سازمان‌ها و شرکت‌های تولیدی برای حفاظت از کالاها تا زمان تحویل به مشتری، نیاز به انبارهایی دارند که باید به درستی مدیریت شوند. این مدیریت مستلزم آشنایی دقیق با اصول و قواعد انبارداری است. انبار و انبارداری یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر سازمان یا شرکت محسوب می‌شوند، چرا که بخش قابل توجهی از دارایی‌های سازمان‌ها به صورت موجودی کالا در انبار نگهداری می‌شود. این موجودی‌ها باید به صورت منظم و در محل‌های امن ذخیره شوند تا دسترسی سریع و آسان به آن‌ها در مواقع نیاز امکان‌پذیر باشد. برای مدیریت بهینه انبار، انباردار باید به طور مستمر به نوع و مقدار مواد، حداقل و حداکثر موجودی هر قلم و نقطه سفارش مواد توجه داشته باشد.
با این حال، مدیریت انبارداری فرآیندی پیچیده و هزینه‌بر است. سازمان‌ها همواره به دنبال راه‌هایی برای کاهش هزینه‌های انبارداری هستند تا بتوانند کارایی و سودآوری خود را افزایش دهند.
انبار و انبارداری: تعاریف
در مقاله سیستم مدیریت انبار چیست به تعریف «انبار» پرداختیم. در ادامه به ارائه توضیحاتی در خصوص انبارداری می‌پردازیم.
انبارداری به چه معنا است؟
انبارداری یکی از اجزای حیاتی در فرایند لجستیک و مدیریت سازمان‌ها محسوب می‌شود. این فرایند شامل دریافت، ذخیره‌سازی و نگهداری کالاها و اقلام، چه از منابع داخلی شرکت و چه از خارج آن، بر اساس قوانین و اصول انبارداری است. انبارها نه تنها به حفظ امنیت کالاها کمک می‌کنند بلکه با سازماندهی مناسب، باعث تسهیل فرایند تحویل و دریافت کالاها در کمترین زمان و با حداقل نیروی ممکن می‌شوند.
انبارداری به عنوان ذخیره‌سازی کالاهای فیزیکی یا موجودی‌ها در یک انبار تعریف می‌شود؛ جایی که این اقلام تا زمان فروش یا توزیع در آن نگهداری می‌شوند. این فرایند به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا موقعیت و میزان موجودی کالاها را ردیابی و بر زمان ورود، مدت زمان حضور در انبار و زمان تحویل نظارت کنند.
بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها به دلیل نداشتن امکانات مناسب برای ذخیره‌سازی، مجبورند محلی را برای انبار کردن کالاها انتخاب کنند. اگر این فرایند به درستی مدیریت شود، نه تنها امنیت کالاها تضمین می‌شود بلکه روند تحویل‌دهی و دریافت آن‌ها نیز سرعت می‌گیرد. از آن جایی که بخش بزرگی از سرمایه شرکت‌ها در انبارها نگهداری می‌شود، مدیریت صحیح انبارداری از اهمیت بالایی برخوردار است و می‌تواند نقش تعیین‌کننده‌ای در موفقیت یا شکست سازمان داشته باشد.
انبارداری و مدیریت انبار
وظایف انباردار شامل مواردی همچون برنامه‌ریزی و کنترل موجودی کالاها، نظارت بر عملیات انبارداری و اجرای دستورالعمل‌های دقیق برای بازرسی و حفاظت از موجودی‌ها است. همچنین انباردار باید روش‌های انبارداری را بهبود و هزینه‌های مرتبط را کاهش دهد، ضمن این که با سایر واحدها به صورت منظم و اصولی ارتباط برقرار و کارکنان انبار را به خوبی سازماندهی کند.
