در طی چند سال گذشته سازمان‌ها از نیاز به نوآوری و تحول دیجیتال به عنوان یک مسئله مهم آگاه شدند. مدیران کسب‌وکار تشخیص دادند که نرم‌افزارها در نوآوری دیجیتالی نقش اساسی دارد. با افزایش نیاز به ایجاد برنامه‌های بیشتر، تقاضا برای خدمات حوزه فناوری اطلاعات افزایش یافت. از سوی دیگر افزایش هزینه‌های فنی که بخشی از توسعه نرم‌افزار است، می‌تواند سازمان‌ها را تحت تأثیر قرار دهد، منابع را کاهش دهد و همین امر باعث می‌شود سازمان‌ها در مسیر حرکت به سمت توسعه فناوری اطلاعات در کسب و کار خود دچار تردید شوند. BPMS در کاهش هزینه‌های فناوری اطلاعات در سازمان مؤثر است.
[aparat id=’jtnfbz3′]
شرکت‌ها و سازمان‌ها اغلب برای انجام کار به راه‌حل‌های سریع و آسان خارج از حوزه فناوری اطلاعات روی می‌آورند اما این امر مشکلات بلندمدت ایجاد می‌کند. برای آگاهی از تأثیر آن‌ها و اهمیت مدیریت هزینه‌های فنی و این که چگونه سیستم‌های BPMS می‌تواند به شما کمک کند، ادامه مطلب را بخوانید.
هزینه‌های فنی در سازمان
به‌طور متوسط واحدهای فناوری اطلاعات 38% از زمان خود را صرف فعالیت‌های نگهداری می‌کنند. مانند نیاز به نگهداری برنامه‌ها، ایمن‌سازی اطلاعات شرکت و مشتریان، اطمینان از سازگاری با گذشته، جلوگیری از فرسودگی فناوری و پشتیبانی از آخرین دستگاه‌ها و مواردی از این قبیل. این لیست بی‌پایان از اقلام موردنیاز برای حفظ عملکرد تجاری سازمان لازم است اما هر هفته تقریباً دو روز کامل برای هر کارمند واحد فناوری اطلاعات را مصرف می‌کند. این یعنی هزینه‌های فنی که بر سازمان‌ها تحمیل می‌شود.
درگیری‌های فنی مانع از نوآوری و رشد می‌شود
چالش‌های پیچیده نیاز به راه‌حل‌های ابتکاری دارد اما اگر تیم‌های توسعه‌دهنده بیشتر وقت خود را برای روشن نگه داشتن چراغ صرف کنند، دیگر فرصتی برای ارزیابی راه‌های جدید و خلاقانه نخواهند داشت. وقتی تیم فناوری اطلاعات سازمان همیشه نگران نگهداری سیستم‌های اطلاعاتی متعدد است نمی‌تواند به راه‌هایی برای کمک به کسب و کار سازمان فکر کند.
عکس‌العمل کند باعث قطع ارتباط بین کاربران در بدنه سازمان و دپارتمان IT می‌شود
هنگامی که مدیران کسب‌وکار فکر می‌کنند به این نتیجه می‌رسند که راه‌حل‌های درخواستی از واحد فناوری اطلاعات به سرعت به دستشان نمی‌رسد و این مهم تکرار می‌شود، در نهایت دست به ادغام می‌زنند و حتی با وجود دانش کم در این حوزه، اقدام به خرید نرم‌افزار می‌کنند. این شرایط نشانه‌ای از قطع ارتباط بین تیم‌های فناوری اطلاعات و کاربران سازمان است. این وضعیت در بلندمدت مشکلات بسیاری از جمله سیستم‌های جزیره‌ای و مخاطرات امنیتی را به وجود می‌آورد.
