یکی از وظایف مهمی که تمام سازمان‌ها باید به آن توجه بسیاری داشته باشند، برنامه‌ریزی سفارش‌ها و کنترل موجودی است. چرا که هزینه‌های مربوط به موجودی، جزء دومین هزینه‌های بزرگی است که کسب‌وکارها ناچار به پذیرش آن هستند. در حالی بعضی از مدیران و کارفرمایان به میزان اهمیت مدیریت و برنامه‌ریزی موجودی کالا به صورت منظم آگاه هستند، اما بسیاری از آنها به این موضوع اهمیتی نمی‌دهند و به این شکل کسب‌وکار خود را دچار دردسرهای زیادی می‌کنند.
سفارش مقدار بهینه و درست موجودی کار بسیار سختی است. سفارش زیاد و بیش از اندازه می‌تواند هزینه فراوانی برای شما داشته باشد، همچنین نداشتن موجودی کافی هم زمینه را برای از دست دادن پول و مشتری‌های شما ایجاد می‌کند. از این رو چطور می‌توان فهمید که چه مقدار موجودی را باید سفارش داد؟ چطور می‌توان تعداد مناسب سفارش را متوجه شد؟ اینجاست که مدل‌های مدیریت موجودی وارد عمل می‌شود.
در این مقاله علاوه بر معرفی کلیاتی درباره کنترل موجودی، با مرسوم‌ترین مدل‌های آن آشنا می‌شوید تا بتوانید با استفاده از آنها، در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید.
کنترل موجودی چیست؟
کنترل موجودی فرایندی است که می‌توانید طی آن از وجود مقدار مناسب عرضه یا همان موجودی اطمینان پیدا کنید. با انجام فرایند مدیریت موجودی محصولات یک کسب‌وکار یا سازمان، می‌توان پاسخ‌دهی به نیازها یا تقاضای مشتریان را تضمین کرد. یک مدیریت موجودی موفق به اطلاعاتی همچون داده‌های خریدها، سفارش‌ها، لجستیک و حمل و نقل، انبارداری، ذخیره‌سازی، دریافت، رضایت مشتری، جلوگیری از ضرر و گردش مالی نیاز دارد.
طبق «گزارش وضعیت کسب‌وکار کوچک» در سال ۲۰۱۷، می‌توان گفت حدود نیمی از مشاغل کوچک موجودی خود را حتی به صورت دستی هم ارزیابی و بررسی نمی‌کنند. مدیریت موجودی این امکان را به وجود می‌آورد تا بدون آنکه رضایت مشتریان کم شود، از کمترین میزان موجودی، بیشترین میزان سود و بهره را به دست آورد.
اگر فرایند مدیریت موجودی، درست انجام شود، سازمان‌ها می‌توانند از وضعیت فعلی خود درباره دارایی‌ها، مانده‌حساب‌ها و گزارش‌های مالی ارزیابی کاملی داشته باشند. مدیریت موجودی می‌تواند از مشکلاتی همچون خالی شدن ناگهانی انبار جلوگیری کند. برای مثال در سال ۲۰۱۴ شرکت والمارت تخمین زد که فروشی به اندازه ۳ میلیارد دلار را از دست خواهد داد، چرا که رویه‌های غلط کنترل موجودی آن به کمبود موجودی در انبار منجر شده بود.
مدیریت زنجیره تأمین
یکی از اجزای جدایی‌ناپذیر کنترل موجودی، مدیریت زنجیره تامین (SCM) است که جریان مواد خام، کالاها و خدمات را به اندازه‌ای که سازمان یا مشتریان آنها مصرف می‌کنند، مدیریت می‌کند. مدیریت انبار هم کاملاً در حوزه کنترل موجودی قرار می‌گیرد. این کار وظایفی مثل یکپارچه‌سازی کدگذاری محصولات، زمان و گزارش‌های سفارش مجدد، تمام جزئیات محصول، فهرست‌های موجودی و تعداد و شیوه‌های فروش یا ذخیره‌سازی را شامل می‌شود. مدیریت انبار همچون خرید و فروش را با میزان موجودی انطباق می‌دهد.
