بررسی دقیق مالی در پرداخت دستمزد و حق بیمه کارکنان از سوی اداره بیمه یک فرایند رایج اداری است که آن را حسابرسی بیمه Insurance Auditمی‌گویند. پرداخت حقوق و دستمزد یکی از بخش‌های فرایند مالی شرکت‌ها است. شرکت‌ها، مؤسسات، کارگاه‌ها و تمام بنگاه‌های اقتصادی موظف هستند با شروع به کار، درخواست کد بیمه داشته باشند و تمامی کارکنان خود را تحت پوشش بیمه قرار دهند. در صورتی که شرکتی بدون بیمه کردن کارکنانش به فعالیت بپردازد، جریمه خواهد شد. ارائه ندادن دفاتر قانونی و نقص در پرداخت حق بیمه کارکنان از سوی کارفرمایان مجازات قانونی در پیش‌خواهد داشت.
در ایران چندین سازمان مختلف متولی بیمه کارکنان بخش‌های دولتی و خصوصی هستند. بیمه تامین اجتماعی مسئولیت تحت پوشش گرفتن کارکنان اغلب شرکت‌ها و سازمان‌ها را بر عهده دارد و موارد و قوانینی که در این نوشته می‌آید متعلق به قوانین مرتبط با این سازمان است.
سازمان تامین اجتماعی
در سال 1301 سازمان تامین اجتماعی تأسیس شد و از آن زمان تا کنون مسئولیت مدیریت و نظارت و اجرای فرایندهای بیمه‌های اجباری و اختیاری تمام کارمندان، کارگران، حقوق‌بگیران و مشاغل آزاد و اصناف را بر عهده گرفته است.
قوانین مرتبط با بیمه پیوسته در حال اصلاح و به‌روزرسانی هستند تا با شرایط حاکم بر دنیای کسب‌وکار مطابقت بیشتری داشته باشند. سازمان تامین اجتماعی موظف است تا از حقوق کارکنان بر اساس قوانین مصوب وزارت کار دفاع کند و خدمات درمانی و پرداخت مستمری را برای بیمه‌شدگان فراهم آورد.
کارفرمایان نیز موظف به معرفی و پرداخت حق بیمه کارکنان خود به سازمان تامین اجتماعی هستند. حسابرسی بیمه جهت بازدید از اسناد مالی شرکت‌ها و اطمینان از اجرای قانون و پرداخت حق بیمه کارکنان انجام می‌شود.
حسابرسی بیمه
هر شرکت با شروع به کار خود موظف است تا نسبت به دریافت کد بیمه اقدام کند و نیروهای خود را به سازمان تامین اجتماعی معرفی نماید. اسناد و مدارکی در طول فعالیت شرکت در خصوص امور مالی و پرداخت حق بیمه و دستمزد کارکنان ثبت می‌شوند که مؤسسه حسابرسی بیمه به بررسی این اسناد می‌پردازد.
این حسابرسی مدارک و دفاتر مربوط به امور بیمه را در بازه‌های ده ساله بررسی می‌کند و با هر گونه تخلف و تناقضی طبق قانون با مجازات و جریمه برخورد خواهد کرد. ماده‌های 28 و 38 قانون تامین اجتماعی به روش کار حسابرسی در بیمه پرداخته‌اند.
طبق ماده 28 قانون تامین اجتماعی، میزان حق بیمه برابر با 30% از حقوق دریافتی است که پرداخت 21 % آن بر عهده کارفرما، 7% بر عهده کارگر و 3% بر عهده دولت است. سهم کارفرما در پرداخت بیمه بیکاری 23% در نظر گرفته شده است.
ماده 38 قانون تامین اجتماعی کارفرمایان را موظف کرده که علاوه بر تمامی کارکنان دائمی خود، هر نیرویی در محل کار حاضر می‌شود را بیمه کنند. یعنی افرادی که در پروژه‌های مناقصه و قراردادهای مختلف با شرکت همکاری می‌کنند نیز باید بیمه شده و اطلاعات آنها در اسناد مربوط به بیمه ثبت شود و در زمان خود حسابرسی برای این‌گونه موارد نیز اجرا می‌شود.
به این ترتیب افراد از اولین روز شروع به کار خود باید تحت پوشش بیمه قرار گیرند.
