ساخت پرونده تجاری برای BPM و عملکرد مؤثر سیستم BPM در هر سازمانی به تعامل هماهنگ عملکرد فرآیندهای آن بستگی دارد. عدم وجود جریان روان اطلاعات، خرابی و مشکلات ناشناخته یا تعداد زیادی اقدامات دستی توسط کارمندان منجر به کاهش کیفیت و کارایی پایین سازمان می‌شود. توانایی اتوماسیون و بهینه‌سازی فرآیندها در حال تبدیل شدن به عامل کلیدی برای یک سیستم BPM برای رقابت موفقیت‌آمیز در بازار است.
آیا شما در حال ساخت پرونده تجاری برای BPM هستید؟ برای پیاده‌سازی BPM موارد زیر را انجام دهید.
مراحل پیاده‌سازی BPM
پروژه و دامنه آن را مشخص کنید
مفهوم مدیریت فرآیند کسب‌وکار باید قبل از اجرا در ذهن تیم شما وارد شود. این امر به کارکنان زمان لازم را برای آماده‌سازی، پیش‌بینی و ایجاد یک محیط مطلوب برای راه‌اندازی BPM می‌دهد. در این مطلب توصیه‌های عملی را برای سازمان‌هایی که قصد اجرای BPM دارند ارائه می‌دهیم. برای تNثیر BPM در یک سازمان، تیم مسئول پیاده‌سازی باید موارد زیر را در نظر داشته باشد:
- جایی که از آن استفاده خواهد شد.
- چگونه از آن استفاده خواهد شد.
- چه کسی از آن سود خواهد برد.
- سیستم چه کاری انجام خواهد داد.
- قابلیت‌های سیستم چگونه خواهد بود.
- آیا راه‌حل‌های داخلی وجود دارد؟
- چه مدت طول می‌کشد تا کار تمام شود.
- چه کسانی درگیر خواهد شد.
همچنین شناسایی اهداف قابل اندازه‌گیری از جمله کاهش چرخه تأیید به میزان روز، هفته یا حذف تعداد مراحل در گردش کار بسیار مهم است. هنگام اندازه‌گیری موفقیت پیاده‌سازی می‌توانید به بهبودی که می‌خواستید هنگام شروع پروژه ایجاد کنید، مراجعه کنید.
الزامات، داشته‌ها و خواسته‌ها را جمع‌آوری کنید
هنگامی که تأیید کردید که ایده قابل دوام است، در مرحله بعدی شروع به جمع‌آوری الزامات کنید. برای برنامه‌ریزی یک راه‌حل بهتر، توصیه می‌کنیم از همان ابتدا با فروشندگان ارتباط برقرار کنید تا به کشف ایده‌ها و ساخت نمونه‌های اولیه کمک کنید. تعامل اولیه با فروشندگان می‌تواند به شما در موارد زیر کمک کند:
- برای کاربر نهایی بهتر می‌توانید برنامه‌ریزی کنید.
- راه‌حل‌های فنی موجود را می‌توانید بهتر درک کنید.
- برای برآوردن بهتر نیازهای خود می‌توانید گزینه‌های فنی را در نظر بگیرید.
- مشکلات احتمالی را می‌توانید زودتر شناسایی و کاهش دهید.
- می‌توانید ارزیابی کنید که هزینه کار چقدر است.
- درمی‌یابید کار چقدر طول می‌کشد.
- یک دامنه یا بیانیه کاری دقیق می‌توانید بنویسید.
- می‌توانید عوامل مهم موفقیت را شناسایی کنید.
شما باید به دنبال تعیین یک مسئول فرآیند داخلی باشید که ممکن است کسی باشد که ایده اصلی را داشته باشد. او باید از کاربران در مورد موارد زیر سؤال کند:
- چگونه کار خود را کامل می‌کنند.
- با چه چالش‌هایی روبه‌رو می‌شوند.
- به چه عملکردی از یک سیستم‌عامل جدید نیاز دارند.
- روند فعلی چگونه آن‌ها را متوقف می‌کند.
برای اطمینان از این که این راه‌حل تمام نیازهای سازمان را برآورده می‌کند، از بسیاری از بخش‌های دیگر نیز باید مشاوره شود مانند:
- IT، برای اطمینان از سازگاری فنی با سیستم‌های دیگر
- مطابقت، برای اطمینان از این که راه‌حل می‌تواند نیازهای قانونی یا نظارتی را برآورده کند.
