سازمان‌ها به نرم‌افزار BPMS نیاز دارند که به راحتی فرآیندهای خود را متناسب با نیاز کسب‌وکار خود مکانیزه کنند. اما آن‌چه اغلب دریافت می‌کنند یک محصول نامنظم است. سپس سازمان‌ها باید فرآیندهای خود را با نرم‌افزار مطابقت دهند. درواقع BPMS ابزار رهایی از پیچیدگی در سازمان است.
چرا استفاده از نرم‌افزار BPMS برای مدیران کسب‌وکار آن قدر سخت است؟ چرا نیاز به یک دوره در مورد نرم‌افزار یا زبان BPMN دارید، در حالی که تقریباً هر صاحب کسب‌وکاری دقیقاً می‌داند که فرآیند کسب‌وکار چگونه باید اجرا شود؟ با پیشرفت صنعت BPM، سازمان‌ها به نیاز به سادگی و بصری بودن نرم‌افزار BPMS پی برده‌اند.
اگر احساس می‌کنید پروژه BPM شما پیچیدگی بیشتری نسبت به حل آن ایجاد کرده است، به دنبال گزینه‌ای باشید که همه چیز را ساده نگه دارد.
BPMS ابزار رهایی از پیچیدگی
طراحی فرآیند را در ساده‌ترین حالت ممکن نگه دارید
مهم‌ترین بخش هر نرم‌افزار BPMS این است که هر کس از هر واحد بتواند بخش‌های عمده یک فرآیند خودکار را ایجاد کند. ممکن است این یک هدف ساده به نظر برسد، اما تعداد کمی از ابزارهای BPM تا حد قابل قبولی این امکان را دارند. بسیاری از ابزارها نیاز به مهارت‌های کدنویسی یا فعالیت‌های پیچیده دارند اما یک مدل‌ساز فرآیند عالی باید به قدری آسان باشد که هر فردی به عنوان مثال در تیم مالی بتواند فرآیند سفارش خرید را مدل کند، فرم‌های هر بخش را طراحی کند و فعالیت‌هایی را به افراد مختلف اختصاص دهد. جداول اطلاعات پایه را تعریف و اطلاعات را وارد کند. حالا اگر فرآیند به واسطه نیازهای کسب‌وکار دارای قوانینی بود که برای اجرای آن نیاز به کدنویسی بود، در آن قسمت از متخصص فناوری اطلاعات استفاده کند.
از ابزاری استفاده کنید که همه جا قابلیت دسترسی داشته باشد
هنگامی که یک ابزار مبتنی بر وب را انتخاب می‌کنید، گزینه‌ای را دریافت می‌کنید که هم برای کاربران و هم برای تیم‌های IT شرایط تسهیل شده‌ای فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند از هر دستگاهی برای ورود به سامانه BPMS استفاده کنند و فعالیت‌های مربوط به خود را انجام دهند. از طرف دیگر تیم‌های فناوری اطلاعات نیازی به نگرانی در مورد دسترسی به قابلیت‌های کنترلی و مدیریت فرآیندها ندارند. آنها هم بدون وابستگی می‌توانند در هر جایی از طریق مرورگر وب به سامانه کنترل و طراحی فرآیند BPMS متصل شده و فعالیت‌های مدیریتی خود را انجام دهند.
امکانات را ساده نگه دارید
داشتن طیف وسیعی از امکانات بدون استفاده در دنیای واقعی اتلاف منابع برای تیم‌های شما است و آنها فقط استفاده از امکانات مناسب را پیچیده می‌کنند. بسیاری از ابزارهای BPMS بسیار پیچیده شده‌اند زیرا همچنان ویژگی‌هایی را اضافه می‌کنند که زیرمجموعه بسیار کوچکی از فرآیندها را هدف قرار می‌دهد. با این حال، به عنوان یک کاربر، شما مجبور هستید با تمام این قابلیت‌های اضافی کنار بیاید و راه خود را از طریق آن‌چه که نیاز دارید، پیش ببرید. عملکرد عالی امکان خوبی است، اما نباید مانع از توانایی کاربر در ایجاد گردش کاری مورد نیاز در زمان کوتاه شود.
پشتیبانی مشتری را ساده نگه دارید
پشتیبانی مشتری باید بدین معنا باشد که وقتی مشتری مشکلی دارد، سؤال بپرسد و پاسخی دریافت کند. بنابراین چرا برخی از شرکت‌های BPMS استفاده از نرم‌افزارهایی را پیشنهاد می‌کنند که ارائه‌کننده اصلی آن در محیطی خارج از کشور است و چون شما از نسخه متن باز آنها استفاده کرده‌اید مجوز ارتباط با ایشان را ندارد.
شما به یک راه‌حل پاسخگو نیاز دارید که به شما امکان می‌دهد در مواقع ضروری با متخصصان ارتباط برقرار کنید. هنگامی که بر پشتیبانی مشتری قابل اعتماد اصرار دارید، اطمینان حاصل می‌کنید که در همه مراحل استفاده از BPMS، شرایط برخورداری از یک پشتیبانی مستقیم از تیمی که آن سیستم را تولید کرده است دارید.
یکپارچگی با دیگر نرم‌افزارها را ساده کنید
نرم‌افزار BPMS که به صورت جزیره وجود دارد اساساً بی‌فایده است. سیستم BPMS باید به راحتی با تمام نرم‌افزارهای ضروری دیگر یکپارچه شود. این بدان معناست که تیم فناوری اطلاعات شما باید بتواند اتصالات این نرم‌افزار را با بقیه ابزار فراهم کند. برای کاهش واقعی پیچیدگی، شما نیاز دارید که در ابتدا یکپارچگی‌ها را ساده تعریف کنید و بعد از سامانه‌ای استفاده کنید که بتواند در کنار دیگر نرم‌افزارهای سازمان شما کار کند و با ایشان ارتباط بگیرد.
به دنبال نرم‌افزار BPMS باشید که کارهای غیرممکن را ممکن می‌سازد و فرآیندهای دشوار را ساده‌تر می‌کند. نرم‌افزار BPMS امکان ارتباط با دیگر نرم‌افزارهای سازمان را فراهم می‌کند و یکپارچگی نرم‌افزاری در درون سازمان را محقق می‌نماید و فرآیندها را در نمودارهایی که از لحاظ فنی قابل اجرا هستند ترسیم و به صورت مکانیزه در اختیار سازمان قرار می‌دهد.