شناختی است. به همین دلیل نمی‌توان تمامی موارد ممکن را در آن پیش‌بینی و راه‌حلی برای آن مشخص کرد. در هر صورت ممکن است این سیستم نیز دچار مشکل شده و یا چالش‌هایی در مسیر اجرای کامل فرایندهای آن به وجود آید. برخی از این مشکلات عبارتند از ایجاد نواقص و موارد پیش‌بینی‌نشده و خطای کاربران.
به عنوان مثال ممکن است برخی از قالب‌های رزومه توسط نرم افزار شناسایی نشوند و اطلاعات کارجویان قابل مشاهده و بررسی نباشند. همچنین در انجام ارزیابی‌ها ممکن است کاربران این سیستم که معمولاً مسئولان منابع انسانی در بخش استخدام هستند از کلمات کلیدی و فیلترهای مناسب استفاده نکنند و با خطاها و مشکلاتی مواجه شوند.
به شکل خلاصه معایب این سیستم عبارتند از:
- نواقص فنی
- خطای کاربران
- موارد پیش‌بینی‌نشده و نادیده گرفتن متقاضیان واجد شرایط
تمامی این چالش‌ها به مرور زمان و با مدیریت هوشمندانه قابل بهبود و اصلاح هستند.
عملکرد ATS
با انتشار آگهی شغلی سیستم پیگیری متقاضیان به سامانه مورد نظر وصل می‌شود. کارجویان و متقاضیان رزومه خود را ارسال می‌کنند و در این مسیر به پرسش‌هایی که از آنها می‌شود پاسخ می‌دهند یا فرم‌های مشخصی را پر می‌کنند. این فرم‌ها را کارشناسان منابع انسانی و کارفرمایان با توجه به نیازمندی‌های یک جایگاه شغلی و فرهنگ سازمانی حاکم بر کسب‌وکار خود تنظیم می‌کنند تا متناسب‌ترین و شایسته‌ترین افراد شناسایی شوند و فرایند استخدام آنها را پیگیری کنند.
ATS معمولاً امکان فیلتر و جستجو دارند. به عبارت دیگر باید گفت این سیستم ردیابی متقاضیان کار نوعی نرم افزار دارای ابزار هوشمند است که در آن رزومه و استعدادها را شناسایی می‌کند. یکی از کاربردهای سیستم ردیابی متقاضیان جمع‌آوری و ساخت دیتابیسی متشکل از رزومه‌های فراوان است.
با ارسال یک رزومه یا درخواست همکاری به یک سازمان، این اسناد مستقیماً به دست کارکنان منابع انسانی آنها نمی‌رسد، بلکه وارد سیستم می‌شود و اگر ویژگی‌های خاصی داشته باشد برای بررسی به دست کارکنان بخش منابع انسانی می‌رسد.
انتظار می‌رود که سیستم ردیابی رزومه بهترین افراد و شرایط را شناسایی کند، اما گاه به دلیل عدم اعمال تنظیمات درست این سیستم درست عمل نمی‌کند و برخی از افراد واجد شرایط نیز از فیلتر این سیستم عبور نمی‌کنند.
در موارد و جایگاه‌های شغلی که به افرادی با تخصص بالا و یا مهارت خاص نیاز باشد، این سیستم‌ها بسیار سریع و دقیق عمل می‌کنند.
کاربردهای سیستم ردیابی کارجویان
تنظیمات و ویژگی‌های مختلفی برای هر کدام از مراحل اداری و اجرایی فرایند استخدام نیرو در سیستم ردیابی کارجویان ATS در نظر گرفته شده است. برخی از مهم‌ترین کاربردهای این نرم افزارها در ادامه معرفی می‌شوند.
بررسی رزومه‌ها
یکی از قابلیت‌های سیستم نرم افزاری ردیابی کارجویان امکان دسترسی و بررسی خودکار اطلاعات کارجویان است. اطلاعاتی نظیر شماره تماس، سوابق کاری، مدارک تحصیلی و مهارت‌ها که برای مقایسه شرایط و صلاحیت متقاضیان از آنها استفاده می‌شود.
یافتن کلمات کلید
برای هر جایگاه شغلی کلمات و عناوین خاصی مطرح می‌شود که سیستم‌های ردیابی این کلیدواژه‌ها را در رزومه افراد پیدا می‌کنند و موارد نامربوط و شرایط نامناسب کارجویان را شناسایی و از لیست کاندیدای مناسب حذف می‌کنند.