مدیریت انبار شامل اجرای استراتژیک و روزانه عملیات انبار به منظور بهبود، ارتقا و تضمین کارایی اجرایی است. این فرآیند شامل نظارت بر تمامی جوانب مرتبط با انبارداری از جمله کارکنان، موجودی، تجهیزات، ایمنی، امنیت و روابط با شرکت‌های حمل و نقل است. مسئولیت‌های مدیر انبار به شرح زیر است:
- پیش‌بینی و مدیریت حجم و نیروی کار: برنامه‌ریزی برای تأمین نیروی کار و منابع موردنیاز انبار به طور مؤثر، با توجه به حجم فعالیت‌ها و نیازهای عملیاتی
- تأمین ایمنی و تجهیزات مناسب: اطمینان از استفاده از تجهیزات ایمنی استاندارد و رعایت بهترین شیوه‌های ایمنی در تمامی شرایط
- انطباق با قوانین و الزامات: اطمینان از رعایت قوانین و مقررات نظارتی مربوط به انبارداری و عملیات
- برنامه‌ریزی و مدیریت عملیات: مدیریت مداوم عملیات انبار با توجه به رشد و پیچیدگی‌های کسب‌وکار و تطبیق آن‌ها با تغییرات محیطی
- ایمنی و دسترسی به کالاها: تضمین ایمنی کالاها و تجهیزات و انجام ممیزی منظم برای ارزیابی وضعیت انبار
- ارائه دستورالعمل‌های عملیاتی: تدوین و ارائه دستورالعمل‌های دقیق برای فرآیندهای دریافت، بازگشایی، بازیابی، بسته‌بندی و ارسال موجودی‌های انبار
- ثبت و مستندسازی: ثبت دقیق تمامی محموله‌های ورودی و خروجی انبار و جمع‌آوری اسناد و مدارک مرتبط برای مدیریت و کنترل بهتر موجودی
اهمیت انبارداری
انبارداری یکی از ارکان حیاتی در مدیریت زنجیره تأمین و لجستیک محسوب می‌شود. نقش انبارداری در لجستیک به‌خصوص به این دلیل اهمیت دارد که عملکرد نادرست یک انبار می‌تواند کل زنجیره تأمین را مختل کند. برای مثال، کمبود کالا یا تأخیر در ارسال می‌تواند به خسارت‌های جدی برای سازمان منجر شود. قوانین انبارداری با حفظ منابع و مواد اولیه لازم برای تولید، از بروز مشکلات و وقفه‌ها در فرایندهای تولیدی جلوگیری می‌کنند.
انبارها نه تنها به مدیریت موجودی‌ها و ارسال به‌موقع کالاها یاری می‌رسانند، بلکه از فرایندهای بازاریابی و تبلیغاتی نیز پشتیبانی می‌کنند. دسترسی دائمی و منظم به کالاها و منابع، امکان تکمیل بی‌وقفه فعالیت‌های تولیدی و تبلیغاتی را فراهم می‌سازد. به همین دلیل، انبارداری اصولی می‌تواند نقش مهمی در بهبود عملکرد لجستیک و افزایش کیفیت خروجی‌های سازمان داشته باشد.
انواع انبار
انبارها انواع مختلفی دارند و هرکدام نقش خاصی در زنجیره تأمین ایفا می‌کنند. در ادامه به معرفی و توضیح مختصر هر یک از این انواع انبارها می‌پردازیم:
- انبارهای مواد خام و اجزا: این انبارها مخصوص ذخیره مواد خام هستند و به گونه‌ای موقعیت‌یابی شده‌اند که امکان انتقال سریع مواد به فرآیند تولید یا مونتاژ فراهم شود.
- انبارهای در جریان فرآیند کار: این نوع انبارها برای نگهداری محصولات نیمه‌کامل و ماژول‌های در حال تولید در نقاط مختلف خطوط تولید یا مونتاژ استفاده می‌شوند.
- انبارهای کالاهای نهایی: وظیفه این انبارها متعادل‌سازی موجودی میان برنامه‌های تولید و تقاضا است. این انبارها معمولاً نزدیک به کارخانه تولید قرار دارند.
- انبارهای توزیع و مراکز توزیع: این انبارها محصولات را از نقاط تولید مختلف جمع‌آوری و برای ارسال ترکیبی به مشتریان آماده می‌کنند. این انبارها غالباً در مرکز محل تولید یا نزدیک پایگاه مشتریان واقع شده‌اند.
- انبارهای محلی: این انبارها به منظور پاسخگویی سریع به تقاضای مشتریان ایجاد شده‌اند و معمولاً کالاها را به صورت تکی انتخاب و روزانه برای مشتریان ارسال می‌کنند.
- انبارهای خدمات ارزش افزوده: در این انبارها فعالیت‌هایی مانند سفارشی‌سازی محصول، بسته‌بندی، برچسب‌گذاری، قیمت‌گذاری و پردازش محصولات برگشتی انجام می‌شوند.