عدم امکان توسعه و یکپارچگی سیستم‌های نرم‌افزاری مانع از تحقق اهداف سازمان می‌شود
اگر شرایط نرم‌افزارهای مورد استفاده در سازمان به ترتیبی باشد که قابلیت یکپارچگی با یکدیگر را نداشته باشند و در شرایط خاص، قابلیت تطابق با شرایط جدید را نداشته باشند، سازمان از فواید فناوری اطلاعات استفاده نکرده است. هر سازمان برای تطابق با شرایط جدید و به‌طور خاص توسعه کسب و کار نیازمند راهکارهای نرم‌افزاری است که قابلیت تطابق با توسعه کسب و کار را داشته باشند. سیستم‌های قدیمی و استفاده از نرم‌افزارهای متفاوت توسط کاربران کسب‌وکار مانع از ادغام شده و مقیاس‌پذیری را محدود می‌کند.
چگونه BPMS به واحدهای فناوری اطلاعات کمک می‌کند
BPMS یک تفکر تازه را ارائه میدهد. این سیستم سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا راه‌حل‌های قدرتمندی را در پاسخ به نیازهای سازمان به سرعت توسعه دهد درحالی که هزینه نگهداری سیستم جدیدی را به ازاء هر نیاز به سازمان تحمیل نکند.
BPMS روش متفاوتی برای توسعه برنامه‌ها است. توسعه‌دهندگان به جای کدنویسی‌های طولانی، برنامه‌های کاربردی را با استفاده از ابزارهای توسعه بصری و فرآیندمحور ایجاد می‌کنند. استفاده از BPMS به سازمان‌ها این امکان را میدهد تا از هزینه‌های فنی خلاص شوند.
نرم‌افزار BPMS کارکنان واحدهای مختلف را تشویق می‌کند تا با دپارتمان فناوری اطلاعات به‌طور مشترک کار کنند
بهترین راه‌حل‌ها زمانی ظاهر می‌شود که کاربران کسب‌وکار و توسعه‌دهندگان، برنامه‌های کاربردی را با هم طراحی کنند. BPMS همکاری را آسان کرده و مشوق ورود مکرر کاربران است و کاربران نهایی می‌توانند بر روی برنامه تاثیر بگذارند زیرا در جلوی چشم آن‌ها شکل می‌گیرد. نمونه‌های اولیه به کاربران این امکان را میدهد تا بازخورد خود را ارائه دهند و اطمینان حاصل کنند، تیم‌های توسعه درک روشنی از آن چه مورد نیاز است، دارند.
نرم افزار BPMS زمان توسعه برنامه را بدون از دست دادن قدرت یا کیفیت افزایش میدهد
پاسخگویی به نیازهای سازمان با استفاده از BPMS ده تا بیست برابر سریع‌تر از روش‌های توسعه سنتی است. با استفاده از BPMS، تیم‌ها روی طراحی راه‌حل مناسب تمرکز می‌کنند و تا حد زیادی مسائل پیچیده را را به موتور BPMS می‌سپارند.
نرم افزار BPMS مشکل یکپارچه‌سازی را حل می‌کند و هزینه نگهداری را به میزان قابل توجهی کاهش میدهد
پلتفرم‌های مکانیزاسیون همه چیز را در یک گردش کار جمع می‌کند. یعنی این قابلیت را در خود دارند که با سیستم‌های اطلاعاتی مختلف و بانک‌های اطلاعاتی مختلف ارتباط بگیرند و به معنای واقعی یکپارچکی را برای سازمان به ارمغان بیاورند.
نگهداری BPMS بسیار ساده‌تر است
نگهداری یک BPMS به اندازه نگهداری یک نرم‌افزار هزینه خواهد داشت. حتی اگر ده‌ها فرآیند با استفاده از آن در سازمان مکانیزه شده باشد. فقط به این فکر کنید که اگر قرار بود برای هر چند تا از این فرآیندها یک نرم‌افزار تهیه کنید. فرآیندهای پشتیبان‌گیری، به‌روزرسانی و نگهداری هر کدام باید مجزا تعریف و مدیریت می‌شد. BPMS به واحدهای فناوری اطلاعات اجازه میدهد زمان خود را صرف کارهای مهم‌تری کنند.
نرم‌افزار BPMS به تیم‌های فناوری اطلاعات آزادی عمل میدهد و به آن‌ها این اجازه را میدهد که به نوآوری بپردازند. هزینه‌های دپارتمان فناوری اطلاعات و به طبع آن سازمان را کاهش و قدرت تطابق‌پذیری بیشتری را به ارمغان می‌آورد.