هدف حسابرسی بیمه
فرایندهای بیمه‌ای به منظور اهداف خاصی انجام می‌شوند. استفاده از خدمات پزشکی و درمانی برای بیمه‌شدگان و دریافت مستمری شناخته‌شده‌ترین خدمات بیمه هستند اما ممکن است حوادث مختلفی در محل کار اتفاق بیفتد و منجر به صدماتی شود که رسیدگی وضعیت سلامتی و پرداخت غرامت بر عهده بیمه خواهد بود. حسابرسی بیمه با هدف ارزیابی تمامی مواردی که به امور بیمه‌ای مربوط هستند انجام می‌شود تا حقی از کارگر و کارفرما ضایع نشود. برخی از این اهداف عبارتند از:
- بررسی و اطمینان از پرداخت حق بیمه کارکنان به طور کامل
- بررسی و اطمینان از اجرای قوانین سازمان تامین اجتماعی در کارگاه‌ها و شرکت‌ها
- برطرف کردن ایرادات و اشکالات مانع از مفاصا حساب
برای دستیابی به این اهداف لازم است تا اسناد و مدارک خاصی از شرکت‌ها از سوی حسابرسان مورد مداقه و بررسی قرار گیرد.
وظایف حسابرس بیمه
حسابرس بیمه به نمایندگی از سوی سازمان بیمه تامین اجتماعی موارد زیر را مورد بررسی قرار می‌دهد و در صورت لزوم یا درخواست کارفرما به آنها پیشنهاداتی در زمینه امور مالی و حسابرسی نیز ارائه می‌کند.
- ارزیابی و اطمینان از رعایت حقوق کارگران توسط کارفرما
- بررسی لیست مالیاتی شرکت
- بررسی اسناد مالی مرتبط با اجرای قوانین بیمه
- بررسی اسناد مالی مرتبط با پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان
دوره‌های حسابرسی بیمه
حسابرسی بیمه در بازه‌های زمانی ده ساله انجام می‌شود. اما تمامی اسناد این ده سال مورد بررسی قرار نمی‌گیرند. حسابرسی با توجه به تعداد زیاد شرکت‌ها و کارکنان آنها، کاری نسبتاً سخت و طولانی است که به دقت نظر زیادی هم نیاز دارد. ملاک کاری حسابرس مدارک آخرین سال مالی است که باید از سوی شرکت به حسابرس بیمه ارائه شود. استثنائاتی نیز وجود دارد که حسابرسی را محدود بررسی مدارک آخرین سال مالی نمی‌کند که عبارتند از:
- ادعای کارکنان بر مبنای وجود سابقه کار و یا پرداخت دستمزد در زمانی که پرونده بیمه شرکت فعال نبوده است.
- درخواست‌هایی بر اساس رأی مراجع قضایی و سازمان‌های اجرایی وجود داشته باشد.
- وجود مدارکی که عدم اجرای ماده 38 قانون تامین اجتماعی را اثبات کند.
- مغایرت در اظهارنامه‌های مالیاتی مشاهده شده باشد.
در صورتی که حسابرسان متوجه شوند مدارک بیمه‌شدگان دچار نقص یا مشکلاتی است، مدارک ده سال گذشته مالی را مورد بررسی قرار می‌دهند و با مشاهده هرگونه ایراد، شرکت موظف به پرداخت جریمه خواهد شد.
موارد مورد بررسی در حسابرسی بیمه
حسابرسان در بررسی خود باید تمامی اطلاعات مهم مربوط به وضعیت مالی در ارتباط با بیمه یک شرکت را بررسی کنند. این موارد شامل بررسی دستمزد و حقوق قانونی کارکنانی است که در ارتباط با شرکت هستند. همچنین وجوه پرداختی به پیمانکاران و اشخاص حقیقی و حقوقی که از شرکت دستمزد دریافت کرده‌اند.
در صورت وجود هر گونه ابهام و ایراد در این اسناد که متعلق به آخرین سال مالی شرکت هستند، حسابرس اسناد مالی ده سال گذشته را برای بررسی مبنا قرار می‌دهد.
فرم‌های حسابرسی بیمه
این حسابرسی ویژه به کمک فرم‌هایی انجام می‌شود که توسط سازمان تامین اجتماعی صادر شده و برای شرکت‌ها ارسال می‌شود. این فرم‌ها عبارتند از:
1: لیست ارسالی از سوی شرکت به بیمه شامل جمع حقوق و مزایای یک سال که شامل شماره و تاریخ سند و اطلاعات مالی مربوط به آن می‌شود.
2: لیست حقوق و مزایای ارسال‌نشده به سازمان شامل تاریخ و شماره سندهای مربوط به آنها در سازمان است.
3: اسناد حسابداری، قراردادها و اطلاعات لازم که در ماده 38 درج شده است. این فرم شامل اطلاعات و جزئیات زیادی است.
