در یک شیوه سنتی، اجرای فرایندهای مدیریت زنجیره تامین همچون مدیریت موجودی، ردیابی وضعیت سفارش‌ها، پشتیبانی مشتریان و … به شکل دستی انجام می‌گرفت که کاری دشوار، خسته‌کننده و زمان‌بر بود. با این حال اکنون شما می‌توانید با بهره‌گیری از نرم افزارهای اتوماسیون اداری به شکل‌های گوناگونی مثل خودکارسازی فرایندها برای بهبود ارتباط با تأمین‌کنندگان، توزیع‌کنندگان و مشتریان، تسریع سفارش‌ها، ارائه خدمات بهتر و افزایش بهره‌وری در مدیریت زنجیره تأمین کمک کنید.
در مقاله پیش رو علاوه بر تعریف مدیریت زنجیره تأمین، به ارزیابی تأثیر استفاده از اتوماسیون اداری در بهبود مدیریت زنجیره تامین و مقایسه آن با نرم افزار مدیریت زنجیره تأمین می‌پردازیم.
مدیریت زنجیره تامین چیست؟
مدیریت زنجیره تأمین (Supply Chain Management) به مجموعه فعالیت‌ها و شیوه‌هایی می‌گویند که برای مدیریت تأمین مواد اولیه، تولید، توزیع و فروش محصولات یک سازمان نیاز است. این فرایند، از مرحله اول تا هنگامی که محصول به دست مشتری می‌رسد را در بر می‌گیرد. مدیریت دقیق زنجیره تامین برای موفقیت یک سازمان بسیار ضروری است.
برای مدیریت بهینه زنجیره تامین، شیوه‌ها و استراتژی‌های گوناگونی در کنار هم مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچون برنامه‌ریزی تقاضا، مدیریت تأمین مواد اولیه، مدیریت تولید، مدیریت موجودی، تدارکات (مدیریت حمل و نقل)، مدیریت بازاریابی و فروش، مدیریت ارتباط با مشتریان و مدیریت زمان و هزینه‌ها. از این رو بهتر است بدانید که لجستیک تنها یکی از اجزای تشکیل‌دهنده زنجیره تأمین است.
مدیریت زنجیره تأمین به کمک شیوه‌ها و استراتژی‌هایی که در بالا ذکر شد. در پی بهبود عملکرد شرکت، کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت، افزایش سرعت تحویل، بهبود خدمات به مشتری و افزایش سودآوری است. به عنوان مثال با برنامه‌ریزی دقیق تقاضا می‌توان از تولید بیش از اندازه و همین‌طور تحویل دیرهنگام محصولات به مشتری جلوگیری کرد. با بهبود مدیریت انبار و لجستیک، می‌توان هزینه‌های که به نگهداری موجودی کالا و حمل و نقل مربوط می‌شوند را کاهش داد. با این حال قبل از آنکه به تأثیر اتوماسیون اداری بر مدیریت زنجیره تأمین اشاره کنیم، باید تفاوت آن را با نرم‌افزارهای مدیریت زنجیره تأمین مطرح کنیم. به همین دلیل در ادامه به تعریف نرم افزار مدیریت زنجیره تأمین و تفاوت آن با اتوماسیون اداری می‌پردازیم.
نرم افزار مدیریت زنجیره تامین چیست؟
نرم افزار مدیریت زنجیره تأمین سیستمی است که به منظور پیاده‌سازی تراکنش‌های زنجیره تأمین، مدیریت روابط با تأمین‌کنندگان و کنترل فرایندهای آن به صورت دیجیتالی استفاده می‌شود. نرم‌افزارهای SCM به دیجیتالی کردن طیف وسیعی از فعالیت‌های کسب‌وکار، از توسعه و تولید محصول گرفته تا پردازش سفارش‌ها و تحویل به مشتری نهایی کمک می‌کنند. به کمک سیستم‌های مدیریت زنجیره تأمین، خرده‌فروشان می‌توانند گردش کار خود، عملکرد زنجیره تأمین و کارایی هزینه‌هایشان را بهبود ببخشند.
کاربرد اصلی این نرم‌افزارها در جهت اتوماسیون بخش‌های مختلف زنجیره تأمین است و از الگوریتم‌های خاصی برای بهبود روندهای این زنجیره کمک می‌گیرند. این نرم‌افزارها به وسیله تمام طرف‌های دخیل در زنجیره تأمین همچون تأمین‌کنندگان مواد اولیه، تولیدکنندگان، عمده‌فروشان، ارائه‌دهندگان خدمات حمل و نقل و لجستیک و خرده‌فروشان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ابزارهای مدیریت زنجیره تأمین همچون نرم‌افزارهای SCM، مزایای بسیاری برای کسب‌وکارها دارند. آنها علاوه بر خودکارسازی وظایف خسته‌کننده و زمان‌بر مربوط به این زنجیره همچون پردازش سفارش‌ها، پرداخت صورت‌حساب‌ها و ردیابی موجودی، مزایای دیگری همچون بهینه‌سازی فرایندهای زنجیره تأمین، ساده‌سازی حمل و نقل، کاهش خطرات رایج مربوط به زنجیره تامین و تقویت موجودی هستند. نرم‌افزارهای مدرن مدیریت زنجیره تامین اغلب به شکل ابری عرضه می‌شوند و امکانات آنها به طور دائم و به سادگی به‌روز می‌شود.
