اتوماسیون و خودکارسازی فرآیندها و مدیریت یکپارچه اطلاعات، یکی از اهداف اصلی شرکت‌ها و کسب‌وکارها محسوب می‌شود؛ به همین منظور نرم افزارها و سامانه‌های گوناگونی در شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، با این حال برای ایجاد بستری متمرکز و یکپارچه برای مدیریت اطلاعات، فقط پیاده‌سازی سامانه‌های نرم افزاری کافی نیست و این سامانه‌ها باید به هم متصل باشند و اطلاعات و داده‌های موردنیاز را بین هم منتقل کنند. یکی از سامانه‌های پرکاربرد در سازمان‌ها، نرم افزار حضور و غیاب است. در این مقاله شیوه اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری را بررسی می‌کنیم.
نرم افزار حضور و غیاب چیست؟
نرم افزار حضور و غیاب یکی از سیستم‌های مدیریتی در شرکت‌ها است و وظیفه ثبت و پیگیری حضور و غیاب کارمندان در شرکت را بر عهده دارد، هدف استفاده از نرم افزار حضور و غیاب در شرکت‌ها و کسب‌وکارها، افزایش دقت و سرعت، بهبود مدیریت سوابق حضور و غیاب و همچنین خودکارسازی و اتوماسیون فرآیندهای مرتبط با حضور و غیاب کارمندان در سازمان‌ها است.
ممکن است این سؤال برایتان ایجاد شود که آیا سیستم حضور و غیاب قابلیت اتصال به سیستم‌های دیگر را دارد یا نه؟
آیا نرم افزار حضور و غیاب به سیستم‌های دیگر متصل می‌شود؟
بله. بسیاری از نرم افزارهای حضور و غیاب قابلیت اتصال به سیستم‌های نرم افزاری در شرکت را دارند؛ با اتصال این نرم افزار به سیستم‌های دیگر – مانند اتوماسیون اداری، سیستم‌های حسابداری، سیستم‌های منابع انسانی، سیستم‌های پرداخت و… – امکان انتقال و اشتراک‌گذاری اطلاعات و داده‌های حضور و غیاب کارمندان میان نرم افزارهای سازمانی به طور خودکار، فراهم می‌شود.
به عبارت دیگر، با اتصال سیستم حضور و غیاب به سیستم‌های مورد استفاده در شرکت، دیگر نیازی به دستی وارد کردن اطلاعات نیست و اطلاعات و داده‌های مربوط به حضور و غیاب کارمندان در شرکت، به طور خودکار از نرم افزار حضور و غیاب فراخوانی می‌شوند و در نرم افزارها و فرآیندهای گوناگون مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ به این شکل با اتصال سیستم حضور و غیاب به اتوماسیون اداری یا سیستم‌های دیگر، شرکت‌ها می‌توانند به صورت هم‌زمان و همگام، اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان را با سیستم‌های دیگر به اشتراک بگذارند و فرآیندهای مدیریتی را با سرعت و دقت بالاتری انجام دهند.
مزایای اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان یک بستر متمرکز و یکپارچه، با اتصال به سیستم‌های گوناگون، به عنوان یک رابط امکان انتقال اطلاعات و داده‌ها میان سیستم‌ها و نرم افزارهای متصل به خود را دارد؛ این مسئله مزایای مختلفی دارد که برخی از آنها عبارتند از:
- انتقال سریع و فوری اطلاعات
- استفاده از داده‌های به‌روز و دقیق
- صرفه‌جویی در زمان فرآیندها
- صرفه‌جویی در منابع انسانی
- بهبود هماهنگی و همگام‌سازی نرم افزارها و سیستم‌ها
- بهبود فرآیندهای مدیریتی در سازمان
- مدیریت یکپارچه و متمرکز اطلاعات و داده‌ها
- افزایش امنیت داده‌ها و اطلاعات هنگام انتقال بین سیستم‌ها
- و…
انواع روش‌های اتصال نرم افزار حضور و غیاب به سایر سیستم‌ها
با توجه به قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب و سیستم‌های دیگر، روش‌ها و استراتژی‌های گوناگونی برای اتصال این نرم افزار به سیستم‌ها و نرم افزارهای سازمانی وجود دارد؛ معمولاً این اتصال از طریق پروتکل‌های ارتباطی استاندارد و واسطه‌های نرم افزاری صورت می‌گیرد. برخی از رایج‌ترین روش‌های اتصال سیستم حضور و غیاب به سیستم‌های دیگر عبارتند از:
- اتصال از طریق API با واسطه‌های برنامه‌نویسی
- اتصال از طریق Database با اتصال پایگاه داده
برای استفاده از این شیوه‌ها، ابتدا لازم است قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب و همچنین سیستم‌های دیگر را مدنظر قرار داد و متناسب با آنها، بهترین راه اتصال سیستم حضور و غیاب را انتخاب کرد.