مدیریت موجودی اصطلاحی است که شامل فرایند کامل تهیه، ذخیره‌سازی و کسب سود از کالا یا خدمات شما می‌شود. در صورتی که ممکن است کنترل موجودی و مدیریت موجودی کالا کاملاً یکسان به نظر برسند، با این حال این دو متفاوت از هم هستند. زیرا مدیریت موجودی، موجودی‌هایی را ارزیابی و بررسی می‌کند که اکنون در انبار موجود هستند. در حالی که مدیریت موجودی بسیار وسیع‌تر بوده و از تمام آنچه که در انبار وجود دارد تا چگونگی رسیدن کالاهای سازمان‌ها به انبار و مقصد نهایی را هم در بر می‌گیرد.
اهمیت کنترل موجودی در چیست؟
موجودی یکی از بزرگ‌ترین هزینه‌های سرمایه کسب‌وکارهای مبتنی بر محصول است. اگر به ترازنامه این گروه از شرکت‌ها توجه کنید، متوجه می‌شوید که موجودی کالا قسمت بزرگی از دارایی‌های جاری آنها را تشکیل می‌دهد و سرمایه در گردش بسیاری را صرف خود می‌کند.
مدیریت موجودی علاوه بر آنکه مانع از صرف هزینه‌های زیاد برای خرید موجودی بیش از اندازه می‌شود، از کمبود موجودی هم جلوگیری می‌کند. در صورتی که کسب‌وکارهای بسیاری از روش سیستم سفارش به‌موقع استفاده می‌کنند، ممکن است موجودی‌های بسیار کمی در اختیار داشته باشند. تقریباً تمام کسب‌وکارها به نوع و میزانی از موجودی احتیاج دارد که این میزان به کمک سیستم‌های کنترل موجودی به بهترین نحو مدیریت می‌شود.
اگر سازمانی بتواند سطح موجودی خود را پایین بیاورد، می‌تواند به منابع مالی جدیدی برای گسترش خود یا به دست آوردن سود برسد. همچنین اگر کسب‌وکاری به در اختیار داشتن سطح بیشتری از موجودی نیاز داشته باشد، فرایندهای مدیریت موجودی دقیق می‌تواند سطح موجودی را افزایش دهد و مقدمات افزایش فروش و سود شرکت را فراهم کند. استفاده از مدیریت موجودی برای بهینه‌سازی انبار، اتاق عرضه یا ویترین فروشگاه، راهی مطمئن برای کاهش هزینه‌ها و مدیریت بهتر هر نوع محصولی است.
فرایند کنترل موجودی به چه صورت است؟
فرایندهای مدیریت موجودی، اقدامات و فنونی هستند که برای سازماندهی موجودی و اندازه‌گیری شکاف‌ها، فرصت‌ها و موفقیت نسبی سفارش و تولید از آنها استفاده می‌کنند. سازمان‌های بسیاری از شاخص‌های کلیدی عملکرد ویژه‌ای برای ارزیابی موفقیت فرایندها و رویه‌های خود استفاده می‌کنند.
تعدادی از کسب‌وکارها همواره نسبت به در اختیار نداشتن موجودی کافی نگران هستند، به همین دلیل بیش از حد موجودی ذخیره می‌کنند که این موضوع بیش از درآمد محصول یا کالا برای آنها هزینه ایجاد می‌کند.
این دسته از سازمان‌ها برای موجودی‌های اضافه خود، هزینه بسیاری پرداخت کرده‌اند، از این رو ناچارند آنها را در انبارهای خود ذخیره کنند که این مسئله می‌تواند موجب صدمه زدن یا از بین رفتن موجودی‌ها در طی زمان شود.
برای انجام فرایند مدیریت موجودی، موجودی‌های انبار به دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
- موجودی احتیاطی
- موجودی‌های تکمیلی
- موجودی‌های اضافی یا منقضی‌شده
هنگام توسعه فرایندهای کنترل موجودی، مشخص کنید که آیا به صورت هم‌زمان ارزیابی‌های تجاری را هم انجام می‌دهید یا خیر. شما باید عملکردها و فرایندهای کسب‌وکار، به‌خصوص فرایند سفارش تا تحویل را در وضعیت موجود بررسی کنید تا شکاف‌ها و فرصت‌های تغییر را بشناسید.
