قراردادی که خارج از بودجه بسته میشود، نسخه نهاییاش پیدا نمیشود، امضایش هفتهها معطل میماند یا تاریخ پایانش فراموش میشود، نهتنها فرصتها را از بین میبرد، که هزینهها و ریسکهای سنگین به سازمان تحمیل میکند. نرمافزار مدیریت قراردادها دیدگاه این حلقههای گمشده را به هم وصل میکند، از هماهنگی با بودجه و ثبت یکپارچه دادهها تا هشدارهای هوشمند و گردشکار خودکار برای تأیید و امضا. سیستمی که قرارداد را از روز اول تا بایگانی نهایی، شفاف، دقیق و بدون توقف پیش میبرد.
مزایا و ویژگیهای نرمافزار مدیریت قراردادها دیدگاه
مدیریت هوشمند بودجه و قراردادها
یکپارچگی قراردادها با بودجه و اعتبارات دیدگاه، از عقد قراردادهای فراتر از بودجه و ایجاد بدهی ناخواسته جلوگیری کرده، خطای انسانی را کاهش داده و تصمیمگیری مالی را شفاف و مطمئن میکند.
انعطافپذیری
امکان تعریف فیلدهای اختصاصی، الگوهای شمارهگذاری و گردش کارهای تأیید، نرمافزار را با ساختار و آییننامههای داخلی هماهنگ کرده و روشهای کاری سازمان را حفظ میکند.
تعریف فرآیندهای اختصاصی
طراحی گردش کار برای قرارداد، صورتوضعیت و الحاقیه با ارجاع خودکار، موعدهای مشخص و کنترل پیشرفت، سرعت و دقت کارها را افزایش میدهد.
افزایش شفافیت مالی و کاهش هزینهها
گزارشهای تحلیلی، هشدار تاریخهای کلیدی و تسویه خودکار پیشپرداختها رویدادهای مالی را تحت کنترل قرار داده و منابع سازمان را بهینه میکند.
مدیریت جامع اسناد مرتبط با قراردادها
بایگانی ساختاریافته اسناد فنی و حقوقی، دسترسی سریع و دقیق را فراهم کرده و فرآیند بررسی یا استناد حقوقی را ساده میکند.
استقرار دقیق و بدون خطا
انتقال دادههای قراردادهای قبلی، بهبود روالها و ارائه پیشنهاد اصلاح آییننامهها، آغاز کار با فرآیندهای بهینه و دادههای بهروز را ممکن میکند.
امکانات نرمافزار قراردادها دیدگاه
سازماندهی هوشمند قراردادها و طرفین
با تعریف و دستهبندی انواع تیپهای قرارداد بر اساس نیاز سازمان، نظم و شفافیت در ساختار حقوقی و اجرایی برقرار میشود. همزمان، بانک اطلاعاتی جامع طرفهای قرارداد، شامل اطلاعات حقوقی، ارتباطی و سوابق همکاری، امکان جستوجو و دسترسی سریع را فراهم میکند. این یکپارچگی باعث میشود مسئولان قراردادها بتوانند در کوتاهترین زمان به اطلاعات دقیق هر قرارداد و طرف مرتبط دسترسی داشته باشند، تصمیمگیریها سرعت گیرد و ریسکهای ناشی از عدم تطابق اطلاعات کاهش یابد.
کنترل مالی جامع قراردادها
با ثبت و مدیریت همزمان قراردادهای درآمدی و هزینهای در سامانه، تفکیک کامل و شفاف هر نوع قرارداد برای کنترل مالی بهینه انجام میشود. بخش مالی قرارداد نیز بهصورت متمرکز تمام فرآیندهای مربوط به صورتوضعیتها، الحاقیهها، دریافتها و پرداختها را ثبت و پایش میکند. این رویکرد یکپارچه، دقت محاسبات مالی را بالا برده و از دوبارهکاری یا خطاهای احتمالی جلوگیری میکند، در نتیجه سازمان میتواند جریانهای نقدی مرتبط با قراردادها را هوشمندانه مدیریت کرده و بودجهریزی دقیقتری داشته باشد.
گردش کار هوشمند با هشدارهای حیاتی
این نرمافزار، امکان طراحی و اجرای گردشکار اختصاصی و هوشمند را برای تمامی فرآیندهای قرارداد، از امضا و تأیید صورتوضعیتها تا ثبت الحاقیهها، فراهم میکند. در کنار این قابلیت، هشدارهای خودکار برای رویدادهای مهم مانند تاریخ پایان قرارداد، زمان تمدید یا سررسید ضمانتنامهها و پرداختها، از هر گونه غفلت یا تأخیر جلوگیری میکند. این ترکیب، فرآیندهای سازمان را منظم، قابل پیگیری و کاملاً زیر نظر نگه میدارد و ریسکهای اجرایی را به حداقل میرساند.