برنامهریزی و زمان‌بندی
این سیستم با امکان برنامهریزی مصاحبه، ارسال ایمیل تأیید، رد یا یادآوری جلسات مصاحبه به افراد مورد نظر به افزایش دقت و سرعت‌بخشی بیشتر فرایندهای استخدام کمک می‌کند.
ارسال و انتشار آگهی
سیستم ATS به کسب‌وکارها و سازمان‌ها امکان ایجاد و ارسال آگهی‌های استخدام به پلتفرم‌های آنلاین و کاریابی‌ها را فراهم می‌کند. همچنین با ارسال آگهی به پلتفرم‌‌ها و کانال‌های کاریابی مختلف با طیف گسترده‌تری از مخاطبان و در نتیجه شانس داشتن کارکنانی با مهارت‌های کافی را امکانپذیر می‌کند.
آنالیز و گزارش‌دهی
در سیستم ردیابی کارجویان امکان دریافت گزارش از عملکرد و فرایند استخدام افراد وجود دارد. به این صورت می‌توان به گزارش تحلیلی شاخص‌های اصلی در فرایند استخدام مثل زمان تکمیل، اثربخشی منابع و جمعیت‌شناسی نامزدها دسترسی داشت و استراتژی‌های مناسب‌تری را در برنامه‌های استخدامی و مدیریتی بعدی در نظر گرفت.
پایگاه داده
این سیستم یک پایگاه داده شامل پروفایل متقاضیان و تجربه‌های استخدام قابل بهینه‌سازی بیشتر را برای استخدام‌کنندگان فراهم می‌کند تا با جستجو و بازیابی اطلاعات متقاضیان بتوانند هم به افراد بیشتری در مدت زمان کمتر دسترسی داشته باشند و هم تجربه کاربری بهتری را در فرایند استخدام افراد فراهم آورند.
مطابقت با قوانین
هر فرایندی قوانین مختلفی دارد که از سوی افراد و سازمان‌های ذی‌صلاح و مرجع صادر می‌شوند. انطباق و اجرای امور بر اساس قوانین به‌روزشده یکی از چالش‌های بزرگ در فرایندها است که به کمک هوش مصنوعی در نرم افزارها به راحتی امکانپذیر است.
اتصال ATS به سامانه منابع انسانی
امکانات و قابلیت‌های سیستم ردیابی کارجویان در اتصال با سیستم‌های دیگر در منابع انسانی موجب می‌شود تا گردش اطلاعات به درستی و بدون ایراد انجام شود.
چرا به ATS نیاز داریم؟
Applicant Tracking System یا نرم افزار ردیابی کارجویان سیستمی است که فرایند استخدام را ساده می‌کند و از بین رزومه‌های ارسال‌شده و متقاضیان زیادی که ثبت‌نام شده‌اند، بهترین افراد را برای ادامه فرایند استخدام شناسایی و معرفی می‌کند.
زمانی نیاز به این سیستم ردیابی بیشتر احساس می‌شود که:
- اطلاعات متقاضیان واجد شرایط در یک بانک اطلاعاتی ثبت و ذخیره نمی‌شوند. هر بار لازم است تا فرایند جذب و استخدام از اول تا آخر طی شود.
- در تنظیم برنامه‌های استخدام و جلسات لازم است از اپلیکیشن‌های مختلف برای کاربردهای متفاوتی استفاده شود. با یکپارچه‌سازی این اپلیکیشن‌ها بسیاری از چالش‌ها و مشکلات قابل حل هستند.
- متقاضیان در فرایند استخدام از کندی و سختی عبور از مراحل مختلف استخدام گلایه می‌کنند و بازخوردهای منفی دارند.
- شناسایی متقاضیان واجد شرایط به دلیل زمان‌بر بودن فرایند بررسی رزومه‌ها طولانی می‌شود و شرکت‌های دیگر این افراد را استخدام می‌کنند.
- چرخه استخدام بدون بهبود و ارتقای سطح کیفی دائماً در حال اجراست و تبدیل به یک کار تکراری خسته‌کننده با مشکلات زیاد و تکراری شده است.
