مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

BPM چیست؟

BPM که مخفف Business Process Management است، یک رویکرد ساختاریافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است. مدیریت فرآیند کسب و کار تلاش دارد تا فرآیندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نگه دارد و در پی آن به هدفی بزرگ‌تر یعنی رضایت مشتری برسد.

نگرش سازمان‌ها برای پیشروی به سوی فرآیند محور شدن تغییر کرده است. هنگامی که یک سازمان فرآیند محور می‌شود به طور خودکار روش انجام کارها به وسیله فرآیند مدیریت می‌شود. پس لازم نیست مدیران مستقیما کار افراد را زیر نظر بگیرند. تنها لازم است که بررسی کنند آیا فرآیند در مسیر درست پیش می‌رود یا خیر. درنتیجه کارها سریع‌تر پیش می‌روند و خروجی سازمان هم بهبود پیدا می‌کند.

با به کارگیری یک سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار، سازمان این قابلیت را پیدا می‌کند که در هر زمان هر تغییری را ایجاد نماید. و این امر زمینه‌ساز پیشرفت مستمر است. هرکس در یک کسب‌وکار تلاش می‌کند تا کار خود را به بهترین شکل انجام دهد. و این امر به کسب و کار کمک می‌کند اما این عملکرد BPM نیست. BPM یا همان مدیریت فرآیند کسب‌وکار به طور دقیق فعالیتی است که توسط افرادی انجام می‌شود که فعالانه نگاهی خاص به فرآیند یک کسب‌وکار دارند و برای بهبود آن‌ها تلاش می‌کنند.

چرخه BPM

مدیریت فرآیندهای کسب‌ و کار (BPM) درواقع یک چرخه تکرارناپذیر است و شامل طراحی، مدل‌سازی، اجرا، کنترل و بهینه‌سازی می‌شود.

 

• طراحی فرآیند: شامل شناسایی فرآیندهای موجود و تعریف وضعیت آینده فرآیندها است.
• مدل‌سازی فرآیند: برای رسیدن به درک درست و یکسان از فرآیندهای طراحی شده باید فرآیندها را به صورت بصری درآورد. استانداردهای مختلفی برای مدل‌سازی فرآیند وجود دارد. اما مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار زبان مدل‌سازی BPMN را پیشنهاد می‌کند.
• اجرا کردن فرآیندها: پس از مدل‌سازی فرآیندها باید آن‌ها را در سازمان عملیاتی کرد.
• کنترل فرآیند: مالکان فرآیند باید بر اساس معیارها و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) که از قبل مشخص شده، فرآیند را بررسی می‌کنند تا نقاط قابل بهبود و اشکالات اجرایی فرآیند را شناسایی کنند.
• بهینه‌سازی فرآیند: در این مرحله تغییرات مورد نیاز برای رفع اشکالات و بهبود فرآیند شناسایی می‌شود و در جهت بهبود آن‌ها انجام می‌شوند.

این چرخه به طور مستمر تکرار می‌شود تا اشکالات برطرف شود و تغییرات در جهت بهبود هر چه بهتر فرآیندها انجام شود و بهترین مسیر انتخاب شود.

اهمیت BPM

سازمان‌ها به منظور ارتقاء کارایی مرکز عملیاتی فعالیت‌های خود از سیستم‌های BPM استفاده می‌کنند. به عبارت دیگر مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار تبادلات میان سیستم‌ها، فرآیندهای تجاری و تبادلات انسانی را تعدیل می‌نماید.

BPM نشان‌دهنده‌ی فرآیندهای کسب‌وکار و روابط متقابل آن‌ها است. و به عنوان یک چارچوب به منظور تعریف اولویت‌ها و محدوده مدل‌سازی فرآیندها و طراحی دوباره پروژه‌ها در نظر گرفته می‌شود. برای این که تغییرات یا بهبودها در فرآیندهای سازمانی ایجاد شود و در نتیجه‌ی این تغییرات هزینه‌ها و خطاها کاهش یابد. نیاز به راه‌اندازی یک سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار در سازمان است تا سرعت و کیفیت خروجی افزایش پیدا کند و سازمان به هدف اصلی یعنی بهبود کیفیت خدمات و محصولات دست پیدا کند.

