همچنین با استفاده از امکانات این مجموعه، دسترسی مدیران و سایر کارکنان به چرخه عملیات روزمره و بررسی و تحلیل فرآیندهای سازمان فراهم می‌آید. مستند شدن روال‌ها و عملیات انجام‌شده در طول فرآیندهای مختلف سازمان علاوه بر شفاف‌سازی، منجر به بهینه‌سازی چرخه‌ها و تشخیص نارسایی‌های احتمالی می‌شود. مکانیزه شدن فرآیندها، پاسخ‌گویی به مخاطبین اعم از سازمان‌ها و مراجعه‌کنندگان را تسریع نموده و شفاف می‌سازد.
گستردگی جغرافیایی یکی از سربارهای هزینه‌ای سازمان‌ها است که با استفاده از راهکارهای تحت وب و فناوری‌های نوین تبادل اطلاعات و همسان‌سازی پایگاه‌های داده این مجموعه، به فرصتی برای متمرکز سازی فعالیت‌های سازمانی و افزایش بهره‌وری تبدیل شده است.
طراحی یکپارچه و پشتیبانی از عملیات و مستندات مختلف سازمانی از جمله نامه اداری، فرم‌های پویا، فکس، نامه پست الکترونیک، پیش‌نویس و تعاملات شخصی در کنار هم و همچنین امکان تعریف گردش کار و انتساب مستندات مختلف به چرخه‌های از پیش تعیین‌شده از سوی دیگر، مجموعه «مکاتبات» را به یک زیرساخت قوی و کامل برای رفع کلیه نیازهای سازمان مبدل می‌کند.
| ویژگی‌های نرم‌افزار مکاتبات |
|---|
| مزیت | توضیحات |
| مدیریت دبیرخانه‌ها | - پشتیبانی از دبیرخانه‌های عادی و محرمانه
- پشتیبانی از دبیرخانه مرکزی و ارتباط با دبیرخانه‌های مستقل محلی
- تعریف ساختار بایگانی سازمان
|
| حذف کاغذ از گردش مکاتبات | - شامل امکاناتی از قبیل ویرایشگر داخلی کلمات،
- استفاده از الگو و امضای الکترونیک در هنگام ارسال پیش‌نویس و ثبت نامه
- امکان بایگانی، آرشیو و جستجو و گزارش‌گیری از کلیه مراحل گردش مستندات
- امکان ارجاع الکترونیک با استفاده از قلم نوری، ضبط صدا و ویرایشگرهای داخلی
|
| مکاتبات و تعاملات برون‌سازمانی | - امکان برقراری ارتباط برون‌سازمانی از طریق فکس، ایمیل، شبکه دولت و سرویس شمیم
- امکان sync اطلاعات پایگاه‌های داده مختلف و ارتباط درون سازمانی با سایر واحدها
|
| تعاملات غیررسمی | - تبادل اطلاعات و فایل‌های شخصی با استفاده از امکان ارسال پیام
|
| کنترل سطوح دسترسی | - امکان سفارشی سازی رابط کاربری و امکانات نرم‌افزاری، با توجه به سمت و سطوح دسترسی
- امکان تعیین دامنه دسترسی مکاتبات درون سازمانی، با توجه به گروه‌کاری حوزه فعالیت آن‌ها
|
| انعطاف‌پذیری | - قابلیت تعریف و ویرایش اطلاعات پایه و تعاریف سازمانی بدون لطمه به اطلاعات موجود
|
| کاربرپسندی و امکانات شخصی سازی | - امکان شخصی سازی صفحه رابط کاربری با توجه به شرایط و سلایق شخصی
- امکان ایجاد ساختارهای شخصی از جمله ساختار آرشیو شخصی، پوشه‌های نگهداری مستندات، گروه‌های توزیع شخصی و کلیدهای میانبر توسط هر کاربر
- استفاده از امکانات جانبی از جمله ارجاعات صوتی و حاشیه‌نویسی به کمک قلم نوری
|
| پشتیبانی از مستندات MS-Office | - امکان دریافت و گردش مستندات از نرم‌افزار Microsoft Office
- امکان تهیه و تولید مستندات توسط امکانات Microsoft Office
- امکان ایجاد الگوهای نامه توسط نرم‌افزار Microsoft Office word
|