نرم افزار جذب و استخدام دیدگاه
بهترین راهکار برای از بین بردن موانع و مشکلات ناشی از تکرار چرخه‌های معیوب استخدامی استفاده از ATS و نرم افزارهای تخصصی جذب و استخدام است. بازار کار امروزی تبدیل به میدان نبرد برای جذب و حفظ استعدادها شده است.
فضای سنتی گذشته تبدیل به محیط دلنشین‌تری شده و کارفرمایان با مدیریت و رهبری آشنایی بیشتری دارند. کارکنان نیز تغییر ذائقه داده و تمایل دارند در محیط‌هایی کار کنند که آرامش و تعادل بیشتری در زندگی برای آنها به ارمغان آورد. به همین دلیل فرایند استخدام به عنوان اولین گام عملی در تحقق اهداف کارفرمایان و کارکنان نقش مهمی را ایفا می‌کند. در نتیجه ابزاری که در این فرایند استفاده می‌شود، نماینده جزئی از کل عملیات اجرایی کسب‌وکار و سازمان به شمار می‌رود.
کاربردهای نرم افزار جذب و استخدام دیدگاه
نرم افزار جذب و استخدام دیدگاه شرایطی را برای متقاضیان و کارشناسان جذب و استخدام در بخش منابع انسانی فراهم می‌کند که بهترین بازده را به دنبال داشته باشد. نرم افزار جذب و استخدام دیدگاه با انعطاف‌پذیری در برنامهریزی و تناسب با نیازهای متغیر سازمان، تمرکز و مدیریت یکپارچه فرایند استخدام، دسترسی به طیف گسترده‌ای از متقاضیان جویای کار، ذخیره‌سازی و مدیریت اطلاعات، سرعت و سهولت جستجو، انسجام و نظم در مراحل فرایند، امکان ثبت جلسات، صرفه‌جویی در زمان و دقت و بالا و کنترل و نظارت دقیق بر فرایند پاسخگوی تمامی نیازهای موجود در چرخه استخدام شرکت‌ها است.
از قابلیت‌های مهم این سیستم ATS امکان مدیریت درخواست نیرو از سوی واحدهای مختلف و طراحی الگوی استخدام است. به کمک این قابلیت مدیران هر واحد از سازمان می‌توانند درخواست نیروی خود را در سیستم ثبت کنند و برای دریافت و انتخاب مورد مناسب از بین رزومه‌های دریافتی الگوی استخدامی مورد نظر خود را تعیین کنند.
رزومه‌ها در این سیستم برچسب‌گذاری می‌شوند و امکان بررسی و ارزیابی رزومه با شرایط مختلف در هر گروه شغلی و چارچوب وجود دارد.
سخن پایانی
سیستم ردیابی کارجویان یا ATS یک نرم افزار کاریردی در فرایند استخدام سازمان‌ها و کسب‌وکارهاست که به بهبود فرایند استخدام کمک می‌کند. در این سیستم مدیریت چرخه استخدام به صورت خودکار و دقیق انجام می‌شود. به این صورت که دریافت، مرتب‌سازی، ذخیره، ردیابی و ارزیابی رزومه‌ها طراحی شده و با توجه به قابلیت‌هایی که دارد کاندیداهای مناسب در هر جایگاه شغلی شناسایی می‌شوند.
این سیستم بهترین راه‌حل در تسریع فرایند استخدام است. چون معمولاً با انتشار یک آگهی استخدام افراد بسیار زیادی برای آن درخواست می‌کنند که بیشتر این افراد صلاحیت‌های لازم را ندارند و صرفاً برای آزمودن شانس خود متقاضی این شغل بوده‌اند.
تکنولوژی پردازش زبان طبیعی و هوش مصنوعی در نمایش و مرتب‌سازی رزومه، یافتن کلمات کلیدی مطابق با نیاز و الگوریتم‌های تحلیل داده در این سیستم استفاده می‌شود تا سرعت و دقت بیشتری در فرایند استخدام به وجود آورد. نرم افزار جذب و استخدام دیدگاه تمامی مزایایی که برای یک سیستم کارآمد می‌توان در نظر گرفت را دارد. این مزایا شامل ذخیره و مدیریت مؤثر اطلاعات متقاضیان، سرعت و بهبود کارایی و تجربه کاربری، آنالیز داده‌ها و گزارش‌دهی، کاهش صرف هزینه و جلوگیری از اتلاف وقت می‌شود.