آیا می‌توان فرایندهای زنجیره تامین را با نرم افزار SCM خودکارسازی کرد؟
اولین پرسشی که برای درک تفاوت بین نرم افزارهای مدیریت زنجیره تامین و اتوماسیون اداری نیاز است این است که آیا نرم افزارهای مدیریت زنجیره تأمین قابلیت خودکارسازی فرایندهای زنجیره تأمین را دارند؟ جواب این سؤال «بله» است. نرم افزار SCM برای کمک به کسب‌وکارها در بهینه‌سازی و ساده‌سازی فرایندهای زنجیره تأمین خود، از برنامه‌ریزی و تدارکات گرفته تا تولید و توزیع، طراحی شده است. می‌تواند بسیاری از فرایندهای مرتبط با مدیریت زنجیره تامین را خودکارسازی کند. بعضی از این موارد خودکارسازی عبارتند از:
- برنامه‌ریزی تقاضا: نرم افزار SCM می‌تواند از داده‌های تاریخی و فنون گوناگون برای پیش‌بینی میزان تقاضای محصولات استفاده کند.
- مدیریت موجودی: نرم افزار SCM می‌تواند به طور خودکار میزان موجودی مواد اولیه و محصولات نهایی را ردیابی کند و زمانی که سطح موجودی از یک آستانه خاصی پایین می‌آید، هشدارها را راه‌اندازی کند.
- مدیریت سفارش خرید: نرم افزار SCM می‌تواند ایجاد و مدیریت سفارش‌‌های خرید را به صورت خودکار درآورد و فرایند خرید را ساده کند.
- لجستیک و حمل و نقل: نرم افزار SCM می‌تواند مسیریابی و برنامه‌ریزی محموله‌ها را خودکار و جابه‌جایی کالاها را در زمان واقعی ردیابی کند.
از این رو پلتفرم‌های پیشرفته مدیریت زنجیره تأمین به امکاناتی برای اتوماسیون و خودکارسازی وظایف خسته‌کننده و زمان‌بر مربوط به این زنجیره همچون پردازش سفارش‌ها، پرداخت صورت‌حساب‌ها و ردیابی موجودی مجهز هستند. خودکارسازی این کارهای تکراری نه تنها ظرفیت کاری نیروی انسانی سازمان، بلکه دقت عملیات زنجیره تامین شما را هم افزایش می‌دهد. نرم افزار SCM همچنین می‌تواند به کسب‌وکارها در صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطر خطاها با خودکارسازی وظایف روزمره، به عملیات زنجیره تأمین کمک کند.
تأثیر اتوماسیون اداری چارگون در مدیریت زنجیره تامین
مزایای نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری برای مدیریت زنجیره تأمین به خودکارسازی فرایندهای آن محدود نمی‌شود. در ادامه به عنوان یک نمونه به کاربردهای نرم افزار اتوماسیون اداری چارگون برای مدیریت زنجیره تأمین خواهیم پرداخت. این کاربردها به دو دسته تقسیم می‌شوند:
درون‌سازمانی
نرم افزارهای اتوماسیون اداری اغلب به عنوان ابزاری برای خودکارسازی نامه‌نگاری‌ها، فرم‌ها، مستندات و ارتباطات در محیط اداری سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. منظور از کاربرد درون‌سازمانی اتوماسیون اداری چارگون برای مدیریت زنجیره تأمین نیز استفاده از آن برای خودکارسازی نامه‌نگاری‌ها و فرایندهای زنجیره تأمین است. به عنوان مثال، کارخانه‌ای که یک خط تولید دارد، می‌تواند با استفاده از اتوماسیون اداری مکاتبات و گردش الکترونیکی فرم‌های موردنظر خود، مانند فرم‌های زنجیره تأمین را به کمک این سیستم انجام دهند.
به این شکل، اگر خط تولید به دلیل کمبود در حال متوقف شدن باشد. کارکنان سازمان با استفاده از اتوماسیون اداری می‌توانند درخواست‌های خود را به صورت فوری و دیجیتالی ارسال کنند تا از توقف خط تولید جلوگیری کنند. از طرف دیگر، کارکنان اغلب به صورت شیفتی در خط تولید مشغول به کار هستند.