اصول مدیریت تغییر باید با اجرای تغییرات لازم، در آینده شما را از وضعیت موجود درآورد. اگر قصد دارید به مشتریان خدمات بهتری ارائه دهید، مشخص کنید سیاست‌ها و فرایندهای مدیریت موجودی شما چطور بر آنها تأثیر می‌گذارد.
مدل‌های کنترل موجودی
در راستای انجام فرایند مدیریت موجودی، شیوه‌ها و مدل‌های گوناگونی وجود دارد. هر مدل موجودی رویکرد متفاوت و منحصربه‌فردی دارد و به شما کمک می‌کند تا بدانید چه مقدار موجودی باید در انبار داشته باشید. اما از اینکه کدام‌یک از این مدل‌ها استفاده کنید، به نوع کسب‌وکارتان بستگی دارد.
به طور کلی، هر مدل کنترل موجودی باید به شما کمک کند تا بتوانید برای پرسش‌های زیر جواب مناسبی بیابید:
- چقدر و به چه میزان باید موجودی سفارش دهید؟
- در چه نقاطی می‌توان هزینه‌ها را کاهش داد؟
- کدام موجودی به سرعت به فروش می‌رسد؟
- موجودی‌های ازدست‌رفته را تا چه حد می‌توان نگهداری کرد؟
- کدام روش برنامه‌ریزی موجودی کالا موجب افزایش هزینه‌های نگهداری می‌شود؟
سه مدل رایج و مشهور کنترل موجودی شامل مدل‌های مقدار سفارش اقتصادی (EOQ)، مدل تولید اقتصادی (EPQ) و آنالیز ABC می‌شود که در ادامه به معرفی هر کدام از این مدل‌ها می‌پردازیم.
مقدار سفارش اقتصادی (EOQ)
مدل مدیریت موجودی مقدار سفارش اقتصادی یکی از قدیمی‌ترین و محبوب‌ترین فرمول‌های مدیریت موجودی به شمار می‌رود. EOQ به شما این امکان را می‌دهد تا تعداد واحدهای موجودی را که باید برای کاهش هزینه‌ها و بر مبنای هزینه‌های نگهداشت شرکت، هزینه‌های سفارش و نرخ تقاضا سفارش دهید، شناسایی کنید. با استفاده از این مدل، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های خود را برای خرید، تحویل و ذخیره کالاها به کمترین حد برسانند.
مدل تولید اقتصادی (EPQ)
این نوع از مدل‌های کنترل موجودی، تعداد محصولاتی که کسب‌وکار شما باید در یک دسته سفارش دهد را مشخص می‌کند، با این هدف که هزینه‌های نگهداری و هزینه‌های راه‌اندازی را برای شما کم کند. فرض مدل کنترل موجودی EPQ این است که هر سفارشی که توسط تأمین‌کننده به شما تحویل داده می‌شود، به جای یک محصول کامل در قالب قطعات خواهد بود.
در حقیقت این مدل توسعه یافته مدل EOQ است، اما تفاوت میان این دو مدل این است که مدل EOQ فرض خود را بر این اساس قرار می‌دهد که تأمین‌کنندگان، موجودی را به طور کامل به مشتری یا کسب‌وکار شما تحویل می‌دهند.
این مدل در صورتی مناسب کسب‌وکار شما است که:
– کسب‌وکار شما بخواهد به جای آنکه سفارش‌های خود را به صورت کامل و یکباره از یک تأمین‌کننده دریافت کند، همچون شرکت‌های خودروسازی، موجودی را به شکل قطعات از تأمین‌کنندگان گوناگون سفارش دهد.
– تقاضا برای محصولات در دوره‌های زمانی ثابت باشد.
آنالیز ABC
به هر میزان که هر کدام از موجودی‌های شما پول بیشتری به همراه آورد، باید برای شما اهمیت بیشتری پیدا کند. مدل کنترل موجودی آنالیز ABC موجودی شما را بر مبنای سطوح اهمیت آنها دسته‌بندی می‌کند. با آگاهی از این مسئله که کدام دسته از موجودی‌های شما اهمیت بیشتری دارد، می‌توانید نقاط تمرکز خود را بشناسید.
