پیرو همکاری با چارگون در حوزه‌های نرم‌افزاری دیدگاه پیاده‌سازی نرم افزار BPMS در دفتر تبلیغات اسلامی انجام شد. رئیس اداره توسعه سیستم‌های سازمانی دفتر تبلیغات اسلامی با اشاره به طراحی و پیاده‌سازی بیش از ۴۰ فرآیند از سال ۱۳۹۵ تا کنون در دفتر تبلیغات اسلامی گفت: مدیریت فرآیندهای کسب و کار ابزار تحقق استراتژی ها و اهداف سازمانی هستند، لذا اگر به درستی انجام شوند، بی‌شک سازمان به اهداف و چشم‌انداز خود دست خواهد یافت.
مرحله پایش فرایندها قبل از نصب نرم افزار BPMS در دفتر تبلیغات اسلامی
رئیس اداره توسعه سیستم‌های سازمانی دفتر تبلیغات اسلامی افزود: پایش مدون فرآیندها، پیش‌نیاز انجام بهبودهای آن‌ها است. جهت بهبود سازمان نیاز است تا وضعیت موجود آن به درستی درک شده و سپس طی مراحلی نسبت به بهبود آن اقدام نمود. همچنین مستندسازی روال‌ها و فرآیندها منجر به تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح و مستند می‌شود. چرخه مدیریت دانش را در سطح سازمان تسهیل خواهد نمود. با تغییرات ایجاد شده هزینه‌ها و خطاها کاهش می‌یابد. در مقابل سرعت و کیفیت خروجی را افزایش می‌دهد. در نهایت هدف، بهبود کیفیت خدمات و محصولات با استفاده از یک رویکرد ساختاریافته با تمرکز بر مدیریت فرایندهای سازمان و طراحی سیستمی مناسب است. وی افزود امروزه مدیریت سازمان‌ها بسیار پیچیده‌تر از قبل شده و عوامل زیادی بر موفقیت کسب و کارها تأثیر می‌گذارد، که یکی از این موارد مهم و تأثیرگذار، مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.
نظام‌دوست افزود: برخی از مهم‌ترین تحلیل‌های مذکور براساس منابع معتبر عبارتند از؛ کشف و حذف فرایندها و فعالیت‌های اضافی در جهت اجرای یک مأموریت، تحلیل میزان هم‌راستایی فرایندهای وضعیت موجود با اهداف و استراتژی‌ها و مأموریت سازمان، شناسایی فرایندهای مستعد الکترونیکی شدن جهت حرکت سازمان به سمت Paper Less، حرکت از سازمان وظیفه‌گرا به سوی سازمان فرایندگرا و غیره است.
مرحله مستندسازی فرایندها در دفتر تبلیغات اسلامی
نظام‌دوست بیان کرد: در منابع معتبر، BPM یک روش سازمان‌یافته و نظام‌مند به منظور تعریف، طراحی یا بازطراحی، ایجاد، مستندسازی، اندازه‌گیری، پایش و کنترل کلیه فرآیندهای سازمان است. این روش BPM به منظور ایجاد ارزش بیشتر برای کاربران و اهداف سازمان همراه با چابکی بالاتر است. مدیریت صحیح فرایندها یا BPM می‌تواند باعث افزایش سرعت انجام فعالیت‌ها، کاهش قیمت تمام شده و افزایش بهره وری شود. همچنین با اشاره به اینکه در سال ۱۳۹۸ همگام با به‌روزرسانی سامانه مکاتبات چارگون، زیرساخت سامانه مدیریت فرایندهای چارگون نیز به‌روز شد.
ایشان با اعلام اینکه طراحی، پیاده‌سازی و استقرار فرآیندها در مدیریت فناوری اطلاعات مرکز برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی در سال ۱۳۹۵ در سیستم فرم‌ساز چارگون آغاز شد، اظهار داشت: هم‌زمان با طراحی، پیاده‌سازی و استقرار فرآیندها، دوره‌ای با عنوان “آشنایی با مفهوم فرایند و سیستم مدیریت فرآیندها” تعریف و با همکاری و حمایت اداره کل منابع انسانی دفتر، برای کلیه کارکنان دفتر برگزار گردید و مدرسان این دوره علاوه بر ارائه مفاهیم کلیدی و موردنیاز به صورت عملی نیز نحوه استفاده و کار با نرم‌افزار استفاده شده در دفتر را به همکاران محترم آموزش دادند.
مزایای نرم افزار BPMS در دفتر تبلیغات اسلامی
رئیس اداره توسعه سیستم‌های سازمانی مرکز برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی دفتر تبلیغات اسلامی با بیان اینکه در ابتدای سال ۱۳۹۹ بعد از بررسی سامانه‌های مختلف، نسل جدید نرم افزار BPMS چارگون تهیه شد که از ویژگی‌های آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: انطباق نقش‌های فرآیندها با سمت‌های سازمانی، سازگاری و یکپارچگی با سایر سامانه‌های دیدگاه، استفاده از زبان مدلسازی BPMN۲، استفاده از محیط مدلسازی استاندارد با قابلیت آزمایش مدل ایجاد شده، پشتیبانی از انواع داده‌ای متداول در محیط‌های برنامه‌نویسی، فرم‌ساز پیشرفته با عناصر و تنظیمات پیشرفته، امکان کدنویسی به زبان C# و اسکریپ‌نویسی است.
نظام‌دوست ادامه داد: تعداد ۲۳ فرایند هم‌اکنون در حال اجرا بوده و ۱۷ فرآیند راکد یا منسوخ شده است. تعداد کل درخواست‌های ثبت شده در فرایندها تا اکنون بیش از ۷۰۰۰۰ مورد است. این تعداد تراکنش منجر به کاهش هزینه و افزایش دقت و شفافیت در سازمان شده است.