مزیت درون‌سازمانی اتوماسیون اداری
در حقیقت، می‌توان مزیت اصلی درون‌سازمانی اتوماسیون اداری برای مدیریت زنجیره تأمین را یکپارچه‌سازی سیستم‌های سازمان دانست. در سازمانی که نرم‌افزار مدیریت زنجیره تأمین دارد، اما از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده نمی‌کند، کارکنان برای اعمال درخواست‌های مرتبط با زنجیره تأمین خود باید وارد نرم افزار زنجیره تامین شوند. همچنین هنگامی که می‌خواهند شیفت خود را تغییر دهند و یا شخصی را جایگزین خود کنند، باید (در صورتی که چنین سیستمی داشته باشند) وارد نرم افزار منابع انسانی شوند. به این ترتیب باید همه درخواست‌ها و فعالیت‌های دیگر خود را در نرم‌افزارهای جداگانه پیگیری کنند. نرم افزار اتوماسیون اداری چارگون این امکان را در اختیارتان می‌گذارد که بتوانید سیستم‌های گوناگون سازمان را به کمک API به یکدیگر وصل کنید و از این طریق، همه فرایندهای گفته‌شده را از درون یک سیستم به صورت یکپارچه پیگیری و مدیریت کنید.
با استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری، کارکنان سازمان می‌توانند از همان قسمتی که نامه‌های خود را مشاهده می‌کنند، درخواست قطعات مربوط به خط تولید موردنظر خود را هم بدهند، درخواست مرخصی خود را ثبت کرده و شیفت‌های خود را مدیریت کنند. از این رو کاربرد درون‌سازمانی اتوماسیون اداری این است که می‌تواند خط تولید را فعال نگه دارد و حتی ارسال گزارش‌های روزانه خط تولید همچون گزارش میزان تولید را دیجیتالی و خودکارسازی کند. برای مثال نرم افزار اتوماسیون اداری چارگون این امکان را دارد که گزارش‌های خودکار تهیه کند و روزانه به طور خودکار در کارتابل مدیر خط تولید قرار دهد.
برون‌سازمانی
منظور از کاربردهای برون‌سازمانی اتوماسیون اداری چارگون برای مدیریت زنجیره تامین، استفاده از پیشخوان ارباب رجوع یا میز خدمت چارگون است. در حقیقت می‌توان استفاده از نرم افزار پیشخوان را مهم‌ترین استفاده نرم افزار اتوماسیون اداری چارگون در زنجیره تأمین دانست. چرا که قسمت مهمی از مدیریت زنجیره تأمین در ارتباط با پیمانکارها، تأمین‌کنندگان و حتی درخواست‌کنندگان کالاها و مواد اولیه است. برای مثال کارخانه‌ای که دارای یک سیستم مدیریت زنجیره تامین و یک نرم افزار اتوماسیون اداری است و فعالیت‌های درونی آن به صورت خودکار درآمده‌اند. با این وجود این سازمان اگر بخواهد با تأمین‌کننده‌ای در ارتباط باشد، چنین ابزاری در اختیار تأمین‌کننده نخواهد بود. چرا که تأمین‌کننده به یک عنوان یک عضو بیرونی خارج از سازمان، کارتابل ندارد و به اتوماسیون هم دسترسی ندارد.
نرم افزار پیشخوان چارگون
نرم افزار پیشخوان چارگون به شما این امکان را می‌دهد تا علاوه بر کارتابل جامعی که در اختیار کارکنان شرکت شما قرار دارد، یک کارتابل نسبتاً ساده‌تر برای افراد ثالثی همچون تأمین‌کنندگان که با سازمان شما در تعامل هستند را داشته باشید. با پیشخوان چارگون، تأمین‌کننده می‌تواند به کمک پورتال مربوطه، خود را معرفی کند و به یک کارتابل اختصاصی دسترسی داشته باشد. پس از آن می‌تواند از طریق این کارتابل با اتوماسیون آن سازمان در ارتباط باشد. برای مثال اگر سفارش مواد اولیه همچون پیچ برای یک محصول صنعتی دارد، می‌تواند از طریق یک فرم یا یک نامه آن را پر و برای مدیر خط تولید در سازمان ارسال کند.
نامه یا فرم گفته‌شده در درون سازمان به گردش درآمده و یک تأمین‌کننده می‌تواند از بیرون سازمان وضعیت درخواست خود را مشاهده و پیگیری کند. افراد درون سازمان هم که مسئول اجرای درخواست مربوطه هستند، می‌توانند ضمن انجام کار وظایف خود، اطلاع‌رسانی‌های مربوطه را به شکل نامه، یادداشت، پیامک و… برای تأمین‌کننده ارسال کنند. به این ترتیب، یک تأمین‌کننده یا مشتری می‌تواند با سازمان از طریق یک ساز و کار الکترونیک به نام پیشخوان در ارتباط باشد.
سخن پایانی
در این مقاله تلاش کردیم در خصوص تأثیر اتوماسیون اداری چارگون بر بهبود مدیریت زنجیره تأمین صحبت کنیم. علاوه بر تمام نکاتی که خواندید، می‌توان گفت که فایده اصلی استفاده از اتوماسیون اداری چارگون برای مدیریت زنجیره تأمین این است که هم به تنهایی و هم در کنار نرم‌افزارهای سازمانی دیگر مثل نرم‌افزارهای SCM می‌تواند برای پیشبرد و بهبود فرایندهای زنجیره تأمین در کسب‌وکار شما مورد استفاده قرار گیرد.