در روش آنالیز ABC موجودی‌ها در سه گروه B ،A و C دسته‌بندی می‌شوند. حال ممکن است این سؤال پیش آید که بر چه مبنایی باید موجودی‌ها را در هر کدام از گروه‌های گفته‌شده قرار داد؟ این تقسیم‌بندی بر مبنای قانون ۸۰/۲۰ یا اصل پارتو انجام می‌شود.
انواع سیستم‌های کنترل موجودی
دو نوع اصلی از سیستم‌های کنترل موجودی وجود دارد: سیستم دوره‌ای و سیستم دائمی. انتخاب سیستم مدیریت موجودی مناسب، به نوع کسب‌وکار، اندازه و نوع موجودی وابسته است. در ادامه هر کدام از این سیستم‌ها را به طور خلاصه معرفی می‌کنیم.
سیستم کنترل دوره‌ای
سیستم کنترل دوره‌ای موجودی، به شمارش تعداد کالاها در دوره‌های زمانی خاص می‌پردازد. در این سیستم، مدیران انبار به طور دستی موجودی خود را در بازه‌های زمانی ماهانه، سه‌ماهه یا سالانه شمارش می‌کنند. تعیی دوره دقیق برای شماره موجودی به نیازهای سازمان و فعالیت‌های تجاری آن وابسته است.
یکی از مزایای سیستم کنترل دوره‌ای این است که مدیریت آن برای موجودی‌های کوچک‌تر و کمتر بسیار ساده و راحت است. این سیستم نیازی به فناوری و تجهیزات تخصصی ندارد و می‌توان برای انجام آن، افراد را خیلی سریع و آسان آموزش داد.
از جمله معایب این سیستم این است که انجام آن برای سازمان‌هایی که موجودی‌های بسیار وسیع و زیادی دارند، فرایند بسیار طولانی و زمان‌بر خواهد بود. همچنین فرایند شمارش دستی هم می‌تواند انواع مختلفی از خطاهای انسانی را به وجود آورد. سیستم مدیریت موجودی دوره‌ای برای کسب‌وکارهای کوچک که کمترین موجودی را دارند، مناسب است. همچنین برای مشاغلی که محصولات خاصی را می‌فروشند یا با کالاهایی با اندازه بزرگ سروکار دارند، بسیار ایده‌آل است.
سیستم کنترل موجودی دائمی
سیستم کنترل دائمی موجودی، شمارش دقیقی از میزان موجودی را در زمان واقعی ارائه می‌دهد. این سیستم از فناوری‌هایی همچون بارکد و فناوری (RFID) برای ردیابی محصولات بهره می‌برد. پس از آن اطلاعات در یک پایگاه داده متمرکز ثبت می‌شود و مدیران انبار به سادگی می‌توانند به آنها دسترسی داشته باشند. با این شیوه، دیگر به شمارش دستی نیازی نیست.
سیستم مدیریت موجودی دائمی یک تصویر فوری از تعداد موجودی‌ها در یک دوره زمانی خاص را به مدیران ارائه می‌دهد. استفاده از این سیستم، امکان تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را برای فروش، سفارش و مدیریت موجودی ایجاد می‌کند.
یکی از معایب این سیستم این است که احتمالاً نگهداری یک نرم‌افزار کنترل موجودی برای سازمان‌ها گران تمام می‌شود. همچنین ممکن است این سیستم برنامه‌ریزی موجودی کالا، مغایرت‌های ناشی از سرقت محصول، گم شدن، آسیب‌دیدگی و خطاهایی که هنگام اسکن آنها اتفاق می‌افتد را نشان ندهد.
سیستم مدیریت موجودی دائمی برای سازمان‌هایی که مکان‌ها و مقرهای زیادی دارند، بسیار مناسب است. همچنین استفاده از آن برای کسب‌وکارهایی که موجودی‌های فراوانی را نگه می‌دارند، بسیار عالی است.
