مسئولین ثبت (دبیرخانه)(دیدگاه 5)
دبیرخانه یکی از بخش‌ها و واحدهای اجرایی و مدیریتی و یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین واحدهای هر سازمان محسوب می‌شود.
در چارت سازمانی نیز واحد دبیرخانه معمولاً در نزدیکی ریاست یا مدیرعامل مجموعه و ارتباط مستقیم با آن قرار دارد؛ این امر نشان‌دهنده اهمیت و کاربرد واحد دبیرخانه در سازمان‌ها است.
نرم افزارهای دبیرخانه، سیستم‌هایی هستند که تمامی وظایف واحد دبیرخانه از جمله شماره‌گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهند.
آنچه آموزش می‌دهیم
با شرکت در این دوره آموزشی، می‌توانید دانش خود را در زمینه‌های ارتقای مهارت در زمینه سیستم دبیرخانه و بایگانی مکانیزه و افزایش کارایی و اثربخشی دبیرخانه‌ها در سازمان‌ها و تسهیل و تسریع فرآیندهای مربوط به نامه‌نگاری، گردش کار، بایگانی و حفظ اسناد ارتقا داده و به طور مؤثرتری به وظایف خود در دبیرخانه‌ها بپردازید.
مخاطبان این دوره
کاربران دبیرخانه سازمان‌ها مخاطبان این دوره هستند. این دوره شامل آموزش کاربرانی است که به تازگی وارد سازمان و دبیرخانه شده‌اند و یا کاربرانی که به بازآموزی و رفع اشکال نیاز دارند.
6 سرفصل
- ثبت نامه دریافتی
توضیح کامل ثبت نامه دریافت‌شده از طریق فکس، ایمیل و ECE دیدگاه، الکترونیکی و یا فیزیکی، توضیح کامل در خصوص گزینه‌های تب اطلاعات اصلی
- تعریف سازمان‌های مرتبط
توضیح کامل ساخت به سه روش فقط نام سازمان، سمت و سازمان، نام فرد، سمت و سازمان با هم، توضیح در مورد تکمیل اطلاعات ECE سازمان‌ها
- ثبت نامه ارسالی
ثبت نامه خارج از اتوماسیون با استفاده از گزینه ثبت نامه ارسالی و ارسال آن توسط فکس، ایمیل و ECE دیدگاه
- جستجو و گزارش‌گیری نامه
توضیح کامل جستجو و گزارش‌گیری نامه و پیگیری نامه از طریق شماره به‌همراه امکان استفاده از گزارش‌های پویا
- نامه‌های در انتظار
توضیحات کامل کارتابل نامه‌های در انتظار، ثبت و عودت نامه در انتظار، تفاوت بین نامه در انتظار و ثبت نامه ارسالی و دریافت نسخه‌های مختلف جهت چاپ
- فکس، ایمیل و ECE
توضیحات مربوط به این زیرسیستم‌ها در حد آشنایی
