شرکت پتروشیمی باختر یک شرکت مادرتخصصی در زمینه ساخت و راه‌اندازی واحدهای پتروشیمی و به‌‌طور خاص واحدهایی با محصولات در زمینه پلی‌اتیلن است. در پی همکاری چارگون و این مجموعه، نرم‌افزارهای دیدگاه در گروه باختر پیاده‌سازی شد.
اهداف اصلی پتروشیمی باختر
- تشویق و تسهیل امر سرمایه‌گذاری بخش خصوصی داخلی و خارجی جهت در طرح‌های پتروشیمی و سایر طرح‌ها و واحدهای تولیدی
- مدیریت و نظارت بر طرح‌های در دست اجرا
- مدیریت و نظارت بر واحدهای تولیدی در دوران بهره‌برداری
- مشارکت با بخش خصوصی فعال داخلی و خارجی در جهت ایجاد و راه‌اندازی واحدهای تولیدی در بخش صنایع پایین‌دستی
- جذب تکنولوژی‌های روز دنیا
پیاده‌سازی نرم‌افزار مکاتبات در پتروشیمی باختر
شرکت‌های تابعه هلدینگ باختر شامل پتروشیمی کاویان، پتروشیمی کرمانشاه، پتروشیمی کردستان، پتروشیمی لرستان، پتروشیمی مهاباد، پتروشیمی میاندوآب، پویاپژوهش باختر، پارس گلایکول، آرین متانول، رایان پلیمر، کیمیا صنعت مبنا، بازرگان کالای باختر، پترو پالایش مکران، کشت و صنعت مکران، مدیریت و توصعه صنعت باختر، پتروشیمی اندیمشک، پویا ترابر پیشتاز و آریا پلاست سنندج مستقر در 7 شهر است که در هنگام راه‌اندازی نرم‌افزار مکاتبات در تمام این شهرها کارشناسان استقرار چارگون حضور داشتند و طی حضور آن‌ها آموزش و رفع اشکال کاربران و بهینه‌سازی روال‌ها انجام شده است.
استقرار نرم‌افزارهای مختلف دیدگاه در این سازمان
از زمان شروع پروژه تاکنون در نرم‌افزار مکاتبات ورود اطلاعات، آموزش، راه‌اندازی و رفع اشکال کاربران و تعیین روال‌های مکاتباتی واحدها انجام شده است و در هفته‌های آتی نرم افزار اتوماسیون اداری و زیرمجموعه‌های آن نرم‌افزار کارها، نرم‌افزار جلسات و نرم‌افزار اسناد راه‌اندازی خواهند شد. همچنین در خصوص نرم‌افزار BPMS تحلیل فرآیندها انجام شده است و فرآیندهای منتخب در حال پیاده‌سازی هستند و درنهایت 6500 پرسنل از این مجموعه به کاربران نرم‌افزار دیدگاه اضافه شدند.
مزایای پیاده‌سازی فرآیندهای مختلف در این مجموعه
قبل از همکاری چارگون با گروه باختر، این مجموعه از نرم‌افزارهایی استفاده می‌کردند که کاربران به دلیل کندی فراوان دچار مشکلات زیادی بودند. همچنین قسمت جست‌وجو در نرم‌افزارشان ناکارآمد بود و به صورت سلیقه‌ای و نه چندان سیستمی با یکدیگر مکاتبه داشتند.
از طرفی به دلیل اینکه کاربران بسیاری دسترسی‌های نامتعارف مانند ویرایش نامه پس از امضا و شماره را داشتند، اعتبار نامه‌نگاری تحت تأثیر این موضوع بود. مدیران با نرم‌افزار کار نمی‌کردند و مسئولین دفاتر از یوزر آن‌ها استفاده می‌کردند.
فرایندهای جامع دیدگاه از دوباره‌کاری و تکرار فرایندها در واحدهای مربوطه جلوگیری می‌کند. ضمن کاهش حجم مکاتبات، موجب تسریع فرآیندها و کاهش خطای انسانی می‌شود. نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه با ارائه مفاهیم جدیدی مانند پیش‌نویس الکترونیک، مفهوم نامه داخلی و شیوه‌های الکترونیک پیگیری، عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشد. از این طریق موجب ارتقای بهره‌وری می‌شود. کاهش هزینه‌ها و حذف کاغذ از چرخه امور اداری سازمان‌ها در کنار افزایش رضایت ذینفعان سیستم، بخش دیگری از مزایای این نرم‌افزار است. نرم‌افزارهای دیدگاه در گروه باختر منجر به تسهیل روند‌های این مجموعه شده است.
فرآیندهای در حال اجرا
حامد دولت‌آبادی مدیر پروژه چارگون درباره ابعاد این پروژه توضیحاتی به این صورت ارائه داد: “در حال حاضر مکاتبات عملیاتی با حدود 500 نامه در روز و نزدیک به 4500 کاربر درگیر از 18 مجموعه در سراسر ایران هستند و جدا از مکاتبات در حال پشبرد جلسات و کارها و اسناد و در انتها فکس و ایمیل خواهیم بود و 10 فرایند کلیدی سازمان در حال پیاده‌سازی و تست هستند.”
چارگون با استفاده از سیستم‌های یکپارچه و جامع دیدگاه با اصلاح دسترسی‌ها، در اختیار گذاشتن دیدگاه همراه به مدیران، ساماندهی چارت سازمانی اجرایی، با در نظر گرفتن چارت مصوب، جایگزین کردن روال‌های استاندارد در نامه‌نگاری و همچنین سرعت بخشیدن به انجام امور اداری موجب پیشرفت اصولی کارها در این مجموعه شده است.