سیاست‌ها و فرایندهای کنترل موجودی
فرایند مدیریت موجودی درست از لحظه‌ای آغاز می‌شود که کالاها وارد شرکت می‌شوند. توسعه رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP) می‌تواند به همه کمک کند تا نسبت به مسئولیت‌های خود در ارتباط با موجودی‌ها آگاه باشند. SOPها دستورالعمل‌های مرحله به مرحله‌ای هستند که فعالیت‌های روتین را تعریف می‌کنند.
مواردی که در SOP قرار می‌گیرد:
درباره مدیریت موجودی، SOP باید به نکات زیر توجه ویژه‌ای داشته باشد:
- دریافت کالا و ملزومات
- ذخیره‌سازی و ردیابی
- تاریخ بازرسی و بررسی
- امنیت
- حمل‌ونقل
در صورتی که در حال توسعه SOPهای جدید هستید، خط‌مشی‌ها و فرایندها را به طور روشن تعریف کنید و از کارکنان (به‌خصوص تازه‌واردها) بخواهید که قابل فهم بودن آنها را ارزیابی کنند. نکات دیگری که برای سیاست‌های مدیریت موجودی باید به آنها توجه کرد، عبارتند از:
جداسازی کنترل موجودی اجرایی از حسابداری و مالی
در راستای نکات امنیتی، کارمندانی که مدیریت کنترل موجودی را بر عهده دارند، نباید جزء همان کارکنانی باشند که وظایف کنترل موجودی را در امور مالی یا حسابداری هم انجام می‌دهند.
اولویت‌بندی تعداد دقیق موجودی
مشکلات هنگامی روی می‌دهند که پرداختن به یک سفارش، با مقدار نامشخص یا نادرست موجودی انبار انجام شود. دقت موجودی اولویت بیشتری نسبت به انجام سفارش است.
انتخاب ابزارهای مناسب
پیش از تهیه پیش‌نویس‌های فرایندهای خود، مشخص کنید که چه خطراتی در نوع ابزار انتخابی شما وجود دارد و کدام‌یک قابل قبول است. چه از نرم‌افزار اختصاصی، چه تگ‌های RFID یا صفحات گسترده استفاده می‌کنید، ابتدا ابزار یا سیستم خود را تعریف کنید.
در نطر گرفتن زمان برای شمارش موجودی
سه شیوه متفاوت برای انجام شمارش موجودی وجود دارد: دوره‌ای، دائمی و ترکیبی از دائمی و دوره‌ای. درباره فواصل زمانی مناسب برای شمارش موجودی تصمیم بگیرید و آنها را در SOP بنویسید.
تعیین سیاست‌های ذخیره‌سازی حداقلی سالانه
سیاست‌های ذخیره‌سازی سالانه باید حاوی حداکثر و حداقل سطوح، سطوح احتیاطی موجودی و سطوح بهینه سفارش مجدد باشد. همچنین باید میانگین سطوح موجودی خود را برای کمک به تنظیم این سیاست‌ها محاسبه کنید.
تهیه بودجه سالانه موجودی
پیش از خرید هر گونه موجودی و حداقل یک بار در سال، بودجه سالانه موجودی خود را مشخص کنید. این برآورد کل هزینه کالا در سال مانند هزینه‌های مواد، نگهداری، عملیات ثابت، تدارکات، توزیع مجدد و هر اقلام را در بر می‌گیرد.
نقش نرم‌افزارها در مدیریت صحیح موجودی
نرم افزار انبار و حسابداری انبار، یک سیستم فرایندمحور برای مدیریت و برنامه‌ریزی موجودی کالا و انبار محسوب می‌شود. بهره‌مندی از این نرم‌افزارها در این خصوص، به شما کمک می‌کند تا متناسب با سازمان خود، فعالیت‌های مربوط به انبارداری را برای کاربران آسان‌تر کنید. همچنین ارتباط بین فرایندهای گوناگون انبار، با انعطاف‌پذیری بیشتری امکان‌پذیر شده و داده‌ها از یکپارچگی بیشتری برخوردارند.
نرم افزارهای لجستیک چارگون به شما کمک می‌کند برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری بهتری برای مدیریت هزینه‌های نگهداری موجودی، سفارش‌گذاری و تأمین به‌موقع کالا و پیشگیری از کمبود موجودی داشته باشید.