مراحل حسابرسی بیمه
شروع حسابرسی دوره‌ای بیمه یک شرکت بر عهده شعبه‌های مختلف سازمان تامین اجتماعی در سراسر کشور است. مسئولیت حسابرسی اسناد بیمه با موسسه حسابرسی تامین اجتماعی است که از سال 1372 شروع به کار کرده است. یک حسابرسی با شرایط عادی به صورت زیر خواهد بود.
- در مرحله اول درخواست انجام حسابرسی از شعبه بیمه‌ای که شرکت در آن ثبت شده صادر می‌شود.
- سپس مدارک مربوط به حسابرسی به سازمان تامین اجتماعی ارسال می‌شود.
- در مرحله سوم فرم‌های مورد نیاز به شرکت ارسال می‌شود تا کارفرمایان اطلاعات مورد نظر را در آنها درج کنند و به شعبه اعلام‌شده ارسال نمایند.
- مدارک بررسی می‌شوند و گزارش مربوط به آنها در اختیار شعبه قرار می‌گیرد.
- شعبه بیمه میزان بدهی حسابرسی را محاسبه و به شرکت اعلام می‌کند.
پیش‌حسابرسی و راهکارهای نرم افزاری
فرایند بازبینی، کنترل و بررسی مدارک و اسناد مالی و بیمه یک شرکت پیش از ورود حسابرس به آن را پیش‌حسابرسی گویند. پیش‌حسابرسی برای یافتن خطاها یا نواقص موجود در اسناد و مدارک انجام می‌شود چون در صورتی که این مشکلات توسط حسابرس شناسایی شوند، شرکت به پرداخت جریمه موظف می‌شود و چنین شرایطی برای اعتبار شرکت نیز خوب نیست.
از سوی دیگر زمانی که تمامی فرایندهای مالی مربوط به حقوق و دستمزد و بیمه شفاف باشند، می‌توان به راحتی ابهامات پیش‌آمده برای کارکنان را رفع کرد و با یکپارچه‌سازی تمامی اطلاعات دسترسی سریع و آسانی به موارد مالی مربوط به بیمه کارکنان داشت.
نرم افزار بیمه مکمل دیدگاه با خودکارسازی فرایندها و ارائه گزارش‌های دقیق و به‌روز به تسهیل دسترسی به اطلاعات کمک می‌کند. مدیریت بیمه پرسنل نقش مهمی در حفظ رضایت و افزایش انگیزه آنها دارد. این نرم افزار به شکلی طراحی شده که برای مدیران منابع انسانی، کارشناسان امور مالی و کارکنان شرکت‌ها راهکار مناسب به شمار می‌رود.
با یکپارچه‌سازی مدیریت اطلاعات بیمه امکان بروز خطای مالی و ثبتی از بین می‌رود و حسابرسی بیمه نیز با اطمینان کامل انجام می‌شود. به کمک نرم افزار بیمه مکمل دیدگاه حق بیمه بر اساس طرح‌های مختلف و تغییرات قوانین به صورت خودکار محاسبه می‌شود و همچنین فرمول‌نویسی محاسبات حق بیمه و افراد تحت تکفل و سقف بیمه نیز به آسانی قابل انجام است. این نرم افزار به صورت یکپارچه با نرم افزار حقوق و دستمزد در ارتباط است و امکان مشاهده و محاسبه هر موردی را برای کارشناسان مهیا می‌کند.
موارد انجام پیش‌حسابرسی
در زمان انتقال مالکیت، دریافت مفاصا حساب و نقل و انتقال سهام و مواد دیگر پیش‌حسابرسی بیمه انجام می‌شود. این کار به منظور اطمینان از پرداخت حق بیمه کارکنان شرکت پیش از اعمال تغییرات اساسی در آن صورت می‌گیرد و شامل رسیدگی و بررسی دقیق به اسناد و مدارک حقوق و دستمزد کارکنان و بیمه‌شدگان می‌شود. پیش‌حسابرسی شرایطی را مهیا می‌کند که خطاهای احتمالی برطرف شوند و شرکت از سوی سازمان بیمه جریمه نشود.