اهمیت BPM را می‌توان در خلق ارزش برای مشتریان نیز بیان کرد. در مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، ارائه و خلق ارزش برای مشتریان اهمیت ویژه‌ای دارد. زیرا تمرکز اصلی در هر کسب‌وکار بر روی مشتریان است. درواقع عملکرد هر کسب‌وکار به موفقیت در حفظ و نگه‌داری مشتریان برای طولانی مدت بستگی دارد. اصول مدیریت فرآیند باید در جهت ارتقا و بهبود فرآیندهای ارتباط با مشتری باشند.

تغییرات استراتژی در سازمان باید بتوانند دربرگیرنده تمامی تغییرات بنیادین و تضمین‌کننده توسعه مستمر باشد. به وسیله مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) مدیران قادر می‌شوند تا عقاید و دیدگاه‌های خودشان را با برنامه‌های منسجم به اجرا درآورند و راهکارهایی برای رقابت در عرصه خدمات، محصولات و بازارهای موجود پیش‌بینی نمایند.

استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار سازمان را قادر می‌سازد تا فرآیندهای خود را در عمل ببیند و بررسی نماید که چگونه تصمیم‌گیری بر عملکرد سازمان تاثیر می‌گذارد. در نتیجه در همه شرایط به سادگی می‌توان واکنش نشان داد و فرآیندهای جایگزین را برای مدیریت بهتر استفاده کرد. از طریق این بهبود فرآیندها نه تنها تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر انجام می‌شود. بلکه می‌توان تصمیمات بهتری را نیز بسته به شرایط اخذ نمود.

مزایای استقرار BPM در سازمان‌ها

دنیای تجارت به سرعت در حال تغییر است. و به همین دلیل سازمان‌های بیشتری در جهان به دنبال پیاده‌سازی مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار هستند. BPM یک مدل مدیریت است که برای سازمان‌ها این امکان را فراهم می‌آورد تا فرآیندهای کسب‌وکار را مانند دیگر اقلام سرمایه‌ای سازمان مدیریت کنند و بهبود دهند.

بهبود فرآیند کسب‌وکار یکی از روش‌های ضروری و مهم برای آن سازمان‌هایی است که می‌خواهند گلوگاه فرآیند خود را تشخیص دهند. انجام دادن درست این روش می‌تواند به کسب‌وکار کمک کند که فرآیندهای تکراری خود را شناسایی کنند. از مزایای مهم مربوط به بهبود فرآیند می‌توان به از میان برداشتن موانع موجود و همچنین استفاده بهینه‌تر از منابع اشاره کرد. استقرار BPM در سازمان‌ها مزایای زیادی دارد که به شرح آن‌ها می‌پردازیم:

• کمک به کاهش هزینه‌های سازمان‌ها می‌کند.
• کمک می‌کند تا سازمان‌ها نیازهای جدید مشتریان و بازار را تشخیص و پاسخ دهند.
• کمک می‌کند تا سازمان‌ها فرآیندهای بهبود یافته جدید ایجاد کنند.
• مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار می‌تواند منجر به افزایش بهره‌وری شود.
• سازمان‌هایی که از BPM استفاده می‌کنند شانس بیشتری برای باقی ماندن در عرصه رقابت دارند.
• BPM حفظ مشتری را آسان‌تر می‌کند.
• سازمان‌ها با BPM می‌توانند فرآیندهای خود را استاندارد کنند.
• منجر به همکاری متقابل بین کارکنان سازمان می‌شود.

عوامل موثر بر موفقیت مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) :

مدیریت بر مبنای فرآیند یک استراتژی موفق است و کسب‌وکارهایی که این استراتژی را انتخاب کرده‌اند مزایای زیادی به دست آورده‌اند که به مزایای آن اشاره کردیم. اما به این نکته باید توجه داشت که BPM به خوبی در سازمان راه‌اندازی شود تا بتوان از آن نتیجه‌ی مطلوب گرفت. بنابراین بعد از پیاده‌سازی BPM در سازمان باید ببینیم که عوامل موثر بر موفقیت مدیریت فرآیند کسب‌وکار چیست :

• نقش مالک فرآیند در مدیریت چرخه عمر فرآیندها.
• ضرورت تعریف استراتژی سازمانی.
• اهمیت مدل‌سازی با زبانی استاندارد.
• استفاده از یک BPMS قدرتمند.
• قابلیت اصلاح و بهبود مستمر فرآیندها.

 

 

درخواست دموی نرم افزار BPMS دیدگاه