مدیر مالی فرهنگستان علوم: جلوگیری از اشتباهات مهمترین ارزش‌افزوده نرم‌افزارهای دیدگاه در فرهنگستان علوم ایران است
فرهنگستان علوم جمهوری اسلامی ایران از سال 1369 با تایید شورای عالی انقلاب فرهنگی تاسیس شد و این موسسه، زیر مجموعه‌ای از نهاد ریاست جمهوری است که بودجه‌ای مستقل در قانون بودجه کل کشور دارد. اساتید دانشگاه و پژوهشگران، اعضای اصلی این فرهنگستان هستند و مطابق با اهداف تعیین شده برای توسعه علوم و فنون در کشور، تقويت روح پژوهش، ارتقای سطح علمی و فرهنگي كشور، دستيابی به آخرين يافته‌ها و نوآوری‌ها در عرصه دانش از طريق فعاليت‌های جمعی و جذب و حمايت و تشويق دانشمندان و پژوهشگران برجسته و … تلاش می‌کنند. این مجموعه از سال 95 با خرید نرم‌افزارهای دیدگاه در راهکارهای لجستیک، مالی و منابع انسانی در فهرست مشتریان چارگون قرار گرفته است. به بهانه پیاده‌سازی موفق این سیستم‌ها در مجموعه فرهنگستان علوم با جناب آقای مهندس مهدی احمدپور- مدیر مالی و سرکار خانم میترا معدنی- سرپرست مدیریت ارتباطات و اطلاعات فرهنگستان علوم گفت‌‌وگویی کرده‌ایم که شرحی از آن را در ذیل می‌خوانید
ارزش‌افزوده نرم‌افزارهای دیدگاه در فرهنگستان علوم ایران
مهدی احمدپور- مدیر مالی فرهنگستان علوم با اشاره به حضور صاحبان علم و فرهنگ کشور در این فرهنگستان گفت: سیستماتیک کردن فرآیندهای مالی و اداری مجموعه با همکاری چارگون، یکی از اقدامات بزرگ ما بود که در سال 95 آغاز شد.
به گفته وی با ایجاد یکپارچگی در مجموعه مالی فرهنگستان علوم و ایجاد ارتباط بین اطلاعات پرسنل و حقوق و دستمزد، اسناد به طور خودکار ثبت و صدور چک از روی اسناد حسابداری به صورت مکانیزه انجام می‌شود؛ ضمن اینکه قبل از راه اندازی سیستم مالی به دلیل دستی بودن کارها، امکان ارائه یک سری گزارشات مالی به سازمان‌های بالادست وجود نداشت و حالا پس از مکانیزاسیون، ارائه این گزارشات آماری ممکن شده است.
وی همچنین تحقق حسابداری تعهدی در فرهنگستان علوم را یکی دیگر از دستاوردهای سیستماتیک شدن فرآیندهای مالی در این مجموعه عنوان کرد و گفت: متاسفانه ما برای اجرای این نوع حسابداری اصلا ساختار و سیستمی نداشتیم و عملا بستری برای آن وجود نداشت؛ اما امروز بیش از 90 درصد کار حسابداری تعهدی انجام شده و ارزش گذاری اموال توسط آن انجام گرفته و توانستیم گزارشات سناما مربوط به سال 95 را برای دارایی، بفرستیم. در حوزه اموال، دیگر درخواست کاغذی از انبار نداریم و همه امور در شبکه سیستمی انجام می‌شود و برای همه قابل رویت است.
احمدپور با تاکید بر اتخاذ سیاست حذف کاغذ در فرهنگستان علوم تصریح کرد: برای تحقق این برنامه، برنامه‌ریزی یکساله صورت گرفته که مرحله اول آن شناسایی فرآیندها و مراحل انجام کار بود و پس از آن بسترسازی و انتخاب سخت‌افزارها و نرم‌افزارها در دستور کار قرار گرفت و با طراحی سیستم حسابداری به مرحله اجرا و پیاده‌سازی رسید.
بهره‌وری سازمانی دستاورد سیستماتیک کردن فرآیندهای مالی و اداری
مدیر مالی فرهنگستان علوم ادامه داد: بعد از این مرحله نیز استقرار نرم‌افزارهای آموزش نیروی انسانی اجرایی شد. پذیرش تغییرات برای نیروی انسانی یکی از مشکلات اصلی ما بود که تلاش کردیم تا در بخش آموزش، آنها را رفع و زمینه همکاری آنها را فراهم کنیم. پس از طی همه مراحل برنامه‌ریزی شده با بهره‌برداری از نرم‌افزارهای دیدگاه در بستری یکپارچه، تمام بخش‌های مختلف فرهنگستان علوم با یکدیگر ارتباط یافت.
به گفته وی، سیستماتیک کردن فرآیندهای مالی و اداری در مجموعه، دستاوردها و محسنات زیادی داشته است که از آن جمله می‌توان به جلوگیری از اشتباهات و همچنین تسریع کارها و بهره‌وری سازمانی اشاره کرد.
