مکانیزاسیون فرآیند درخواست مساعده با استفاده از نرم‌افزار BPMS

علیرضا طایفی - 25 شهریور 1399

فرآیند درخواست مساعده

معمولا در هر سازمانی فرآیند درخواست مساعده برای کارکنان آن سازمان وجود دارد. منظور از مساعده بخشی از حقوق است که به طور معمول پیش از موعد پرداخت حقوق به علت نیاز کارکنان به آن‌ها پرداخت می‌شود و در زمان تهیه لیست حقوق و دستمزد از حقوق ایشان کسر می‌شود.

این فرآیند از دو جنبه بسیار با اهمیت است. یکی اینکه ارتباط مستقیم با رضایت کارکنان دارد و دیگر اینکه فرآیندی بین حوزه‌ای می‌باشد. این فرآیند هم در گروه فرآیندهای مالی و هم گروه فرآیندهای منابع انسانی قرار می‌گیرد.

هر مجموعه با توجه به نظام‌های تعریف شده در حوزه‌های منابع انسانی و مالی، شرایطی از جمله سقف پرداخت و حداکثر تعداد دفعات پرداخت برای فرآیند مساعده درنظر می‌گیرند. حتی با توجه به مبلغ درخواست مساعده، فرآیند و نظام تاییدات آن هم می‌تواند متنوع باشد.

نمودار فرآیند

هر چند راهکار پیشنهادی شرکت چارگون برای فرآیند درخواست مساعده با استفاده از نرم‌افزار BPMS، بر اساس تجارب متنوع در سازمان‌ها با نیازمندی‌های مختلف به‌وجود آمده است اما این قابلیت برای شما وجود دارد تا سفارشی‌سازی لازم را در سطح فرآیند، فرم‌ها و قوانین کسب و کار بر اساس نظام‌های مالی و منابع انسانی جاری در سازمان خود انجام دهید.

نمودار فرآیند درخواست مساعده

تشریح فرآیند

فرآیند درخواست مساعده با ثبت درخواست کارکنان آغاز می‌شود. در شروع فرآیند، متقاضی فرم درخواست مساعده را که شامل مشخصات پرسنلی و اطلاعات درخواست می‌باشد، تکمیل و ثبت می‌نماید.

در مرحله بعد لازم است که مدیر متقاضی، درخواست را بررسی و اعلام نظر کند. برای تسهیل کار مدیر به منظور بررسی مناسب این درخواست، سوابق مساعده‌های درخواستی کارمند از بانک اطلاعاتی دریافت و در فرم نمایش داده می‌شود. در صورت رد درخواست توسط مدیر، به کارمند اطلاع‌رسانی شده و فرآیند خاتمه می‌یابد و در صورت تایید، درخواست برای مدیر مالی ارسال می‌شود.

در مرحله بعد درخواست توسط مدیر مالی سازمان بررسی می‌شود. درصورتی که درخواست توسط مدیر مالی رد شود، به متقاضی و مدیر ایشان اطلاع‌رسانی شده و فرآیند خاتمه می‌یابد. در صورت تایید، مدیر مالی بر اساس شرایط مالی مجموعه، مبلغ قابل پرداخت و زمان پرداخت را مشخص می‌کند و درخواست را به کارشناس واحد مالی ارجاع می‌دهد.

در این مرحله، کارشناس واحد مالی پرداخت مساعده را انجام داده و اطلاعات مربوط به پرداخت برای سامانه حسابداری سازمان ارسال می‌شود تا اسناد حسابداری لازم ثبت شود. سپس اطلاع‌رسانی لازم به متقاضی، در خصوص پرداخت، صورت می‌گیرد.

نقش‌ها

نقش	مسئولیت‌ها
کارمند	ارسال درخواست مساعده
مدیر کارمند	بررسی درخواست
مدیر مالی	بررسی درخواست، مشخص کردن تاریخ پرداخت و مبلغ پرداخت
کارشناس مالی	پرداخت مساعده

فرم‌ها

· فرم درخواست

در این فرم متقاضی اطلاعات مربوط به درخواست از جمله تاریخ، مبلغ درخواست و فوریت درخواست را ثبت می‌کند.

فرم درخواست

· فرم بررسی و اعلام نظر مدیر واحد در نرم افزار BPMS

از این فرم برای بررسی مدیر متقاضی، بر اساس رابطه سازمانی اختصاص یافته به این فرآیند استفاده می‌شود.

فرم بررسی و اعلام نظر مدیر واحد

· فرم بررسی و اعلام نظر مدیر مالی

مدیر مالی ضمن اعلام نظر در خصوص درخواست متقاضی، در صورت تایید درخواست تاریخ پرداخت مساعده را مشخص می‌کند. و اطلاعات مورد نیاز را در این فرم ثبت می‌کند.