همان‌طور که گفتیم، یکی از سیستم‌هایی که نرم افزار حضور و غیاب قابلیت اتصال به آن را دارد، نرم افزار اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری به عنوان پلتفرمی که در همه بخش‌ها و واحدهای سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد، بهترین گزینه برای اتصال و یکپارچه‌‌سازی سیستم‌ها و نرم افزارهای سازمانی – مثل نرم افزار حضور و غیاب، مدیریت منابع انسانی، سیستم‌های مالی و… – است. اتوماسیون اداری به عنوان بستری یکپارچه و متمرکز برای مدیریت اطلاعات و ارتباطات درون/برون‌سازمانی، ابزاری بسیار کاربردی برای مدیریت اطلاعات اشتراک‌گذاری آنها میان سیستم‌ها و نرم افزارهای متصل به اتوماسیون به شمار می‌رود. در ادامه مراحل اتصال سیستم حضور و غیاب به اتوماسیون اداری را بیان می‌کنیم.
مراحل اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری
برای اتصال سیستم حضور و غیاب به اتوماسیون اداری، مراحل گوناگونی وجود دارد؛ این مراحل عبارتند از:
- بررسی ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب
- تعیین نیازمندی‌ها
- انتخاب شیوه‌های اتصال
- توسعه و پیاده‌سازی اتصال
- آزمایش و ارزیابی عملکرد
در ادامه هر یک از این مراحل را بررسی می‌کنیم.
– بررسی ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب
نخستین مرحله و قدم برای اتصال سیستم حضور و غیاب به اتوماسیون اداری، ارزیابی ویژگی‌ها و قابلیت‌های اتصال این نرم افزار به سیستم‌های دیگر است؛ برای مثال یک سیستم حضور و غیاب خوب، باید قابلیت اتصال به سیستم‌های دیگر از طریق API و یا Database را داشته باشد، در غیر این صورت امکان اتصال آن به اتوماسیون اداری یا سیستم‌های سازمانی دیگر امکان‌پذیر نخواهد بود.
– تعیین نیازمندی‌ها
در مرحله دوم باید اطلاعات و داده‌هایی از نرم افزار حضور و غیاب که به اشتراک‌گذاری در سیستم‌های دیگر نیاز دارند، مشخص کنید؛ مثل اطلاعات کارکنان، اطلاعات حضور و غیاب، برنامه کاری، مرخصی‌ها و… .
– انتخاب روش‌های اتصال
همان‌طور که اشاره کردیم، شیوه‌های گوناگونی برای اتصال سیستم حضور و غیاب به اتوماسیون اداری وجود دارد و دو مدل از رایج‌ترین روش‌ها برای این کار اتصال از طریق API و اتصال از طریق Database است. در مرحله سوم، باید روش اتصال مناسب را بر اساس قابلیت‌ها و ویژگی‌های دو نرم افزار حضور و غیاب و اتوماسیون اداری انتخاب کنید.
– توسعه و پیاده‌سازی اتصال
پس از انتخاب شیوه مناسب برای اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری، نوبت به پیاده‌سازی روش اتصال و توسعه ارتباط میان این دو نرم افزار می‌رسد؛ برای ایجاد اتصال میان این دو سیستم، به توسعه نرم افزار و تعریف APIها و رابط‌های اطلاعاتی نیاز است. اتوماسیون اداری چارگون با ایجاد APIهای آماده، این چالش و مشکل را رفع کرده؛ برای اتصال سیستم‌ها و نرم افزارهای دیگر به اتوماسیون اداری چارگون، سازمان‌ها می‌توانند از طریق APIهای آماده چارگون، میان سیستم‌های نرم افزاری و اتوماسیون اداری چارگون ارتباط و اتصال برقرار کنند.
– آزمایش و ارزیابی عملکرد
پس از آنکه اتصال با موفقیت انجام شد، این اتصال باید مورد آزمایش قرار بگیرد و عملکرد آن بررسی شود، تا خطا یا مشکلی در فراخوانی و انتقال اطلاعات میان این دو سیستم وجود نداشته باشد. با انجام این مراحل، اتصال سیستم حضور و غیاب به اتوماسیون اداری کامل می‌شود. سازمان‌ها می‌توانند به طور خودکار اطلاعات و داده‌های موردنیاز را میان این دو سیستم منتقل کنند و به اشتراک بگذارند.
نرم افزار اتوماسیون اداری چارگون با در اختیار داشتن قابلیت‌هایی مثل اتصال از طریق API و همچنین APIهای آماده، امکان اتصال به نرم افزارهای مختلف و انتقال و اشتراک‌گذاری اطلاعات و داده‌ها میان سیستم‌ها و نرم افزارهای سازمانی را فراهم می‌کند. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری چارگون، می‌توانید از طریق لینک زیر، فرم درخواست دمو را پر کنید.
سخن پایانی
در این مقاله به بررسی نرم افزار حضور و غیاب و همچنین مراحل اتصال این نرم افزار به اتوماسیون اداری پرداختیم. همچنین با قابلیت‌های اتوماسیون اداری چارگون برای اتصال به سیستم حضور و غیاب هم آشنا شدیم.