طبقه‌بندی انبارها بر اساس منطقه جغرافیایی
یکی دیگر از روش‌های طبقه‌بندی انبارها در فرایند انبارداری بر اساس منطقه جغرافیایی است.
- انبارهای متمرکز: این انبارها خدمات انبارداری را به صورت متمرکز به یک واحد تجاری خاص ارائه می‌دهند که به کل شرکت خدمات می‌رساند. تصمیمات مدیریتی در این انبارها در یک نقطه مرکزی و برای کل شبکه اتخاذ می‌شود. ویژگی‌های اصلی انبارهای متمرکز شامل کنترل دقیق، کارایی بالا و اقتصادی بودن آن‌ها است.
- انبارهای غیرمتمرکز: در این رویکرد، هر انبار به طور مستقل از سایر انبارها عمل می‌کند و استراتژی‌های خود را تدوین می‌کند. این انبارها به هر واحد کسب‌وکار امکان می‌دهند به طور مستقل و با انعطاف‌پذیری بالا عمل کنند و خدمات بهتری ارائه دهند، بدون این که تأثیر مستقیم آن‌ها بر سایر انبارهای شبکه لحاظ شود.
اصطلاحات مهم در انبارداری
آشنایی با اصطلاحات رایج در انبارداری و زنجیره تأمین برای برقراری ارتباط مؤثر و درک بهتر فرآیندها بسیار ضروری است. در ادامه، برخی از مهم‌ترین این اصطلاحات را معرفی می‌کنیم:
واحد (Unit)
یک کالای فیزیکی مشخص که در انبار نگهداری می‌شود.
سفارش (Order)
مجموعه‌ای از محصولات که در یک تراکنش توسط مشتری انتخاب و خریداری شده‌اند.
بارکد
یک سیستم علامت‌گذاری شامل خطوط و نوارها که برای شناسایی محصولات در انبار استفاده می‌شود و با دستگاه‌های اسکنر قابل خواندن است.
انتخاب دسته‌ای (Batch Picking)
فرآیندی در آماده‌سازی سفارش که طی آن، فردی که سفارش‌ها را آماده می‌کند، همه اقلام را برای چندین سفارش به صورت دسته‌ای از انبار انتخاب می‌کند.
سیستم مدیریت انبار (WMS)
نرم‌افزاری که تمام عملیات انبار مانند دریافت، تحویل، برداشت، حمل‌ونقل و مدیریت موجودی را پیگیری و مدیریت می‌کند.
کد QR
کدی قابل اسکن متشکل از الگوهای سیاه و سفید که با دوربین‌ها یا گوشی‌های هوشمند خوانده می‌شود و کاربر را به اطلاعات خاصی مانند یک URL هدایت می‌کند.
دریافت (Receiving)
شامل فرآیند دریافت فیزیکی کالاها، بازرسی آن‌ها برای تأیید صحت و شناسایی آسیب‌های احتمالی، تعیین محل نگهداری در انبار و تحویل به مکان مربوطه است.
منطقه برداشت (Zone Picking)
روشی در آماده‌سازی سفارش که در آن اقلام سفارش از مناطق اختصاص‌یافته در انبار، انتخاب و سپس برای حمل‌ونقل مونتاژ می‌شوند.
سفارش خرید
سندی که از سوی خریدار به تأمین‌کننده ارسال می‌شود و شامل جزئیات کالای مورد نظر مانند نوع، مقدار و قیمت توافقی است.
قفسه‌بندی کردن
شامل فرایند انتقال سفارش‌های دریافت‌شده به محل ذخیره نهایی در انبار، ثبت مسیر حرکت آن‌ها و محل دقیق ذخیره‌سازی است.
بارنامه
سندی است که جزئیات اقلام موجود در یک محموله را نشان می‌دهد و به عنوان رسید توسط حمل‌کننده کالا به گیرنده در انبار تحویل داده می‌شود.
تفکیک سفارش
فرایندی در آماده‌سازی سفارش که در آن، مامور آماده‌کننده تمامی آیتم‌های مربوط به هر سفارش را انتخاب می‌کند.
انبار عبوری
فرایندی شامل انتقال مستقیم محصولات از منطقه تحویل به بخش بارگیری و توزیع، بدون نگهداری طولانی‌مدت آن‌ها در انبار است.