- مدیریت، برای اطمینان از گزارش‌دهی و نظارت بر روند
روش‌های مدیریت پروژه را مرور کنید
برای تأمین نیازهای دقیق مشتری، چندین روش مدیریت پروژه برای کمک به مدیران پروژه در برنامه‌ریزی، اجرا و تحویل به موقع پروژه‌ها موجود است. مدیران پروژه می‌توانند روش‌های سنتی متناسب با فرآیندهای سخت را انتخاب کنند که در آن دامنه تغییر نخواهد کرد یا این که چارچوب‌های مدرن چابکی را انتخاب کنند که بر روی انتشار منظم ویژگی‌ها یا تکرارها متمرکز است و امکان تغییر سریع بر اساس بازخورد کاربر را فراهم می‌کند. ما در مدیریت پروژه، اجرای BPM چابک را توصیه می‌کنیم.
از سهامداران و مدیران ارشد کمک بگیرید
خرید اجرایی و حمایت از سهامداران برای موفقیت در پروژه BPM حیاتی است. بدون آن، ممکن است برای به دست آوردن بودجه و زمان لازم مجبور باشید تلاش زیادی کنید. شما به مدیریت ارشد نیاز دارید تا مزایای بلندمدت را تشخیص دهید. برای دستیابی به این هدف باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- برجسته کردن وضعیت موجود (همان‌طور که هست) با چالش‌های آن و این که بعد از اجرای BPMS چگونه به نظر می‌رسد (وضعیت آینده)
- تجزیه و تحلیل هزینه‌ها
- سود برای نشان دادن پس‌انداز مالی
- تمرکز بر روی نتایج به عنوان مثال افزایش دید، کاهش استفاده از کاغذ، کاهش ساعات صرف شده برای کارهای طولانی و تصمیم‌گیری سریع‌تر
- شروع با فرآیندهای دپارتمان کوچک‌تر که یک برد سریع را به همراه دارد، اثبات مفهوم را نشان می‌دهد و در ابتدا به بودجه کمتری نیاز دارد.
- ایجاد یک اجماع نظر گسترده در پشت پروژه شما
تیم پروژه خود را بسازید
برای اجرای موفقیت‌آمیز راه‌حل BPM و ساخت پرونده تجاری برای BPM باید از مهارت‌های یک تیم چند وجهی استفاده کنید. با این حال اگر تیم کاملی در دسترس ندارید، فروشنده BPM شما می‌تواند در صورت لزوم پشتیبانی از هر یا همه عناصر را فراهم کند. نقش‌هایی که به صورت داخلی برای سازمان شما ارائه می‌شوند عبارتند از:
مدیر پروژه
این شخص مسئول تحویل کلی پروژه خواهد بود و برنامه پرسنل و سایر منابع را برای رسیدن به استراتژی مدیریت می‌کند. او باید تجربه و سوابق ثابت شده در مدیریت، توسعه، اجرا و پشتیبانی از پروژه‌های با مقیاس بزرگ‌تر یا بیشتر را داشته باشد. مدیر پروژه باید در روش‌های مدیریت پروژه باتجربه باشد تا شما از انتخاب روش مناسب برای پروژه سازمان اطمینان حاصل کنید.
معمار و طراح راه‌حل
این شخص مسئول برنامه‌ریزی راه‌حل‌های دیجیتالی قدرتمند و مقیاس‌پذیر است. او باید تجربه قبلی در طراحی سیستم و معماری با مقیاس و پیچیدگی مشابه داشته باشد و از دانش پیشرفته‌ای در مورد تمام فناوری‌هایی که بخشی از پروژه را تشکیل می‌دهند بهره‌مند باشد.
IT
یک نماینده IT باید درگیر شود تا در مورد محیط میزبانی نرم‌افزار نیازها و همچنین پیکربندی سرورها، شبکه‌ها، رایانه‌های شخصی و ادغام با سیستم‌های شخص ثالث بحث کند.
مسئول تضمین کیفیت
این فرد باید همه آزمایشات را برای اطمینان از مطابقت نرم‌افزار با شرایط عملکردی هماهنگ کند.