گزارشهای دقیق بر پایه مستندات کامل
نرمافزار با طراحی گزارشهای متنوع و مجهز به فیلترهای سفارشی، امکان تحلیل دقیق عملکرد و وضعیت قراردادها را فراهم میکند. همزمان، تمامی مدارک و مستندات هر قرارداد در محیط امن سامانه ثبت، دستهبندی و بایگانی میشود تا هر زمان که نیاز باشد، دسترسی سریع و مطمئن به اطلاعات فراهم شود. این همافزایی باعث میشود گزارشها بر پایه دادههای کامل، معتبر و بهروز تهیه شوند و مدیران بتوانند تصمیمات خود را با اطمینان بیشتری بگیرند.
یکپارچگی کامل با سامانههای داخلی و خارجی
نرمافزار قراردادها قابلیت اتصال کامل و امن به سایر سامانههای دیدگاه همچون حسابداری، بودجه و خرید و تدارکات را دارد، به طوری که جریان تبادل دادهها روان و بدون نیاز به ورود مجدد اطلاعات انجام شود. علاوه بر این، از طریق ارتباط API، امکان یکپارچهسازی با سایر نرمافزارهای سازمان نیز فراهم میشود و دادهها میان سیستمهای مختلف بهصورت خودکار منتقل میشوند. این انعطافپذیری فنی، وقت و هزینه سازمان را کاهش داده و هماهنگی بین واحدها را بهطور چشمگیری افزایش میدهد.
خدمات استقرار و پشتیبانی
چارگون، با رویکردی همراهانه در استقرار نرمافزار، تجربهای روان و بدون پیچیدگی را برای مشتریان فراهم میکند. از آغاز کار تا بهرهبرداری کامل، تیم چارگون در هر مرحله در کنار سازمانها ایستاده است تا مطمئن شود نرمافزار بهدرستی در خدمت اهداف و نیازهای آنها قرار گیرد.
پس از استقرار، پشتیبانی چارگون همواره با ارائه پاسخهای سریع و خدمات بیوقفه ادامه دارد. این تعهد به همراهی و اطمینان خاطر، فضایی ایجاد میکند که مشتریان بتوانند با آرامش بر توسعه و بهبود سازمان خود تمرکز کنند.
ارتباط نرمافزار قراردادها با سایر نرمافزارها
نرمافزار حسابداری
انتقال خودکار اطلاعات مالی قراردادها به سیستم حسابداری
نرمافزار بودجه و اعتبارات
همگامسازی دادههای قرارداد با سیستم بودجه و اعتبارات
نرمافزار خرید و تدارکات
انتقال اطلاعات قراردادهای خرید به سیستم خرید و تدارکات
نرمافزار مکاتبات اداری
یکپارچهسازی مستندات و مکاتبات رسمی قراردادها با سیستم مکاتبات
برای یک انتخاب هوشمندانه، همه جوانب را بررسی کنید
نرمافزار مدیریت قراردادها چه کمکی به کنترل قراردادهایم میکند؟
با ثبت متمرکز اطلاعات، حذف فرآیندهای دستی و ارائه ابزارهای هوشمند برای پیگیری و گزارشگیری، فرایند مدیریت را ساده و شفاف میکند.
این نرمافزار، چگونه مراحل تأیید و امضای قراردادهای سازمانم را مدیریت میکند؟
مراحل تأیید و امضا بر اساس ساختار سازمان تعریف میشوند و اعلانها بهموقع به مسئولان ارسال میشود.
آیا میتوانم قراردادهای قبلیام را به نرمافزار منتقل کنم؟
بله، دادههای گذشته بهصورت کامل و دقیق منتقل شده و بلافاصله قابل استفادهاند.
آیا نرمافزار قراردادها با سایر سیستمهای سازمانم هماهنگ میشود؟
بله، از طریق API و اتصال مستقیم به سایر نرمافزارهای دیدگاه تبادل داده میکند.
آیا این نرمافزار تاریخهای مهم را به من یادآوری میکند؟
بله، تاریخ پایان قرارداد، ضمانتنامهها و پرداختها بهطور خودکار یادآوری میشوند.
آیا میتوانم اسناد هر قرارداد را ذخیره کنم؟
بله، همه اسناد بهصورت متمرکز ذخیره و مدیریت میشوند.
بعد از خرید نرمافزار مدیریت قراردادها چه خدمات پشتیبانی میگیرم؟
نصب و پیادهسازی، آموزش کامل، پشتیبانی فنی پایدار و بهروزرسانی منظم، از جمله خدمات چارگون است.