پرکردن (Replenishment)
فرآیند انتقال موجودی از یک محل ذخیره‌سازی ثانویه به محل ذخیره‌سازی اصلی است. این اصطلاح همچنین می‌تواند به جابه‌جایی موجودی بین مراکز توزیع یا از تأمین‌کنندگان به منظور پاسخگویی به تقاضای مشتری اشاره داشته باشد.
اصول مهم انبارداری
انبارداری در دنیای امروز دیگر به سادگی نگهداری کالا در یک فضای بزرگ نیست. این دیدگاه قدیمی شده است و امروزه انبارداری تنها محدود به حفاظت از کالا نیست، بلکه وظایف یک انباردار حرفه‌ای بسیار گسترده‌تر و پیچیده‌تر است.
انبارداری نوین شامل تکنیک‌ها و روش‌هایی است که هر انباردار باید به آن‌ها مسلط باشد. این دانش و مهارت‌ها نیازمند آموزش‌های تخصصی است که از طریق گذراندن دوره‌های حرفه‌ای انبارداری به دست می‌آید. در این دوره‌ها، مهارت‌های مورد نیاز برای مدیریت مدرن انبار به دانشجویان به صورت اصولی و ساختارمند آموزش داده می‌شود.
علاوه بر این، در فضای رقابتی امروز، کسب‌وکارها برای مدیریت کارآمد بخش‌های مختلف خود نیازمند استفاده از نرم‌افزارهای مدیریتی یکپارچه هستند. یکی از این ابزارهای مهم، نرم‌افزار انبارداری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تمامی فرآیندهای خود را به صورت یکپارچه مدیریت و مسیر عملکرد سازمان را به سمت پیشرفت و توسعه هدایت کنند.
معرفی نرم افزار انبار و حسابداری انبار چارگون
نرم‌افزار انبار دیدگاه چارگون نقش مهمی در مدیریت گردش کالا در سازمان‌ها (با ابعاد مختلف) ایفا می‌کند. این سیستم به‌گونه‌ای طراحی شده است که تمام مراحل از درخواست کالا تا تحویل آن را به صورت مکانیزه انجام می‌دهد. این ویژگی به سازمان‌ها امکان می‌دهد با اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی دقیق، هزینه‌های نگهداری موجودی را کنترل، به‌موقع سفارش‌گذاری و از کمبود موجودی جلوگیری کنند. همچنین، این نرم‌افزار ارتباطی دوطرفه با سیستم‌های جانبی مانند مدیریت اموال و خرید و تدارکات برقرار می‌کند.
برخی ویژگی‌های نرم افزار مدیریت انبار دیدگاه
از جمله ویژگی‌های برجسته این نرم‌افزار می‌توان موارد زیر اشاره کرد.
- افزایش دقت و نظم در انبارداری
- محاسبه دقیق قیمت تمام‌شده کالاها
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها
- کاهش خطاهای انسانی
این نرم‌افزار امکان محاسبه دقیق قیمت تمام‌شده کالاها و ارائه اطلاعات شفاف از وضعیت مالی انبار با ریالی کردن حواله‌ها را امکان‌پذیر می‌کند. عملیات انبارگردانی مبتنی بر بارکد نیز باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها می‌شود و دقت و نظم در انبارگردانی را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، کاهش خطاهای انسانی با صدور اسناد حسابداری بر اساس الگوهای مشخص‌شده، از دیگر مزایای استفاده از این نرم‌افزار است.
سخن پایانی
انبارداری حرفه‌ای شامل آشنایی کامل با فرآیندهای مختلفی است که به مدیریت مؤثر کالاها در انبار مربوط می‌شود. این اصول شامل پذیرش کالا، نگهداری و چیدمان آن‌ها و همچنین ثبت اسناد حسابداری مربوط به خروج کالا از انبار است. برای موفقیت در این زمینه، یک انباردار باید با سه فرایند اصلی: ورود، نگهداری، و خروج کالا آشنا باشد و در صورت نیاز، دوره‌های آموزشی تخصصی را بگذراند. در پایان باید بدانید توجه به تمامی جوانب انبارداری نه تنها به تسهیل روش‌های عملیاتی در حوزه لجستیک کمک می‌کند بلکه به بهبود شرایط کار در سازمان نیز منجر می‌شود.