دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم

دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم با ساختار سازمانی گسترده‌ای متشکل از ۵ معاونت و ۹ مؤسسه و مرکز پژوهشی و آموزشی، فعالیت‌های متنوعی را در حوزه‌های مختلف علمی، فرهنگی و پژوهشی انجام می‌دهد. این مجموعه با اتکا به سابقه درخشان خود، همواره در پی ارتقای سطح کیفی خدمات و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی خود بوده است.

چالش‌های اولیه

با توجه به گستردگی ساختار سازمانی و تنوع فعالیت‌های دفتر تبلیغات، چالش‌های متعددی در حوزه مدیریت فرآیندهای سازمانی وجود داشت. از جمله این چالش‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

– فقدان یکپارچگی در فرآیندهای سازمانی

فرآیندهای مختلف در واحدهای مختلف به صورت جداگانه و بدون ارتباط با یکدیگر انجام می‌شدند که این امر موجب ناهماهنگی، اتلاف وقت و افزایش هزینه‌ها می‌گردید.

– عدم وجود سیستم نظارت بر فرآیندها

به دلیل عدم وجود سیستم نظارتی، شناسایی و رفع گلوگاه‌های اجرایی و مشکلات در فرآیندها دشوار بود.

– استفاده از روش‌های سنتی در گردش مکاتبات و بایگانی اسناد

گردش مکاتبات و بایگانی اسناد به صورت سنتی و کاغذی انجام می‌شد که این امر موجب کندی در گردش کار، افزایش حجم کاغذبازی و عدم امکان جستجوی آسان و سریع اطلاعات می‌گردید.

– نیاز به سیستمی برای مدیریت اطلاعات

حجم بالای اطلاعات و عدم وجود سیستمی برای مدیریت آنها، موجب دشواری در دسترسی به اطلاعات مورد نیاز و اتخاذ تصمیمات درست می‌شد.

دستاوردها

دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم با هدف رفع چالش‌های مذکور و ارتقای کارایی سازمانی، اقدام به پیاده‌سازی نرم‌افزار BPMS دیدگاه از مجموعه نرم‌افزاری چارگون نمود. این نرم‌افزار با مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی، ایجاد یکپارچگی بین سیستم‌های مختلف و ارائه امکانات نظارت و کنترل، تحولات چشمگیری در این مجموعه ایجاد کرد.

پیاده‌سازی BPMS دیدگاه در دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم، فواید متعددی را به همراه داشت که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

یکپارچه‌سازی فرآیندهای سازمانی

با پیاده‌سازی BPMS دیدگاه، فرآیندهای مختلف در واحدهای مختلف به صورت یکپارچه و مرتبط با یکدیگر انجام می‌شوند که این امر موجب افزایش هماهنگی، کاهش زمان انجام امور و صرفه‌جویی در هزینه‌ها شده است.

الکترونیکی شدن گردش مکاتبات و بایگانی اسناد

با الکترونیکی شدن گردش مکاتبات و بایگانی اسناد، سرعت انجام امور به طور قابل توجهی افزایش یافته و حجم کاغذبازی به طور چشمگیری کاهش یافته است. همچنین، امکان جستجوی آسان و سریع اطلاعات فراهم شده است.

ایجاد سیستم مدیریت اطلاعات

با پیاده‌سازی BPMS دیدگاه، اطلاعات مربوط به فرآیندها و فعالیت‌های مختلف در یک سیستم واحد جمع‌آوری و ذخیره می‌شوند که این امر امکان دسترسی آسان به اطلاعات مورد نیاز و اتخاذ تصمیمات درست را فراهم می‌کند.