در پیش‌حسابرسی لازم است تا موارد زیر برای بررسی و حسابرسی از سوی شرکت تهیه شود:
- ارائه کاربرگ‌های حسابرسی بیمه
- تجمیع اسناد قراردادها
- تجمیع اطلاعات مالی کارکنان
- تهیه لیست کارکنان و اطلاعات پرداخت حقوق و دستمزد به آنها
- جمع‌آوری اسناد مالیاتی
- آماده‌سازی اطلاعات صورت‌های مالی
- تهیه ترازهای مالی 4 ستونی
- آماده‌سازی و تجمیع دفاتر قانونی
- لیست بازنشستگان به همراه اطلاعات کامل آنها
اعتراض به حسابرسی بیمه
در صورتی که حسابرس بیمه مشکلاتی را گزارش دهد و کارفرما نسبت به آن اعتراض داشته باشد یک پرونده در طولانی‌ترین دور رسیدگی، مراحل زیر را طی خواهد کرد.
- ثبت اعتراض کارفرما نسبت به گزارش حسابرسی بیمه سازمان تامین اجتماعی
- تعیین تاریخ جلسه هیئت بدوی
- برگزاری جلسه هیئت بدوی که برخی از اعتراضات در همین مرحله به نتیجه می‌رسند و اگر کارفرما اعتراض کند مرحله بعد انجام می‌شود
- هیئت تجدیدنظر
- پذیرش یا رد اعتراض مطرح‌شده از سوی کارفرما
- ابلاغ رأی هیات به کارفرما
- صدور رأی نهایی در صورت پذیرش اعتراض کارفرما از سوی هیئت تجدیدنظر. در این مرحله کارفرما همچنان می‌تواند عدم رضایت خود را پیگیری کند
- مراجعه و ثبت اعتراض در دیوان عدالت اداری
تفاوت حسابرسی بیمه و حسابرسی مالیاتی
حسابرس بیمه تنها هزینه‌های مربوط به کار و نیروی انسانی را بررسی می‌کند. در این حسابرسی فقط دفاتر قانونی مربوط به هزینه‌های کارکنان مورد بررسی قرار می‌گیرد.
حسابرسی مالیاتی با تمام درآمدهای یک شرکت سروکار دارد و کلیه دفاتر قانونی و اموال یک شرکت را مورد بررسی قرار می‌دهد.
چه مواردی شامل حسابرسی بیمه نمی‌شوند؟
مواردی در پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان وجود دارند که در حسابرسی بیمه مورد بررسی قرار نمی‌گیرند این موارد در ادامه آورده شده‌اند.
- حقوق و دستمزد و مزایای پرداختی به کسانی که بازنشسته و یا شاغل لشکری، کشوری، بانکی و سایر دستگاه‌های دولتی که مشمول بیمه تامین اجتماعی نباشند
- دستمزد پرداخت‌شده به وکلا، ترخیص‌کاران رسمی گمرک و کارشناسان دادگستری
- هزینه‌های مربوط به موارد تبلیغاتی مثل فیلم‌برداری و طراحی، هزینه کرایه انواع وسایل حمل‌ونقل، هزینه کارشناسی و حق‌الوکاله
- بازخرید ایام مرخصی، هزینه سفر و فوق‌العاده مأموریت
- کمک‌هزینه خانوار، حق سنوات، حق تضمین، حق شیر، حق همسر و خسارت اخراج
- انواع پاداش‌ها
- کمک‌هزینه مسکن و خواروبار
- هزینه خرید، ساخت و تعمیل وسایل و تجهیزات
- حق حضور در جلسات
- هزینه‌های مرتبط با ترخیص کالا از گمرک
سخن پایانی
حسابرسی بیمه یکی از فرایندهای اداری سازمان تامین اجتماعی است که جهت اطمینان از پرداخت دقیق حقوق بیمه کارکنان انجام می‌شود. در این حسابرسی اسناد مالی شرکت‌ها و کارگاه‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرند تا هر گونه خطا و ایراد در امور مالی و پرداختی از سوی کارفرما رفع شود.
شرکت‌ها مکلف به پرداخت حق بیمه کارکنان خود هستند و مؤسسه حسابرسی تامین اجتماعی مسئولیت رسیدگی به اسناد مالی مربوطه را بر عهده دارد. نتیجه عدم همکاری با بازرسان سازمان تامین اجتماعی و نقص در مدارک ارائه‌شده جهت حسابرسی برای کارفرمایان، پرداخت جریمه خواهد بود. عدم پرداخت جریمه در زمان مقرر به افزایش آن منجر می‌شود.
در صورتی که کارفرما نسبت به گزارش حسابرسی اعتراض داشته باشد، می‌تواند این اعتراض را تا مرحله دیوان عدالت اداری پیگیری نماید.
در مجموع می‌توان گفت حسابرسی بیمه یکی از ارکان جدانشدنی فرایندهای کسب‌وکار است و انجام آن موجب حفظ حقوق مادی و قانونی کارگران و کارفرمایان می‌شود.