وی خاطرنشان کرد: دسترسی سریع به اطلاعات جامع، کامل و دقیق از وضع موجود سازمان، مشخص شدن میزان درآمد و هزینه و نقاط سربه سر، دسترسی به اطلاعات لازم جهت برنامه‌ریزی و اعمال کنترل‌های مدیریت، امکان سنجش بهتر مراکز هزینه و تعیین میزان مسئولیت هر یک از بخش‌ها و ارزیابی عملکرد ایشان و انعکاس کلیه دارایی‌ها و موجودی‌های کالایی، شفاف‌سازی، صرفه‌جویی اقتصادی، جلوگیری از موازی کاری، افزایش کارآمدی افزایش کارآیی و اثربخشی و بهره‌وری سازمانی، ارزش‌افزوده‌های عملیاتی شدن نرم‌افزاهای مالی و اداری دیدگاه در فرهنگستان علوم هستند.
مدیر مالی فرهنگستان علوم درباره تاثیرپذیری اعضا و اساتید فرهنگستان علوم از فرآیندهای مکانیزه موجود نیز گفت: طبیعتا انجام سیستمی کارها به همه کمک می‌کند و سرعت و شفافیت آن نصیب همه می‌شود.
تسهیل امور اداری و مالی با نرم‌افزارهای دیدگاه در فرهنگستان علوم
تصمیم سخت؛ اما پرفایده فرهنگستان علوم
میترا معدنی- سرپرست مدیریت ارتباطات و اطلاعات فرهنگستان علوم نیز در گفت‌و‌گو با روابط عمومی چارگون، نتیجه سیستماتیک کردن فرآیندهای مجموعه را سخت اما پرفایده دانست. او تاکید کرد: در فرهنگستان پیش از این سابقه استفاده از اتوماسیون اداری را نداشتیم و همه امور به صورت دستی و سنتی انجام می‌شد ؛اما همواره این نیاز را احساس می‌کردیم که باید ساختار اداری و مالی فرهنگستان را برای افزایش سرعت و دقت در انجام کارها مکانیزه کنیم.
وی با بیان اینکه بکارگیری نرم‌افزارهای مالی و اداری دیدگاه کلیه امور دستی به ویژه در حوزه مالی و ارسال اسناد را حذف کرد، گفت: سیستماتیک شدن اطلاعات با وجود سختی‌های اولیه در کل نتیجه خوبی برای مجموعه فرهنگستان به دنبال داشت و روال‌های متفاوت و اثربخشی را ایجاد کرد.
وی درباره دلایل انتخاب شرکت چارگون به عنوان پیمانکار پروژه مکانیزاسیون فرهنگستان علوم تاکید کرد: به 2 دلیل مهم پس از بررسی شرکت‌های موجود و محصولات نرم‌افزاری موجود، شرکت چارگون را انتخاب و شروع به کار کردیم.نخست به دلیل وسعت کاری چارگون در کشور و سبد متنوع محصولات نرم‌افزاری و دلیل دوم، وجود نام‌های بزرگ و ملی در میان مشتریان چارگون بود که نشان می‌داد این شرکت، اعتبار و وجاهت کافی و لازم برای اعتماد کردن و دریافت مناسب خدمات را دارد.
مهمترین نتیجه مکانیزاسیون فرآیندهای اداری و مالی فرهنگستان افزایش کنترل و نظارت مدیران بر روند انجام کارها
سرپرست مدیریت ارتباطات و اطلاعات فرهنگستان علوم با تقدیر ویژه از کارشناسان چارگون به دلیل همراهی و صبوری زیاد در عملیاتی‌سازی این پروژه تصریح کرد: با تلاش‌های دوطرفه و همراهی بخش فناوری اطلاعات فرهنگستان که بخشی مهمی از کار آن را ایجاد بسترهای مناسب استقرار و راه‌اندازی نرم‌افزارها تشکیل می‌دهد، توانستیم در حوزه‌های اداری و مالی، نرم‌افزارهای مورد نیاز را عملیاتی کنیم؛ به همین دلیل مجددا از مدیریت و سایر پرسنل چارگون تشکر می‌کنم و امیدوارم همکاری‌های ما در حوزه پشتیبانی نیز ادامه یابد.
وی ادامه داد: مانند هر ساختار سنتی در فرهنگستان علوم نیز مقاومت‌هایی در بدنه پرسنل در برابر سیستماتیک کردن امور، وجود داشت و کارکنان واحدهای اداری و مالی چندان رغبتی از خود نشان نمی‌دادند اما توانستیم آنها را نسبت به ضرورت و اهمیت کارایی این سیستم‌ها مجاب کنیم و کم‌کم آنها را همراه کنیم؛ضمن اینکه فراهم کردن زیرساخت‌های مجموعه فرهنگستان زمان‌بر و سخت بود اما به هر حال موجب شد تا تجهیزات فرهنگستان قوی‌تر و بستر لازم برای تحقق اهداف سازمانی فراهم شود.
به گفته وی در حال حاضر 80 کاربر اصلی از مجموع 100 کاربر فرهنگستان از نرم‌افزارهای دیدگاه استفاده می‌کنند.
وی مهمترین نتیجه مکانیزاسیون فرآیندهای اداری و مالی فرهنگستان را افزایش کنترل و نظارت مدیران بر روند انجام کارها دانست و افزود: تسهیل امور،افزایش سرعت و دقت انجام کارها و همچنین افزایش رضایتمندی کارکنان با وجود قابلیت‌های اختصاصی نرم‌افزارها مانند دیدن فیش‌های حقوقی و عدم مراجعه به واحد مالی یکی از مزیت‌های اختصاصی برای کارکنان در مکانیزاسیون امورمالی محسوب می‌شود.